Vantaggi supportati dai dati dei sistemi telefonici VoIP

Hai sentito parlare di sistemi telefonici virtuali, ma prima di sbarazzarti del tuo tradizionale telefono dell'ufficio, vuoi vedere i dati dietro perché passare al VoIP è l'idea giusta.

VoIP (Voice Over Internet Protocol) può essere il più noto per ridurre drasticamente i costi di comunicazione aziendale, ma può anche aumentare la produttività dei dipendenti, fornire maggiore flessibilità ai team remoti, offrire una qualità delle chiamate superiore e molto altro.

Di seguito, ti mostreremo i numeri che rappresentano un argomento convincente per i vantaggi del VoIP e ti spiegheremo le funzionalità che riducono i problemi di comunicazione e migliorano l'esperienza complessiva del cliente.

Costi operativi ridotti

Il passaggio alla telefonia VoIP da un tradizionale telefono aziendale fisso consente alle aziende di risparmiare in media il 49-69% sui costi mensili di comunicazione. (Fonte)

Dato che la tabella sopra mostra come il VoIP riduca i costi di comunicazione, manutenzione e hardware, non è difficile credere a un recente studio di Microsoft che ha dimostrato che l'82% delle aziende ha riscontrato un notevole risparmio sui costi passando alle opzioni a basso costo del VoIP .

Comunicare su Internet, al contrario del tradizionale sistema telefonico PSTN, può anche farti risparmiare:

• Fino al 40% dei costi mensili delle telefonate locali e costi ridotti delle chiamate interurbane
• Fino al 90% dei costi mensili delle chiamate internazionali
• Fino al 90% dei costi di comunicazione di avvio per le nuove attività
• Fino al 30% dei costi delle teleconferenze (quando si utilizzano sia le funzionalità voce che video)

Anche se potresti voler acquistare apparecchiature VoIP di base come telefoni IP e cuffie, l'unica cosa di cui avrai veramente bisogno per utilizzare con successo un sistema telefonico virtuale è una connessione Internet a banda larga affidabile, che costa in media $ 50- $ 75 al mese.

Inoltre, anche se scegli di acquistare telefoni e apparecchiature VoIP compatibili, una piccola impresa con 30 dipendenti o meno risparmierà comunque fino a $ 1200 al mese passando al VoIP. E se utilizzi le funzionalità del softphone VoIP con la tua attrezzatura attuale? Puoi vedere risparmi fino a $ 1727 al mese.

(Fonti: Whitepaper Virtual PBX, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbor Networks)

Ampia gamma di funzionalità e piani

Le funzionalità VoIP avanzate possono far risparmiare all'utente medio 29 minuti di chiamata ogni giorno. (Fonte)

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I telefoni analogici e le linee telefoniche tradizionali dispongono di funzioni di base come segreteria telefonica, ID chiamante e opzioni di inoltro di chiamata limitate.

Ma le funzionalità VoIP sono molto più avanzate, consentendo agli utenti di portare la comunicazione aziendale a un livello superiore.

Le caratteristiche da cercare includono:

• Registrazione delle chiamate
• Sistemi di distribuzione automatica delle chiamate e IVR
• Assistente automatico
• Instradamento delle chiamate, trasferimento delle chiamate, parcheggio delle chiamate e avviso di chiamata
• Trovami/Seguimi
• Integrazioni CRM di terze parti
• Videoconferenze
• Accodamento chiamate
• Segreteria telefonica a testo
• Gruppi di suoneria
• Monitoraggio delle chiamate, sbarramento delle chiamate, sussurro delle chiamate
• Analisi e dati avanzati delle chiamate

Queste caratteristiche possono:

• Aumenta i tassi di risoluzione delle prime chiamate, che possono ridurre l'abbandono dei clienti dell'80% e aumentare l'accettazione del cross-selling del 20%
• Riduci la necessità per i chiamanti di parlare con un agente in tempo reale affidandosi invece a un IVR self-service (che costa 100 volte meno di una chiamata con un agente in tempo reale)
• Riduci i tempi di attesa dei clienti, il che riduce il tasso di abbandono delle chiamate, risparmiando fino al 40% di mancate entrate
• Ridurre il potenziale di problemi di comunicazione aziendale, che possono costare annualmente alle aziende tra $ 4000 e $ 6000/dipendente
• Aumenta i tassi di ritenzione delle chiamate fino al 98% grazie alla musica di attesa e ai messaggi

Come discuteremo più avanti in questo post, le funzionalità VoIP aumentano anche la produttività dei dipendenti e offrono un livello più elevato di flessibilità per i team remoti.

Ciò è particolarmente vero per le funzionalità di videoconferenza, che

I servizi VoIP offrono anche diversi piani per prodotto, non solo rendendo molto più facile per te godere della scalabilità con il tuo servizio telefonico in futuro, ma anche aiutandoti a evitare di pagare per funzionalità avanzate che potrebbero non essere necessarie.

Oltre alle funzionalità in bundle incluse nei piani, molti fornitori offrono funzionalità aggiuntive come la trascrizione della registrazione delle chiamate, spazio di archiviazione cloud aggiuntivo e posta vocale per e-mail. Man mano che la tua azienda cresce, puoi aggiungere ulteriori canali di comunicazione e nuove funzionalità per stare al passo con le tue esigenze in espansione.

(Fonti: Pointillist, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

Miglioramento della qualità delle chiamate

La scarsa qualità delle chiamate costa alle aziende circa $ 550/dipendente all'anno. (Fonte)

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Problemi come il rumore di fondo del telefono fisso, le chiamate perse, le notifiche di posta vocale perse e l'elettricità statica non sono solo fastidiosi, ma comportano anche un costo per le entrate della tua azienda in termini di chiamate abbandonate e diminuzione della produttività dei dipendenti.

