5 suggerimenti per mantenere il tuo team produttivo mentre tornano in ufficio

Con quasi la metà degli americani ora completamente vaccinata, le aziende stanno spingendo per un ritorno all'attività come al solito. Gli uffici stanno riaprendo lentamente e le autostrade in tutto il paese stanno nuovamente intasando di pendolari. Mentre alcune aziende scelgono di rimanere a distanza indefinitamente, molte richiamano i lavoratori.

Se il tuo team tornerà presto in ufficio, devi fare un piano. Alcuni membri del tuo team non saranno entusiasti di rinunciare alla flessibilità della vita di WFH. E anche i lavoratori entusiasti di tornare in ufficio potrebbero avere difficoltà a fare quella transizione. Ecco cinque passaggi che puoi intraprendere per un ritorno più fluido e produttivo:

1.Imposta un ordine del giorno per tutte le riunioni.

Quando i dipendenti tornano in ufficio, dovresti aspettarti un po' di eccitazione e disordine in più. Tutta la tua squadra non è stata nella stessa stanza per un po' e saranno ansiosi di socializzare. Questo è destinato a portare a molte chiacchiere e incontri generalmente meno focalizzati. La creazione di un'agenda per le riunioni è la chiave per mantenere il tuo team in attività.

Come minimo, l'agenda della riunione dovrebbe includere un elenco di punti di discussione e argomenti di azione. Puoi anche notare chi è responsabile della guida di ciascuna area di discussione. Per le riunioni più grandi, annotare quanto tempo è assegnato per ciascuna parte della discussione manterrà le cose in movimento. Invia l'agenda della riunione in anticipo in modo che i partecipanti possano prepararsi.

2.Offrire flessibilità ai dipendenti per orari d'ufficio sincroni.

Il lavoro a distanza non funziona per tutti, ma i dipendenti apprezzano comunque la libertà e la flessibilità di impostare i propri orari. La ricerca mostra che i dipendenti sono più felici quando hanno flessibilità sul lavoro e la felicità rende le persone il 12% più produttive.

Durante il lockdown, molti si sono abituati a portare a termine il proprio lavoro quando erano al meglio. Potevano iniziare a lavorare presto quando si sentivano freschi o riprendere un allenamento quando la loro concentrazione iniziava a diminuire. Questa libertà ha anche consentito un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, che aiuta a prevenire il burnout tra i lavoratori.

Naturalmente, può essere difficile portare a termine qualsiasi cosa in un ambiente di lavoro completamente asincrono. Questo è il motivo per cui alcuni datori di lavoro impostano finestre specifiche quando i dipendenti dovrebbero essere in ufficio. Durante il resto della giornata lavorativa, i dipendenti sono liberi di andare e venire a loro piacimento. Man mano che il tuo team si allontana dal lavoro a distanza, potresti considerare di offrire un programma più flessibile.

3.Premere il pulsante di ripristino su e-mail e messaggistica istantanea.

Anche prima del blocco, i lavoratori trascorrevano gran parte della giornata lavorativa incollati alle loro caselle di posta. Quando i team sono passati in remoto, gestire il flusso costante di e-mail e messaggi è diventato ancora più oneroso. Il 30% dei lavoratori cita le e-mail e i messaggi Slack dei colleghi come la loro principale distrazione. (Più di un quinto afferma che il volume di e-mail che ricevono fa venire voglia di lasciare il lavoro.)

Con i dipendenti che tornano in ufficio, prendi in considerazione l'utilizzo di questa transizione per reimpostare la cultura dell'ufficio relativa alla posta elettronica e alla messaggistica istantanea. Spesso è molto più veloce risolvere le cose faccia a faccia che per iscritto. Una conversazione quotidiana di 10 minuti può aiutare a mettere tutti sulla stessa pagina ed evitare perdite di tempo nella posta in arrivo.

