7 modi infallibili per gestire al meglio i tuoi debitori

Quando si gestiscono i flussi di cassa per le piccole e medie imprese, è importante disporre di un sistema di gestione semplice ma completo per tenere traccia dei propri debitori. In effetti, per le singole aziende, è forse una delle cose più importanti che un'azienda può fare per evitare pagamenti mancati, dati finanziari mal gestiti e innumerevoli altri problemi futuri.

Dal credito commerciale (le aziende si prestano fondi l'una all'altra) e controlli completi dei precedenti ai pagamenti dei clienti scarsamente monitorati, tenere sotto controllo i debiti aziendali esterni e interni può aiutare a ridurre gli oneri finanziari, aumentare i crediti e aiutare la tua azienda a rimborsare i tuoi creditori in modo più tempestivo.

1 Implementazione della chiarezza nel caos delle fatture

Sembra facile in linea di principio. Dopotutto, quale azienda non inizia con un piano per gestire con cura le proprie transazioni finanziarie? Ma quando sei nel bel mezzo di tutto questo e più commissioni, prestiti e fatture entrano e escono rapidamente dal tuo reparto contabilità, come ti assicurerai di evitare problemi inutili?

Ebbene, è tutta una questione di preparazione, comunicazione e autoriflessione che si può riassumere in 7 efficaci passaggi. Attenersi a questi suggerimenti per garantire che la vostra PMI sia sempre un passo avanti rispetto ai suoi pagamenti e riceva i fondi necessari in tempo.

2 Abbraccia i vantaggi delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche sono un modo semplice e sostenibile per garantire che un cliente o debitore riceva tempestivamente una fattura con maggiore tracciabilità anche per la tua attività. La fatturazione digitale è diventata popolare nel corso degli anni e, con aggiornamenti automatici e promemoria per i clienti di pagare entro i tempi concordati, non è difficile capire perché.

In generale, una fattura elettronica può essere inviata nei seguenti modi:

• Un'e-mail direttamente da una piattaforma software di account
• Una fattura inviata direttamente a un portale clienti
• Una fattura che si integra con il tuo sistema contabile

In entrambi i casi, la piattaforma di contabilità invia notifiche al cliente per conto della tua attività, che ti fornisce aggiornamenti costanti sullo stato di una fattura e maggiori dettagli sulla cronologia dei pagamenti dei clienti abituali.

3 Offrite uno sconto per il pagamento anticipato?

Per convincere le persone a utilizzare nuovamente i propri servizi e a pagare in tempo, molte aziende offriranno ora una sorta di incentivo per aiutare a ricevere pagamenti più rapidi da un cliente. In particolare, si sono rivelati estremamente efficaci gli sconti su fattura o merce in cambio di pagamento entro una certa data anticipata.

Tuttavia, questo incentivo dipende interamente da molti fattori diversi, tra cui il tipo di settore in cui operi, la necessità di un pagamento tempestivo da parte della tua azienda e la tua volontà di ridurre i prezzi per una soluzione più rapida.

4 Confermare i termini di pagamento prima di procedere

Se un nuovo cliente o cliente ha l'impressione che sia perfettamente corretto impiegare più del limite standard di 30 giorni per pagare le fatture, è probabile che lo facciano. Per evitare questo problema, accettare i termini di pagamento prima di andare avanti è un ottimo modo per ridurre problemi inutili in seguito.

La tua azienda non dovrebbe preoccuparsi di riuscire a rimanere a galla fino al pagamento di una fattura. È importante ricordare che stai fornendo beni o servizi con la comprensione del pagamento rapido per loro. Il semplice fatto di assumere un nuovo cliente o carico di lavoro e non fissare date di pagamento specifiche non porterà mai a un risultato reciprocamente soddisfacente.

5 Seguilo e ricorda loro le date concordate

Dopo aver inviato la fattura, attendi qualche giorno e contattaci per chiedere gentilmente il suo stato. Anche se hai aggiornamenti digitali, non c'è niente di sbagliato in una buona telefonata vecchio stile per confermare che l'hanno ricevuto e che sono a conoscenza della scadenza per il pagamento.

