I migliori suggerimenti e trucchi per Microsoft Teams

Pubblicato: 2022-12-30

È stato un anno incredibile per i lavoratori ibridi. Dalle ondate di licenziamenti tecnologici alla generosità dei nuovi lavori remoti in tutto il paese, molto è cambiato nel 2022 e questo non potrebbe essere più vero per la piattaforma di collaborazione in team preferita da tutti: Microsoft Teams.

Nell'ultimo anno, Microsoft Teams ha aggiunto un'ampia gamma di nuove caratteristiche e funzioni alla sua piattaforma, migliorando la produttività, facilitando la comunicazione tra i team e persino aggiungendo un po' di divertimento sul posto di lavoro. In effetti, ci sono così tante nuove aggiunte alla piattaforma che volevamo assicurarci che i nostri lettori fossero completamente aggiornati su cosa puoi fare con Microsoft Teams.

In questa guida, tratteremo alcuni dei suggerimenti e dei trucchi che rendono Microsoft Teams una piattaforma di collaborazione così popolare nel mondo degli affari.

  • Cerca i thread dei messaggi
  • Sottotitoli tradotti dal vivo
  • Brevi videomessaggi
  • Funzionalità immagine nell'immagine
  • Riepilogo intelligente
  • integrazioni di firma elettronica
  • Giochi per il lavoro
  • Musica d'attesa jazz
  • Tasti rapidi
  • Filtra i messaggi
  • Non disturbare

Facilitare la comunicazione di gruppo

L'obiettivo del software di web conferencing come Microsoft Teams è rimanere in contatto con il tuo team, il che potrebbe spiegare il nome. Successivamente, ci sono molte funzionalità volte a facilitare una migliore comunicazione, sia nelle riunioni video che nei thread di messaggi.

Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per fare proprio questo:

Cerca i thread dei messaggi

Come può attestare qualsiasi dipendente che abbia utilizzato una piattaforma di messaggistica come Slack, l'importanza di poter trovare i messaggi inviati in precedenza non ha eguali. Sia che tu stia cercando di rintracciare un collegamento che hai smarrito o semplicemente di scoprire come si chiama quella particolare campagna, rintracciare i messaggi archiviati non dovrebbe essere una seccatura.

Microsoft Teams lo ha capito, poiché la piattaforma ha lanciato un aggiornamento a settembre che ha consentito agli utenti di fare un ulteriore passo avanti e cercare thread di messaggi completi, in modo da poter vedere tutto discusso piuttosto che un singolo messaggio. Ciò offre molto più contesto quando si tratta di cercare messaggi e può tenere in contatto i membri del team in modo molto più efficace.

Sottotitoli tradotti dal vivo

Il movimento del lavoro ibrido ha reso il lavoro da qualsiasi luogo una possibilità in tutto il mondo degli affari. Successivamente, molti manager lo hanno sfruttato a proprio vantaggio, assumendo dipendenti provenienti da paesi diversi dal proprio. Ciò può presentare alcune barriere linguistiche, tuttavia, che potrebbero ostacolare la tua capacità di mantenere aperte le linee di comunicazione nel tuo team.

Fortunatamente, la tecnologia è avanzata abbastanza rapidamente che questo problema non deve riguardare gli utenti di Microsoft Teams, poiché la piattaforma ora offre sottotitoli tradotti in tempo reale durante le riunioni. Il sistema completamente basato su software fornisce traduzioni rapide e per lo più accurate, quindi girare la brezza con i tuoi colleghi in tutto il mondo sarà più facile che mai.[/vc_column_text]

Sottotitoli tradotti in tempo reale da Microsoft Teams

Brevi videomessaggi

Praticamente ogni studio nel mondo degli affari afferma che il video è il futuro. Da TikTok a Zoom, il mezzo è diventato sempre più popolare per tutto, dall'intrattenimento alla comunicazione. Sebbene Microsoft Teams offra da tempo la videoconferenza, a volte è necessario un modo più moderno e creativo per rimanere in contatto.

