Rimani organizzato, resta produttivo: come trovare la migliore soluzione di collaborazione in team

A questo punto, le soluzioni di project management e collaborazione sono molto simili alle soluzioni di messaggistica di gruppo. Se il tuo team non ne sta sfruttando uno, potresti perdere un enorme aumento della produttività, ma le opzioni sono anche una dozzina da dieci centesimi. Basta dare una breve occhiata al nostro elenco di alternative Basecamp, e la tua testa potrebbe già girarti per la domanda, e abbiamo dovuto ridurre il nostro elenco per concentrarci sulle nostre opzioni preferite.

Ora, quando parliamo di strumenti di collaborazione non intendiamo necessariamente solo messaggi di gruppo. Più in linea con la gestione di progetti, attività e file, queste soluzioni di collaborazione generalmente uniscono le stesse pratiche secolari con una presentazione moderna.

Tra app basate su elenchi o opzioni in stile bacheca e incentrate sulla visualizzazione, con soluzioni così disponibili, è facile perdersi nelle opzioni. E questo anche dopo aver riconosciuto che un'app di collaborazione è lo strumento giusto per il tuo team. Alcuni di voi che stanno leggendo questo articolo potrebbero anche chiedersi se l'investimento vale ancora la pena. Quindi scopriamo: perché il tuo team dovrebbe utilizzare una soluzione di collaborazione e poi come fai a scegliere qual è la migliore?

Perché la tua squadra dovrebbe anche preoccuparsi?

La prima domanda che sono sicuro che tutti si pongono sarebbe perché il loro team si preoccuperebbe anche solo di una di queste app di gestione e collaborazione. Dopotutto, le aziende funzionano da decenni senza computer e anche con i computer non avevamo bisogno di qualche "app" per gestire i nostri progetti. Possiamo semplicemente utilizzare le lavagne per tenere traccia dei progetti e delle attività in corso, possiamo utilizzare le directory per gestire i nostri team, possiamo utilizzare i post-it sui nostri monitor per ricordarci le attività o semplicemente programmare tutto su un calendario.

Certo, abbiamo carta e penna, o almeno una qualche metodologia dietro la nostra organizzazione. Proprio come la messaggistica di gruppo, prima c'erano telefoni ed e-mail, o solo interazioni umane di base e conversazioni di persona. Tuttavia, vediamo ancora un motivo per sfruttare queste app di messaggistica nel nostro lavoro quotidiano e persino nella vita personale.

Le soluzioni di collaborazione sono le stesse: sostituiscono i nostri vecchi metodi con un'applicazione centralizzata che ci aiuta a gestire tutto. Queste app possono aiutarci a trasformare il modo in cui lavoriamo con un nuovo livello di efficienza: se si tratta di un semplice elenco di attività in corso ea chi sono assegnate; o una dashboard a livello di team per tenere traccia dei progressi in corso di un progetto lungo un mese, o anche uno spazio di lavoro collaborativo per condividere e modificare i documenti in tempo reale.

Il modo in cui lavoriamo sta cambiando, tutti sono remoti, i team sono distribuiti, documenti e file sono sempre condivisi e i progetti si evolvono nel tempo. Non dovremmo avere una metodologia per la nostra follia che sia flessibile quanto le nostre nuove vite lavorative?

Vantaggi rispetto ai metodi tradizionali

Quindi, l'idea di base è quella di utilizzare una soluzione, generalmente un'app Web basata su cloud, che aiuti il ​​tuo team a rimanere organizzato, rimanere aggiornato sulle informazioni più recenti e collaborare ai progetti per svolgere il lavoro in modo migliore, più veloce e ancora più semplice.

Sembra fantastico, ma in che modo esattamente un'applicazione basata sul Web ti aiuta a farlo meglio di un calendario, una penna e un po' di carta? Bene, quasi tutte le soluzioni differiscono leggermente nel modo in cui organizzano il tuo team e la loro collaborazione, ma rientrano tutte negli stessi concetti di base.

• Potente collaborazione in movimento

Uno dei maggiori vantaggi qui sono le informazioni istantanee, accessibili ovunque e in qualsiasi momento. Poiché queste soluzioni sono integrate e attorno al cloud, proprio come le altre tue app aziendali, puoi utilizzarle ovunque. Le app mobili, le app desktop o anche solo l'accesso al Web sono accessibili ovunque tu abbia un computer e una connessione Internet e tutto rimane esattamente come era l'ultimo modo in cui l'hai lasciato.

