Una guida di avvio al lavoro a distanza

L'epidemia di COVID-19 e i successivi periodi di quarantena hanno costretto le aziende che lavorano negli uffici ad adottare uno stile di lavoro a distanza. Tuttavia, le startup non hanno sentito il colpo perché per lo più avevano già optato per una cultura remota.

Il lavoro a distanza, tuttavia, è molto più ampio del solito senso in cui è rappresentato: lasciare l'ufficio per lavorare comodamente da casa .

Il lavoro a distanza implica anche lo spostamento di tutti i processi e le operazioni fisiche in processi digitali o remoti. Sfortunatamente, questo potrebbe non solo interrompere alcuni flussi di lavoro, ma anche aprire la tua azienda a perdite finanziarie, mancanza di visibilità e comunicazione e altri problemi simili. Pertanto, i proprietari di startup devono prendere in considerazione la creazione di un piano a prova di proiettile per avvicinarsi al lavoro a distanza nel suo insieme.

Ma da dove si comincia? Abbiamo creato questo articolo per aiutarti a trovare nuovi modi per avvicinarti e rendere il lavoro a distanza un successo per la tua startup. Quindi iniziamo!

In che modo la tua startup può adottare un approccio migliore al lavoro a distanza?

1. Incoraggiare manager e team a condurre incontri individuali e standup quotidiani

Assicurati che i team aggiornino regolarmente lo stato di avanzamento del lavoro, le scadenze e i blocchi stradali che potrebbero incontrare.

È necessaria una comunicazione eccessiva con il lavoro a distanza per garantire che tutti siano chiari sulle proprie responsabilità e obiettivi. È sempre meglio ricordare ai dipendenti più di una volta ciò che già sanno piuttosto che sviluppare incomprensioni che portano a perdite di tempo.

Parola di cautela, mentre cerchi di far rispettare questo, fai sapere ai manager che non devono arrivare al punto di distrarre i dipendenti per queste polemiche quotidiane. Invece, lascia che si attengano alle loro sessioni quotidiane di sincronizzazione o sincronizzazione per garantire che i dipendenti siano sulla buona strada e concentrati sul raggiungimento dei loro obiettivi.

2. Sfrutta i vantaggi della videoconferenza

Non si può negare che ogni azienda debba utilizzare strumenti di videoconferenza per spostarsi al lavoro oggi.

Come regola pratica, incoraggia i dipendenti ad accendere sempre la videocamera durante le riunioni. Avere video accesi ti assicurerà di cogliere tutti i fattori di comunicazione non verbale come i movimenti facciali, le emozioni e altri gesti. Questo ti aiuterà a capire se sono d'accordo con il tuo piano, se hanno dei dubbi o se sembrano nervosi al riguardo. Inoltre, questo avvicinerà i tuoi team l'uno all'altro, dando loro l'aspetto e la sensazione di lavorare dall'ufficio.

Consiglia strumenti per le videoconferenze:

• Google Meet
• Ingrandisci
• Per cui
• Fare clic su Riunione

3. Assicurati che tutti sappiano cosa deve essere fatto

Il lavoro a distanza è efficace solo quando tutti i membri del team sono consapevoli delle proprie responsabilità specifiche.

Per facilitare ciò, assicurati che i tuoi manager stabiliscano obiettivi chiave e traguardi con i loro team. Se un obiettivo sembra troppo grande per essere avvicinato, scomponilo in obiettivi più piccoli e più accessibili: trampolini di lancio che diventano i passaggi essenziali per il piano più ampio.

Esistono strumenti di gestione del progetto per aiutarti a impostare queste piccole pietre miliari per raggiungere i tuoi obiettivi.

Consiglia strumenti di gestione del progetto:

• Trello
• Asana

4. Documentare accuratamente qualsiasi lavoro venga svolto

Mentre inviare messaggi di testo o e-mail sarebbe un modo per tenere tutti i membri del team informati sugli ultimi sviluppi del lavoro, scrivere le cose su un documento condiviso può garantire che tutti nell'organizzazione possano essere informati sui progressi. Inoltre, questo crea una cultura di inclusione all'interno della tua azienda.

