3 migliori pratiche per l'automazione della contabilità clienti

Un'azienda di successo è quella in cui la scala di crescita è olistica in cui tutte le parti interessate contribuiscono come previsto e vengono ricompensate in modo ambiguo. Gli investitori che apportano capitale alla società dovrebbero ottenere i loro dividendi in tempo con l’apprezzamento del capitale della loro partecipazione. Allo stesso modo, i venditori devono essere pagati in tempo in modo che possano continuare a fornire ogni volta che ce n’è bisogno.

I clienti che sono i principali stakeholder che acquistano i prodotti di un marchio beneficiano di proposte di valore e sconti per i loro pagamenti tempestivi. L'importo dovuto dai clienti rappresenta i crediti noti anche come quote rimanenti. Di solito si tratta dell'importo rimanente dopo aver sottratto lo sconto e gli eventuali resi. Man mano che l'azienda cresce e il numero delle vendite aumenta, diventa noioso supervisionare la fatturazione manuale e verificare se tutte le quote vengono ricevute o meno. Ci sono molti altri problemi che ritardano il processo che può essere superato se un'azienda inizia a utilizzare servizi di contabilità clienti gestiti.

I clienti possono ritardare a causa di vari motivi. I più comuni sono dimenticare le scadenze, non disporre di fondi sufficienti, ricevere fatture tardive o errate e l'insoddisfazione del cliente per un articolo fatturato. Nonostante alcune reali difficoltà, i clienti devono essere incoraggiati a pagare. Se i manager non sono risoluti nel ricevere le quote, la società troverà uno squilibrio nel flusso di cassa e non ci saranno abbastanza soldi rimasti nel registro o riserve per pagare i venditori.

In un mondo in cui le persone affrontano sfide nella gestione del proprio tempo, dimenticare scadenze e scadenze è possibile. Ma le capacità di gestione del tempo dei nostri clienti non dovrebbero incidere sui nostri flussi in entrata. L'invio di promemoria frequenti da più canali come e-mail, telefonate automatizzate con messaggi registrati e brevi messaggi come avvisi non solo coinvolgerà i clienti, ma garantirà che non manchino di pagare ciò che ci devono. È interessante notare che non è possibile ricordare manualmente a tutti i clienti che devono dei soldi senza perderne alcuni. È qui che entra in gioco l’automazione della contabilità clienti per farsi carico dell’onere del processo dalle spalle umane e sincronizzarlo con un sistema basato sull’intelligenza artificiale che correla tutti i dati e invia automaticamente gli avvisi.

Automazione della contabilità clienti: un punto di svolta

Le sfide affrontate dall’elaborazione manuale dell’AR sono noiose, richiedono molto lavoro, richiedono molto tempo e sono soggette a errori umani dovuti a fatica o supervisione. Non è possibile completare fatture di volume elevato senza incorrere in errori o incoerenze in un processo manuale. L'automazione del processo allevierà le sfide che causano ritardi nella ricezione delle quote da parte dei clienti. L'intero ciclo è ottimizzato con l'azienda esistente e i dati provenienti dall'inserimento dell'ordine, dai dettagli anticipati, dai dati sulle scorte e dalle sfide di consegna vengono abbinati per verificare che non vi siano errori nelle fatture. Ecco un'analisi di come l'AR automatizzata può risolvere i problemi esistenti:

• Avvisi tempestivi

L'automazione si prenderà il carico di inviare promemoria tramite e-mail e messaggi ai clienti. Ci saranno anche messaggi di follow-up in modo che ai clienti venga concesso tempo sufficiente per saldare le quote. È risaputo che la maggior parte dei clienti paganti salta un appuntamento a causa di una mancanza di gestione del tempo o di dimenticanza. Un promemoria li aiuta a rimanere aggiornati sul loro programma di pagamento.

• Fatturazione corretta

L'automazione riduce gli errori nella fatturazione con i dettagli relativi alla copia dell'ordine, ai resi, agli anticipi pagati, alle informazioni del cliente come nome e indirizzo, ecc. Non vi è alcun ritardo nell'elaborazione di qualsiasi numero di fatture poiché il processo si basa sul lavoro di integrazione di KPI e machine learning con semantica ed elaborazione del linguaggio neurale.

• Riconoscimento di modelli

I clienti che pagano regolarmente in tempo possono essere incentivati ​​con sconti fedeltà o punti brownie che possono essere riscattati come premi in denaro o sconti. Ci saranno altri che solitamente pagano in ritardo ma cercano di mantenere il proprio impegno. I dati possono evidenziare alcune difficoltà finanziarie che il cliente sta affrontando. Offrire una struttura di pagamento per tali clienti li aiuterà e l'azienda conquisterà la fiducia del cliente a lungo termine.

Migliori pratiche per implementare l'AR automatizzata

Dopo aver convinto il team finanziario e contabile dei vantaggi derivanti dall'utilizzo dell'AR automatizzata, è il momento di implementarla e ottimizzare il sistema per ottenere risultati migliori. Ecco le indicazioni per realizzarlo:

• Requisiti del calibro

L'automazione dell'AR è BPA ed è disponibile in formato suite, infrastruttura cloud, modello di abbonamento o integrazione aziendale. A seconda delle esigenze dell'azienda, le funzionalità del pacchetto differiscono. Gli strumenti completi sono più costosi delle versioni base. Si dovrebbe optare per AR specifici in base alle proprie esigenze e al proprio budget. Un’azienda dovrebbe investire in una versione superiore solo se è in linea con le esigenze aziendali, non solo perché può permetterselo.

• Integrazione fluida

Anche se il tuo team è bravo nel fai-da-te, chiedi l'aiuto di un professionista per integrare la piattaforma AR con gli attuali sistemi aziendali o CRM. Lavorare in silos complicherà ulteriormente la questione invece di risolvere un problema esistente. Il processo sarà fluido solo quando non ci saranno silos di dati, interruzioni del flusso di lavoro, requisiti di inserimento manuale e insight limitati. Un'integrazione fluida farà in modo che i dati vengano puliti prima di automatizzarli.

• Squadre addestrate

L’automazione non elimina completamente l’influenza umana da un processo. Formare i team all'utilizzo degli strumenti di automazione aiuterà nella risoluzione dei problemi durante i tempi di inattività. I team massimizzano inoltre l'utilizzo di uno strumento quando vengono formati per utilizzarlo. Qualsiasi ritardo può essere identificato e segnalato al team tecnico per corsi correttivi immediati quando il personale viene formato per utilizzare l'AR automatizzata.

Conclusione:

La gestione del denaro è una componente critica di un ciclo operativo. Se i fondi si esauriscono prima che arrivi il flusso di denaro, ci sarà una notevole perdita di tempo, reputazione e denaro. Il primo non può essere riconquistato, il secondo è scosso per un lungo periodo e il terzo non può riparare completamente la perdita a meno che non venga riconquistato il secondo. Quindi, se uno strumento ti semplifica le attività, è ora di automatizzare l'AR.