5 suggerimenti per garantire un processo di onboarding fluido

Accogliere i nuovi dipendenti in un'azienda è più di una formalità. È un passo importante nel modellare il loro impatto all'interno dell'organizzazione. Un processo di onboarding ben strutturato migliora la collaborazione tra i nuovi membri del team e quelli più esperti. Stabilisce inoltre le basi per un rapporto duraturo e produttivo con il nuovo dipendente. È necessario creare un piano che migliori la soddisfazione, il coinvolgimento e il successo a lungo termine dei dipendenti. Ecco come farlo.

1. Pianifica in anticipo

Un onboarding efficace inizia con la pianificazione prima ancora che il dipendente inizi a lavorare. Un piano completo dovrebbe includere un sentito messaggio di benvenuto e presentazioni da parte dei singoli membri del team. Ritagliati del tempo nei programmi dei membri del tuo team per organizzare incontri e saluti. Se puoi, racconta al nuovo assunto alcuni fatti divertenti su ogni persona e spiega il loro ruolo.

La definizione di un piano dà il tono esprimendo chiaramente aspettative, politiche, procedure e qualsiasi formazione o riunione richiesta. Con un'agenda così fitta, la gestione del calendario gioca un ruolo centrale nell'evitare che il primo giorno di un nuovo assunto venga sovraccaricato. Assicurati che ci sia abbastanza tempo durante la giornata per completare ogni attività. L'invio degli inviti del calendario farà loro sapere anche dove devono essere in ogni momento della giornata.

Anche l'assegnazione di un mentore può aiutare a semplificare il processo. Un mentore può guidarli durante le riunioni, spiegare le sessioni di formazione e offrire un tour dell'ufficio. Ciò può sembrare complicato, ma un programma di onboarding efficace porta a una maggiore fidelizzazione, a una migliore produttività e a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti. Dovrebbe far sentire i nuovi assunti supportati e motivati, anche dopo solo pochi giorni in ufficio.

2. Spiegare la cultura aziendale

La cultura aziendale è la forza invisibile che modella il modo in cui viene svolto il lavoro all’interno di un’organizzazione. Durante il processo di onboarding, è importante spiegare cosa significa cultura aziendale e perché è importante. Fornire approfondimenti sui valori, sulle aspettative e sull'atmosfera generale dell'organizzazione. Ciò aiuterà i dipendenti ad acquisire una comprensione più chiara di come si inseriscono nel quadro più ampio. Il loro mentore o manager dovrebbe esprimere ciò che ci si aspetta riguardo al comportamento. Un dipendente dovrebbe capire come deve agire e qual è il comportamento inaccettabile, in modo da poter entrare nel posto di lavoro senza problemi.

Un programma di onboarding fluido dà la priorità alla presentazione del nuovo dipendente ai colleghi attraverso attività coinvolgenti. Creare opportunità affinché il dipendente possa interagire con i colleghi in un ambiente rilassato per aiutarli a sviluppare un senso di cameratismo. Queste attività possono includere esercizi di team building, pranzo e apprendimento e/o incontri informali come drink dopo il lavoro.

L’aggiunta di elementi culturali al processo rafforza il senso di appartenenza. Potresti condividere storie di successo, introdurre le tradizioni aziendali ed evidenziare i risultati dei dipendenti. Tutto ciò crea un'immagine positiva che aiuta il nuovo assunto ad adattarsi alla cultura aziendale.

3. Esamina sistemi, processi e procedure

Nell'era digitale di oggi, molte aziende utilizzano una varietà di app, software e strumenti per svolgere il proprio lavoro. Spesso anche solo la timbratura richiede l'utilizzo di un nuovo programma. Il processo di onboarding dovrebbe dare priorità alla formazione completa sui sistemi tecnologici e sui software specifici utilizzati dall’azienda. Dai ai nuovi assunti il ​​tempo di creare account per ciascun portale e guidali attraverso lo scopo di ciascuno di essi e come dovrebbero utilizzarlo. Familiarizzare il nuovo assunto con processi come l'invio di richieste di ferie o l'ordinazione delle forniture necessarie.

