6 migliori strumenti di comunicazione di gruppo per le aziende nel 2023 [Guida definitiva]

In qualità di manager di una startup tecnologica in Nord America, ho apprezzato il vantaggio di trovare i migliori talenti da ogni parte del mondo. Per abbatterlo; Gestisco un team di 18 persone e più della metà si trova in fusi orari diversi. Dei 6 sviluppatori, 2 si trovano in stati diversi negli Stati Uniti, 1 in Africa, 1 in Asia e il restante 1 è costantemente in movimento, godendosi la vita da nomade digitale.

Ho un assistente amministrativo e un vivace team di 6 venditori che lavorano nella stessa città. Fondamentalmente, lavoravamo dal nostro edificio per uffici fino a quando non è scoppiata la pandemia e tutti si sono trasferiti per lavorare da casa.

Ora, considerando le dinamiche geografiche coinvolte, posso solo riuscire a sincronizzare il team attraverso una comunicazione chiara mantenendo un minimo di cultura organizzativa. È stata una lotta inviare e-mail avanti e indietro, organizzare teleconferenze solo per riscontrare problemi con prodotti diversi e persino effettuare chiamate dirette che si sono rivelate costose.

Lavorare da remoto è una delle cose migliori che accadano nel mercato del lavoro. Da un lato, i lavoratori godono della comodità di lavorare da qualsiasi parte del mondo, mentre i datori di lavoro beneficiano dell'ampio e ricco pool di forza lavoro qualificata ed esperta in tutto il mondo.

Quindi, per cercare di risparmiarmi il fastidio di gestire la mia squadra, ho scelto il miglior strumento di comunicazione. Mi sono preso il mio tempo per testare diversi prodotti e ho persino coinvolto il mio team nelle prove. Di seguito è riportata una ripartizione delle mie scoperte. Si spera che ti aiuti a identificare un prodotto che soddisfi le esigenze di comunicazione del tuo team. Gli strumenti che ho recensito sono:

• VaiBrunch
  
• Allentato
  
• Asana
  
• Fare clic su
  
• La signora Teams
  
• Lunedi
  

Ecco una recensione completa del miglior software di comunicazione di squadra nel 2023:

VaiBrunch

Gobrunch.com

In cima alla mia lista dei migliori strumenti di collaborazione in team per le aziende c'è GoBrunch. La prima cosa che ho notato della piattaforma è la sua interfaccia semplice e intuitiva. È basato sul Web, quindi non ho dovuto scaricare nulla. La registrazione è semplice e richiede solo pochi minuti.

La configurazione è ancora migliore in quanto imita stanze virtuali per diverse riunioni, il che è molto coinvolgente. Mi piace la personalizzazione e il branding delle stanze per dare loro un tocco personale. Questo mi dà il controllo dell'aspetto fin dall'inizio, che inizialmente mi ha richiesto del tempo per decorare come volevo.

Dopo aver creato la stanza, ho ricevuto il link e l'ho inviato al mio team. Tutti si sono uniti da remoto utilizzando dispositivi diversi. Non hanno dovuto creare account GoBrunch aggiuntivi. Siamo un team di 18 persone, quindi ho optato per la capacità della camera di 32 persone. Ci sono molte opzioni per un numero diverso di persone, fino a oltre 400 persone. Potremmo tutti fare videoconferenze e condividere i nostri schermi contemporaneamente.

Ora posso riutilizzare le stanze e ho accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il che funziona a mio vantaggio considerando che i membri del team si trovano in fusi orari diversi. Al momento, ho tenuto 3 riunioni di gruppo per discutere di diversi problemi e tutti sono contenti dell'esperienza.

Questa è stata l'unica piattaforma che il mio team ha detto "wow", perché è molto visiva (come un ufficio virtuale), e ognuno di loro si è divertito a saltare in ambienti diversi come l'area caffè e la terrazza sulla spiaggia.

Le migliori funzionalità includono la condivisione simultanea dello schermo (molto utile per determinate riunioni), il controllo della videocamera e del microfono di ogni partecipante, la trasmissione in stanze diverse e la personalizzazione. Inoltre, non ci sono limiti di tempo e la mia squadra può restare nelle stanze quanto vuole.

