Una guida definitiva su come pianificare e organizzare un evento di successo

Gli eventi sono uno dei modi più comuni per celebrare, commemorare e costruire comunità. Possono servire come un modo per riunire le persone per festeggiare o semplicemente promuovere la consapevolezza di qualcosa di importante. La chiave per pianificare un evento è innanzitutto capire che tipo di evento stai organizzando: se è strettamente per divertimento (o raccolta fondi), mantieni le cose semplici. Ma se il tuo obiettivo è anche lo sviluppo educativo o professionale e vuoi che i partecipanti traggano qualcosa dall'esperienza, considera di includere una sorta di agenda formale con obiettivi di apprendimento insieme a qualsiasi altra cosa accada al tuo evento.

Impostazione dell'ordine del giorno

Cos'è un ordine del giorno?

Un ordine del giorno è un elenco di argomenti da discutere durante una riunione o un evento. Aiuta le persone a prepararsi per l'incontro, in modo che sappiano di cosa parleranno e quando accadrà.

Perché è importante fissare un ordine del giorno?

Gli ordini del giorno aiutano a garantire che tutti coloro che hanno bisogno di parlare durante una riunione abbiano la loro possibilità, oltre a garantire che nessun argomento importante venga trascurato durante la discussione. Se ci sono più relatori programmati per una fascia oraria (ad esempio: due relatori alle 15:00), avere un ordine del giorno assicura anche che ogni relatore abbia tutto il tempo per la sua presentazione prima di passare all'argomento successivo della tua lista!

Pianificazione e organizzazione della sede

La scelta di un luogo è una parte importante della pianificazione dell'evento. Vuoi assicurarti che il tuo spazio per eventi si adatti al tipo di evento che stai pianificando, così come il numero di persone che parteciperanno e qualsiasi altro requisito.

• Scegli un luogo in linea con il tuo evento: se stai organizzando un piccolo cocktail party a casa, la scelta di una grande sala da ballo potrebbe non essere necessaria o pratica. D'altra parte, se stai organizzando una cerimonia di matrimonio all'aperto con 500 invitati provenienti da tutto il mondo (e desideri che tutti si adattino comodamente), potrebbe essere necessario affittare un intero stadio sportivo!
• Scegli un luogo accessibile a tutti i soggetti coinvolti: se è difficile per le persone che percorrono lunghe distanze o per coloro che non dispongono di auto (come gli utenti dei trasporti pubblici), prendi in considerazione di prendere accordi in anticipo in modo che possano arrivarci facilmente senza preoccuparsi del tempo di guida /problemi di distanza oltre a tutto ciò che accade durante eventi come matrimoni eccetera.
• Scegli opzioni convenienti ove possibile poiché la maggior parte dei budget sono comunque limitati in questi giorni a causa delle condizioni economiche in tutto il mondo.

Coinvolgere le persone e i partner giusti

Il primo passo per pianificare un evento di successo è coinvolgere le persone e i partner giusti. È importante scegliere persone che siano appassionate della tua causa e che possano portare le proprie competenze uniche per aiutarti a realizzarla.

Potresti iniziare chiedendoti: chi conosco che potrebbe essere interessato ad aiutarmi con il mio progetto? Quindi considera come ogni persona potrebbe essere utile durante la sua esecuzione: che tipo di abilità ha? Hanno connessioni all'interno del nostro settore che potrebbero avvantaggiarci?

Dopo aver identificato i potenziali membri del team, contattaci! Assicurati non solo di spiegare perché questo progetto è così importante per loro (e perché sarà divertente), ma offri loro anche opzioni su come possono contribuire con il loro tempo e le loro energie, sia attraverso il volontariato a un evento o donando denaro per la sua creazione costi

Creazione di un sito web per eventi

Puoi creare un sito web per il tuo evento utilizzando una piattaforma come Wix o Squarespace. Puoi anche assumere qualcuno che ne faccia uno per te, se preferisci non farlo da solo. Una volta che il tuo sito web è attivo e funzionante, assicurati di includere quanto segue:

