Il miglior software per riunioni online da conoscere

Mentre le aziende nell'era digitale hanno sempre utilizzato i mezzi per connettersi e comunicare con dipendenti e clienti remoti, la pandemia di Covid-19 è stata un grande catalizzatore per l'aumento dell'uso di piattaforme di riunione virtuali. In un momento di distanziamento sociale, le aziende fanno affidamento su queste piattaforme per rimanere in contatto, scambiare informazioni e lavorare insieme al fine di mantenere le operazioni senza intoppi e coerenti durante questo periodo incerto.

• Definizione di riunione in linea
• Elenco delle migliori piattaforme per riunioni virtuali
• Come selezionare il giusto software per riunioni online
• Vantaggi e svantaggi
• Suggerimenti per l'esecuzione di riunioni online di successo

Che cos'è una riunione online?

Una riunione online, chiamata anche conferenza virtuale, è un metodo di comunicazione che consente a più parti di incontrarsi e interagire nello stesso spazio senza essere fisicamente presenti. Attraverso i canali dei dispositivi elettronici come servizi Internet, proiettori (per team di grandi dimensioni), fonti audio affidabili, laptop, tablet, webcam, ecc., dipendenti aziendali e superiori possono comunicare tra loro utilizzando varie piattaforme di riunioni virtuali.

Le migliori piattaforme per riunioni virtuali

1. Skype

   Un'app facile da usare che ti consente di connetterti con una sola persona o un gruppo di persone. È una piattaforma ben nota che molti partecipanti alla riunione molto probabilmente hanno già account personali per l'utilizzo del servizio. L'app Skype non ha costi interurbani, ma è soggetta a problemi di visualizzazione audio e visiva, ritardi nel buffering e interruzioni delle chiamate.

2. lento

   Slack aiuta a connettere i membri del team tra loro tramite strumenti di messaggistica, notifiche regolabili ed è ottimizzato con una moltitudine di funzionalità per l'ufficio. Con le sue affidabili funzionalità di messaggistica rivolte ai dipendenti, il traffico di posta elettronica tra i dipendenti è ridotto. L'utilizzo di questo servizio costa $ 8 a persona o $ 15 al mese.

3. Google Hangout

   Una piattaforma gratuita che offre strumenti per effettuare telefonate, utilizzare la messaggistica istantanea che si connette con un massimo di 10 persone e le videoconferenze. Se utilizzi Google, che è praticamente tutti, questa piattaforma è già installata in strumenti Google come Gmail. Un'altra caratteristica interessante di Google Hangouts è che le videochiamate possono essere trasmesse in streaming in tempo reale su YouTube.

4. Riunione Zoom

   Le aziende non solo possono tenere riunioni virtuali su questa piattaforma, ma possono anche condurre seminari di formazione, webinar, ecc. Durante le riunioni Zoom, gli utenti possono condividere simultaneamente messaggi e documenti tra loro tramite lo strumento di chat di Zoom. Un piano base con una riunione Zoom è gratuito per un tempo illimitato e offre riunioni illimitate con un limite di tempo di 40 minuti per ciascuna.

5. Andare alla riunione

   Questa piattaforma offre strumenti che includono messaggi tra i membri del team, trascrizioni di dialoghi per video e impostazioni del team regolabili. Utilizzando GoToMeeting, le aziende possono condurre riunioni con un massimo di 100 persone, inclusa la partecipazione e lo svolgimento di riunioni utilizzando uno smartphone. Questa piattaforma viene offerta agli utenti attraverso una prova gratuita di 14 giorni con piani a partire da $ 12 al mese.

6. Microsoft Team

   Microsoft Teams è una funzionalità secondaria della piattaforma Microsoft Office 365. Questa funzione secondaria può tenere riunioni con un massimo di 300 partecipanti oltre all'accesso per ospiti, video da persona a persona e di gruppo, telefonate, file condivisibili con 2 gigabyte per persona e 10 gigabyte per gruppo, condivisione del desktop per una facile collaborazione e organizzazione dei file attraverso la colorazione. Questo servizio è gratuito con la registrazione tramite un indirizzo email.

