5 modi efficaci per delegare compiti nella gestione dei progetti

"I CEO con un alto talento nel delegare hanno generato entrate superiori del 33%, ovvero 8 milioni di dollari, rispetto a quelli con livelli di talento bassi o limitati". – Gallup

La statistica di cui sopra indica quanto la delega sia vitale per le aziende per ottenere risultati di business positivi. Quando un manager delega compiti ai membri del team, questi sono ritenuti responsabili e responsabili del mantenimento della qualità del progetto. Infonde un senso di appartenenza e li ispira a lavorare più duramente e più sinceramente, riducendo la possibilità di errori.

Inoltre, delegare il lavoro libera il carico di lavoro di un manager per attività più strategiche, offrendo opportunità di crescita e apprendimento per i membri del team. Pertanto, padroneggiare l'arte della delega è la necessità del momento in quanto getterà le basi per una leadership efficace e una migliore efficienza organizzativa.

Questo blog discute le strategie efficaci per delegare compiti e come la soluzione di gestione delle risorse di SAVIOM può aiutare nella sua implementazione.

Ma prima, partiamo dalle basi.

1. Cos'è la delega ei suoi vari elementi?

La delega si riferisce al trasferimento di responsabilità o all'assegnazione di compiti a membri del team qualificati o subordinati adatti a svolgerli. Ciò aumenta la loro produttività ed efficienza, che a sua volta garantirà la consegna tempestiva dei progetti.
Ci sono tre elementi principali che incapsulano la delega:

1.1. Autorità - L'autorità si riferisce al potere di un manager di istruire i dipendenti a svolgere compiti specifici nell'ambito delle loro responsabilità. Ciò include poteri decisionali, allocazione delle risorse e assunzione di responsabilità per i risultati delle attività delegate.

1.2. Responsabilità - I dipendenti a cui è stato affidato l'incarico hanno la "responsabilità" di portarlo a termine entro la scadenza e la qualità. Ciò include la responsabilità per il successo o il fallimento dell'attività.

1.3. Fiducia: la fiducia è un elemento critico della delega. Il delegante deve confidare che la risorsa possa completare l'attività in modo responsabile e affidabile.

1.4 Comunicazione: il manager deve comunicare l'attività, inclusi i suoi obiettivi, la tempistica e le aspettative, per garantire una consegna di successo.

Considerando questi elementi di delega, gli individui e le organizzazioni possono delegare efficacemente compiti e responsabilità ad altri, con conseguente miglioramento delle prestazioni e aumento della produttività.

Ora che conosciamo il nocciolo della delega, comprendiamo i diversi modi per delegare efficacemente il lavoro ai dipendenti.

2. Modi per delegare la responsabilità alla forza lavoro

Secondo una statistica, “solo il 30% dei manager ritiene di essere bravo a delegare”.
Tuttavia, implementando le strategie menzionate di seguito, i manager possono migliorare le proprie capacità di delega e ottenere risultati migliori.

2.1. Elenca le attività/sottoattività in un progetto

Prima di iniziare il processo di delega, i manager dovrebbero prima creare un piano di progetto ben definito e elencare le attività/attività secondarie che devono essere completate. Questa roadmap consente ai manager di identificare le attività giuste che possono essere delegate tra le risorse.

Ad esempio, le attività strategiche possono essere delegate a esperti qualificati in grado di fornire progetti senza comprometterne la qualità, mentre le attività amministrative possono essere assegnate a risorse junior. D'altra parte, i compiti urgenti che richiedono un'attenzione immediata possono essere affidati a risorse con capacità extra. Questa chiara suddivisione rende il processo di delega più organizzato, portando a maggiore efficienza e successo.

2.2. Identificare e allocare risorse competenti

Quando i manager non riescono a delegare il compito giusto alle persone giuste, può portare a disimpegno, minore produttività e ostacolare la consegna del progetto. Pertanto, diventa imperativo per i manager identificare le risorse in base ai loro attributi, come set di abilità, conoscenza, esperienza, ecc., e quindi fare l'allocazione delle risorse.

Tuttavia, se le risorse richieste non sono disponibili, le organizzazioni possono adottare diverse misure per acquisire le abilità e le competenze necessarie. In primo luogo, possono sfruttare canali interni come la conduzione di programmi di formazione/miglioramento delle competenze. In alternativa, le aziende possono anche optare per assunzioni programmate. In questo modo, le giuste risorse saranno disponibili prima dell'inizio del progetto, assicurando la corretta consegna dei progetti.