In effetti, il dipendente medio perde circa mezz'ora ogni settimana a causa di problemi con la qualità dell'audio delle chiamate.

Inoltre, una scarsa qualità audio è un incubo quando si tratta di una conferenza audio o di una videochiamata di gruppo di successo. Oltre l'80% dei team afferma che l'audio di alta qualità è uno dei fattori più importanti per stabilire se una conferenza di gruppo sia un successo o meno.

I fornitori di servizi VoIP sono in grado di offrire chiamate HD di alta qualità utilizzando funzionalità come la soppressione del rumore di fondo, codec audio a banda larga e aggiornamenti automatici della qualità delle chiamate ottimizzando l'utilizzo della larghezza di banda.

Per ulteriori informazioni su come gestire problemi comuni di qualità delle chiamate come latenza e perdita di pacchetti di dati, consulta il nostro post sui problemi e le soluzioni VoIP.

(Fonti: EPOS, UCToday)

Aumento della produttività del team

La telefonia VoIP può aumentare la produttività del team fino al 20%. (Fonte)

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La tecnologia VoIP non solo aumenta la produttività del team risparmiando tempo precedentemente perso a causa della scarsa qualità audio e delle funzionalità avanzate.

Funzionalità come i dialer automatici rendono la penetrazione degli elenchi di chiamate molto più efficace, in quanto compongono i numeri per gli agenti, ignorano i numeri occupati o disconnessi e cancellano automaticamente gli elenchi delle chiamate. Inoltre, trasferiscono gli agenti a una chiamata solo quando il chiamante è al telefono e pronto a parlare.

Gli agenti che compongono manualmente i numeri hanno solo circa 10-15 minuti di conversazione all'ora, mentre il risparmio di tempo offerto dal VoIP può aumentare il tempo di conversazione del 200-300%.

Inoltre, le funzionalità IVR (Interactive Voice Response) consentono un elevato livello di self-service del cliente senza la necessità di parlare con un agente in tempo reale. Questo non solo consente ai tuoi agenti di occuparsi di questioni più urgenti, ma significa anche che la tua azienda è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Inoltre, nessun dipendente vuole ripetere le stesse risposte alle stesse domande giorno dopo giorno. Lasciando che i sistemi IVR gestiscano le parti più banali del lavoro, i membri del tuo team saranno in grado di concentrarsi sulle cose che amano e i dipendenti più felici sono almeno il 13% più produttivi di quelli infelici.

Infine, come vedremo di seguito, il VoIP aumenta la capacità dei membri del team di lavorare in remoto, il che è essenziale per la produttività. Oltre il 75% dei lavoratori remoti segnala un livello di produttività più elevato rispetto a un ufficio tradizionale, mentre quasi 1/4 dei lavoratori remoti afferma di lavorare più a lungo grazie alla maggiore flessibilità e alla mancanza di pendolarismo.

(Fonti: Call Center Helper, Harbor Networks, Personnel Today, CoSo Cloud)

Amico del lavoro a distanza

Quasi il 60% dei dipendenti afferma che il VoIP ha aumentato la loro capacità di lavorare in remoto senza sacrificare la qualità. (Fonte)

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È sicuro dire che il lavoro a distanza è la nuova normalità.

Un recente rapporto Nextiva mostra che, anche prima del COVID-19, 1 azienda su 3 aveva almeno alcuni dipendenti che lavoravano da remoto, mentre un sondaggio Gartner mostra che il 74% delle aziende avrà una qualche forma di lavoro a distanza permanente entro la fine del 2021.

Le applicazioni mobili VoIP significano che i membri del tuo team sono accessibili ovunque vadano. In effetti, un recente sondaggio Gallup ha rilevato che queste app possono aumentare la produttività dei dipendenti del 20%.

Non sorprende che oltre il 75% degli imprenditori affermi che la maggiore mobilità offerta dal VoIP ai membri del team è stata una delle cose migliori del passaggio.

L'inoltro di chiamata e l'accesso remoto alla posta vocale sono due delle principali funzionalità che aiutano i lavoratori remoti. Quasi il 30% dei dipendenti afferma che la loro principale esigenza di lavoro a distanza era quella di poter inoltrare le chiamate ai propri dispositivi personali, mentre il 25% aveva bisogno di un sistema di posta vocale flessibile.

Funzionalità aggiuntive come sincronizzazione multi-dispositivo, messaggistica chat di gruppo, routing avanzato delle chiamate, notifiche di chiamate perse e messaggi vocali, softphone e integrazioni CRM rendono anche più facile per i membri del team portare il proprio lavoro ovunque con la portabilità di un sistema telefonico VoIP.

(Fonti: Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

Scopri tu stesso i vantaggi del VoIP

Ora che puoi vedere cosa ha fatto VoIP per altre aziende, è tempo che la tua azienda sperimenti gli stessi vantaggi.

Naturalmente, il vero successo del tuo sistema telefonico virtuale dipende dal provider che scegli.

Dovrai considerare le funzionalità offerte da ciascun piano se il servizio è compatibile con il software aziendale di terze parti o gli hardphone esistenti e i costi complessivi di un nuovo sistema telefonico aziendale.

La nostra tabella interattiva confronta le caratteristiche, i prezzi, i piani disponibili e le recensioni degli utenti dei principali provider VoIP aziendali come Nextiva, Vonage, RingCentral e GoToConnect.

Domande frequenti sui servizi telefonici VoIP

Di seguito, abbiamo compilato un elenco delle più comuni domande frequenti sui servizi telefonici VoIP.