7. Facetime

   Questa famosa piattaforma non viene utilizzata solo per connettersi con amici e familiari, ma può essere utilizzata anche per scopi commerciali. Sebbene FaceTime sia compatibile solo con i dispositivi Apple, le funzionalità includono chat di gruppo che possono contenere fino a 32 partecipanti, strumenti per farti sapere chi sta parlando attualmente e la possibilità di scegliere chi vuoi vedere sullo schermo. Questo servizio è gratuito.

8. Google Meet

   Questa versione aggiornata e migliorata di Google Hangout è ottimizzata nel servizio di produttività dell'ufficio di G Suite. Google Meet fornisce all'utente un numero di composizione assegnato in modo che le riunioni virtuali possano rimanere private all'interno del team, una linea di accesso chiara senza interruzioni delle chiamate e compatibilità con dispositivi Apple e Android. Questo servizio offre 3 piani: G Suite Basic ($ 6 al mese), G Suite Business ($ 12 al mese) e G Suite Enterprise ($ 25 al mese).

9. Chiamata in conferenza gratuita

   Come indicato nel suo nome, questo servizio è completamente gratuito. FreeConferenceCall offre strumenti per la collaborazione e le chiamate con i membri del gruppo per la condivisione del desktop, il disegno e i messaggi per uso pubblico e privato. Non solo è gratuito, ma è anche semplice da usare.

10. intermedio

    Originariamente chiamato AnyMeeting, Intermedia sincronizza gli strumenti di videoconferenza, messaggistica e condivisione desktop su un servizio basato sul cloud. Sono disponibili 2 piani di pagamento del servizio: Lite ($ 10 al mese) e Pro ($ 13 al mese). Se esegui l'upgrade al Pro Plan, puoi trascrivere e registrare le riunioni in tempo reale e ricevere una quantità infinita di spazio nel cloud.

11. Adobe Connect

    Adobe Connect va ben oltre quando si tratta di essere una piattaforma per riunioni virtuali. Non solo questo servizio offre funzionalità di condivisione desktop, messaggistica e chat video, ma puoi creare siti più piccoli, organizzare e-mail, rendere le sale digitali personalizzabili per adattarsi al marchio dell'azienda. Tenere riunioni su questa piattaforma ti costerà un prezzo iniziale di $ 50 al mese mentre i webinar vanno al prezzo iniziale di $ 130 al mese.

12. Amazon Chime

    Non sorprende che questo servizio si sincronizzi con Alexa, un servizio di assistente AI creato da Amazon, per riunioni di lavoro virtuali. Amazon Chime offre chiamate, messaggi, riunioni digitali e videoconferenze. Il costo di questo servizio è gratuito se utilizzi solo le funzionalità di base della piattaforma, ma i prezzi delle funzionalità pro vanno da $ 3 a persona/al giorno a $ 15 a persona/al mese, a seconda delle funzionalità utilizzate.

13. Unisciti a me

    Il costo dell'utilizzo di questa piattaforma per riunioni virtuali è di $ 0,00. Join.Me dispone di strumenti che consentono agli utenti di modificare i collegamenti URL a loro piacimento e la possibilità di scegliere lo sfondo che desiderano per la visualizzazione che viene mostrata durante le riunioni virtuali. Si sincronizza anche con altri strumenti di lavoro come Outlook, Office 365 e Google Calendar.

14. A grandezza naturale

    Lifesize offre video 4K ad alta risoluzione per immagini nitide, interfaccia touchscreen interattiva per telefoni per sale conferenze e strumenti di condivisione video archiviati nel cloud. Lifesize Go, una versione browser di questa piattaforma, è gratuito per tutti gli utenti. Lifesize Standard per piccoli gruppi costa $ 16,95 per host/mese, Lifesize Plus per piccole/medie imprese costa $ 14,95 per host/mese e Lifesize Enterprise costa $ 12,95 al mese con la possibilità di trasportare un minimo di 50 host.

15. Riunioni RingCentral

    Questa piattaforma per riunioni virtuali ha un piano gratuito per gli utenti, assistenza clienti per tutti gli altri piani di pagamento incluso il piano gratuito e può operare su tutte le principali piattaforme. Tuttavia, RingCentral Meetings non ha funzionalità di condivisione con utenti esterni e offre solo registrazioni locali. Il piano di pagamento per questo servizio ha un prezzo di partenza a partire da $ 14,99 al mese.