Mi piace il fatto di ricevere un feedback immediato, i membri possono collaborare su qualsiasi documento condiviso e la sessione continua anche quando vado offline.

La qualità del video e del suono è eccezionale, permettendo così di comunicare in modo chiaro. Per non parlare del fatto che occupa una larghezza di banda molto bassa. Ho in programma di creare più stanze per l'insegnamento e la formazione di stagisti e per ospitare riunioni di clienti e consigli di amministrazione.

Devo elogiare il team di supporto di GoBrunch perché sono stati veloci e reattivi a tutte le mie domande quando stavo cercando di orientarmi. L'unico aspetto negativo della piattaforma è la mancanza di un sistema di notifica migliore, ma hanno detto che ci stanno già lavorando.

Professionisti

• Facile da navigare.
• Nessun limite di tempo per le riunioni.
• Accesso 24 ore su 24 alle camere.
• Super coinvolgente, ti sembra di essere all'interno di un ufficio fisico.
• Ottima qualità video e audio.
• Condivisione di più schermi da parte dei membri contemporaneamente.
• Alto livello di personalizzazione.
• Un notevole team di supporto.

Contro

• C'è spazio per migliorare il sistema di messaggistica.
• Nessuna integrazione disponibile.

Prezzi

• Piano gratuito: costa $ 0,00
• Gourmet: costa $ 9,99 al mese, fatturato annualmente.
• Prime chef: costa 29,99 al mese, fatturato annualmente.
• Enterprise: prezzi personalizzati, quindi è necessario contattare il team.

Allentato

Slack. com

Slack offre un'ampia gamma di funzionalità per la comunicazione e la collaborazione in team. Mi piace il modo in cui riunisce perfettamente team e clienti remoti. È molto utilizzato sia dalle piccole imprese che dalle grandi organizzazioni. Come e perché è speciale? Lasciate che vi dia una ripartizione delle mie scoperte.

Innanzitutto, la registrazione è semplice poiché è necessario solo un indirizzo e-mail valido. Ho iniziato utilizzando la versione del browser Web prima di scaricare l'app desktop per il mio PC e l'app mobile sul mio telefono. Ho trovato il browser troppo lento per essere utilizzato quotidianamente. Successivamente, ho inviato inviti tramite la piattaforma alle e-mail dei membri del team. Poi, quando tutti si sono uniti, sono riuscito a creare il mio spazio di lavoro, seguito da diversi canali per vari team e argomenti. Ho reso alcuni canali pubblici e altri privati.

La messaggistica diretta ha reso conveniente contattare direttamente i membri del team e adoro la possibilità di trascinare i file, ma vorrei che ci fosse una sorta di repository per vedere l'intera libreria. Ora, oltre a inviare messaggi di testo alle informazioni nei canali, posso effettuare chiamate audio e video e condividere file e cartelle di progetto, collegamenti e file audio e video. Di conseguenza, è utile monitorare i progressi, ottenere feedback e dare indicazioni ai team. Ciò che la gente ama di Slack è la funzione di condivisione file integrata. Basta rilasciare il file e Slack si occuperà di visualizzare i ricchi contenuti multimediali, inclusi video, grafica e app di terze parti.

Un'altra cosa che mi piace di Slack è la sua interfaccia utente intuitiva e reattiva. non ci vuole molto per capire le cose e utilizzare tutte le funzionalità. Per non parlare del fatto che puoi integrare fino a 1.500 app.

Professionisti

• Facile, semplice e diretto.
• Integrazione perfetta con diverse app.
• Puoi avere diversi gruppi di lavoro per diversi team.
• Puoi usarlo comodamente su diversi dispositivi.

Contro

• La versione del browser è lenta e consuma molte risorse.
• Le chiamate video e audio possono essere instabili a volte.

Prezzi

I pacchetti tariffari includono:

• Freemium: offre un massimo di 10.000 messaggi di cronologia, 2 membri in una videochiamata, 5 GB di spazio di archiviazione e 10 integrazioni.
• Piano Pro: costa $ 6,67 per utente al mese se fatturato annualmente e $ 8 per utente al mese se fatturato mensilmente. Questo pacchetto offre un massimo di 10 GB di spazio di archiviazione per utente e 15 membri in una videoconferenza.
• Business Plus: costa $ 12,5 per utente al mese con fatturazione annuale e $ 15 per utente al mese con fatturazione mensile. Il pacchetto fornisce un massimo di 20 GB di spazio di archiviazione per utente e 15 membri in una videoconferenza.

