I 10 migliori sistemi telefonici con assistente automatico nel 2020

Una delle statistiche più importanti sul servizio clienti di Bain and Company afferma che le aziende che forniscono un'esperienza di servizio clienti eccellente vedranno i loro ricavi crescere del 4 - 8%. Business VoIP offre opportunità uniche per instradare le chiamate e crea esperienze migliori portando i chiamanti nel posto giusto. Ricorda, hai solo circa sette secondi per fare colpo, quindi fallo contare.

I migliori sistemi telefonici con operatore automatico sono un modo utile per presentare rapidamente il tuo marchio ai chiamanti semplificando al contempo le interazioni iniziali con i clienti.

Che cos'è un assistente automatico?

Gli operatori automatici sono strumenti software che un'azienda utilizza per rispondere alle telefonate in arrivo. A volte, questi sono chiamati receptionist virtuali o receptionist automatici. Questi sistemi impediscono ai clienti di riagganciare instradando il chiamante in modo più efficiente. Oltre a trasferire le chiamate, un assistente automatico fornisce informazioni ai chiamanti come gli orari e la posizione dell'attività.

Un assistente automatico multilivello si verifica quando il messaggio preregistrato offre al chiamante opzioni aggiuntive dopo aver selezionato un reparto. Questi hanno anche la possibilità di inviare i clienti all'azienda o ai messaggi vocali di un agente.

Come configurare un assistente automatico

Il processo di configurazione del miglior sistema telefonico con operatore automatico varierà in base al tuo provider: alcuni hanno opzioni di sintesi vocale pronte all'uso e altri richiedono la creazione di script e file audio. Ad esempio, imparare a configurare l'operatore automatico Dialpad utilizzando il loro tutorial è un processo completamente diverso rispetto all'interfaccia di trascinamento della selezione di Jive per progettare un percorso del cliente.

Ecco un breve tutorial su come configurare il tuo software di operatore automatico tramite un pannello di controllo:

1. Decidi il metodo di gestione delle chiamate per il tuo operatore automatico: le chiamate devono essere instradate all'operatore automatico a cui l'addetto alla reception non può rispondere? O dovrebbero essere tutte chiamate?
2. Assegnare il numero di telefono all'addetto e aggiungere eventuali numeri aggiuntivi che verranno utilizzati dall'addetto.
3. Crea saluti e opzioni di menu digitandoli per gli assistenti vocali o registrandoli per il caricamento futuro sul sistema.
4. Registra gli script di risposta dei messaggi vocali dell'assistente automatico.
5. Aggiungi gruppi di receptionist se necessario. Questi inoltrano le chiamate in arrivo a utenti specifici prima di atterrare nell'operatore automatico.
6. Decidi se ci sarà un'opzione operatore. Questo configurerà il sistema per accettare "0" o un altro numero sulla tastiera come metodo predefinito per raggiungere l'addetto alla reception o il servizio di risposta.
7. Impostare l'orario di lavoro.
8. Imposta un programma per la modalità giorno e notte.
9. Imposta i saluti e gli orari delle vacanze.
10. Configurare l'impostazione del timeout. Questo ripeterà il saluto o indirizzerà la chiamata all'addetto alla reception se il chiamante non risponde alle richieste.
11. Salva le tue impostazioni.

Nel complesso, il sistema in genere include l'impostazione di un flusso di chiamate tramite un portale o un numero di accesso esterno utilizzando uno degli endpoint che si trovano sul sistema chiamante. La maggior parte dei sistemi richiede di inserire o registrare un messaggio di saluto iniziale, nonché i saluti per l'orario di lavoro, le festività e ciascun reparto. Ti verrà anche chiesto di inserire i numeri di telefono o gli interni specifici per ciascun reparto. Alcuni sistemi incorporano la composizione dell'interno di primo livello, che consente agli utenti di comporre un interno immediatamente senza dover scorrere l'intero menu.

Ecco come appare la configurazione di Dialpad:

Ecco come appare la configurazione del trascinamento della selezione di Jive:

La differenza tra un operatore automatico e IVR

Quando si cerca di capire la differenza, è meglio considerare gli assistenti automatici come un sistema automatizzato semplificato e i sistemi di risposta vocale interattiva (IVR) come un metodo più reattivo e configurabile per l'instradamento delle chiamate. Questo non va a sminuire gli assistenti automatici: sono utili per instradare le chiamate al reparto giusto. Gli operatori automatici sono un modo più semplice per automatizzare l'instradamento delle chiamate: anche i migliori sistemi telefonici con operatore automatico non offrono opzioni self-service o di amministrazione dei sondaggi come un sistema IVR.