Ecco perché la piattaforma ha aggiunto la possibilità di inviare e ricevere messaggi video direttamente sulla piattaforma. Dubbed Video Clips, la funzione consente agli utenti di registrare brevi video clip per spiegare i processi o fornire informazioni vitali per un progetto. È in gran parte rivolto a team di lavoro ibridi che potrebbero non avere il programma per gestire brevi riunioni per piccoli dettagli.

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Migliora la produttività

Sebbene facilitare una comunicazione efficace sia ovviamente importante per piattaforme come Microsoft Teams, non sarebbe certamente un male se aumentasse anche la produttività. Dopotutto, Microsoft Teams si propone come qualcosa di più di un semplice strumento di videoconferenza, quindi cos'altro può fare per dare al tuo team un piccolo extra in termini di produttività?

Si scopre, un bel po '! In effetti, il motivo per cui Teams è così ampiamente utilizzato dalle aziende è perché offre funzionalità che vanno oltre la comunicazione e semplificano il lavoro effettivo per i dipendenti. Ecco alcuni modi per utilizzare Microsoft Teams per migliorare la produttività.

Funzionalità immagine nell'immagine

Che tu sia in ufficio o lavori da casa, le videochiamate sono diventate parte della tua vita quotidiana. Come molti dipendenti saranno probabilmente d'accordo, non tutte le riunioni video richiedono tutta la tua attenzione, il che significa che fare un po' di lavoro durante le pause potrebbe davvero migliorare la tua produttività. Sfortunatamente, alcune piattaforme di videoconferenza rendono difficile l'accesso ad altre app o siti durante una riunione.

Ma non Microsoft Teams! Grazie a un recente aggiornamento, l'app Microsoft Teams su iPhone e iPad consente la funzionalità picture-in-picture , in modo da poter accedere ad altre app durante una riunione. Fornisce anche una finestra regolabile, quindi puoi scegliere esattamente quanto spazio sullo schermo occupa la tua riunione video.

Riepilogo intelligente

Il potere dell'intelligenza artificiale è stato utilizzato numerose volte per migliorare la produttività negli affari. Microsoft Teams non è diverso, con molte funzionalità automatizzate e intelligenti volte ad aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficiente. Uno di questi è il riepilogo intelligente delle riunioni, che offre un riepilogo post-riunione basato sull'intelligenza artificiale fornito a tutti i partecipanti.

Rilasciato in un aggiornamento di ottobre che ha visto un'ampia gamma di miglioramenti di Teams, il riepilogo intelligente è ancora un po' rudimentale, poiché riassume tutto nell'intera riunione piuttosto che individuare specifici aspetti importanti. Tuttavia, dato il ritmo con cui viene aggiornato Microsoft Teams, immaginiamo che questa funzionalità diventerà molto utile nei prossimi mesi.

integrazioni di firma elettronica

Sappiamo tutti che l'accesso e la disconnessione da vari account è un'enorme perdita di tempo quando si tratta di attività quotidiane. In effetti, Microsoft Teams disponeva di un'integrazione esign che consentiva agli utenti di firmare documenti online che richiedevano agli utenti di accedere all'account ogni volta che lo utilizzavano.

Fortunatamente, non è più così, poiché un recente aggiornamento ha risolto il problema consentendo agli utenti di accedere ogni 30 giorni, anziché ogni singolo giorno. Certo, può sembrare poco, ma quei piccoli miglioramenti al sito possono fare una grande differenza quando si tratta di aumentare la produttività.

Divertirsi un po

Il lavoro non deve sempre riguardare il lavoro. Con l'equilibrio tra lavoro e vita privata che diventa sempre più importante per dipendenti e datori di lavoro nel 2022, trovare un modo per coinvolgere il tuo team al di fuori del lavoro può fare molto per trattenere i migliori talenti e incoraggiare la produttività.

Microsoft Teams è progettato per fare molto di più che ospitare riunioni e portare a termine il lavoro. La piattaforma è creata per riunire i colleghi oltre i confini dei progetti di lavoro al fine di costruire una cultura in cui le persone vogliano davvero lavorare. Ecco come Microsoft Teams porta un po' di divertimento sul posto di lavoro.

