8 caratteristiche da ricercare in un sistema di gestione dei dipendenti

Le aziende facevano affidamento su fogli di calcolo scomodi per gestire i dati e i processi dei dipendenti. Ma non è più così. Il mercato dei talenti è diventato molto competitivo e le organizzazioni non hanno altra scelta se non quella di ottimizzare le risorse umane o i flussi di lavoro delle risorse umane. È qui che i sistemi di gestione dei dipendenti (EMS) vengono in soccorso, offrendo assistenza.

La tecnologia HR si è evoluta enormemente e le app per la gestione dei dipendenti ora possono automatizzare attività noiose e fornire informazioni preziose. Queste funzionalità semplificano i processi HR, aumentando l’efficienza.

I software di gestione dei dipendenti aumentano il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti, il che non sorprende che almeno tre milioni di aziende ora utilizzino software di gestione del personale. (1)

I vantaggi dell'utilizzo dei sistemi HR rispetto ai fogli di calcolo

I fogli di calcolo hanno servito al loro scopo per la gestione dei dati. Ma semplicemente non possono competere con le solide funzionalità di un efficace sistema di gestione dei dipendenti. Esistono diverse aree chiave in cui EMS supera i fogli di calcolo nella razionalizzazione della gestione delle risorse umane. Esploriamo questi vantaggi.

Gestione e recupero dei dati più efficienti

I fogli di calcolo diventano rapidamente ingombranti man mano che la tua forza lavoro cresce. Trovare informazioni specifiche richiede tempo. Richiede l'ordinamento e il filtraggio manuali.

Il software HRIS offre un database centralizzato, consentendo un accesso rapido e semplice alle informazioni sui dipendenti attraverso funzionalità di ricerca intuitive.

Maggiore precisione e riduzione dell'errore umano

Anche l'inserimento manuale dei dati nei fogli di calcolo è soggetto a errori di battitura e incoerenze. Tuttavia, il software di gestione dei dipendenti automatizza molte attività di immissione dei dati. Riducono al minimo gli errori e garantiscono l'accuratezza del database dei dipendenti. Ciò consente di risparmiare tempo dedicato alla correzione degli errori e anche la non conformità alle normative diventa meno preoccupante.

Funzionalità di sicurezza avanzate per i dati sensibili

Le violazioni dei dati hanno esposto oltre otto milioni di record in tutto il mondo nel quarto trimestre del 2023. Il problema è che i fogli di calcolo spesso non dispongono di solide misure di sicurezza. Lascia i dati sensibili dei dipendenti vulnerabili alle violazioni. Pertanto, un altro vantaggio di un sistema di gestione della forza lavoro è dare priorità alla sicurezza dei dati con funzionalità come controlli di accesso, crittografia e audit trail. Ti dà tranquillità. Questo perché sai che le informazioni dei tuoi dipendenti sono protette. (2)

Scalabilità più semplice e analisi in tempo reale

Ammettilo; i fogli di calcolo diventano ingombranti man mano che la tua azienda si espande. Un'app per la gestione dei dipendenti è progettata per adattarsi alla tua azienda. Può soddisfare la crescente forza lavoro e le esigenze in evoluzione.

Inoltre, il software di gestione della forza lavoro fornisce dati e analisi in tempo reale. Immagina di avere tutte le informazioni di cui hai bisogno sui membri del tuo staff a portata di mano. Non ti aiuterebbe a fare le scelte migliori per i tuoi dipendenti? Non manterrebbe tutto liscio? Con le organizzazioni che investono trilioni solo per diventare più orientate ai dati, la risposta a queste domande dovrebbe essere cristallina. (3)

Sostituire i fogli di calcolo con il miglior software di gestione dei dipendenti, infatti, offre numerosi vantaggi. Considerali mentre procedi nella ricerca della giusta soluzione di gestione delle risorse umane.

Caratteristiche principali di un sistema di gestione dei dipendenti

Salvaschermo con molti profili di persone diverse su di esso. Gruppo di persone multirazziali e multigenerazionali che utilizzano l'app per riunioni video online, brainstorming, molti dipendenti fanno videochiamate insieme

La scelta della giusta app per la gestione dei dipendenti dipende dalla comprensione delle funzionalità principali che offre. Dovrebbero essere in linea con le tue specifiche esigenze in materia di risorse umane. Ecco un elenco di alcune funzionalità essenziali classificate per comodità:

Usabilità

1. Interfaccia intuitiva

Un'interfaccia utente intuitiva aiuterà sia gli amministratori delle risorse umane che i dipendenti. Cerca un sistema con un layout pulito e una navigazione chiara. Dovrebbe anche avere requisiti minimi di formazione. Ciò garantisce un'adozione agevole e semplifica i flussi di lavoro delle risorse umane.