La formazione consente al dipendente di gestire con sicurezza la tecnologia dell'organizzazione, riducendo al minimo le potenziali interruzioni del flusso di lavoro. È importante utilizzare sessioni di formazione pratica, incorporare tutorial e fornire risorse accessibili. Ciò garantirà che i nuovi assunti possano adattarsi rapidamente agli strumenti che costituiscono una parte importante dei loro ruoli.

Inoltre, la tecnologia didattica crea una cultura di apprendimento continuo. Incoraggiare i nuovi dipendenti a utilizzare la tecnologia migliora le loro competenze, posizionandoli come preziosi contributori all’organizzazione. Investi nella formazione nelle prime fasi del processo di onboarding. In questo modo, le aziende aprono la strada a una forza lavoro esperta in un panorama digitale in rapida evoluzione.

4. Non limitare l'onboarding a un solo giorno

Il processo di onboarding si estende ben oltre le ore della giornata di orientamento. Una strategia efficace riconosce che il primo giorno è solo l’inizio. Incorpora elementi progettati per supportare il nuovo dipendente per un lungo periodo. Ciò può comportare check-in con i manager, formazione su misura per le esigenze in evoluzione del dipendente e opportunità di interazioni sociali con il team.

Crea un programma completo che comprenda il primo giorno, la prima settimana, il primo mese e il primo trimestre. Ciò consente di inserire gradualmente il nuovo assunto nell'organizzazione. Durante i primi giorni, concentrati sulla fornitura delle informazioni procedurali e delle presentazioni necessarie. Man mano che le settimane avanzano, passa a una formazione più approfondita, a un tutoraggio personalizzato e alla partecipazione a progetti di gruppo. Questo approccio graduale garantisce che i nuovi assunti abbiano il tempo e il supporto di cui hanno bisogno. Dovrebbero essere in grado di cogliere i requisiti del loro ruolo e costruire connessioni significative con il team.

L’estensione del processo di onboarding dimostra anche un impegno per lo sviluppo dei dipendenti. Offrendo formazione continua, le organizzazioni segnalano che danno valore all’apprendimento continuo. Sono investiti nel successo a lungo termine dei membri del loro team. Questo approccio spesso migliora la soddisfazione dei dipendenti e crea un più profondo senso di lealtà verso l’azienda.

5. Monitorare e valutare il processo

L’efficacia di un processo di onboarding dipende dalla sua capacità di adattamento ed evoluzione. Deve cambiare con le esigenze dell’organizzazione e dei suoi dipendenti. Dovresti monitorare e valutare continuamente l'esperienza e stabilire obiettivi misurabili e realistici per i progressi del nuovo assunto. Check-in regolari, condotti sia con il nuovo assunto che con il mentore assegnato, forniscono preziose informazioni sullo sviluppo dell'individuo.

I sondaggi sono strumenti potenti per raccogliere dati sul processo. Questi sondaggi possono misurare vari aspetti, tra cui la soddisfazione del nuovo dipendente, i livelli di coinvolgimento e l'efficacia percepita della formazione fornita. L'analisi di questo feedback aiuta a identificare eventuali lacune o problemi nel processo di onboarding che richiedono attenzione. Le organizzazioni possono quindi apportare modifiche informate per migliorare l'esperienza complessiva e affrontare aree problematiche specifiche.

Celebrare traguardi e risultati durante il processo rafforza una cultura positiva sul posto di lavoro. Riconoscere e premiare i risultati del nuovo assunto, grandi o piccoli che siano, contribuisce a creare un senso di realizzazione. Creando un ambiente che apprezza gli sforzi individuali, le organizzazioni gettano le basi per la lealtà e l'impegno a lungo termine dei dipendenti.

Progettare il tuo processo

Un processo di onboarding ben eseguito non è solo una serie di procedure. È un investimento strategico nel successo e nella soddisfazione sia del nuovo dipendente che dell'organizzazione nel suo insieme. Le organizzazioni possono creare un ambiente in cui i nuovi assunti prosperano e contribuiscono al successo complessivo del team. Un’esperienza positiva pone le basi per rapporti professionali duraturi e getta le basi per un lavoro felice.