Asana

Asana. com

Asana è un servizio basato su cloud disponibile come app Web e mobile. Per iniziare, ho creato un account e ho aggiunto i membri del mio team. Successivamente, ho impostato i progetti e assegnato i membri del team di conseguenza.

Lo strumento mi consente di fissare scadenze e lasciare istruzioni e commenti specifici per i membri. D'altra parte, i membri possono porre domande e fornire aggiornamenti sui loro progressi. Nel complesso, è un sistema molto fluido.

Se hai progetti su altre piattaforme, puoi trasferirli facilmente su Asana. Inoltre, lo strumento offre oltre 100 integrazioni gratuite con altre app di produttività, strumenti di monitoraggio del tempo e strumenti di comunicazione, incluso Google Drive.

Con la versione base posso collaborare con un massimo di 15 membri del team, creare infiniti progetti e attività e inviare messaggi illimitati senza preoccuparmi dell'archiviazione dei file o dei registri delle attività. Oltre alla collaborazione, puoi usarlo per la gestione dei progetti.

Il centro assistenza fornisce guide pratiche dettagliate e dispone persino di un forum della comunità e di un'accademia per fornire informazioni e formare gli utenti. Questo è davvero importante, perché per padroneggiarlo è necessaria una curva di apprendimento. Inoltre, c'è un chatbot per rispondere alle domande di base. I problemi complessi vengono solitamente indirizzati prontamente al loro supporto clienti.

Professionisti

• Facile da configurare.
• Viste del dashboard personalizzabili.
• Integrazioni di app e software di terze parti.
• Un team di assistenza clienti affidabile.
• Piano di base ricco di funzionalità.
• Offre una collaborazione senza soluzione di continuità tra diversi team.

Contro

• Le funzionalità possono essere travolgenti e richiedere tempo per abituarsi.
• È costoso rispetto ad altri strumenti.

Prezzi

• Il premium offre tutto sul piano base e altro ancora. Ma ti costerà $ 10,99 per utente al mese se fatturato annualmente e $ 13,49 se fatturato ogni mese.
• Il piano aziendale include tutto sul premio e altro ancora. Costa $ 24,99 per utente al mese se addebitato annualmente e $ 30,49 se paghi mensilmente.

Fare clic su

Clickup.com

Mi ci è voluto del tempo per abituarmi a usare ClickUp. Ma, una volta che l'ho fatto, è stata a dir poco una grande esperienza. All'inizio, l'estetica web e mobile della piattaforma e l'interfaccia utente mi hanno interessato. Ho approfittato dei loro tutorial per impostare le cose e conoscere le interessanti funzionalità della piattaforma. Inoltre, il servizio clienti era a portata di mano ogni volta che incontravo problemi. Proprio come Asana, ClickUp non è solo uno strumento di comunicazione, ma può essere utilizzato come strumento di gestione del progetto.

Grazie alla sua versatilità, sono stato in grado di personalizzare i layout web e mobile in base alle mie preferenze. Fortunatamente, la mia squadra l'ha adorato. Lo strumento offriva un canale di comunicazione e collaborazione senza soluzione di continuità. Le notifiche vengono inviate istantaneamente su ClickUp e tramite e-mail, quindi è difficile perdere qualsiasi informazione e puoi sincronizzare le tue attività con Google Calendar.

Gli utenti possono lasciare commenti/note sui progetti per sapere dove si sono fermati, @menzionare un altro utente con cui parlare e impostare livelli di priorità, date di scadenza e tag sui progetti. Possono anche modificare il modo in cui visualizzano la loro dashboard.

Ero entusiasta di aggiungere lavoratori esterni per collaborazioni a progetti speciali e non preoccuparmi di intrusioni perché potevo limitare il loro accesso. Inoltre, l'integrazione con altri strumenti è semplice. Quindi, è stato un sollievo avere tutti i miei strumenti preferiti a bordo. Excel, Gmail, GitHub, un'unità, zoom, lo chiami.