2. Accessibilità mobile

La possibilità di accedere al sistema da remoto consente ai dipendenti di gestire le attività in movimento. Cerca un EMS con un'app mobile che offra funzionalità di base come la presentazione di richieste di ferie, la visualizzazione delle buste paga o l'accesso alle politiche aziendali.

Capacità di integrazione

3. Integrazione perfetta delle buste paga

L'integrazione del sistema HR con il software per la gestione delle paghe elimina l'immissione manuale dei dati e garantisce un'elaborazione accurata e tempestiva delle buste paga. Ciò consente di risparmiare tempo e risorse per le risorse umane riducendo al contempo gli errori.

4. Integrazioni di app di terze parti

Utilizzi software di contabilità? Che ne dici degli strumenti di gestione delle prestazioni? Considera un EMS che consenta l'integrazione con altre applicazioni aziendali che utilizzi. Ciò promuove un ecosistema di dati unificato e semplifica lo scambio di dati tra i dipartimenti.

Analisi e reporting

5. Dati e reporting in tempo reale

Robuste funzionalità di reporting sbloccano preziose informazioni sulla tua forza lavoro. Cerca un sistema che fornisca report personalizzabili su parametri chiave come il turnover dei dipendenti, le tendenze delle ferie e i dati sulle prestazioni. I dati in tempo reale rendono possibili decisioni basate sui dati. Porta anche a strategie HR proattive a vantaggio della tua forza lavoro.

Self-service per i dipendenti

6. Portale self-service

Un portale self-service per i dipendenti consente ai membri del personale di gestire le proprie informazioni sulle risorse umane, richiedere ferie, aggiornare i dati personali e accedere ai documenti aziendali. Alleggerisce il carico di lavoro delle risorse umane promuovendo al contempo un senso di appartenenza tra i dipendenti.

Ulteriori considerazioni

7. Flessibilità dei prezzi

I sistemi HR sono disponibili in vari modelli di prezzo. Esplora le opzioni adatte alle dimensioni e al budget della tua azienda. Cerca soluzioni scalabili che possano crescere insieme alle tue esigenze aziendali.

8. Misure di sicurezza dei dati

Assicurati che il sistema dia priorità alla sicurezza dei dati con funzionalità come controlli di accesso, crittografia e backup regolari. Anche il rispetto delle normative pertinenti sulla privacy dei dati è fondamentale.

Ricorda, questo non è un elenco esaustivo. Inoltre, le funzionalità più importanti varieranno a seconda delle esigenze specifiche della tua organizzazione. Tuttavia, considera queste funzionalità principali e il modo in cui risolvono i tuoi punti critici. Ciò dovrebbe aiutarti a prendere una decisione informata nella scelta del sistema di gestione ambientale giusto per la tua azienda.

Conclusione

Gli EMS sono potenti soluzioni software che semplificano i processi HR, aumentano il coinvolgimento dei dipendenti e generano informazioni preziose per aiutarti a creare una forza lavoro più forte.

Tieni presente che trovare il miglior strumento di gestione dei dipendenti per la tua azienda è come trovare l'abito giusto: deve soddisfare le tue esigenze! Sì, le caratteristiche sono importanti. Ma non dimenticare di considerare se il sistema può crescere con te.

L'azienda dietro lo strumento ti aiuterà a configurare il sistema? Con quanta facilità può spostare i dati esistenti? Rispondi anche a queste domande.

Valuta tutti questi aspetti insieme alle tue esigenze specifiche e ai piani di crescita futuri. Ecco come scegliere un SGA che offra un ritorno sull'investimento positivo.

Riferimenti :

1. “Rapporto sul mercato dei sistemi di gestione delle risorse umane per le piccole imprese”, Fonte: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. “Numero di account utente esposti a livello mondiale dal 1° trimestre 2020 al 4° trimestre 2023 (in milioni)”, Fonte: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. "5 modi per aumentare il valore aziendale attraverso l'analisi", fonte: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9