10 ottimi modi per utilizzare Amazon Alexa for Business [Guida]

Gli assistenti personali virtuali stanno rapidamente diventando di gran moda all'interno di Unified Communications. Abbiamo visto Cisco presentare l'assistente Spark (ora WebEx) e, più recentemente, Vonage ha appena rilasciato Vee, un assistente personale progettato per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo servizio. Ma gli assistenti virtuali non stanno spuntando solo nelle aziende: c'è anche un grande mercato di consumo per loro. Se non hai sentito parlare dei dispositivi Alexa ed Echo di Amazon, di Google's Home o dell'Apple HomePod, allora devi vivere sotto una roccia.

Molti di noi che hanno questi dispositivi a casa probabilmente si rendono già conto di quanto possano essere utili in ufficio. A quanto pare, anche Amazon se ne è reso conto, lanciando un'intera piattaforma Alexa for Business, consentendo agli utenti di sfruttare Alexa sul posto di lavoro. Probabilmente uno degli assistenti virtuali più popolari disponibili, volevamo dare un'occhiata più da vicino a cosa sia esattamente Alexa for Business e come puoi utilizzare al meglio un dispositivo Amazon Echo per aumentare la tua produttività in ufficio e la tua soluzione di conferenza web.

Alexa per le aziende

Lanciato originariamente nel novembre del 2017, Alexa for Business introduce un nuovo modo per sfruttare la potenza dei dispositivi Echo di Amazon. Che tu abbia un semplice Echo Dot o un più complesso Echo Show abilitato ai video, puoi utilizzare Alexa anche nella tua giornata lavorativa quotidiana.

Immagina di poter semplicemente entrare nel tuo ufficio e invece di riversare e-mail o messaggi Slack, chiedi semplicemente ad Alexa una rapida carrellata o un briefing flash della giornata a venire. Alexa for Business offre una nuova serie di funzionalità all'assistente virtuale, che potrebbe fornire un notevole impulso alla tua produttività.

Ancora più importante, Alexa for Business fornisce alle organizzazioni anche gli strumenti e le risorse necessarie per configurare e gestire più dispositivi Alexa, anche su larga scala, utilizzare le competenze di Alexa sia pubbliche che private e, naturalmente, integrare gli utenti nella piattaforma.

In poche parole, "Alexa for Business porta l'Alexa che conosci e ami sul posto di lavoro per aiutare tutti i tipi di lavoratori a essere più produttivi e organizzati su dispositivi Echo personali e condivisi". Con i comandi vocali, Alexa offre ai lavoratori un enorme aumento della produttività, consentendo un nuovo livello di multitasking.

Chiedi semplicemente informazioni ad Alexa senza dover cambiare applicazione o prenditi il ​​tuo tempo per cercare ciò di cui hai bisogno. In alternativa, gli utenti possono anche chiedere ad Alexa di annotare rapidamente una nota o aggiornare un elenco di cose da fare, senza costringerli a spostare l'attenzione dall'attività.

Condivisi vs dispositivi personali

Un piccolo dettaglio interessante che penso valga la pena dare una rapida occhiata è il modo in cui Alexa può essere implementato nel tuo ufficio. Amazon spiega che gli utenti possono utilizzare i dispositivi Echo come "dispositivi condivisi o dispositivi personali". I dispositivi condivisi possono essere semplicemente collocati in aree comuni dell'ufficio, come sale conferenze o sale riunioni, consentendo a chiunque di utilizzare Alexa.

D'altra parte, i lavoratori possono anche utilizzare i loro dispositivi, consentendo loro di connettersi sia al lavoro che a casa. Ci sono alcune distinzioni piuttosto interessanti fatte tra questi due che Amazon indica.

I dispositivi condivisi possono essere utilizzati per:

• Partecipa alle riunioni nelle sale conferenze. Dì semplicemente "Alexa, avvia la riunione" e Alexa accenderà tutte le apparecchiature per videoconferenze, parteciperà alla chiamata e aiuterà a far funzionare tutto nella tua sala riunioni virtuale.
• Fornire aiuto in ufficio. Gli utenti possono accedere a competenze personalizzate per aiutare con le indicazioni stradali in ufficio, o magari trovare una sala conferenze aperta, segnalare un problema con le apparecchiature all'interno dell'ufficio o magari anche ordinare nuovi materiali di consumo.
• Trasforma il tuo dispositivo Amazon Echo in uno strumento di pianificazione per sale conferenze.

I dispositivi personali possono essere utilizzati per:

• Chiamate e messaggi: Alexa può aiutarti a effettuare telefonate e persino a inviare messaggi tramite semplici comandi vocali.
• Effettua automaticamente chiamate in conferenza. Alexa può partecipare a qualsiasi riunione con un numero di teleconferenza, in ufficio, a casa o in viaggio.
• Alexa può fungere da assistente intelligente e controllare rapidamente i calendari, aiutare a pianificare riunioni, gestire elenchi di cose da fare e impostare promemoria.
• Alexa può anche essere utilizzato per aiutarti a trovare rapidamente le informazioni e può integrarsi in modo specifico con app popolari come Salesforce, Concur e Splunk.