16. HighFive

    Una caratteristica unica che HighFive ha sulla sua piattaforma è che non richiede password o numeri pin per accedere alle riunioni. Gli utenti devono attendere in una sala riunioni digitale fino a quando non sono autorizzati a partecipare a una riunione da un manager o da un organizzatore. La videoconferenza per la sala riunioni costa $ 99 al mese per camera su base annua.

17. ON24

    ON24 offre l'opportunità agli esperti di marketing di creare webinar interattivi basati su informazioni, apprendimento dei contenuti e interpretazione del comportamento del pubblico attraverso sondaggi, sondaggi, monitoraggio del coinvolgimento e conversazioni e analisi delle risorse. Puoi anche registrare webinar o riunioni in più riprese e alternare presentazioni in tempo reale e già registrate. Questo servizio offre un periodo di prova gratuito fino a 30 giorni.

18. Pulsante BigBlue

    Questa piattaforma è adatta agli istruttori che insegnano ai bambini online, ma può anche essere utilizzata dalle aziende come seminari di apprendimento e webinar. BigBlueButton offre la possibilità di condividere facilitazioni, desktop, video e audio mentre si lavora contemporaneamente con altri utenti tramite messaggi, note e sondaggi. Sebbene sia difficile da configurare, la piattaforma è gratuita e presenta l'interfaccia di un costoso software per riunioni virtuali di apprendimento digitale.

19. Zoho incontro

    Questa nota piattaforma per riunioni virtuali consente agli utenti di condurre e partecipare a riunioni online da qualsiasi luogo. La condivisione del desktop e gli strumenti di visualizzazione assicurano che i gruppi possano collaborare in modo efficace tra loro. Le riunioni virtuali basate sulla videocamera di Zoho's meeting assicurano che le chiamate online si svolgano senza intoppi. Esistono una versione gratuita e piani di pagamento che vanno da $ 12 a $ 980 a seconda del numero di host e partecipanti.

20. Fare clic su Riunione

    ClickMeeting è una piattaforma semplice da usare che offre varie funzionalità. Sale riunioni personalizzabili e una varietà di strumenti di collaborazione (condivisione e facilitazione del desktop) sono caratteristiche chiave di questa piattaforma. I piani di pagamento vanno da $ 25 al mese per 25 partecipanti a $ 165 al mese per un massimo di 5.000 partecipanti.

21. Intradosso

    Questa prestigiosa piattaforma conduce oltre 40.000 eventi digitali e webcast all'anno utilizzando la tecnologia basata su cloud e partnership globali. Intrado offre servizi in paesi come Sud America, America Latina, Asia Pacifico, Medio Oriente, Canada e, naturalmente, Stati Uniti. Intrado offre un servizio di prova gratuito della durata di 30 giorni.

22. Pexip

    Considerata una delle più grandi piattaforme di riunioni virtuali attualmente nel settore, Pexip consente agli utenti di condurre riunioni online individualmente. Pexip consente inoltre agli utenti di tenere riunioni su vari servizi cloud come Google Cloud, Amazon Web Services e Microsoft Azure con la possibilità di regolare le dimensioni e le funzionalità del servizio per sincronizzarsi con le tradizionali operazioni video. Il costo dell'utilizzo di questo servizio dipende dalle dimensioni delle riunioni che si desidera tenere, ma è disponibile un'opzione di prova gratuita.

23. Centro riunioni Cisco WebEx

    Come con la maggior parte delle piattaforme per riunioni virtuali, Cisco WebEx Meeting Center offre ai suoi utenti un'opzione gratuita per utilizzare il suo servizio. Le caratteristiche di questa piattaforma includono una tecnologia avanzata per il ritardo audio e video e può visualizzare 25 feed contemporaneamente. Tuttavia, il servizio consente un solo host per licenza e il piano "Call Me" ha costi aggiuntivi.

24. Digita

    Questa organizzazione di costruzione multimediale digitale si rivolge alle aziende che necessitano di aiuto per sfruttare i propri contenuti digitali. Digitell fornisce anche servizi per catturare l'attenzione dei suoi utenti con interfacce digitali avanzate che consentono loro di accedere a live streaming, facilitazioni educative e webinar. Se la tua conferenza o riunione ha bisogno di essere digitalizzata, questa è la piattaforma che fa per te. Il costo dell'utilizzo di questo servizio non è menzionato sul sito Web principale. Contatta il venditore per maggiori dettagli.

