7 vantaggi dell'utilizzo dei promemoria degli appuntamenti via e-mail
Pubblicato: 2021-05-28Forse c'è stato un momento nella tua vita in cui ti sei dimenticato di partecipare a uno dei tuoi appuntamenti semplicemente perché hai dimenticato di avere quell'appuntamento in primo luogo. Dopotutto, alcuni giorni sono più occupati di altri e potrebbero esserci casi in cui ti sei dimenticato di prendere appunti su alcuni appuntamenti in cui ti sei programmato. Quando sei un cliente e perdi un appuntamento, non è un grosso problema.
Tuttavia, se sei un manager o un imprenditore e il tuo cliente ha saltato uno o più dei tuoi appuntamenti, non dovresti prenderlo alla leggera. Appuntamenti mancanti significa che hai appena perso opportunità di avere clienti nuovi o abituali o di stabilire nuove partnership con altri marchi. Tieni presente che gli appuntamenti sono stati programmati in primo luogo come un modo per fissare il tempo per incontrare formalmente altri manager, colleghi o clienti. Questa volta viene utilizzata per discutere ulteriormente di alcune cose relative alla crescita della tua attività, del prodotto o della relazione con il cliente.
Conseguenza dei clienti che mancano agli appuntamenti
Quando i tuoi clienti tendono a perdere uno o più dei loro appuntamenti programmati, intenzionalmente o meno, ciò potrebbe avere un effetto negativo sulla tua attività. Ciò potrebbe significare una perdita di profitto per quel giorno e rovinare il flusso delle operazioni della tua attività. Gli appuntamenti mancati da parte dei clienti potrebbero anche significare che stanno iniziando a perdere il coinvolgimento sulla tua attività. Pertanto, è essenziale fare attenzione ai tuoi clienti, in particolare a quelli che tendono a non presentarsi più spesso agli appuntamenti programmati.
Un modo per migliorare le relazioni con i clienti e aiutare i tuoi clienti a essere in linea con i loro appuntamenti è attraverso i promemoria degli appuntamenti via e-mail. In questo modo, puoi ricordare ai tuoi clienti e assicurarti che non perdano nessuno dei loro appuntamenti e rafforzare la tua comunicazione con loro nella speranza di avere più appuntamenti con loro in futuro.
Scopri i vantaggi del promemoria degli appuntamenti via e-mail e perché devi iniziare a farlo per i tuoi clienti e la tua attività.
- Spunta la tua lista di controllo quotidiana delle cose da fare
Quando gestisci un'impresa, hai capito che hai molte responsabilità nelle tue mani. La tua lista di cose da fare ogni giorno è sempre piena e a volte può sembrare infinita. Se la tua lista di controllo include il contatto con tutti i clienti nella tua lista di appuntamenti, puoi aspettarti di essere molto indietro con il resto delle responsabilità della tua giornata.
Tuttavia, se utilizzi un promemoria di appuntamento via e-mail per ciascuno dei tuoi clienti, puoi risparmiare molto tempo. Puoi spuntare questa attività dalla tua lista di controllo e lasciare che il software online faccia il lavoro di ricordare ai tuoi clienti i loro appuntamenti imminenti.
- Minore utilizzo del telefono
Si supponga di dover contattare manualmente ciascun cliente per ricordare loro gli appuntamenti. Sebbene questo sia un modo efficace per impostare loro un promemoria e assicurarsi che vengano visualizzati, ciò potrebbe anche significare che dovrai investire una notevole quantità di tempo sul tuo telefono. E a volte, il tuo tempo al telefono con i tuoi clienti può essere imprevedibile, soprattutto se alcuni sono impegnati in lunghe conversazioni, quindi impegnando la maggior parte del tuo tempo con loro e meno tempo per le altre attività.
Inviando loro un promemoria di appuntamento via e-mail, puoi comunque ricordare ai tuoi clienti i loro appuntamenti senza occupare troppo tempo. Avrai quindi tutto il tempo per concentrarti sulle altre attività oltre all'utilizzo del telefono.
