10 cose che devi sapere prima di firmare un contratto di 3 anni con un provider VoIP

Impegnarsi in un contratto con un provider VoIP aziendale non è facile. Ed è comprensibile che tu sia preoccupato di rinchiuderti in un contratto triennale con un provider VoIP aziendale. Tre anni possono essere lunghi se non ricevi il servizio di qualità a cui ti sei iscritto.

Per garantire ciò, analizzeremo dieci aspetti cruciali da considerare prima di firmare un contratto triennale con un provider VoIP aziendale o PBX virtuale al fine di ottenere il massimo dal sistema telefonico e migliorare l'esperienza complessiva dell'utente e del cliente.

Come abbiamo appena detto, tre anni possono essere lunghi se il servizio a cui ti sei iscritto non soddisfa le tue aspettative. Possono anche essere tre anni costosi se non c'è modo di recedere da un contratto. Alcuni fornitori potrebbero colpirti con spese di cancellazione come le compagnie di telefonia mobile, quindi è fondamentale capire quanto costa annullare se necessario.

Conoscere la politica è anche la chiave per determinare quando è il momento migliore per lasciare un contratto. Se ti mancano un paio di mesi per rinnovare il tuo attuale contratto, ma non sei sicuro se sia meglio aspettare il tempo rimanente o annullare immediatamente, questo è ciò che rende così importante sapere per cosa ti stai iscrivendo. A seconda della tua situazione attuale, potrebbe essere meglio aspettare o annullare e risparmiare denaro.

• Se un agente sembra riluttante a rivedere la politica di cancellazione, questo dovrebbe essere considerato un segno che potresti voler riconsiderare le tue opzioni. Tuttavia, la maggior parte dei fornitori è trasparente sui prezzi e sarà lieta di condividere tali informazioni.

I provider VoIP basati su cloud hanno il vantaggio di aggiornare facilmente le proprie funzionalità su base regolare per rimanere competitivi. Ciò è particolarmente utile quando si parla di sicurezza. Le soluzioni VoIP aziendali ospitate nel cloud devono aderire a protocolli specifici che garantiscono che il loro servizio offra le migliori funzionalità di sicurezza possibili per prevenire violazioni della sicurezza e furto di dati. Vonage, ad esempio, lo delinea chiaramente nelle loro FAQ.

Il motivo per esaminare la frequenza con cui un provider VoIP aziendale aggiorna il proprio servizio è perché indica quanto danno la priorità all'esperienza dell'utente. Le aziende oggi si separano dalla concorrenza offrendo un'esperienza migliore. Se non stanno evidenziando la frequenza con cui stanno aggiornando il loro servizio, potrebbe essere un indicatore del fatto che i tuoi migliori interessi non sono la priorità assoluta. E se stai considerando un contratto triennale con quel fornitore, la mancanza di usabilità sarà un danno significativo per la tua azienda.

• Assicurati sempre di visitare il sito Web del provider e controllare il loro blog. Potrebbero anche avere note dello sviluppatore che menzionano gli ultimi aggiornamenti software.

È anche indispensabile capire quanto costa il piano a cui intendi sottoscrivere. A volte ci vuole un bel po' di ricerca per scoprirlo. Ad esempio, dai un'occhiata a questo approfondimento che abbiamo fatto sui prezzi di Dialpad. Ancora meglio, dovresti sapere se rimarrai bloccato in quel prezzo iniziale. Tre anni sono tanti nel settore tecnologico. Tendenze, caratteristiche e funzionalità stanno cambiando rapidamente insieme allo sforzo di migliorare l'esperienza del cliente.

Se sei una startup e prevedi che la tua attività avrà bisogno di più per rimanere competitiva, dovrebbe essere chiaro che puoi aggiornare il tuo piano in qualsiasi momento. O, almeno, ci sono componenti aggiuntivi che puoi acquistare per personalizzare l'esperienza dell'utente. Le priorità cambiano man mano che la tua attività cresce. Il piano in cui ti blocchi non dovrebbe impedirti di soddisfare le esigenze specifiche dei tuoi clienti.

• La nostra tabella di confronto dei migliori provider VoIP aziendali è un ottimo punto di partenza prima di firmare un contratto triennale.

Se hai davanti a te il contratto triennale, una delle cose più importanti che devi cercare è un contratto di servizio (SLA). Le soluzioni Business VoIP, SaaS e UCaaS si vendono sul servizio che offrono tramite il loro software. Conosciamo le funzioni VoIP attraverso Internet piuttosto che le linee telefoniche standard, motivo per cui è importante garantire, per iscritto, che sia necessario fornire un livello di servizio concordato.