Un altro modo per spostare la cultura lontano dalla posta elettronica è ritagliarsi del tempo per un lavoro approfondito. Puoi farlo stabilendo un'ora ogni giorno affinché la tua squadra "diventi oscura". In alternativa, puoi incoraggiare i dipendenti ad attivare la funzione "Non disturbare" di Slack quando hanno bisogno di concentrarsi.

4.Rifornisci la stanza della pausa con rinfreschi salutari.

Tutti sanno che può essere difficile concentrarsi quando si ha fame, ancora più difficile quando lo stomaco inizia a brontolare durante una riunione. Un vantaggio inaspettato della vita di WFH è stato il facile accesso alla cucina. I lavoratori non dovevano sostenersi con un pessimo caffè in sala relax e ciambelle stantie o lasciare l'ufficio per prendere cibo da fast food. Potevano raggiungere uno spuntino sano o fare un pasto ogni volta che avevano fame.

Mantenere i lavoratori ben nutriti e idratati probabilmente non è qualcosa a cui hai mai pensato, ma gioca un ruolo importante nella produttività. Zucchero e caffeina possono sembrare una panacea per l'incidente delle tre, ma forniscono solo una spinta di breve durata. Bere molta acqua e cercare spuntini sani ha maggiori probabilità di mantenere i dipendenti al massimo delle prestazioni.

Mentre pianifichi il tuo ritorno in ufficio, considera di rifornire la sala pausa con spuntini sani. Oppure, se il budget lo consente, prova a preparare il pranzo una o due volte alla settimana. Quando scegli gli snack, cerca fonti proteiche di qualità come noci, semi, yogurt e formaggio a pasta filata. Anche frutta, verdura e snack contenenti carboidrati complessi sono un'ottima scelta. Infine, rinuncia alle bibite gassate e alle bevande energetiche e rifornisci il frigorifero con acqua in bottiglia, tè e bevande contenenti elettroliti.

5. Incoraggiare l'esercizio e il movimento.

Sappiamo tutti che una vita sedentaria fa male alla nostra salute. Dichiarazioni come "stare seduti è il nuovo fumo" sono sufficienti per far desiderare a tutti noi di muoverci di più durante la giornata. Ma il movimento non fa solo bene alla nostra salute. Uno studio dopo l'altro ha scoperto che i lavoratori che fanno esercizio sono più produttivi. Anche solo camminare per 30 minuti durante il pranzo rende le persone più vigili.

Sfortunatamente, l'allenamento quotidiano dei membri del tuo team potrebbe essere la prima cosa da fare quando tornano in ufficio. Il tempo normalmente speso nell'esercizio potrebbe essere consumato dal pendolarismo quotidiano dei lavoratori. La pressione di essere di nuovo in ufficio può anche far sì che la loro routine di fitness venga dimenticata. Potrebbero scoprire che non è così facile sgattaiolare via per una corsa. Oppure potrebbero sentirsi in colpa per essersi ritirati un po' presto per andare in palestra.

In qualità di leader, puoi adottare misure per aiutare a frenare questo malsano arretramento. La cosa più efficace che puoi fare è dare l'esempio. Impegnati a partire alla stessa ora ogni giorno e annuncia che stai andando in palestra. Oppure ritagliati del tempo sul tuo calendario per un allenamento a metà pomeriggio quattro volte a settimana.

Se il budget lo consente, potresti considerare di convertire una sala conferenze inutilizzata in un'area di allenamento. Potresti organizzare una corsa divertente in tutto l'ufficio, avviare un gruppo di camminate o offrire yoga all'ora di pranzo. Puoi persino pagare gli abbonamenti alle palestre dei dipendenti come vantaggio aggiuntivo.

Il ritorno in ufficio potrebbe essere accolto con paura o eccitazione, ma sicuramente sconvolgerà la routine dei dipendenti. Ogni volta che i lavoratori devono affrontare un grave sconvolgimento, la loro produttività è destinata a risentirne. In qualità di leader, il tuo compito è adottare misure per rendere la transizione più agevole. Rimanendo organizzati, migliorando la comunicazione e promuovendo abitudini sane, puoi mantenere i lavoratori concentrati ed energizzati.