Giochi per il lavoro

Se hai mai giocato a rompere il ghiaccio all'inizio di una riunione, sai che c'è un disperato bisogno di standard di divertimento aggiornati. Le piattaforme di videoconferenza possono darti la funzionalità di chat video per parlare con il tuo team, ma ciò non significa che possano effettivamente rendere divertenti i tuoi giochi.

Bene, Microsoft Teams in realtà può rendere divertenti i tuoi giochi, poiché ne fornisce quattro direttamente nella piattaforma. Esatto, Microsoft Teams ha recentemente lanciato una nuova funzionalità chiamata Games for Work che offre Minesweeper, Solitaire, Wordament e IceBreakers sono tutti disponibili direttamente sulla piattaforma e possono essere giocati con i colleghi.

Giochi di Microsoft Teams per il lavoro

Musica d'attesa jazz

L'unica cosa peggiore dell'essere messi in attesa è doverlo fare in silenzio. Le telefonate hanno la musica d'attesa, gli ascensori hanno la musica dell'ascensore e, fortunatamente per gli utenti, anche Microsoft Teams ha la musica d'attesa!

Esatto, un aggiornamento di novembre consente agli amministratori di aggiungere musica di attesa a Microsoft Teams, che si attiverà quando le chiamate vengono trasferite tra i dipendenti. Potrebbe non essere considerato divertente, ma cerca di non ballare quando quei ritmi jazz della vita iniziano a pompare attraverso l'altoparlante del tuo laptop tra una riunione e l'altra.

Funzionalità di base

Microsoft Teams ha così tanto da fare che può essere facile dimenticare alcune delle funzionalità più basilari integrate nella piattaforma. Nel tentativo di darti un'idea più approfondita di ciò che Microsoft Teams può offrirti, ecco alcuni suggerimenti sulle funzionalità di base che possono aiutarti a utilizzare la piattaforma al massimo delle sue potenzialità.

Tasti rapidi

Nel 2022, le scorciatoie da tastiera sono integrate praticamente in ogni piattaforma che puoi immaginare; devi solo capire quali funzionano per te. Ecco alcune delle scorciatoie da tastiera più utili per Microsoft Teams:

  • Cerca : Ctrl + E
  • Inizia una nuova chat : Ctrl + N
  • Spegni la fotocamera : Ctrl + Maiusc + O
  • Riunioni mute : Ctrl + Maiusc + M
  • Apri filtro : Ctrl + Maiusc + F
  • Attiva la sfocatura dello sfondo : Ctrl + Maiusc + P

Ce ne sono molti altri, ma quelli sono un buon punto di partenza. Per ulteriori informazioni sulle scorciatoie da tastiera per Microsoft Teams, visita il sito Web per visualizzare un elenco completo.

Filtra i messaggi

Le piattaforme di messaggistica di gruppo sono fantastiche, ma con team più grandi possono diventare un po' ingombranti. Dopotutto, non tutti i membri del team devono essere collegati a ogni singola comunicazione, ed è qui che filtrare i messaggi può essere davvero utile.

Come Slack, Twitter e molte altre piattaforme, Teams utilizza il simbolo "@" per consentire agli utenti di taggare e filtrare i messaggi in modo specifico. Basta digitare il simbolo e iniziare a scrivere il nome di una persona o di un gruppo e ti verrà fornito un elenco a discesa di opzioni per i tuoi messaggi.

Non disturbare

Nessuno vuole essere sempre disponibile per i messaggi. A volte, è necessario un po' di tempo libero per mettersi in moto e finire il lavoro, ed è qui che torna utile modificare le impostazioni delle notifiche.

A differenza del tuo telefono, Microsoft Teams non ha una modalità Non disturbare dedicata, quindi se vuoi avere un po' di privacy, dovrai andare alla pagina delle impostazioni e disattivare le notifiche per il momento. Assicurati di fissare un limite di tempo, tuttavia, poiché non vorrai perderti nulla di importante che arriverà più avanti nella settimana.