Competenze Alexa private e pubbliche

Affinché Alexa sia il più utile possibile, deve imparare una serie di abilità. Queste competenze ampliano le funzionalità di Alexa oltre ciò che è standard e consentono davvero ad Alexa di fornire un'esperienza di assistente virtuale. Secondo Amazon, le abilità sono come le app per Alexa, consentono all'assistente di fornire funzioni completamente nuove e di interagire con diverse piattaforme e altre app.

Gli utenti possono scaricare da un elenco di competenze già esistenti nello Skills Store o anche andare avanti e creare le proprie competenze. Le competenze che si possono trovare all'interno del negozio sono considerate competenze pubbliche, tutti hanno accesso ad esse. Ma con Alexa for Business, gli utenti possono andare avanti e creare le loro abilità private uniche e pubblicare queste abilità in privato solo per la tua azienda.

Queste competenze possono essere ospitate tramite Amazon Web Services per mantenere l'intero sistema integrato. La connessione di Amazon Alexa ad AWS consente trasferimenti di dati senza interruzioni. Troverai l'intero Alexa Skills Kit disponibile sulla tua console Alexa for Business.

Le competenze private sarebbero utili se la tua azienda desidera sviluppare le proprie competenze proprietarie per Alexa, come magari un'interazione diretta con lo strumento di pianificazione della sala conferenze esistente o la tua attuale soluzione di collaborazione in team.

Competenze di Alexa pubbliche da considerare

Sebbene Amazon abbia un intero sito Web dedicato allo sviluppo delle tue abilità private, il processo potrebbe richiedere un po' troppo tempo per molti. Per fortuna esiste già un enorme negozio di abilità con un elenco piuttosto impressionante di integrazioni e abilità disponibili tra cui scegliere. Volevamo mettere insieme un breve elenco di alcune delle migliori competenze pubbliche per aiutarti a iniziare con Alexa for Business nella tua sala conferenze.

1. RingByName

Anche se questa è un'abilità un po' esclusiva, è comunque un ottimo esempio di ciò di cui è capace Alexa quando si tratta di aumentare la tua produttività. Se la tua azienda utilizza il servizio di RingByName, allora questa competenza di Alexa è un must assoluto. L'integrazione del servizio VoIP con il dispositivo Echo consente agli utenti di effettuare chiamate in vivavoce con i comandi vocali di Alexa. Questa abilità consente agli utenti di chiamare qualsiasi numero di telefono o interno o persino chiamare un contatto memorizzato nella directory per nome.

2. Astrobot

Se hai bisogno di aiuto per smistare quelle migliaia di e-mail, Astrobot è qui per aiutarti. Assistente di posta elettronica intelligente, Astrobot aiuta gli utenti a gestire la propria posta elettronica Gmail o Office 365 con i comandi vocali da qualsiasi dispositivo abilitato ad Alexa. Gli utenti possono recuperare le loro e-mail più importanti grazie all'ordinamento prioritario di Astrobot, che utilizza l'intelligenza artificiale per classificare le e-mail in una Posta prioritaria. Astrobot può anche aiutare a smistare le e-mail eliminandole e archiviandole, o persino inviare risposte rapide come "in ritardo" o "fuori sede".

3. Eventi veloci

Consenti ad Alexa di organizzare il tuo calendario per te con l'abilità Eventi rapidi. Questa Skill consente ad Alexa di cercare i conflitti di pianificazione nel tuo calendario e aiuta gli utenti a garantire che ci sia spazio libero quando tentano di pianificare un nuovo evento. Questa è un'abilità semplice che non fornisce troppe funzionalità, ma ciò che fornisce può essere incredibilmente utile. Dì semplicemente ad Alexa di aggiungere un nuovo evento al tuo calendario, specifica l'ora e la data: in caso di conflitto, Alexa informerà immediatamente l'utente, consentendo loro di riprogrammare.

4. Direttore della conferenza Vonage

Il Conference Manager di Vonage è ancora una volta un ottimo esempio di quanto possano essere potenti le abilità di Alexa. Con il Gestore conferenza, gli utenti possono collegarsi direttamente al proprio calendario di Google per identificare la prossima teleconferenza programmata e collegarsi automaticamente. Compatibile con Cisco WebEx, Goto Meeting, BlueJeans e, naturalmente, la soluzione per conferenze Vonage Business, è disponibile per un'ampia gamma di utenti. Risparmiati il ​​fastidio di collegarti a una conferenza e lascia che Alexa gestisca il processo per te. Alexa estrarrà tutte le informazioni necessarie sulla conferenza, comporrà il numero di collegamento, il numero della riunione, il codice del partecipante, quindi chiamerà il tuo numero per collegarti alla conferenza.