Invece di lasciare il tuo libro di pianificazione in ufficio o disegnare tutto su quella lavagna che non puoi portare in giro, la pianificazione, la gestione delle attività, la pianificazione e la collaborazione dell'intera organizzazione sono tutte archiviate nel cloud; e la piattaforma va dove vai tu. Rimani sempre aggiornato su ciò che il tuo team sta facendo, sui suoi progressi e persino collabora o delega in tempo reale.

• Migliora l'agilità aziendale

Con una suite di collaborazione sempre aggiornata disponibile in movimento, il tuo team può essere sempre pronto ad affrontare un problema o un ostacolo non appena si presenta. Invece di lasciare semplicemente quella bozza sulla scrivania del tuo capo o di inviare un'e-mail in attesa di una risposta, le app di collaborazione ti consentono di condividere file o aggiornamenti all'istante, con avvisi e notifiche istantanei per il destinatario.

Questo da solo dovrebbe aiutare a migliorare i tempi di risposta e l'agilità della tua azienda con una piattaforma concisa attraverso la quale condividere aggiornamenti, inviare e persino modificare bozze o rispondere a sviluppi critici nei progetti. Tutto è disponibile su piattaforme mobili, il che aiuta solo ulteriormente a consolidare questa agilità e flessibilità.

• Consolidare le soluzioni

Sarebbe del tutto possibile per il tuo team creare una metodologia per monitorare i progressi e collaborare che non si basa su un'app cloud. I fogli di calcolo Excel possono tenere traccia dei progetti, i fogli Google condivisi possono anche essere utilizzati per tenere traccia dei progetti per più team con coerenza. Ma poi, tutti devono aggiornare i propri calendari individualmente o utilizzare la posta elettronica o persino un'app di messaggistica del team per condividere file e bozze o rilasciarli in una cartella a discesa.

Ma poi devi inviare un'e-mail a qualcuno per chiedere un aggiornamento o una correzione, e l'e-mail viene nascosta e il file è stato rimosso dalla casella di riepilogo. Il punto è che, con così tante soluzioni diverse, è difficile stare al passo con tutto, e il tempo è sprecato solo cercando di fare i salti mortali. Non sarebbe molto più semplice con una sola soluzione, tenere traccia di tutto in un unico posto, con la comunicazione integrata?

• Migliora il processo, risparmia tempo

Alla fine, tutto questo funziona insieme per aiutarti a risparmiare tempo per la tua attività. Migliorando l'intero processo per la collaborazione e la gestione delle attività, è necessario dedicare meno tempo alla microgestione. Con una soluzione di collaborazione, tutti i membri del team possono essere informati contemporaneamente, il calendario di tutti aggiornato istantaneamente e contemporaneamente, tutti coloro che sono coinvolti in un progetto specifico possono ricevere gli stessi aggiornamenti o notifiche contemporaneamente e i file rimarranno consolidati e di facile accesso .

Il punto è risparmiare tempo e questo può essere fatto migliorando il modo in cui il tuo team collabora e completa il lavoro con i processi che queste soluzioni aiutano a stabilire.

Su cosa fa già affidamento il tuo team

Se hai deciso che una di queste soluzioni è giusta per te, allora ottimo. Ora devi solo capire come trovare la soluzione giusta che funzioni meglio per il tuo team. Proprio come nella nostra guida al passaggio alle UC, il miglior punto di partenza è dare un'occhiata a ciò che hai già. È probabile che il tuo team stia già utilizzando un mix di e-mail o persino messaggi di gruppo per comunicare e la collaborazione venga gestita durante riunioni informali nelle sale riunioni o una rapida e-mail o chat online.

Alla fine, questo varierà in base al settore in cui si trova la tua attività e al tipo di lavoro svolto. Ma nel complesso, dovresti dare un'occhiata a ciò su cui fa già affidamento il tuo team:

• Come fanno i team a sapere su cosa stanno lavorando?
• Come fanno tutti a sapere quali compiti sono loro assegnati?
• Qual è il processo esistente per il monitoraggio e il completamento del lavoro?
• Qual è il processo per collaborare e condividere bozze o idee?
• Come vengono trasferiti, condivisi e modificati i file?
• Come vengono gestiti i calendari e pianificate le riunioni?

