3 Nuovi sviluppi nello spazio del software di gestione dei progetti

C'è una famosa citazione dell'autrice Joy Gumz sulla gestione dei progetti che può essere fonte di ispirazione. Gumz parla di come "le operazioni mantengono le luci accese" e "la strategia fornisce luce alla fine del tunnel". La gestione del progetto, tuttavia, "è il motore del treno che fa avanzare l'organizzazione".

La realizzazione del detto di Gumz sembra svolgersi in tempo reale mentre la stessa gestione del progetto cambia. Organizzazioni, project manager e team ora si occupano di dinamiche di lavoro in rapido cambiamento e di strumenti e capacità tecnologiche. Fortunatamente, il software di gestione dei progetti fornisce le capacità di cui i project manager hanno bisogno per mantenere il treno sui binari.

Molti nuovi sviluppi nello spazio del software di gestione dei progetti soddisfano il ruolo dello studio e le modifiche alla metodologia. Tuttavia, questi sviluppi stanno anche guidando contemporaneamente questi cambiamenti. Questo articolo discute tre dei progressi più importanti e di grande impatto.

1. Risorse e caratteristiche robuste

Il software di gestione dei progetti non si limita più alle funzioni di monitoraggio di fogli di calcolo e lavagna. Le applicazioni odierne sono in grado di gestire qualsiasi cosa, da semplici progetti che coinvolgono team affiatati a imprese complesse con dipendenti distribuiti in diversi fusi orari. Oltre a soddisfare diversi ambiti, il software di gestione dei progetti può essere orientato verso determinate funzioni e discipline.

Ad esempio, uno strumento di gestione dei progetti di sviluppo software può essere incentrato sullo sviluppatore o sull'ingegnere del software. Funzionalità come il rilevamento dei bug aiutano i team di ingegneri del software a identificare e lavorare sui problemi con le applicazioni che stanno creando. Queste capacità di tracciamento consentono agli sviluppatori di fare riferimenti incrociati a problemi simili che si sono verificati in passato.

Inoltre, tutti i membri del team possono vedere i dettagli e la documentazione di un problema e possono entrare con la loro esperienza. I team di progettazione possono potenzialmente risolvere i bug più velocemente e disporre di un repository centrale a cui fare riferimento. I manager e coloro che sono incaricati della fase successiva di un progetto sapranno immediatamente perché una domanda è stata bloccata.

Alcuni strumenti di gestione dei progetti sono anche orientati verso settori come l'edilizia o sono progettati per un uso interfunzionale. Le app di gestione dei progetti tengono traccia dei dati a vantaggio di intere organizzazioni, indipendentemente dal settore o dalla disciplina con cui si allineano le funzionalità di uno strumento. Ciò include il tempo dedicato a singole attività e progetti nel loro insieme, spese e allocazioni di budget e disponibilità delle risorse interne.

2. Automazione tramite intelligenza artificiale

Le capacità di intelligenza artificiale e automazione vengono integrate in più applicazioni software e processi di lavoro. Le app di project management non fanno eccezione, con manager e organizzazioni che fanno sempre più affidamento sull'intelligenza artificiale per gestire le attività ripetitive. I project manager dipendono anche dall'IA per migliorare i risultati finali e prendere decisioni strategiche.

In uno studio del Project Management Institute, l'81% dei professionisti intervistati ha affermato che le proprie organizzazioni sono influenzate dall'intelligenza artificiale. L'adozione di tecnologie di intelligenza artificiale è una priorità assoluta per il 37% delle organizzazioni degli intervistati. E l'aspettativa tra i professionisti è che più progetti utilizzeranno l'intelligenza artificiale.

Oltre all'automazione delle attività di routine da parte dell'IA, ha la capacità di prevedere i risultati ed eseguire stime. Utilizzando i dati storici e attuali, la tecnologia può valutare rapidamente se un progetto sarà completato nei tempi e nel budget. L'intelligenza artificiale può rivelare se ha senso per un'organizzazione accettare un particolare progetto o passare.

Per i progetti che un'azienda intraprende, l'intelligenza artificiale mostrerà come ottimizzare le risorse. Ciò può includere l'identificazione di dipendenti e appaltatori con le competenze appropriate, oltre a risorse non umane come i materiali. I project manager e la dirigenza esecutiva vedono anche l'analisi del rischio e i rapporti sui dati sulle prestazioni all'interno dell'app. Non è più necessario raccogliere e sincronizzare informazioni da diversi capi dipartimento.

3. Sistemazione per lavoratori a distanza e gig

L'aumento del lavoro a distanza e indipendente sta avendo un impatto sia sulle organizzazioni che sui team di project management. Anche prima del COVID-19, la ricerca Gallup ha rivelato che il 36% dei lavoratori statunitensi partecipava alla gig economy, sia come lavoro principale che come attività secondaria. Con l'arrivo della pandemia, questi numeri sono solo cresciuti. Di conseguenza, c'è una maggiore probabilità che un membro del team di progetto lavori per più di un'organizzazione.

Un team di progetto può contenere solo pochi dipendenti a tempo pieno dell'azienda che guida il progetto. I liberi professionisti e gli appaltatori indipendenti non sono soggetti alle stesse condizioni di lavoro dei dipendenti a tempo pieno. Spesso lavorano in remoto o da luoghi diversi rispetto ai membri del personale W-2 di un'azienda. Gli appaltatori indipendenti hanno anche maggiore flessibilità su come e quando producono risultati concordati.

Sebbene sia possibile che i project manager lavoreranno con gli stessi liberi professionisti su più progetti, anche gli appaltatori potrebbero cambiare tra gli incarichi. I manager possono avere team parzialmente remoti di dipendenti a tempo pieno oltre ad appaltatori indipendenti. Le disparità nei fusi orari, nei luoghi di lavoro fisici e nell'orario di lavoro rendono le soluzioni e le funzionalità di comunicazione basate su cloud un must.

Il software di gestione dei progetti sta diventando sempre più collaborativo per accogliere l'aumento dei team remoti. Questo e l'interdipendenza tra lavoratori interni ed esterni hanno spostato le app verso un modello software as a service. Gli appaltatori e i dipendenti interni possono accedere alla stessa applicazione da qualsiasi luogo con una connessione Internet. Hanno accesso alle stesse informazioni e strumenti e hanno diversi modi per comunicare con gli altri membri del team.

I lavoratori non devono aspettare per mettersi in contatto con messaggi di testo, videochiamate o e-mail. Possono prendere appunti all'interno delle attività assegnate e caricare modelli e altri documenti che rappresentano pietre miliari all'interno della sequenza temporale di un progetto. Tutti coloro che hanno investito nel progetto vedono cosa sta succedendo all'interno di uno strumento centralizzato e sono consapevoli dei prossimi passi da compiere. Di conseguenza, i team sperimentano meno istanze di catene di posta elettronica disorganizzate e silos di dati.

Conclusione

I progressi nella tecnologia e le capacità del software di gestione dei progetti hanno cambiato i ruoli di manager e team. La scala delle funzionalità delle applicazioni non è più orientata verso piccoli team che lavorano con orari simili dalla stessa posizione. Il software di gestione dei progetti è ora creato per gestire attività specializzate e interfunzionali, automatizzare il lavoro ripetitivo e ospitare team remoti.

Soprattutto, questi nuovi sviluppi stanno aiutando le aziende a valutare meglio le proprie risorse e i processi decisionali. In breve, stanno guidando i miglioramenti che le organizzazioni possono apportare per rimanere pertinenti e agili.