7 consigli su come ottenere sponsorizzazioni per un evento
Pubblicato: 2021-08-19Ottenere sponsor rimane una delle opzioni di finanziamento più popolari per gli eventi, soprattutto per gli organizzatori di eventi più piccoli che non possono fare affidamento sul proprio budget di eventi e marketing.
Tuttavia, trovare e assicurarsi gli sponsor può essere più facile a dirsi che a farsi. Per coloro che hanno cercato di ottenere sponsor in passato, dovresti conoscere la frustrazione di vedere rifiutata la tua proposta di sponsorizzazione o, peggio, di non ricevere alcuna risposta.
Hai bisogno di ottenere sponsor in questo momento ma non sai da dove cominciare? Sei nel posto giusto. Qui condivideremo alcuni suggerimenti e strategie efficaci che puoi utilizzare per attrarre, convincere e costruire relazioni a lungo termine con i tuoi sponsor.
- Scegli gli sponsor giusti per il target
Uno dei fattori più importanti per assicurarsi gli sponsor è assicurarsi di prendere di mira gli sponsor più ideali in primo luogo.
I migliori accordi di sponsorizzazione sono quelli in cui entrambe le parti possono ottenere lo stesso valore l'una dall'altra, quindi è importante prima capire in che modo il tuo evento fornirà valore ai potenziali sponsor e allo stesso tempo valutare attentamente in che modo il tuo evento ne trarrà vantaggio (anche monetario beneficio) da un accordo di sponsorizzazione.
In generale, dovresti rivolgerti a potenziali sponsor che:
- Ha un profilo di pubblico relativamente simile al tuo, sia in termini di dati demografici che di interessi. Non deve essere una misura perfetta al 100%, ma più i tuoi clienti target sono simili a quelli del tuo sponsor, più preziosa sarà la partnership.
- Comprendere oggettivamente il valore della sponsorizzazione. In genere, prendere di mira marchi che hanno sponsorizzato eventi in passato ti darà una percentuale di successo più alta.
- Allinea bene con i valori del tuo evento. Ad esempio, se il tuo evento è incentrato sullo sport, non avrebbe senso ottenere sponsorizzazioni da una marca di sigarette.
Un ottimo modo per identificare i tuoi sponsor target è quello di scegliere come target i marchi che i tuoi partecipanti target amano e puoi farlo attraverso un'adeguata ricerca di mercato e il monitoraggio dei social media.
- Sviluppare una proposta di sponsorizzazione efficace
Ovviamente uno dei fattori chiave nel determinare il tuo successo nell'ottenere sponsor è quanto è buona la tua proposta di evento.
Ricorda che i tuoi sponsor target probabilmente riceveranno molte proposte di eventi proprio come le tue ogni giorno. Se la tua proposta è generica e non interessante, potrebbe finire direttamente nel cestino.
Assicurati che la tua proposta si distingua e sia ben progettata. La prima impressione conta.
La tua proposta di evento dovrebbe includere:
- Chi sei. I marchi sponsorizzeranno solo gli organizzatori di eventi e le aziende che ritengono credibili e affidabili. Racconta la tua storia e, se possibile, crea una connessione emotiva. Descrivi cosa fa la tua azienda e la tua missione.
- Riconoscimenti passati. Se hai ospitato con successo eventi precedenti, mostrali nella proposta. Questo è importante per stabilire la tua credibilità come organizzatore.
- Dati demografici del pubblico. Descrivi il tuo pubblico di destinazione in modo che lo sponsor di destinazione possa valutare se possono raggiungere il pubblico giusto sponsorizzando il tuo evento.
- Finanziamento. Sii specifico e vai dritto al punto sull'importo del finanziamento di cui hai bisogno. Fornire dettagli su ciò a cui andrà il finanziamento.
- Cerca a fondo i tuoi sponsor target
Prima di contattare potenziali sponsor, ricerca cosa stanno facendo, ad esempio:
- Se hanno sponsorizzato eventi recenti
- In che modo le tendenze/eventi recenti influiscono sulla loro attività
- Sia che stiano lanciando un nuovo prodotto o servizio
- Se ci sono stati cambiamenti nella gestione/leadership
Conoscere queste informazioni può aiutarti a personalizzare le tue offerte per aumentare le possibilità di ottenere gli accordi di sponsorizzazione.