Strumenti consigliati per la documentazione:

• documenti Google
• Nozione

5. Proteggi i tuoi dati finanziari automatizzando la gestione delle spese

“Attenzione alle piccole spese; una piccola perdita può affondare una grande nave” – Benjamin Franklin.

Non sorprende che un efficiente team Finance sia presente al centro di ogni startup di successo. Tuttavia, il lavoro a distanza ha lasciato le finanze delle startup in uno stato vulnerabile aggiungendo le distanze fisiche tra i dipendenti, il che ha portato a processi interrotti. Ciò ha fatto sì che i team finanziari lavorassero infinite ore per ottenere il quadro completo delle spese aziendali.

Il lavoro a distanza interrompe la gestione manuale delle spese e lascia la tua organizzazione vulnerabile a numerose perdite finanziarie dovute a record interrotti, frode sulle spese e altro ancora. Di conseguenza, le aziende di tutto il mondo hanno lentamente iniziato ad adottare un software di gestione delle spese per garantire solide risorse finanziarie.

Il software di rimborso spese blocca senza sforzo tutte le tue perdite finanziarie e libera tempo per le attività più urgenti. Garantisce che vengano inviate solo le spese conformi automatizzando i controlli di pre-invio; quindi, tenendo a bada le frodi. Inoltre, un software per note spese viene fornito con la tecnologia OCR che estrae automaticamente i dati dalle ricevute e compila automaticamente tutte le colonne essenziali di una nota spese. Ciò garantisce l'assenza di dipendenza dal lavoro manuale e previene errori di immissione dei dati mantenendo al sicuro le finanze della tua azienda.

6. Assumi le persone giuste

Durante l'assunzione, cerca segnali che ti consentano di sapere se il candidato si adatterà alla cultura del lavoro a distanza della tua organizzazione. Poni domande come "Hai lavorato in remoto prima?" o "Hai mai svolto un lavoro freelance?" Le persone con tali esperienze di solito hanno una disciplina migliore e sono motivate a "fare le cose" per natura.

Allo stesso tempo, dedica del tempo a capire come attrezzare i tuoi dipendenti già esistenti per i quali questo turno potrebbe essere nuovo. Fornisci loro le risorse e gli strumenti giusti per aiutarli a colmare il divario e sfruttare al meglio il lavoro da remoto, dal punto di vista lavorativo e non.

7. Fidati dei tuoi dipendenti

Spesso più facile a dirsi che a farsi, i manager hanno dubbi imminenti sul fatto che i membri del loro team stiano davvero lavorando. Quindi una regola pratica qui è che se vuoi che il lavoro a distanza abbia successo, la fiducia deve essere una strada a doppio senso. Inizia prima!

La microgestione e il controllo eccessivo non vanno bene in un ambiente remoto. Dando alle persone la libertà di cui hanno bisogno, noterai che iniziano a prendere più controllo sui loro progetti. Stabilire linee guida chiare sul tipo di prestazioni attese e sui meccanismi di segnalazione.

PS – Qualcosa che sarebbe visto come una dittatura borderline è chiedere ai tuoi team di registrare gli schermi mentre lavorano o di acquisire schermate da segnalare regolarmente. Questo distrugge il loro morale a lungo termine.

8. Avere conversazioni virtuali sul refrigeratore d'acqua

Crea canali separati in cui i tuoi dipendenti possono socializzare e prendersi le pause tanto necessarie dal lavoro. I dipendenti possono utilizzare questi spazi per condividere interessi personali e momenti divertenti per ridere semplicemente con i membri del team. Non avere troppi di questi canali, poiché potrebbero ingombrare il tuo spazio di lavoro e fungere da distrazione.

Inoltre, puoi mantenere questi canali su muto e dedicare una certa quantità di tempo ogni giorno per controllarli quando hai bisogno di una distrazione. In questo modo, non interromperanno i tuoi dipendenti mentre cercano di concentrarsi sul lavoro.

Pensieri di separazione

Gli strumenti e le strategie qui menzionati possono aiutarti a passare in modo efficiente a una modalità di lavoro remoto al 100% semplificando il processo. Con i nostri ritorni in uno spazio ufficio che guarda più lontano, è proprio il momento giusto per assicurarci che la tua startup sia pronta per il lungo periodo.