I proprietari di aziende capiscono che di tanto in tanto si verificano interruzioni o che il loro sistema telefonico VoIP aziendale può essere buono solo quanto l'infrastruttura in cui hanno investito. Tuttavia, se un'azienda si accorge che non sta ottenendo il livello di servizio inizialmente concordato dopo, hanno tutto il diritto di accedere allo SLA e chiedere indietro i loro soldi o ottenere il servizio per cui hanno pagato.

• Se ti accorgi di non ricevere il livello di servizio nel tuo contratto e il tuo fornitore non è d'aiuto, puoi contattare la FCC e mostrare loro il tuo SLA. Da lì, potrebbero decidere che il tuo caso è sufficiente per legittimare il tuo reclamo.

I servizi a cui ti iscrivi in ​​genere provengono dalle funzionalità a tua disposizione. Ancora una volta, se vuoi saperne di più su ciò che offre ciascun provider, tutto ciò che devi fare è andare alla loro pagina delle funzionalità. Da lì, vedrai cosa viene offerto con ogni piano tariffario. Di solito, c'è un grande divario tra il piano più economico o gratuito e il piano più alto. Ecco perché i piani tariffari scalabili sono così importanti.

Non solo le caratteristiche e le funzionalità dovrebbero essere scalabili in base al prezzo, ma dovrebbero anche essere aggiornate frequentemente per garantire la massima qualità dell'esperienza utente. Alcune caratteristiche e funzionalità su cui non sacrificare nel 2019 sono comunicazioni e analisi basate sull'intelligenza artificiale, chat dal vivo, integrazioni di software CRM e API.

• Se utilizzi già il software CRM e non prevedi di passare a un altro provider, trova un provider VoIP aziendale che si integri senza problemi con quello che già utilizzi.

Non sentirti obbligato a firmare un contratto triennale senza sapere cosa potresti ottenere per i soldi che sei disposto a spendere. Potrebbe esserci un altro fornitore là fuori che offre altrettante funzionalità a un prezzo significativamente inferiore o senza la necessità di firmare un contratto. Inoltre, avere un contratto garantisce alle aziende di rimanere fedeli alla parola data.

Quando sai cosa offre la concorrenza, ti dai l'opportunità di negoziare prima di firmare il contratto. Non è una garanzia, ma i fornitori in genere vogliono i tuoi soldi e faranno di tutto per assicurarsi che ti venga offerta un'esperienza personalizzata. Se sono disposti a metterlo per iscritto, non devi preoccuparti della legittimità della loro offerta. E chi lo sa? Se ti ritrovi ad amare davvero la tua soluzione telefonica VoIP a causa di quella caratteristica, puoi sempre aumentare la scalabilità.

• Non limitarti al prezzo più basso. La cosa più importante da ricordare è che quando si sceglie un provider VoIP aziendale, questo deve adattarsi agli obiettivi e alle strategie attuali della propria attività.

Poiché le aziende mirano a riconquistare la fiducia persa dai loro clienti, offrono più opzioni di supporto per rendere l'esperienza più fluida e trasparente. Ciò significa che offriranno più canali per connettersi con loro. Potrebbe anche significare che, sebbene non sia ancora lo standard del settore, offrono supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In generale, più offrono, meglio è. Se vedi qualcosa sull'omnicanale, assicurati di chiedere a riguardo.

L'assistenza clienti omnicanale è una delle principali tendenze aziendali nel 2019, il che significa che le aziende offrono ai propri clienti la possibilità di utilizzare più canali contemporaneamente per offrire un'esperienza cliente più personalizzata. I provider VoIP aziendali offrono la stessa cosa ai propri clienti. Se, ad esempio, sei un imprenditore e hai problemi con l'app, dovresti essere in grado di aprire l'app mentre parli con un agente dell'assistenza allo stesso tempo in modo che possano risolvere il problema in tempo reale.

• I provider VoIP in genere hanno una pagina di supporto sul loro sito web. Da lì, puoi accedere alle domande frequenti, alla loro knowledge base, a un blog e altro ancora. Scegli un piano con un'assistenza clienti di qualità prima di firmare quel contratto triennale.

