5 aspetti chiave della gestione del cambiamento normativo da conoscere nella tua azienda

Nella gestione finanziaria e degli investimenti, la conformità è una parte cruciale della gestione di qualsiasi tipo di organizzazione. Man mano che le normative cambiano e si evolvono, è fondamentale per ogni azienda rimanere aggiornata sulla necessaria conformità. Per raggiungere tale obiettivo, le aziende devono disporre di solidi sistemi di gestione delle modifiche normative impostati come parte della loro attività complessiva. È una componente integrante degli sforzi di conformità di qualsiasi azienda e garantisce che l'azienda sia pronta per eventuali nuove normative stabilite dal governo (o da altre agenzie). Aiuta inoltre le organizzazioni ad adattarsi rapidamente quando le normative cambiano. Inoltre, ti aiuta a rimanere conforme alle normative vigenti e ti impedisce di trovarti in uno stato di non conformità. Ecco cinque elementi chiave che ogni azienda dovrebbe avere in atto per affrontare le sfide normative che possono affrontare oggi.

Comprendere le normative nel tuo settore

Il primo passo nella gestione delle modifiche normative è comprendere quali normative si applicano alla tua azienda nel suo insieme. La maggior parte dei settori non si autoregola e richiede di conoscere i dettagli di come dovrebbero funzionare le cose all'interno dei loro quadri operativi. Ciò significa comprendere in che modo le normative influiscono sul tuo settore, come applicarle in modo ampio alla tua organizzazione e sapere quali normative avranno un impatto sulla tua azienda in futuro. Indipendentemente da dove lavori, le normative e la conformità appariranno un po' diverse da settore a settore. Ad esempio, le normative sulle telecomunicazioni saranno molto diverse dalle normative del settore finanziario. Sforzati di capire quali leggi e normative si applicano direttamente ai tuoi clienti, organizzazione e stakeholder. Scopri quali leggi federali e internazionali specifiche si applicano direttamente o indirettamente alla tua attività. Infine, devi essere consapevole di quali normative potrebbero avere un impatto sulla tua azienda in futuro. Dai un'occhiata a tutte le leggi in sospeso che potrebbero influenzare il modo in cui opera la tua attività in modo da poterti preparare e non essere preso alla sprovvista da potenziali cambiamenti. L'ultima cosa che qualsiasi organizzazione di successo vuole fare è essere reattiva quando un po' di proattività e comprensione possono fare molto per rimanere conformi in tutta l'azienda.

Conformità

Se gestisci la tua attività da un po' di tempo o lavori nel tuo settore particolare, allora capisci l'importanza della conformità. In sostanza, la conformità è solo il processo per garantire che le politiche e le procedure vengano seguite correttamente e utilizzate in modo coerente in tutta l'organizzazione. Le regole non sono necessariamente scolpite nella pietra senza alcuna malleabilità. Sono semplicemente una linea guida e un regolamento coerenti che devono essere seguiti, spesso in un modo che possa resistere al controllo legale o al seguito da parte di un'agenzia di regolamentazione. La conformità è piuttosto importante su tutta la linea. La conformità aiuta a proteggerti da azioni legali o sanzioni governative se qualcosa va storto. Consente inoltre efficacemente a un'organizzazione di operare in modo efficiente. Ci sono meno casi di spreco di tempo, energia o tentativi di capire come dovrebbero funzionare le cose. Incoraggia inoltre i clienti o gli azionisti a investire in un'azienda che rimane sempre conforme. Rimanendo conforme e seguendo procedure adeguate, un'azienda può avere più successo e rendere tutti felici mentre fa tutto nel modo giusto.

Monitoraggio

Il monitoraggio è un aspetto essenziale della gestione del cambiamento normativo che ti aiuta a identificare quanto bene stai facendo, cosa potrebbe essere necessario modificare e identificare cosa funziona (e cosa no). Il monitoraggio consente di monitorare i progressi e rilevare eventuali problemi lungo il percorso. Il monitoraggio può includere la revisione dei rapporti sullo stato di conformità, il monitoraggio degli avvisi, il controllo delle notifiche di autorità di regolamentazione/fornitori o la revisione dei dati ottenuti da strumenti di terze parti. Il monitoraggio è reso più semplice dall'utilizzo di alcuni tipi di strumenti, comprese le risorse basate sull'intelligenza artificiale che possono aiutarti a seguire tutti i protocolli di gestione delle modifiche normative pertinenti per il tuo settore. L'obiettivo del monitoraggio è determinare se la tua organizzazione è conforme a tutte le normative o meno, in ogni momento. Quindi prenditi il ​​​​tempo necessario per assicurarti che il tuo monitoraggio sia all'altezza e sarai in grado di mantenere la conformità senza troppe difficoltà nel tempo.

Auditing

L'auditing implica lo svolgimento di revisioni periodiche di quanto bene il processo di gestione delle modifiche normative della tua azienda stia funzionando (o meno, cosa che a volte può essere il caso). L'audit può comportare la valutazione della documentazione o delle modifiche in tempo reale apportate a varie politiche e procedure nel corso dei periodi. Può anche significare dedicare del tempo ad esaminare a fondo i processi aziendali interni. La ricerca dell'efficacia dei programmi di formazione dei dipendenti potrebbe rientrare in questa categoria o verificare quanto siano convenienti le procedure di modifica normativa per la propria azienda. Che tu stia esaminando rapporti, conducendo sondaggi o partecipando a vari protocolli di gestione del rischio. Gli audit migliorano la forza degli sforzi di conformità, rendendoli uno strumento inestimabile per la missione della tua organizzazione di essere costantemente conforme in ogni momento.

Segnalazione

L'importanza di una conformità efficace è innegabile, ma non è sempre facile da configurare o mantenere. Ecco perché hai bisogno di report che creino prove dei tuoi standard di conformità. Parte del tuo piano per la gestione delle modifiche normative dovrebbe prevedere solide procedure di segnalazione e un po' di formazione extra per i tuoi dipendenti. La rendicontazione finanziaria e la comprensione dei tuoi rapporti sono fondamentali per una corretta conformità. Stabilire programmi di conformità che includano processi di monitoraggio, auditing e reportistica completa. È anche una buona politica generale affrontare eventuali protezioni degli informatori, formazione etica richiesta o qualsiasi altra best practice che può aiutare la tua azienda ad avere successo dove conta di più. In definitiva, è importante garantire che tutti i dipendenti siano a conoscenza delle normative vigenti nel settore e stiano facendo il possibile per garantire che gli standard di conformità normativa siano impostati, verificati e attivi il 100% delle volte nell'organizzazione.