- Meno tempo sprecato significa più soldi
Quando sei costantemente al telefono, meno tempo viene dedicato ad altre attività vitali che sono cruciali per la gestione della tua attività. Ciò potrebbe prima o poi influire sulle operazioni, sulle vendite e sui profitti della tua attività. Soprattutto per le aziende che sono più interessate a fornire servizi come saloni, spa o negozi di automobili, investire più tempo con il telefono significa che avrai meno tempo per concentrarti sui clienti che sono già lì con te per usufruire dei tuoi servizi.
Utilizzando i promemoria degli appuntamenti via e-mail, puoi comunque richiedere ai tuoi clienti i loro appuntamenti senza compromettere il tuo tempo con i tuoi attuali clienti. Sarà più facile per te concentrarti sui tuoi clienti e su altri doveri di guadagno.
- Riduci possibili interruzioni
Supponiamo di essere nel bel mezzo di un servizio per il tuo cliente, come ad esempio pettinarlo o aggiustare la sua auto, quando all'improvviso squillò il telefono della tua azienda. Interrompere il servizio per rispondere alla chiamata è una forma negativa di servizio clienti. Il numero di telefonate che ricevi aumenterà se tendi a ricordare ai tuoi clienti i loro appuntamenti tramite telefonate, poiché la maggior parte di loro probabilmente risponderà alla chiamata.
Se vuoi assicurarti di fornire il miglior servizio clienti ed evitare interruzioni con il tuo lavoro, è meglio avvisare i tuoi clienti tramite e-mail anziché tramite SMS o chiamate.
- Impedisci la mancata presentazione dei clienti
È comune per la maggior parte delle aziende basare il proprio personale e il proprio programma settimanale sul numero di clienti nominati per una determinata settimana. Più appuntamenti hai in programma per quella settimana, più personale è necessario. Tuttavia, quando i clienti dimenticano i loro appuntamenti, è probabile che non si presentino nel tuo ufficio come previsto. Pertanto, parte del personale assegnato per quel giorno o settimana non sarà in grado di svolgere alcun servizio, senza alcun profitto.
Ricordare ai tuoi clienti i loro appuntamenti è fondamentale affinché la tua azienda continui a guadagnare denaro. Per non parlare del fatto che il personale in eccesso può anche causare problemi finanziari poiché dovrai spendere per i salari dei tuoi dipendenti nonostante i clienti che non si sono presentati. Quindi, usa i promemoria degli appuntamenti via e-mail a tuo vantaggio ed evita opportunità perse solo perché un cliente ha dimenticato l'appuntamento.
- Cancellazioni invece di no-show
L'invio di promemoria degli appuntamenti via e-mail non solo avviserà i tuoi clienti, ma darà loro anche la possibilità di effettuare cancellazioni quando necessario. Le cancellazioni sono molto più facili da gestire rispetto alla mancata presentazione. Quando i clienti cancellano giorni prima dell'appuntamento, puoi ancora avere tempo o giorni sufficienti per cercare un altro cliente per riempire la fascia oraria libera. Nel frattempo, quando un cliente non si presenta come previsto, sarà già considerato una perdita per quel giorno lavorativo.
Oltre alle cancellazioni, i tuoi clienti avranno anche la possibilità di riprogrammare se necessario. Dopotutto, alcuni clienti hanno validi motivi per cui non riescono a raggiungere l'orario originale, quindi mentre riprogrammate il loro appuntamento, potete ancora avere tempo per fare spazio a un altro cliente per compilare il suo programma.
- I promemoria degli appuntamenti via e-mail sono facili da usare per i clienti
Se non vuoi essere disturbato dalle chiamate dei clienti durante l'orario di lavoro, lo stesso vale per i tuoi clienti. Potresti non sapere mai se i tuoi clienti sono disponibili ad accogliere chiamate di lavoro in quanto potrebbero essere al lavoro, a scuola o a una riunione. L'utilizzo dei promemoria degli appuntamenti via e-mail non solo gioverà alla tua azienda, ma anche ai tuoi clienti.
La linea di fondo
Sempre più aziende stanno ora utilizzando i promemoria degli appuntamenti via e-mail per migliorare il servizio clienti e mantenere una comunicazione sana con i propri clienti. Se vuoi rimanere aggiornato sui tuoi servizi ed essere a un livello competitivo con i tuoi concorrenti aziendali, usa questo strumento a tuo vantaggio e mantieni i tuoi clienti coinvolti e ricordati dei loro appuntamenti per assicurarti che le tue vendite continuino ad arrivare.
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