Un sistema di assistente automatico sonoro è una linea di base per molti provider VoIP. Funziona bene per quelle aziende che non necessitano di riconoscimento vocale e opzioni di pagamento delle bollette. Sebbene meno sofisticato, un assistente automatico ha funzionalità come la modalità giorno e notte. Quando si configura la modalità giorno e notte, la tua azienda potrebbe avere tutte le chiamate che squillano il numero quattro volte e quindi inviano la chiamata all'assistente automatico. Quando la modalità notte viene attivata oltre un determinato orario, le chiamate verranno inviate automaticamente all'assistente automatico perché non ci sono agenti disponibili.

Proprio come con IVR, i tuoi script di assistente automatico sono il tuo mezzo per comunicare con il cliente: l'ultima cosa che vuoi è avere un flusso di assistente automatico scadente che frustra un cliente mentre viene instradato.

I migliori sistemi telefonici con operatore automatico

Quale operatore automatico è il migliore per la tua organizzazione? Quasi tutti i provider VoIP offrono una qualche forma di assistente automatico in bundle con il loro servizio telefonico, ma ecco il nostro elenco di sistemi facili da configurare o che si distinguono per le piccole imprese.

RingCentral

RingCentral ha un operatore automatico multi-livello in cui le aziende con un volume elevato di chiamate in arrivo possono trovare valore. Questa funzione di operatore automatico è disponibile con tutti i piani ed è anche possibile provarla durante la prova gratuita di 15 giorni di RingCentral. I prezzi dei piani variano da $ 24,99 a $ 44,99 al mese e ci sono diverse alternative RingCentral da considerare se questi piani mancano di funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno.

Altre importanti caratteristiche di RingCentral:

• Assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Registrazione automatica delle chiamate su Office Premium e versioni successive
• Integrazione di Salesforce in Office Premium e versioni successive

Nextiva

Nextiva è un fornitore di soluzioni di comunicazione aziendale progettate per imprenditori individuali e team più piccoli. I piani che offrono sono per utente al mese e vanno da $ 35 a $ 55. Ogni piano ha un'opzione di assistente automatico, ma il saluto registrato professionalmente inizia con il piano Pro. Questo è un valore ideale per le aziende che passano alle comunicazioni basate su cloud, ma se manca una funzionalità specifica, esamina le alternative Nextiva.

Altre caratteristiche importanti di Nextiva:

• SMS illimitati su Pro e superiori
• App per telefoni cellulari disponibili su Pro e versioni successive
• Integrazioni CRM con Salesforce e Zendesk

Cavalletta

Grasshopper è un altro fornitore che fornisce soluzioni VoIP a imprenditori individuali e piccole imprese. .Grasshopper ha un operatore automatico che fornisce script registrati per rispondere alle chiamate in arrivo. L'azienda dispone anche di uno studio vocale professionale a pagamento. Se preferisci ricevere chiamate da una persona dal vivo, Grasshopper ha anche un'opzione di receptionist virtuale dal vivo. I piani tariffari di Grasshopper vanno da $ 29 a $ 89 al mese.

Altre caratteristiche importanti di Grasshopper:

• App desktop e mobili con tutti i piani
• Integrazione con Gmail disponibile
• Trascrizione della segreteria telefonica inclusa in tutti i piani

Vonage

Vonage offre piani competitivi per piccole imprese o imprese. L'azienda regge bene la concorrenza offrendo piani a tre livelli e funzionalità à la carte per soddisfare meglio le tue esigenze. Il prezzo di Vonage Business Cloud è compreso tra $ 19,99 e $ 39,99 e tutti i piani includono un operatore automatico. Tuttavia, se stai cercando un assistente automatico multilivello, dovrai avere il piano premium o superiore.

Altre caratteristiche importanti di Vonage:

• Integrazione con Salesforce e Microsoft Dynamics
• Protezione antispam per tutte le chiamate in arrivo
• È disponibile la registrazione delle chiamate a livello aziendale

8×8

8×8 è per le aziende con un numero elevato di chiamate internazionali in entrata. Il prezzo per i piani 8×8 varia da $ 25 a $ 55 per utente ogni mese. Ogni piano include un assistente automatico e app sia mobili che desktop. Tuttavia, l'assistente automatico non informa i chiamanti del tempo di attesa corrente, il che lo rende ideale per le aziende con un volume di chiamate basso. Alcuni anni fa abbiamo creato un video che descrive in dettaglio il processo di configurazione della mappatura dei tasti dell'assistente automatico per 8×8.

