Vantaggi dell'implementazione dell'automazione del flusso di lavoro

Pubblicato: 2021-07-09

Praticamente ogni azienda si sforza sempre di essere più efficiente di prima per ridurre le spese operative e massimizzare la redditività. Nel mondo degli affari saturo e molto competitivo di oggi, le aziende devono utilizzare le risorse disponibili per raggiungere i propri obiettivi in modo efficiente.

Altrimenti, non possono stare al passo con la concorrenza.

Una delle opzioni più praticabili per migliorare l'efficienza aziendale è l'automazione del flusso di lavoro .

L'automazione del flusso di lavoro mediante l'utilizzo delle giuste tecnologie è emersa come un modo per le aziende di eliminare il coinvolgimento umano e la supervisione dall'esecuzione di attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo. Di conseguenza, le aziende possono ridurre le spese operative per l'esecuzione di queste attività eliminando anche gli errori umani.

Con i vari progressi tecnologici negli ultimi anni, ci sono così tanti processi ed elementi aziendali per implementare l'automazione del flusso di lavoro.

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?

L'automazione del flusso di lavoro si riferisce al modo in cui utilizziamo strumenti e tecnologie per automatizzare i flussi di lavoro o i processi aziendali per:

Riduci o elimina i costi di manodopera associati all'assunzione di dipendenti interni
Liberare tempo prezioso dei dipendenti dall'esecuzione di attività amministrative ripetitive
Miglioramento della produttività organizzativa
Riduzione delle spese operative

Non tutti i flussi di lavoro possono e devono essere automatizzati, alcuni sono impossibili da automatizzare a causa della mancanza di tecnologie e alcuni potrebbero essere troppo costosi da automatizzare.

In generale, dovremmo automatizzare i flussi di lavoro che sono:

Ripetitivo e/o lungo per l'esecuzione
Non richiedono un processo decisionale avanzato per il completamento
È soggetto a errori e l'accuratezza e la coerenza sono essenziali per questo flusso di lavoro

Principi nell'esecuzione dell'automazione del flusso di lavoro

Sebbene l'effettiva implementazione dell'automazione del flusso di lavoro possa variare a seconda del processo stesso, ecco alcuni principi essenziali da seguire:

Assicurati di aver compreso correttamente il flusso di lavoro

Prima di implementare l'automazione, è necessario comprendere a fondo il flusso di lavoro e il sistema esistente che lo circonda.

È importante capire che vale la pena automatizzare un flusso di lavoro solo quando è già efficiente . L'automazione del flusso di lavoro inefficiente amplificherà anche le sue inefficienze, che potrebbero essere controproducenti a lungo termine.

È fondamentale prima mappare il flusso di lavoro con il software di mappatura del flusso di lavoro in modo da poter avere una visione a volo d'uccello dell'intero processo. Con una visualizzazione adeguata tramite la mappatura del flusso di lavoro, puoi identificare rapidamente colli di bottiglia e ridondanze per ottimizzare il flusso di lavoro il più possibile.

Verifica la coerenza

Il flusso di lavoro automatizzato sarebbe coerente con i processi aziendali circostanti.

Ricorda che tutti i flussi di lavoro della tua azienda sono unici l'uno dall'altro, quindi quando automatizza un flusso di lavoro, devi assicurarti che non interrompa gli altri processi e i relativi input e output.

Concentrati sui passi più piccoli, un passo alla volta

È importante capire che non è necessario automatizzare tutti i passaggi del flusso di lavoro in una volta. In questo modo il processo di automazione potrebbe risultare troppo costoso. È possibile automatizzare parzialmente i flussi di lavoro e, se necessario, dividere il progetto di automazione in più fasi.

Flusso di lavoro automatizzato = flusso di lavoro più semplice

Concentrati sulla semplicità: l'automazione del flusso di lavoro mira a renderlo più semplice, non più complesso di prima. Valuta il flusso di lavoro dopo che è stato automatizzato. Se richiede più supervisione umana che intervento, allora qualcosa non va.

Assicurati che sia scalabile e agile

I tuoi flussi di lavoro e i processi aziendali si evolveranno, quindi assicurati che la tecnologia di automazione sia sufficientemente versatile da adattarsi e seguire l'evoluzione della tua attività.

Onboarding

Un flusso di lavoro automatizzato raggiungerà il suo valore massimo solo quando il tuo team avrà capito come utilizzarlo correttamente. Quanto meglio il tuo team comprende un processo aziendale, tanto meglio funzionerà l'automazione e si integrerà con altri processi. Ancora una volta, la mappatura del flusso di lavoro è essenziale in modo che tutti i membri del tuo team possano comprendere adeguatamente di cosa tratta il flusso di lavoro.

Vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro

La tua azienda ha bisogno dell'automazione del flusso di lavoro? Qui, discuteremo alcuni vantaggi chiave che l'automazione del flusso di lavoro può portare alla tua azienda:

Efficienza dei costi migliorata

Probabilmente il vantaggio più importante dell'implementazione dell'automazione del flusso di lavoro è la riduzione dei costi. L'automazione del flusso di lavoro può aiutare in modo significativo a ridurre le spese operative (soprattutto i costi di manodopera) e migliorare la redditività.

Ad esempio, è probabilmente molto più economico eseguire un software automatizzato 24 ore su 24, 7 giorni su 7, piuttosto che assumere tre dipendenti per svolgere tre diversi turni. Inoltre, non è un segreto che i dipendenti umani siano tenuti a commettere errori, che a lungo termine possono costare molto. Eliminare questi errori può finire per far risparmiare molti soldi alla tua azienda.

Produttività migliorata

L'automazione può liberare i dipendenti chiave da attività amministrative ridondanti come fatturazione e fatturazione. Se riusciamo ad automatizzare queste attività, possiamo consentire a questi dipendenti di concentrarsi sulle proprie competenze e contribuire maggiormente al raggiungimento dei tuoi obiettivi organizzativi.

Maggiore controllo sui flussi di lavoro

L'automazione è un ottimo modo per stabilire il controllo su tutti i processi aziendali. Come mai? Qualsiasi flusso di lavoro automatizzato è essenzialmente sempre sotto il tuo controllo e sempre documentato. Otterrai record chiari che possono dirti cosa è stato eseguito.

Migliora il morale e la produttività dei dipendenti

Un problema comune nell'implementazione dell'automazione è che dipendenti e manager temono che l'automazione possa assumere i ruoli dei dipendenti. Tuttavia, sebbene l'automazione possa effettivamente ridurre i turni dei dipendenti e persino eliminare alcuni ruoli, può aiutare a migliorare il morale dei dipendenti esistenti fornendo loro maggiori opportunità di utilizzare le loro competenze chiave e sviluppare uno scopo.

Parole finali

L'automazione del flusso di lavoro può contribuire in modo significativo al successo di un'organizzazione a molti livelli diversi. Inoltre, mentre in passato l'automazione dei processi aziendali era molto costosa quando le aziende dovevano investire nella costosa installazione di soluzioni di automazione in loco, oggigiorno le varie soluzioni cloud sono convenienti e accessibili.

Tuttavia, la chiave è assicurarsi che il flusso di lavoro sia già efficiente prima di automatizzarlo. Avere una soluzione avanzata di gestione del flusso di lavoro può aiutare a garantire l'efficienza e la trasparenza di tutti i flussi di lavoro.

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