• Una descrizione di ciò che si svolgerà durante l'evento (ad es. "Unisciti a noi per la nostra conferenza annuale in cui discuteremo di come le migliori pratiche in materia di risorse umane sono cambiate nel tempo").
• Una panoramica di chi dovrebbe partecipare (ad esempio, "Questa conferenza è aperta solo ai dipendenti all'interno della nostra azienda.")
• La/le data/e e l'ora/e di apertura e chiusura della registrazione (ad esempio, "La registrazione si aprirà il 1° gennaio alle 9:00 EST e si chiuderà il 1° marzo alle 17:00 EST."). Assicurati che tutti gli iscritti abbiano un'opportunità prima di allora!

Promuovi il tuo evento

Oltre ai social media, anche l'email marketing e la pubblicità stampata sono metodi efficaci per promuovere il tuo evento. I social media offrono il vantaggio di raggiungere un vasto pubblico in un istante, ma è importante ricordare che molte persone preferiscono non essere bombardate da pubblicità sui propri newsfeed o timeline. L'email marketing ti offre un maggiore controllo su chi vede il tuo messaggio e consente anche una maggiore personalizzazione durante la progettazione del modello di email stesso (ad esempio, aggiungendo collegamenti direttamente da un foglio di calcolo). La pubblicità stampata potrebbe includere volantini o manifesti presso le attività commerciali locali dove le persone potrebbero vederli mentre fanno shopping o mangiano nei ristoranti vicino alla sede in cui si terrà l'evento. Vale la pena prendere in considerazione anche gli annunci radiofonici e televisivi poiché di solito sono più economici di altre forme di pubblicità a causa dei costi di produzione inferiori.

Usa il software per la gestione degli eventi

L'utilizzo di software di gestione degli eventi come alternative e concorrenti Cvent è un modo eccellente per rimanere organizzati e in linea con la pianificazione. Il software ti consentirà di tenere traccia di tutti i dettagli che devono essere considerati per un evento, come il budget, la programmazione e persino l'emissione dei biglietti.

Puoi anche usarlo come hub centrale per condividere informazioni con altri coinvolti nel processo di pianificazione. Ciò consente a tutti coloro che sono coinvolti nel progetto (inclusi sponsor, venditori e volontari) di accedere da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento in modo che possano contribuire con le loro idee o feedback su ciò che pensano dovrebbe accadere dopo.

Chiave da asporto

Puoi organizzare un evento di successo creando un piano, trovando le persone e i partner giusti, creando un sito Web e commercializzando il tuo evento.

Prima di tutto devi decidere chi sarà coinvolto nella pianificazione dell'evento. Assicurati che ognuno abbia i propri ruoli e responsabilità specifici per ogni fase del tuo progetto. Oltre a questo, è consigliabile includere qualcuno che abbia esperienza nell'organizzazione di eventi in quanto sarà in grado di guidarti attraverso eventuali problemi che sorgono durante il processo di pianificazione o organizzazione di un evento.

Quando cerchi le sedi, considera se c'è abbastanza spazio disponibile per tutti i partecipanti contemporaneamente; considerare anche se ci sono o meno restrizioni sul tipo di cibo/bevande che possono essere serviti in questo locale (ad esempio, non è consentito l'uso di alcolici). Se possibile, prova a prenotare spazi più vicini piuttosto che più lontani in modo che le persone non abbiano grandi distanze tra loro quando si spostano da un luogo all'altro durante le pause tra le sessioni eccetera... questo consente anche di risparmiare tempo che altrimenti potrebbe essere speso ad aspettare mentre aspettano gli altri prima di tornare di nuovo dopo la pausa pranzo forse?

Conclusione

In conclusione, è importante ricordare che non esiste un approccio unico per la pianificazione di un evento. Dipende dal tipo di evento che stai ospitando e quali sono i tuoi obiettivi. Speriamo che questa guida ti abbia aiutato a capire i dettagli della pianificazione degli eventi in modo che tu possa creare un'esperienza indimenticabile per i tuoi ospiti!