ClickUp è un tesoro di molte fantastiche funzionalità e continuano ad aggiungerne altre spesso. Fornisce uno spazio interessante per i membri del team per collaborare e comunicare in modo efficace.

Professionisti

• Offre molte utili funzionalità di gestione del team.
• Consente il monitoraggio delle attività e fornisce aggiornamenti sullo stato.
• Cruscotti personalizzabili.
• Notifiche tempestive e aggiornamenti via e-mail su tutte le attività.
• Facile integrazione con altre app utili.

Contro

• Può essere travolgente per i nuovi utenti.
• Le lavagne si caricano lentamente a volte.

Prezzi

• Gratuito: costa $ 0,00 per sempre.
• Illimitato: costa $ 5,00
• Affari: costa $ 12,00
• Business Plus: costa $ 19,00
• Enterprise: prezzi personalizzati, quindi devi contattare il reparto vendite.

La signora Teams

https://www.microsoft.com/it/microsoft-teams/software-di-chat-di-gruppo/

Microsoft ha centrato l'obiettivo rendendo popolare Teams all'inizio della pandemia. Devo dire che erano al momento giusto e nel posto giusto. Il vecchio e difettoso Skype non poteva competere con gli strumenti di videoconferenza emergenti, ma i robusti Teams sono diventati lo standard per le organizzazioni di medie e grandi dimensioni.

È facile configurare chiamate in conferenza audio, video o Web per 10-10.000 membri del team. Inoltre, posso unirmi o avviare chat di gruppo con tutti o alcuni membri. Le prestazioni delle funzionalità audio, video e persino di messaggistica sono encomiabili.

Per le collaborazioni, gli utenti condividono i file tramite Sharepoint, il che è abbastanza decente. La piattaforma supporta vari formati di file, facilitando così la modifica online. Ho provato la sua funzione di condivisione dello schermo per progetti di collaborazione e devo dire che è una delle migliori. Inoltre, sono riuscito a registrare alcune sessioni e inviarle ai membri che si erano persi la riunione.

La ciliegina sulla torta del team è l'integrazione con Outlook e Microsoft Office 365, che fa davvero la differenza, ma allo stesso tempo ti rende più dipendente dall'utilizzo del framework Microsoft. Parlando di riunioni mancanti, i membri possono integrare i calendari nei loro team MS e programmare le riunioni per assicurarsi di partecipare in tempo con un solo clic.

Sfortunatamente, la versione desktop consuma molte risorse e rallenta il sistema. Inoltre, non puoi eliminare i messaggi. Quindi, devi sempre controllare il tuo messaggio prima di premere invia.

Sebbene Teams abbia un superbo marketplace di app, non ho mai visto nessuno usarlo e non posso sottolinearlo come un vantaggio prezioso.

Professionisti

• Integrazione con Outlook
• Interfaccia semplice che è facile da navigare.
• Modo sicuro di condividere file e documenti.
• Supporta molti formati di file.
• Pianifica e partecipa alle riunioni in tempo.

Contro

• Occupa molte risorse, causando il rallentamento del sistema.
• Non puoi eliminare i messaggi.

Prezzi

• Pacchetto gratuito: costa $ 0 per sempre.
• Microsoft Teams Essentials: costa $ 4,00 per utente al mese per l'abbonamento annuale.
• Microsoft 365 Business Basic: costa $ 6,00 per utente al mese per l'abbonamento annuale.
• Microsoft 365 Business Standard: costa $ 12,50 per utente al mese per l'abbonamento annuale.

Monday.com

Monday.com

Per concludere il mio elenco per aiutare i team ad avere successo, esploriamo monday.com. Una piattaforma di gestione delle attività e di comunicazione interna disponibile come servizio Web e applicazione mobile. Proprio come gli altri prodotti, è facile da configurare.

La mia prima azione è stata creare board ed etichettarle a seconda del/i progetto/i da assegnare e dello stato. Lo strumento presenta un'interfaccia utente semplice, progettata in modo da consentirmi di personalizzare la dashboard a mio piacimento. Ci sono diversi modelli tra cui scegliere e devo dire che è stata un'esperienza piacevole provarli.