Altre caratteristiche importanti di 8×8:

• Fino a 10 GB di memoria multimediale (registrazioni di chiamate o riunioni)
• Chiamate illimitate fino a 47 paesi
• Accesso per comporre per nome directory

3CX

Il sistema telefonico aziendale di 3CX include un receptionist digitale e si distingue perché consente la registrazione in più formati di file audio come WAV, PCM, 8 kHz, 16 bit e mono. Le loro opzioni di menu e sottomenu per la configurazione dell'operatore sono piuttosto ampie con selezioni come "connessione alla coda", "trasferimento alla segreteria telefonica" e "invia chiamata alle app del flusso di chiamata". In totale, quando imposti questo aspetto del tuo instradamento, hai 10 opzioni su come indirizzare i chiamanti.

Altre importanti caratteristiche di 3CX:

• Supporto per videoconferenze HD
• Supporto per più modelli di telefono da ufficio
• ID chiamante, inoltro di chiamata remoto e addebito in base al numero di chiamate simultanee.

Uhm

Ooma fornisce un assistente automatico al momento della creazione di un account. Per impostazione predefinita, l'operatore automatico per Ooma, che chiamano receptionist virtuale, è configurato con la sintesi vocale abilitata. Ciò significa che selezioni il saluto e una voce generata dal computer lo legge al chiamante. Il pannello di controllo ti consente anche di registrare i tuoi file audio, quindi se hai un receptionist che è il tuo primo punto di contatto tipico, questa è una buona opzione.

L'assistente automatico di Ooma fornisce ai membri del team un mezzo per controllare i messaggi vocali in remoto su un telefono cellulare. Consulta la nostra guida su Ooma Office Pricing per saperne di più.

Altre caratteristiche importanti di Ooma:

• Multi-squillo per far suonare più dispositivi contemporaneamente
• Blocco delle chiamate migliorato
• Ooma Office Base Station collega i telefoni analogici esistenti alla rete VoIP

Telefono.com

Phone.com si distingue nel settore VoIP perché include un numero locale o gratuito con diversi piani aziendali. Un assistente automatico è incluso anche nei loro piani Base, Plus e Pro e il suo piano più basso è di soli $ 12,99 al mese. Phone.com ha ospitato webinar dedicati per coloro che desiderano configurare i propri assistenti automatici. Il suo prezzo lo colloca in una nicchia simile a Grasshopper, motivo per cui è stato presentato nella nostra situazione di stallo Grasshopper vs Phone.com.

Altre importanti caratteristiche di Phone.com:

• Numeri di telefono di vanità
• Messaggistica SMS inclusa
• Estensioni utente illimitate

Jive

Di recente abbiamo parlato del centralino Jive e del sistema telefonico aziendale e abbiamo parlato del loro Editor del piano di numerazione per instradare i chiamanti. L'editor di Jive utilizza un sistema di trascinamento della selezione che si estende alle funzionalità dell'assistente automatico. Con il sistema telefonico VoIP, decidi rapidamente cosa succede quando un chiamante raggiunge il tuo operatore automatico, il che riduce il tempo di gestione e riduce la possibilità di errori di percorso accidentali.

Altre caratteristiche importanti di Jive:

• Instradamento delle chiamate basato su pianificazione e funzionalità di contact center
• Trovami/Seguimi
• Supporto per smartphone per Android, iOS e Windows Mobile

Tastiera

Di recente, ci sono stati diversi nuovi sviluppi in Dialpad che aiutano a illustrare la loro dedizione nel fornire funzionalità avanzate ai propri clienti. L'operatore automatico del tastierino è configurabile tramite un browser, quindi apportare modifiche minime sulla maggior parte dei dispositivi. L'assistente automatico è disponibile in tutti i livelli del tastierino.

Altre caratteristiche importanti della tastiera:

• Funzionalità del call center
• Registrazione delle chiamate a livello Pro e superiori
• Numeri di telefono virtuali in un massimo di 50 paesi

I sistemi telefonici con assistente automatico sono alternative IVR?

Prima di selezionare un fornitore di assistente automatico dal nostro elenco, tieni presente che non fa tutto. Una soluzione IVR è migliore per la tua organizzazione se hai bisogno di:

• Opzioni self-service per i clienti
• CSAT (sondaggi sulla soddisfazione dei clienti)
• Menu accessibili tramite risposta vocale

Gli operatori automatici si distinguono perché sono facili da implementare in qualsiasi ambiente d'ufficio: riducono i tempi di attesa e aiutano i clienti a raggiungere il reparto giusto. Sono anche qualcosa da considerare per le piccole imprese che non hanno bisogno di menu eccessivamente complessi per i loro clienti.

Se hai bisogno di una forma più dettagliata di instradamento delle chiamate, scopri di più sui sistemi IVR: abbiamo elenchi dettagliati e domande frequenti per i principali fornitori, nonché informazioni sulle funzionalità critiche.