25. Conferenza infinita

    Infinite Conferencing è una piattaforma per riunioni virtuali che cerca di semplificare il processo di conduzione delle riunioni virtuali. L'utilizzo di questo servizio fornisce agli utenti strumenti di risoluzione dei problemi per le conferenze Web e telefoniche e Infinite Conferencing è basato su browser. Il costo dell'utilizzo di questo servizio è di $ 100.

26. Riunione sul cloud di ezTalks

    L'utilizzo di questo servizio è gratuito per un massimo di 100 utenti. ezTalks Cloud Meeting è specializzato in strumenti di messaggistica, video e audio. Con le funzionalità di condivisione del desktop e dei documenti, questa piattaforma fornisce agli utenti anche una funzione di lavagna che può condividere evidenziazioni, scritti, disegni e schermate con altri membri del gruppo. ezTalks Cloud Meeting è compatibile con tutti i dispositivi mobili e desktop.

27. Webinar in diretta

    Sebbene "webinar" faccia parte del nome di LiveWebinar, questa piattaforma versatile è ottima anche per ospitare riunioni, vertici virtuali, lezioni online e altro ancora. Senza download o plug-in necessari, puoi iniziare immediatamente con il tuo evento! Goditi oltre 50 funzioni, dalle lavagne bianche alle sale riunioni, dai sondaggi ai test alla condivisione dello schermo, persino personalizza la sala riunioni con i tuoi colori e il tuo logo. Inizia con una prova gratuita di due settimane, da lì puoi selezionare uno dei tre pacchetti o scegliere un'opzione aziendale completamente personalizzabile.

Quando dovrei condurre una riunione virtuale?

Quando si tengono riunioni di lavoro, il tempismo è fondamentale. Sebbene le riunioni virtuali siano molto comode da usare sempre e ovunque, ciò non significa che andranno bene per la produttività. Secondo la CNBC, martedì pomeriggio intorno alle 14:30 è il momento perfetto per tenere una conferenza/riunione virtuale. Non è né troppo presto né troppo tardi durante il giorno. Inoltre, il martedì non è troppo lontano dalla settimana lavorativa precedente per brevi revisioni e per esaminare ciò che è previsto per la settimana lavorativa in corso.

Cosa cercare nel software per riunioni online?

• Approfondimento : assicurati che la piattaforma per riunioni virtuali che scegli di utilizzare disponga di funzionalità in grado di soddisfare le esigenze future

• Affidabile e superiore : un servizio di qualità costante e immagini ad alta risoluzione assicurano che le riunioni online si svolgano senza intoppi, il che può portare a un aumento della produttività per un'azienda

• Condivisione del desktop : un aspetto importante della collaborazione in team non è solo la possibilità di vedere il lavoro degli altri membri del team, ma anche la possibilità di interagire e modificare il lavoro in tempo reale

• Videoconferenza : questa è la caratteristica principale che una piattaforma per riunioni virtuali deve avere affinché le riunioni online abbiano luogo

• Messaggistica istantanea semplificata : gli strumenti per la comunicazione tra i membri del team devono essere facili da usare, possono essere utilizzati su varie piattaforme e possono essere sincronizzati con i dispositivi più diffusi

• Pulsante di accesso: è facile per un nuovo utente creare un account e accedere nuovamente per utilizzare il servizio?

Vantaggi delle piattaforme per riunioni virtuali

• Nessuna perdita di tempo : per mantenere impegnati i membri del team, è consigliabile che gli host tengano riunioni virtuali di non più di 30 minuti. Le funzionalità delle piattaforme per riunioni virtuali aiutano ad alleviare il potenziale tempo che potrebbe andare perso

• Comunicazioni migliorate : le interazioni faccia a faccia aiutano a migliorare il modo in cui i messaggi vengono trasmessi, ricevuti e interpretati anche se si trovano dietro lo schermo del computer

• Riduce i costi e il tempo di viaggio : non è necessario viaggiare attraverso la città, lo stato o persino i confini nazionali quando un utente può parlare con chiunque da qualsiasi parte del mondo con il semplice tocco di un pulsante