Ho inviato inviti a un team con cui stavamo lavorando a un progetto, ma ho continuato a comunicare avanti e indietro tramite e-mail. Ho deciso di riunirli tutti in uno spazio in cui tutti potessimo tenere traccia dell'avanzamento del progetto, fornire rapporti sullo stato e interagire liberamente. Era il mio modo di eliminare le e-mail avanti e indietro. Inoltre, l'integrazione di oltre 40 piattaforme ha contribuito a creare uno strumento di collaborazione e gestione all-in-one.

Durante il breve periodo di utilizzo della prova gratuita, ho notato un significativo miglioramento della produttività. Sarebbe stato fantastico se il periodo di prova fosse stato un po' più lungo. O, meglio ancora, se alcune delle migliori funzionalità fossero disponibili nel piano base.

Professionisti

• Offre diverse viste del progetto.
• Modelli personalizzabili.
• Supporta l'integrazione di molte app e software.
• Offre automazione in-app.
• Presenta un'interfaccia utente moderna e intuitiva.

Contro

• Funzioni limitate dell'app mobile
• Le numerose funzionalità possono essere travolgenti per alcuni utenti.
• Molte delle migliori funzionalità sono limitate agli utenti professionisti.

Prezzi

• Il pacchetto gratuito per sempre: costa $ 0 per sempre e include 3 schede, registri delle attività per una settimana e una visualizzazione kanban.
• Il pacchetto Basic: costa $ 8,00 per postazione al mese, per un totale di $ 24,00 al mese (fatturati annualmente). Include schede illimitate, visualizzatori gratuiti illimitati, 5 GB di spazio di archiviazione e supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• Il pacchetto Standard: costa $ 10,00 per postazione al mese, per un totale di $ 30,00 al mese (fatturati annualmente). Include tutto in Basic. Inoltre visualizzazioni di mappe, registri delle attività fino a 6 mesi, automazione e integrazione, calendario e sequenza temporale. Lo spazio di archiviazione viene aumentato a 50 GB.
• Il pacchetto Pro: costa $ 16,00 per posto al mese, per un totale di $ 48,00 al mese (fatturati annualmente). Include spazio di archiviazione illimitato, monitoraggio del tempo, visualizzazione del grafico, colonna della formula e tutto ciò che si trova negli altri pacchetti.

Il pacchetto Enterprise: offre prezzi personalizzati. Quindi, devi contattare il venditore.

Cosa cercare durante il test degli strumenti di comunicazione di gruppo più diffusi

Selezionare lo strumento migliore può essere impegnativo e richiedere molto tempo (lo è stato per me). Ci sono molti fattori diversi da tenere in considerazione. Ad esempio, le dinamiche del team sono diverse, le esigenze di comunicazione sono diverse e anche i progetti variano. Tuttavia, i seguenti suggerimenti mi hanno davvero aiutato a scegliere i prodotti giusti per il mio team.

1. Facilità d'uso

Prima tu e il tuo team capite come utilizzare lo strumento di comunicazione, meglio è. Devi andare avanti e continuare immediatamente con i progetti a portata di mano. Pertanto, è imperativo cercare uno strumento di comunicazione con un'interfaccia intuitiva e di facile utilizzo.

2. Privacy e sicurezza della comunicazione del tuo team

A seconda della sensibilità delle informazioni e dei dati condivisi tra te e il team, devi capire il livello di privacy e sicurezza necessari in uno strumento di comunicazione. Assicurati di leggere l'informativa sulla privacy dello strumento e controlla le funzionalità di sicurezza disponibili. Ancora meglio, parla con il loro team di assistenza clienti e chiedi chiarimenti.

Se tutto è in linea con i requisiti di privacy della tua azienda o del progetto, puoi procedere e utilizzare lo strumento.

3. La velocità è importante

Una comunicazione veloce porta a un rapido processo decisionale e accelera la produttività del gruppo. Non vuoi aspettare anni per il feedback da uno dei membri del team o viceversa perché ciò rallenterà le cose. Tuttavia, prima di dare tutta la colpa allo strumento di comunicazione, assicurati che la tua connessione Internet sia a posto.

4. Scegli l'esclusività

Uno strumento di comunicazione del team dovrebbe essere esclusivo del team per evitare distrazioni dalle chat personali. Un esempio calzante è quando si utilizza un'app di messaggistica come WhatsApp per la comunicazione di gruppo. È probabile che verrai attivato da ogni notifica, pensando che sia correlato al lavoro quando sono i tuoi amici a inviare meme casuali.