- Comunica come puoi fornire valore
Ancora una volta, le sponsorizzazioni dovrebbero essere una relazione a doppio senso in cui entrambe le parti traggono vantaggio dall'accordo. Avrai bisogno di finanziamenti per loro, ma cosa otterranno dalla sponsorizzazione del tuo evento?
Ecco alcuni esempi di valori e incentivi che puoi offrire ai tuoi sponsor:
- Posizionamenti di loghi e marchi sui materiali promozionali dell'evento
- Per mostre o fiere, la pratica standard è quella di dare agli sponsor uno stand gratuito
- Menziona gli sponsor (e i posizionamenti del logo) nei tuoi post sui social media, nelle newsletter via e-mail, nei post del blog e in altri contenuti
- Offri sconti sui biglietti e omaggi relativi all'evento a coloro che acquistano il prodotto o il servizio dello sponsor
- Rendi obbligatorio per coloro che partecipano a concorsi o omaggi relativi a eventi di mettere mi piace al post sui social media dello sponsor e/o seguire il profilo dei social media
- Usa i dati per eseguire il backup delle tue offerte
Se hai ospitato eventi simili in passato, puoi condividere i dati dell'evento per aiutare a dimostrare il potenziale ROI del tuo evento per il loro investimento di sponsorizzazione.
Puoi condividere:
- Tasso di partecipazione (percentuale di iscritti che si presentano effettivamente)
- Entrate lorde da promozioni
- Il numero di membri attivi della comunità che hai attualmente
- Dati demografici della tua presenza
- Tasso di conversione visita-acquisto
- Metriche di coinvolgimento dei social media
E altre informazioni rilevanti a seconda dei tuoi sponsor target.
- Identificare il decisore chiave
Potrebbe esserci più di un decisore per la sponsorizzazione di eventi nelle tue aziende target, ed ecco alcuni suggerimenti per assicurarti di raggiungere le persone giuste:
- Se conosci già qualcuno nell'azienda target, inizia da lì. Chiedigli chi è la persona ideale da raggiungere se non lo è.
- Se ti rivolgi alle aziende più piccole, è meglio rivolgersi alla persona responsabile del budget. Probabilmente sono loro i responsabili del controllo del fondo di sponsorizzazione dell'evento.
- Se possibile, contatta il team del marchio o il manager/direttore del marchio. Il team del marchio tende a valutare di più la sponsorizzazione degli eventi.
- Se l'azienda ha un manager di sponsorizzazione (o un titolo simile), potrebbe essere l'opzione più ideale ma allo stesso tempo probabilmente riceverà molte altre offerte al momento. Cerca altre opzioni come il tuo piano B, come discusso sopra.
- Il tempismo è fondamentale
In generale, prima ti avvicini a uno sponsor target, meglio è.
Sebbene dipenda dall'industria/settore dello sponsor, maggio, giugno e settembre tendono ad essere il momento migliore per avvicinarsi agli sponsor poiché questi sono i tipici mesi di alta stagione con le vendite più elevate. I mesi di vacanza (luglio, agosto, novembre, dicembre) sono in genere il periodo meno ideale.
In che modo una piattaforma di gestione degli eventi può aiutarti a proteggere i tuoi sponsor?
Una piattaforma affidabile per la gestione degli eventi che offre tutte le funzionalità necessarie per pianificare, gestire ed eseguire con successo un evento. Come discusso, la chiave per garantire le sponsorizzazioni è comunicare il valore del tuo evento ai potenziali sponsor e garantire che il tuo evento si svolga secondo i piani è uno dei modi migliori per mostrarne il valore.
Da Eventtia otterrai una miriade di utili funzioni di gestione degli eventi come registrazione/biglietteria, monitoraggio e gestione dei partecipanti, collaborazione centralizzata, gestione delle attività e altro ancora.
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