I costi di avvio sono in genere un fattore trainante nel determinare se un provider VoIP aziendale è adatto o meno per un'azienda. Prima di firmare un contratto triennale con un provider VoIP aziendale, devi capire quali sono i costi iniziali. Se non leggi la stampa in piccolo, o se non fai domande all'agente di vendita in merito a questi costi, puoi rinchiuderti in un accordo triennale in cui stai pagando troppo.

Questo non vuol dire che i provider VoIP stiano cercando di fregarti. Più è facile per te vedere il costo della registrazione per un sistema VoIP aziendale, più è probabile che il provider sia sicuro della propria capacità di offrire un'esperienza utente potente. Anche se c'è stata una sorpresa che non ti aspettavi, un buon fornitore analizzerà cosa è successo e perché mentre cerca di trovare una soluzione.

• Assicurati inoltre che la tua azienda sia pronta per passare a una soluzione VoIP aziendale. Ciò significa che hai o stai acquistando sistemi telefonici VoIP, hai una connessione Internet forte e hai un computer.

Inutile dire che è necessaria una connessione Internet stabile per utilizzare con successo un sistema VoIP aziendale. Ma cosa significa? Come probabilmente ti aspetti, dipende. Ma è piuttosto semplice. Il tuo provider Internet potrebbe fare la differenza così come quanti dispositivi utilizzano il wifi nel tuo ufficio.

Per cominciare, vuoi sapere quanta larghezza di banda funzionale ottiene la tua azienda. Ad alcune aziende piace dire "Fino a 200 Mbps", mentre altre dicono "200 Mbps", che è un'enorme differenza. Occorrono solo 500 kbps per supportare 1 telefonata simultanea. 30 Mbps possono gestire fino a 67 telefonate simultanee tenendo conto di altri usi di Internet. Per le chat video e le chiamate in conferenza, puoi utilizzare più mbps. Ancora una volta, tutto dipende dal tipo di attività che gestisci. I team più piccoli e le startup possono farla franca con meno, ma le aziende più grandi hanno bisogno di molto di più per evitare problemi.

• Usa il nostro test della velocità di Internet per ottenere una lettura accurata. Fallo spesso per assicurarti di ottenere ciò per cui paghi. Se non ti sei ancora assicurato un provider Internet, chiedi loro una guida e spiega loro le tue intenzioni.

È anche possibile che l'hardware ricevuto con l'acquisto di un sistema VoIP aziendale possa subire danni all'arrivo o rompersi. Se stai pagando un buon prezzo per un servizio e hai bisogno di quell'hardware per funzionare correttamente, hai tutto il diritto di chiedere com'è la loro politica di garanzia.

Ci saranno, ovviamente, caratteri piccoli che dovresti chiedere di andare da un agente in modo da capire esattamente cosa ottieni. Alcune garanzie potrebbero coprire tutto entro il primo anno, mentre altre potrebbero coprire solo cose che sfuggono al controllo dell'utente, come un cablaggio difettoso. Quindi, prima, presta attenzione alla durata della garanzia, quindi osserva attentamente cosa copre esattamente.

• Il sito Web di Cisco consente ai clienti di cercare il tipo di garanzia da cui sono coperti in base al prodotto acquistato. Puoi cercare per codice SKU o per famiglia di prodotti. La loro politica è anche chiaramente elencata per essere esaminata in qualsiasi momento. Cerca di trovare fornitori che siano trasparenti sulle loro politiche.

L'ultima parola

Potresti ancora chiederti perché hai bisogno di un contratto in primo luogo. Il motivo principale è che ti garantisce la garanzia delle caratteristiche e delle funzionalità pubblicizzate sul sito Web di un provider. Alcune offerte sembrano troppo belle per essere vere e il più delle volte lo sono. Tuttavia, ricevi la responsabilità legale ottenendo le funzionalità pubblicizzate per iscritto quando firmi un contratto.

Tre anni possono essere molto lunghi nel settore tecnologico se firmi un contratto senza considerare nessuna delle variabili sopra elencate. Queste dieci cose cruciali da considerare prima di firmare un contratto triennale con un provider VoIP aziendale ti garantiranno di mantenere le esigenze della tua azienda in primo piano. Un buon contratto darà alla tua azienda la capacità di scalare e adattarsi ai tempi che cambiano. Il nostro ultimo consiglio è di essere scettici nei confronti di qualsiasi provider VoIP aziendale che non offre nessuna delle caratteristiche, funzionalità o politiche sopra elencate.