• Maggiore efficienza : la produttività aumenta quando la comunicazione è chiara, gli obiettivi sono noti e tutti hanno voce in capitolo

• Diffondere la conoscenza : il software per riunioni virtuali aiuta un'azienda (sia dipendenti che superiori) a sapere cosa sta succedendo con le operazioni quando tutti lavorano in remoto

• Dare inviti infiniti : indipendentemente dal numero di membri dell'azienda, purché l'host abbia la possibilità di dare accesso a riunioni virtuali attraverso le sue funzionalità

• Programmi di riunione diversi : nonostante il consiglio precedente di tenere riunioni virtuali il martedì pomeriggio, gli aggiornamenti di lavoro dell'ultimo minuto e le emergenze potrebbero richiedere riunioni pop-up che possono essere programmate e condotte utilizzando varie funzionalità della piattaforma

• Interfaccia facile da usare : il livello di usabilità di una piattaforma per riunioni virtuali è essenziale se una riunione è stata produttiva o un pasticcio disorganizzato

• Riunione registrata dal vivo : sebbene prendere appunti sia utile durante una riunione, essere in grado di registrare non solo esattamente ciò che è stato detto, ma anche chi l'ha detto e come l'ha detto è una manna dal cielo per dipendenti e supervisori che sono già incredibilmente occupati

• Aumenti generali della produttività : riunioni brevi, la possibilità di rimanere in un unico posto, la registrazione di tutto ciò che sta accadendo e la facile collaborazione tra dipendenti e supervisori garantiscono un aumento garantito del lavoro che è in grado di essere svolto

Svantaggi delle piattaforme per riunioni virtuali

• Interazione meno diretta : sebbene le piattaforme per riunioni virtuali consentano agli utenti di essere tecnicamente faccia a faccia, l'ambiente di lavoro fisico non può essere replicato

• Connessione instabile : non importa quanto sia avanzata una piattaforma tecnologica, c'è ancora la possibilità che si verifichino difficoltà tecniche

• Contatto meno umano : i dipendenti che interagiscono tra loro online non sono paragonabili alle relazioni personali che possono formarsi dall'essere fisicamente presenti in uno spazio

• Hacking : i troll non sono solo sulle piattaforme dei social media. Zoom di recente si è verificato un incidente in cui le persone hanno violato sessioni di apprendimento online e hanno vomitato commenti insensibili dal punto di vista razziale nei confronti dei suoi utenti, molti dei quali erano bambini

Come eseguire una riunione online di successo

• Condividi i collegamenti URL con i partecipanti il ​​giorno prima della data ufficiale della riunione per dare loro l'opportunità di familiarizzare con l'interfaccia e le funzionalità della piattaforma

• Inizia e sii puntuale. La cortesia non finisce solo perché ora il lavoro viene svolto da casa

• Comunicare ai partecipanti quali comportamenti ci si aspetta da loro durante l'incontro

• Incoraggiare la partecipazione utilizzando funzionalità che consentono alle persone di essere evidenziate quando parlano

• Assicurati che tutti prestino attenzione a quello che sta succedendo. Essere a casa può consentire agli utenti di distrarsi facilmente

• Revisione e follow-up sui principali obiettivi e traguardi che sono stati discussi durante la riunione per garantire che tutti siano d'accordo

Pensieri finali

Le piattaforme per riunioni virtuali sono state una grazia salvifica per molte aziende durante questo periodo di distanziamento sociale. Comunicazione, partecipazione e coinvolgimento sono i pilastri per gestire con successo le operazioni di un'azienda. Questi tempi difficili hanno dato luce a diversi modi in cui le aziende possono rimanere in contatto con dipendenti e dirigenti.

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Kierra Benson è un'allieva della University of North Texas a Dallas con una laurea in Comunicazione e Tecnologia. In precedenza ha completato uno stage presso un giornale locale e ha lavorato come creatrice di contenuti per una piccola attività online. Il suo obiettivo è lavorare nel settore dei media nella scrittura/montaggio e nella pubblicità. È sempre stata affascinata dal modo in cui i messaggi vengono commercializzati nei media per influenzare le masse e vendere prodotti. Connettiti con lei su LinkedIn.

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