5. Telefono.com

Simile alla Skill RingByName per Alexa, questa Skill è esclusiva degli utenti di Phone.com. Questa Skill consente ad Alexa di effettuare telefonate utilizzando il tuo servizio Phone.com, direttamente dal tuo dispositivo Echo con semplici comandi vocali. Questa Skill può anche effettuare chiamate dal tuo softphone, quindi non è nemmeno necessario utilizzare un tastierino o una tastiera, ma dì semplicemente ad Alexa chi chiamare.

6. Metriche vocali

Voice Metrics consente agli utenti di chiedere ad Alexa un rapido aggiornamento sull'andamento della loro attività. Questa Skill si integra direttamente con Microsoft Excel, Fogli Google o Slack Board, o qualsiasi altra soluzione propria con un'API REST, per fornire agli utenti un aggiornamento su varie metriche e dati aziendali, che vanno da vendite, ordini, clienti, stato dell'inventario a diversi aggiornamenti di reparto. A seconda di ciò che carichi in Voice Metrics, questa Skill consente ad Alexa di fornirti vari aggiornamenti. Ad esempio, chiedi semplicemente ad Alexa di "chiedere alle metriche vocali per le vendite" e ricevere un rapido aggiornamento sulle ultime vendite.

7. Qualsiasi.fare

Se stai cercando di sostituire la funzionalità di base dell'elenco di cose da fare di Alexa, Any.do è un'ottima alternativa. Combina un elenco di cose da fare, un calendario e una funzionalità di promemoria in un'unica abilità che semplifica la loro giornata. Usa Alexa per tenere traccia delle tue attività attuali, attività imminenti, eventi del calendario e impostare promemoria durante il giorno per rimanere concentrato.

8. Modifica documenti

Ti è mai capitato di avere un pensiero veloce nella tua testa, quindi lo annoti velocemente, ma poi hai perso completamente la concentrazione sul tuo compito attuale? Saltare da un'app all'altra, o pensarci, può distrarci e farci perdere tempo prezioso. Con Modifica documenti, invece di dover passare a quel documento Google per annotare una breve nota, dì semplicemente ad Alexa di farlo per te. Dì semplicemente ad Alexa di aggiungere una breve nota o apportare una modifica a un documento Google, così non devi cambiare app e perdere la concentrazione. Questa Skill consente inoltre ad Alexa di elencare gli ultimi dieci file utilizzati o persino di creare un nuovo documento, foglio o presentazione.

9. Monitoraggio del tempo di lavoro

Hai bisogno di tenere traccia del tuo tempo dedicato a un'attività? Hai bisogno di un timer per aiutarti a rimanere concentrato? Il monitoraggio del tempo di lavoro è una grande abilità che consente ad Alexa di fare entrambe le cose: dì semplicemente ad Alexa di tenere traccia del tempo e dille di fermarsi quando hai finito. Questa semplice abilità può fare molto per consentire agli utenti di assumere il controllo della propria produttività ed è ottima per chiunque desideri acquisire una comprensione più profonda del tempo necessario per il completamento delle attività per consentire una migliore pianificazione.

10. Chatbot per Slack

Slack è probabilmente l'applicazione di messaggistica e collaborazione in team più popolare e per una buona ragione. Questa semplice app consente comunicazioni rapide, consentendo ai team di prendere decisioni rapide e collaborare in tempi record. E ora puoi comunicare su Slack senza dover mai muovere un dito. Chatbot for Slack Skill per Alexa consente agli utenti di inviare messaggi su Slack, direttamente tramite i comandi vocali di Alexa. Indica semplicemente il canale e il messaggio che desideri inviare e lascia che Alexa faccia il lavoro per te.

Alexa For Business migliora la produttività per le PMI

Gli assistenti virtuali si stanno rapidamente facendo strada nelle nostre case, quindi perché non dovrebbero farsi strada anche nei nostri uffici? I casi d'uso per gli assistenti vocali stanno dimostrando che i dispositivi IoT sono più importanti come dispositivi per ufficio intelligente rispetto ai dispositivi per la casa intelligente.

può aiutarci a rimanere concentrati su ciò che è importante, consentendo al contempo livelli completamente nuovi di produttività e multitasking. Grazie all'iniziativa Alexa for Business di Amazon e alla capacità di creare le nostre competenze, possiamo trasformare Alexa nel nostro assistente aziendale.

Invece di perdere tempo a passare a un'altra app o ad alzare il telefono, lascia che Alexa faccia il lavoro per te. Con queste abilità semplici ma potenti, possiamo portare Alexa in ufficio e trasformare questi piccoli dispositivi nei nostri assistenti personali. Consulta la nostra guida per trovare soluzioni di collaborazione in team per assicurarti di scegliere le competenze giuste per il tuo team.