Se non ti senti a tuo agio nell'essere così schietto, puoi usare un aggiornamento come scusa per chiamare il cliente in questione. In effetti, puoi persino chiamare per far loro sapere che è nel loro portale delle fatture come educato promemoria, invece di chiedere quando verrai pagato.

Per ciascuno di questi scenari, ciò che conta di più è annotare e registrare i seguenti aspetti della tua telefonata:

• L'ora in cui hai chiamato
• La persona con cui hai parlato
• Cosa è stato detto durante la telefonata
• Quello che hanno confermato con te in merito al pagamento

Si spera che non si arrivi a una situazione in cui è necessario contattarli di nuovo e lamentarsi o chiedere continuamente aggiornamenti. Tuttavia, se questo è il caso, le informazioni di cui sopra aiuteranno a rafforzare la tua tesi affinché un cliente sostenga la conclusione dell'accordo e ti forniranno le informazioni necessarie per intensificare il tuo reclamo.

Sei nei tuoi diritti legali di insistere sul pagamento entro 60 giorni da una transazione commerciale, quindi se un periodo di rimborso più lungo non è stato concordato in precedenza, informali delle potenziali conseguenze e degli ulteriori interessi sull'importo che potrebbero subire.

Condurre approfonditi controlli del credito

Nessuno vuole sentirsi come se non potesse fidarsi della parola di un cliente, ma per una piccola e media impresa, a volte quel lusso semplicemente non è praticabile. Se capita che un debitore subisca un'insolvenza, l'emissione di una nota di credito per mesi di duro lavoro non sarà soddisfatta e le tue finanze subiranno l'ira di un problema che avrebbe potuto essere facilmente evitato con un semplice controllo dei precedenti.

La lezione qui? Un piccolo amministratore all'inizio di una potenziale relazione d'affari può farti risparmiare molti mesi di seccature lungo la strada. Stai solo proteggendo gli interessi della tua attività, quindi non aver paura di scavare attraverso alcuni controlli dei precedenti prima di prendere una decisione finale su un cliente.

6 Analizza la tua flessibilità di pagamento e la compatibilità del sistema

L'analisi della flessibilità di pagamento che offri può assumere due forme principali: flessibilità digitale e flessibilità aziendale. Entrambi aiutano a definire ciò che la tua azienda può e non può consentire quando si tratta di pagamenti da parte dei clienti.

Da un lato, è importante disporre di un sistema compatibile con altri sistemi e in grado di integrarsi perfettamente per garantire che la tua azienda riceva quei fondi in tempo. Dopotutto, non ha senso offrire uno sconto sulla fattura elettronica per un pagamento rapido solo affinché un nuovo cliente scopra che i tuoi portali di pagamento non sono in grado di soddisfarli!

D'altra parte, è anche fondamentale che tu sia chiaro e aperto su come puoi accettare i pagamenti prima di accettare un contratto. Se non puoi offrire un piano di pagamento che dia ai clienti la possibilità di effettuare pagamenti mensili inferiori, o se la tua azienda vive e muore entro una finestra di 60 giorni tra la consegna dei servizi e il pagamento, è essenziale comunicarlo all'inizio.

7 Fai la tua parte per garantire un pagamento tempestivo

Avere quella capacità di sfidare i propri processi interni è fondamentale per il metodo finale per gestire meglio i propri debitori: fare la propria parte per facilitare pagamenti più rapidi. In caso contrario, i clienti possono ricevere ed elaborare altre fatture che sono arrivate in tempo e mettere le tue in secondo piano.

Aspettare fino alla fine del mese per inviare tutte le fatture è una ricetta per il disastro. Invece, rendi una routine aumentare le fatture entro un rigoroso lasso di tempo per il completamento del lavoro. Assicurati di mantenere le fatture accurate e ricontrolla ogni dettaglio prima di inviarle.

Se puoi mostrare ai clienti che sei una macchina finanziaria veloce, meticolosa e ben oliata, dà loro la motivazione per rispondere in natura e pagare il prima possibile. Come azienda, stai facendo la prima mossa consegnando una fattura, sei tu a dare il tono a come andranno a finire le altre relazioni.