Da qui, i responsabili delle decisioni dovrebbero tentare di inventariare l'hardware o il software esistente utilizzato per la collaborazione, ovvero e-mail, messaggistica, telefonate, videoconferenze o soluzioni specifiche come Drop Box per la condivisione di file o Google Docs per la modifica dei documenti. Capire quali strumenti devono essere sostituiti aiuterà a inquadrare la decisione finale.

Comprendi di cosa ha bisogno il tuo team

La collaborazione in team per una grande impresa avrà un aspetto molto diverso rispetto a una PMI. Se stai cercando una soluzione aziendale, un buon punto di partenza sarebbe il nostro articolo testa a testa che mette a confronto WebEx Teams di Cisco e Microsoft Teams, i due nomi più importanti nel software di collaborazione per team aziendali. Per le aziende di tutte le dimensioni, non tutti lavorano allo stesso modo e non tutte le soluzioni gestiscono la collaborazione e la gestione dei progetti allo stesso modo. A seconda delle soluzioni, dei processi o delle app che il tuo team utilizza già per collaborare, la soluzione scelta per ciascun team potrebbe differire.

La creazione di un inventario, o un'idea generale, di come funziona già il tuo team ti aiuterà a concentrare la decisione su una soluzione che si adatta meglio a ciò che il tuo team già fa o deve fare. Da qui, i responsabili delle decisioni possono dare la priorità a approcci diversi, o anche a caratteristiche diverse offerte dalle soluzioni: questo elenco di priorità può aiutare a filtrare quella lista della spesa.

Per una rapida ripartizione, le funzionalità più comuni di collaborazione e gestione dei progetti includono:

• Gestione del progetto basata su testo, elenco. Basecamp è noto per il suo focus "basato su elenchi", che consente agli utenti di generare elenchi di progetti e attività basati su testo. A volte più semplice è meglio.
• OPPURE gestione del progetto incentrata sulla "scheda" visiva. Questo è più sulla falsariga di ciò che fa Trello, organizzando p progetti e attività in "schede" visive che offrono molte informazioni a una rapida occhiata.
• Un feed attività per vedere chi sta lavorando su cosa.
• Notifiche e-mail automatiche per gli aggiornamenti
• Crea e condividi calendari personalizzati che possono essere sincronizzati contemporaneamente.
• Gestione approfondita dei progetti: differenziazione tra grandi progetti, attività più piccole e attività secondarie ancora più piccole. Alcune soluzioni non vanno in profondità nell'organizzazione.
• Dashboard personalizzabili: "Dashboard" giornalieri, settimanali o incentrati sul progetto che offrono una visione a volo d'uccello del progetto e dell'avanzamento.
• Condivisione e modifica di file in tempo reale per la collaborazione

Una volta compreso ciò che il tuo team sta già utilizzando e quali nuove funzionalità o funzioni potrebbero utilizzare per migliorare, puoi iniziare a cercare la soluzione giusta.

Confrontando le tue opzioni

Sapere di cosa ha bisogno il tuo team è solo metà del processo. La seconda metà è quindi prendere quelle informazioni e cercare la soluzione migliore. Con così tanti sul mercato, e non un'incredibile quantità di differenziazione, può essere molto dispendioso in termini di tempo e travolgente esaminarli tutti. Quando tentiamo di raccogliere il nostro elenco di soluzioni preferite, generalmente ci concentriamo su alcuni aspetti chiave. Il prezzo è importante, ma non l'unico pezzo del puzzle.

• Caratteristiche e funzioni incluse

Ho toccato questo sopra, ma vale la pena menzionarlo di nuovo. Non tutte le app sono uguali e la principale differenza che vedrai è nell'approccio e nella presentazione. Ad esempio, Basecamp è principalmente basato su testo ed elenchi, mentre Trello utilizza "Carte" per organizzare visivamente i tuoi progetti e la tua collaborazione. Basecamp non è all'altezza e non consente agli utenti di aggiungere "attività secondarie", mentre Asana consente agli utenti di andare in profondità e aggiungere tutte le attività secondarie di cui hanno bisogno.