5. Dovrebbe avere una potente chat di squadra

Che ti piacciano o meno i messaggi di testo, una potente chat è inestimabile in uno strumento di comunicazione di gruppo. Ti consente di allegare e condividere file, bloccare conversazioni importanti, inoltrare messaggi e cercare informazioni specifiche.

6. Audio e video di alta qualità

Se la maggior parte delle comunicazioni del tuo team saranno chiamate in conferenza, verifica la qualità dell'audio e del video dello strumento di comunicazione durante la prova gratuita. Ancora una volta, assicurati che ci sia una connessione Internet stabile su entrambe le estremità della chiamata.

7. Basato su cloud è il migliore

Il cloud storage ti consente di sincronizzare il tuo strumento di comunicazione su vari dispositivi e accedere a tutti i tuoi messaggi e file da remoto. Ciò offre molta comodità a tutti i dipendenti. Difficilmente ti perderai alcuna informazione. Soprattutto se si considerano alcuni strumenti che hanno anche versioni per smartwatch. Quindi, riceverai sempre il messaggio anche durante una corsa mattutina o una passeggiata serale.

8. Integrazione con altri strumenti

Più integrazioni può ospitare uno strumento, meglio è. Tanto più se sono strumenti che usi quotidianamente per comunicare e gestire i team. Forniscono una piattaforma all-in-one, risparmiandoti così il fastidio di spostarti avanti e indietro tra le schede per controllare un messaggio, un file e molte altre cose.

9. Servizio Clienti

Devi testare la reattività del loro supporto clienti. Sarà rassicurante sapere che ci sarà sempre aiuto quando qualcosa va storto con lo strumento. Contatta il loro team di supporto e coinvolgili su diversi aspetti del loro prodotto. Se sei soddisfatto dell'interazione, sentiti libero di utilizzare il loro strumento di comunicazione.

10. Immersività

Non sono riuscito a trovare una parola migliore per descriverlo, ma se lavori al 100% da remoto come me, è importante trovare uno strumento che faccia sentire il tuo team come se stesse lavorando in un ufficio fisico. Invece di passare la giornata scambiando messaggi di testo e facendo brevi videochiamate, pensa a come puoi estendere la tua cultura in un ambiente che trovano abbastanza confortevole per lavorare ogni singolo giorno senza stancarsi o stressarsi.

In che modo gli strumenti di collaborazione migliorano la comunicazione del team?

Gli strumenti di collaborazione sono essenziali per consentire ai team di comunicare in modo efficace ed efficiente. Consentono agli utenti di collaborare in tempo reale, in luoghi diversi e senza doversi incontrare fisicamente. Questi strumenti forniscono una piattaforma organizzata in cui i dipendenti possono condividere tra loro documenti, idee e attività. Consentono inoltre agli utenti di tenere riunioni virtuali e sessioni di brainstorming. Connettersi costantemente con il tuo team aiuta a creare una cultura di comunicazione aperta abbattendo i silos tra i reparti e consentendo una maggiore trasparenza. Inoltre, questi strumenti consentono di risparmiare tempo eliminando la necessità di lunghe catene di e-mail o telefonate, poiché le informazioni sono rapidamente e facilmente accessibili. In definitiva, con l'ascesa del lavoro a distanza, i software di collaborazione possono aiutare a rendere l'ambiente virtuale più produttivo e allo stesso tempo liberare la creatività dei collaboratori.

Conclusione

La comunicazione sarà sempre al centro della nostra vita quotidiana, personale e professionale. Per quest'ultimo, una comunicazione efficace determina lo stile di gestione dell'organizzazione. Perché? Perché i manager fanno piani e decisioni sulla base di diverse informazioni comunicate loro.

Pertanto, i team remoti non hanno altra scelta che investire in un buon strumento di comunicazione fin dall'inizio. È l'unica cosa che ti aiuta a lavorare in sincronia, costruire un rapporto per una migliore collaborazione, tenerti aggiornato e infine portare al successo del progetto.

Dennis Peter è un appassionato di tecnologia e blogger.