13 modi per semplificare il processo di contabilità fornitori

Le aziende sono sempre alla ricerca di modi per semplificare le proprie operazioni e risparmiare denaro. Un'area in cui questo è particolarmente importante è il processo di contabilità fornitori .

Questo può essere un compito complesso e dispendioso in termini di tempo, ma non deve esserlo! In questo articolo, discuteremo diversi modi in cui puoi semplificare il processo di contabilità fornitori e renderlo più efficiente.

1. Limitare l'accesso e stabilire severi controlli

Il primo passo per ottimizzare il processo di contabilità fornitori è limitare l'accesso. Ciò significa che solo il personale autorizzato dovrebbe avere la possibilità di visualizzare o apportare modifiche a fatture e altri record.

Dovresti anche stabilire severi controlli su chi può approvare le fatture per il pagamento. Ciò contribuirà a garantire che tutti i pagamenti siano adeguatamente autorizzati e documentati.

2. Investire in software di automazione dei conti fornitori

Un altro modo per semplificare il processo di contabilità fornitori è investire in software di automazione. Questo tipo di software può automatizzare molte delle attività associate alla gestione di fatture e pagamenti, inclusi l'immissione dei dati, l'approvazione delle fatture e l'elaborazione degli assegni.

Ci sono molte diverse opzioni disponibili oggi sul mercato, quindi assicurati di fare le tue ricerche per trovare la soluzione migliore per la tua attività.

3. Esternalizzare i servizi di contabilità fornitori

Se non disponi delle risorse interne per gestire in modo efficace il processo di contabilità fornitori, potresti prendere in considerazione l'esternalizzazione di questi servizi. Ci sono molte aziende che offrono servizi di conto fornitori in outsourcing, che possono prendersi cura di tutti gli aspetti del processo per te.

Questa può essere un'ottima opzione se vuoi liberare il tuo personale per concentrarsi su altre attività o se non disponi delle competenze necessarie internamente.

4. Dai la priorità alle fatture in base alle tue condizioni

Una delle grandi cose dell'avere un sistema automatizzato di contabilità fornitori è che puoi dare la priorità alle fatture alle tue condizioni. Ad esempio, puoi impostare regole per pagare automaticamente le fatture dei tuoi fornitori preferiti o per concedere sconti per il pagamento anticipato.

Puoi anche utilizzare il tuo sistema per tenere traccia dei pagamenti e delle prestazioni, in modo da poter identificare rapidamente eventuali problemi e intraprendere azioni correttive se necessario.

5. Elimina le opportunità di frode

È importante adottare misure per eliminare le opportunità di frode nel processo di contabilità fornitori. Ciò include garantire che tutte le fatture siano adeguatamente autorizzate e riviste prima che venga effettuato il pagamento.

Dovresti anche considerare l'utilizzo di una retribuzione positiva o un altro tipo di servizio di verifica degli assegni per evitare che vengano incassati assegni non autorizzati.

6. Rinegoziare i termini di pagamento con i fornitori

Uno dei modi migliori per semplificare il processo di contabilità fornitori è rinegoziare i termini di pagamento con i fornitori. Se al momento paghi le fatture entro 30 giorni, verifica se puoi ottenere un periodo di pagamento esteso.

Potresti anche essere in grado di usufruire di sconti sui pagamenti anticipati o di altri incentivi. Collaborando con i tuoi fornitori, puoi sviluppare un programma di pagamento che funzioni al meglio per entrambe le parti.

7. Ridurre la responsabilità e la verifica della firma

Un modo per semplificare il processo di contabilità fornitori è ridurre la responsabilità e la verifica necessarie per le firme.

Questo può essere fatto autorizzando un singolo individuo a firmare assegni o utilizzando firme elettroniche quando possibile. Ciò contribuirà a ridurre il tempo necessario per elaborare le fatture ed effettuare i pagamenti.

8. Usa gli sconti in modo intelligente

Se non stai usufruendo degli sconti, probabilmente stai pagando in eccesso le tue fatture. Molti fornitori offrono sconti sui pagamenti anticipati, quindi assicurati di approfittarne quando possibile.

Puoi anche negoziare percentuali di sconto più elevate con i tuoi fornitori. Questo è un ottimo modo per risparmiare denaro e allo stesso tempo semplificare il processo di contabilità fornitori.

9. Considera le alternative di pagamento

Esistono molti modi diversi per pagare le fatture e alcuni potrebbero essere più vantaggiosi per la tua attività rispetto ad altri. Ad esempio, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di una carta di credito per pagare le fatture invece di scrivere assegni.

Questo può aiutarti a trarre vantaggio dai programmi a premi ed evitare le tasse in ritardo. Dovresti anche esplorare altre opzioni, come i pagamenti ACH e i bonifici .

10. Utilizzare un portale del fornitore per organizzare i dati del fornitore

Se lavori con molti fornitori diversi, può essere utile utilizzare un portale fornitori per organizzare tutti i dati del fornitore. Un portale fornitori è una piattaforma online che ti consente di gestire le tue relazioni con i fornitori in un'unica posizione centrale.

È possibile utilizzare il portale del fornitore per memorizzare informazioni importanti come i dettagli di contatto, i termini di pagamento e le preferenze di fatturazione. Ciò contribuirà a semplificare il processo di contabilità fornitori e rendere più facile tenere traccia delle relazioni con i fornitori.

11. Adotta un approccio senza carta

Uno dei modi migliori per semplificare il processo di contabilità fornitori è eliminare la carta. Ciò significa che non sarà più necessario stampare e archiviare fatture o altri documenti.

Invece, puoi archiviare tutti i tuoi dati elettronicamente e accedervi in ​​qualsiasi momento, da qualsiasi luogo. Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo e denaro a lungo termine.

12. Fai attenzione ai pagamenti duplicati

Uno degli errori più comuni commessi nella contabilità fornitori è l'esecuzione di pagamenti duplicati. Ciò può verificarsi quando le fatture vengono elaborate manualmente e vengono eseguite più copie dello stesso documento.

Per evitare ciò, assicurati di tenere traccia di tutte le fatture e dei pagamenti elettronicamente. Questo ti aiuterà a identificare e correggere rapidamente eventuali duplicati che potrebbero verificarsi.

13. Riconcilia i conti ogni giorno

Un altro modo per semplificare il processo di contabilità fornitori è riconciliare i conti ogni giorno. Ciò significa che confronterai le fatture che hai ricevuto con i pagamenti che hai effettuato.

Questo ti aiuterà a identificare eventuali discrepanze e ad assicurarti di pagare solo le fatture che hai ricevuto. Riconciliando i tuoi conti su base giornaliera, puoi evitare di effettuare pagamenti in ritardo o pagare in eccesso per le fatture.

La linea di fondo

Esistono molti modi diversi per semplificare il processo di contabilità fornitori. Approfittando degli sconti, utilizzando un portale dei fornitori e senza carta, puoi risparmiare molto tempo e denaro.

Assicurati anche di fare attenzione ai pagamenti duplicati e riconcilia i tuoi account ogni giorno per evitare di commettere errori. L'implementazione anche solo di alcuni di questi suggerimenti può aiutare a semplificare il processo di contabilità fornitori e renderlo più efficiente.