Alcune soluzioni includeranno un calendario o persino la messaggistica del team integrata, mentre altre no. Questo è il motivo per cui è importante sapere su cosa fa già affidamento il tuo team, per trovare una soluzione che non presenti lacune nelle funzionalità e rimanga familiare al team.

• Integrazioni e Flessibilità

Al di là delle sole caratteristiche e funzioni integrate, un altro aspetto altrettanto importante è la capacità di costruire la soluzione. Le integrazioni, che sono alimentate dall'acronimo più importante del 2017, riguardano l'aggiunta di funzionalità e funzioni completamente nuove.

Di solito, le integrazioni ci consentono di connettere una soluzione esistente a un'altra — per la collaborazione in team e la gestione dei progetti, ciò potrebbe significare aggiungere il tuo CRM per tenere a portata di mano le informazioni rilevanti, o integrare, diciamo Basecamp in Slack, in modo che tutti gli aggiornamenti del tuo progetto vengano inseriti in una Slack room, invece di e-mail che ingombrano la tua casella di posta.

• Esperienza utente e facilità d'uso

Alla fine della giornata, se la soluzione è complicata, confusa, complessa o semplicemente difficile da usare, il tuo team non vorrà cambiare. L'ultima cosa di cui hai bisogno è spendere tutto questo tempo e denaro per ricercare, investigare e acquistare una soluzione solo per non avere nessuno nemmeno infastidito. Per evitare grida di "la vecchia maniera era molto più facile", l'esperienza utente deve avere una priorità molto alta.

Se il tuo team è abituato agli elenchi, quindi mantieni una soluzione basata su elenchi, perché aggiungere elementi visivi e dashboard di cui nessuno si preoccupa comunque? Sia la comprensione di come lavora attualmente il tuo team, sia gli strumenti che già utilizzano, insieme a un periodo di test, aiuteranno a determinare la soluzione migliore. Queste app di solito hanno prove o garanzie di rimborso, quindi usale.

• Prezzi e limitazioni

Come per qualsiasi decisione aziendale importante, il costo è una delle principali preoccupazioni in assoluto. Se la soluzione è troppo costosa e il tuo team non può giustificare l'inclusione, non si preoccupano. Tuttavia, la cosa più importante è il modo in cui vengono vendute app e soluzioni. Con i modelli basati su abbonamento, è incredibilmente comune "classificare" pacchetti diversi per squadre di dimensioni diverse o fasce di prezzo. L'aspetto importante qui è che livelli diversi avranno generalmente limitazioni diverse.

Quindi il piano di base potrebbe consentire 10 utenti, ma limita i tuoi "team" a 2 e i tuoi "progetti" a 5, per un esempio ipotetico. Presta attenzione al costo, ma anche esattamente a cosa ottieni per quel costo.

Mettere tutto insieme

Dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie e aver compreso come lavora il tuo team, è tempo di iniziare la ricerca. Naturalmente, il metodo più ovvio è semplicemente Google per le migliori soluzioni. Un documento Word di base o un foglio di calcolo Excel può aiutarti a tenere traccia di tutte le opzioni pertinenti che trovi o aiutare a organizzare diverse priorità.

Questo è simile a quello che facciamo noi di GetVoIP quando organizziamo le nostre pagine del provider, come il nostro elenco di soluzioni di collaborazione, o anche alcuni dei nostri post come le migliori alternative di Basecamp a cui ho fatto riferimento all'inizio.

Prova prima di acquistare

Sarebbe utile iniziare un elenco in esecuzione delle funzionalità di cui il tuo team ha bisogno o che desidera e utilizzarlo per formare un elenco di controllo per eseguire ciascuna diversa soluzione: questo può anche aiutare a tenere traccia delle diverse limitazioni di prezzo sulle diverse funzionalità.

In fin dei conti, però, il vero banco di prova è mettere alla prova la soluzione. Prova soluzioni diverse per una o due settimane alla volta, oppure metti due squadre su due soluzioni diverse e ascolta i loro pensieri dopo un periodo di test. Potresti essere sorpreso di quanto riescono a realizzare in così poco tempo.