2.3. Delineare il livello di autorità per tutti i membri del team

La definizione del livello di autorità per tutti i membri del team è parte integrante del processo di delega. Aiuta tutti a comprendere le proprie responsabilità e l'estensione ei limiti della propria autorità. Delegando l'autorità e il potere legati direttamente al loro lavoro, i manager possono autorizzare i loro subordinati a svolgere i loro compiti con maggiore indipendenza.

Ad esempio, in un progetto AEC, il supervisore delega un architetto senior a rivedere i progetti presentati dagli architetti junior prima dell'approvazione finale. Ciò non solo semplifica il processo di revisione, ma consente anche all'architetto senior di assumere un ruolo più attivo nel processo decisionale. Inoltre, poiché hanno autonomia, li fa sentire motivati ​​a lavorare e dà loro un senso di scopo nell'azienda.

2.4. Fornire indicazioni chiare e supporto quando richiesto

Durante la delega dei compiti, è fondamentale che i manager comunichino l'ambito, gli obiettivi e i risultati del progetto ai membri del team. Questo aiuta i subordinati a comprendere le interdipendenze del progetto e le rispettive responsabilità. Inoltre, i manager devono fornire la formazione e gli strumenti necessari per supportare i membri del team durante l'esecuzione.

Devono inoltre promuovere un canale di comunicazione trasparente per una collaborazione efficace. Ciò contribuirà a risolvere rischi imprevisti e ottenere aggiornamenti in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto. Inoltre, possono creare una politica della porta aperta per affrontare qualsiasi idea o problema relativo al lavoro. Ciò rafforzerà le relazioni tra dipendenti e datori di lavoro, incoraggerà discussioni sane e renderà il posto di lavoro più produttivo.

2.5. Monitora le prestazioni della forza lavoro e offri un feedback costruttivo

I project manager svolgono un ruolo cruciale nel garantire che l'obiettivo finale del progetto soddisfi le aspettative del cliente. Per raggiungere questo obiettivo, anche dopo la delega, devono monitorare l'avanzamento del progetto e tenere traccia dei livelli di utilizzo dei dipendenti per garantire che non siano sotto/sovrautilizzati.

Inoltre, devono anche fornire regolarmente feedback costruttivi ai dipendenti. Ciò aiuterà i membri del team a identificare le aree di miglioramento e sviluppare strategie per migliorare le loro prestazioni. Pertanto, garantendo il completamento del progetto con successo e la soddisfazione del cliente.

Ora, cerchiamo di capire come uno strumento di gestione delle risorse può essere utile nell'attuazione delle strategie di cui sopra.

3. In che modo un software avanzato di gestione delle risorse può aiutare a delegare le attività?

Con l'adozione di organizzazioni a matrice e la crescente complessità dei progetti dovuta ai progressi tecnologici, è diventato difficile per i manager delegare correttamente i compiti. È qui che entra in gioco un moderno software ERM.

• La funzione di visibilità a 360 gradi ei filtri avanzati dello strumento aiutano le organizzazioni a ottenere una visione d'insieme delle competenze, dell'ubicazione, della disponibilità e di altri attributi della forza lavoro, consentendo ai manager di identificare le risorse più adatte e delegare il lavoro di conseguenza.
• Inoltre, le capacità di previsione del software e il rapporto capacità/domanda aiutano i manager a identificare il gap della domanda e ad adottare le azioni necessarie in anticipo per mitigarlo.
• Inoltre, il rapporto previsione/effettivo ei rapporti sull'utilizzo ottenuti in tempo reale aiutano a ottimizzare il processo di delega fornendo preziose informazioni sui livelli di utilizzo della forza lavoro.
• A parte questo, lo scenario ipotetico consente ai manager di creare e confrontare vari scenari di progetto e determinare il piano delle risorse più adatto. Ciò consente ai manager di selezionare il piano delle risorse ideale e prendere decisioni informate relative alla delega.

Conclusione

La delega efficace è la chiave per operazioni fluide in un'azienda. Con le pratiche di cui sopra abbinate al giusto strumento di gestione delle risorse, i manager possono delegare efficacemente le responsabilità tra i dipendenti. Ciò contribuirà anche a completare con successo le attività senza colli di bottiglia, aumentando la redditività e la sostenibilità dell'azienda.