Migliori pratiche per una gestione efficace dei dati
Pubblicato: 2021-05-19I dati sono più importanti che mai per le aziende di tutte le dimensioni. Sfortunatamente, troppe aziende non gestiscono correttamente i propri dati o non li utilizzano come potrebbero. Secondo Rivery, "solo il 3% dei dati nelle aziende soddisfa gli standard di qualità e il 60-73% dei dati non viene mai utilizzato per scopi strategici" e "solo il 20% delle organizzazioni che investono nella governance delle informazioni avrà successo fino al 2022".
Se vuoi che la tua azienda cresca e prosperi, devi iniziare con una gestione efficace dei tuoi dati. L'implementazione di alcune strategie di base per la gestione dei dati non solo aiuterà la tua azienda a breve termine, ma per gli anni a venire. Di seguito puoi trovare alcune delle best practice da implementare all'interno della tua azienda per una gestione efficace dei dati.
Conosci i tuoi limiti
La prima cosa da valutare sono le tue conoscenze e abilità. Più dati utilizza la tua azienda, maggiore è la conoscenza di cui hai bisogno su come gestirli. Se non è qui che risiede la tua esperienza, potrebbe essere meglio assumere un aiuto esterno per assisterti.
Ad esempio, supponiamo che la tua azienda tenga traccia dell'inventario tramite un foglio di calcolo Excel. Dopo un po', questo foglio di calcolo potrebbe diventare così grande che è difficile raccogliere informazioni utili da esso, soprattutto se sei un principiante. In tal caso, potresti voler lavorare con un'azienda che offre consulenza Microsoft Excel. Se la tua azienda ha fogli di calcolo Excel di grandi dimensioni e ritieni di poter ottenere di più da essi, assumere un servizio che ti assista potrebbe essere un investimento degno.
Prenditi del tempo per analizzare i tuoi punti di forza insieme a quelli di chiunque altro nella tua squadra. Se non c'è nessuno con una vasta esperienza di gestione dei dati, potrebbe essere il momento di assumere qualcuno che l'ha o che qualcuno inizi a saperne di più. Avere una persona nel tuo team in grado di migliorare i tuoi sistemi di gestione delle informazioni in modo efficace renderà molte cose più facili in futuro.
Decidi in anticipo i tuoi obiettivi
La prossima pratica importante per la gestione dei dati è decidere in anticipo i tuoi obiettivi. Dovresti considerare tutte le cose che stai cercando di ottenere raccogliendo e analizzando questi dati. Stai cercando di migliorare i tuoi sforzi di marketing? Performance dei dipendenti? Soddisfazione del cliente? Puoi avere tutti gli obiettivi che desideri, ma lavora per renderli specifici e dettagliati. Decidere i tuoi obiettivi ti aiuterà a concentrarti su tutti gli altri tuoi sforzi di gestione dei dati in una direzione concertata.
Cerca gli strumenti giusti
Il modo migliore per migliorare le pratiche di gestione dei dati è utilizzare il software giusto. Con i giusti strumenti di gestione dei dati, puoi migliorare l'efficienza, proteggere i tuoi dati e raccogliere informazioni più approfondite. Esistono molti strumenti di gestione dei dati sul mercato, quindi dovresti prenderti il tempo per esplorare diverse opzioni. Se puoi, utilizza le prove gratuite per avere un'idea migliore di quali strumenti funzioneranno meglio per te.
Quando esplori le tue opzioni, è essenziale ottenere qualcosa di sicuro. L'ultima cosa che vuoi è un'intrusione indesiderata nel tuo sistema di dati o che succeda qualcosa ai tuoi dati essenziali. Ciò è particolarmente vero se stai archiviando informazioni riservate sui tuoi clienti o dipendenti, poiché una perdita potrebbe essere disastrosa per la tua azienda. Le best practice per la sicurezza dei dati sono un argomento a sé stante, quindi dedica un po' di tempo a imparare il più possibile su di esse.
Concentrati sulla qualità dei dati
Troppe aziende hanno molti dati di bassa qualità. Il risultato è un sistema inefficiente in cui ci vuole troppo tempo per trovare ciò che stai cercando o l'analisi risultante è inaffidabile. Pertanto, dovresti considerare prioritario concentrarti sulla qualità dei tuoi dati. Ciò significa solo inserire i dati di cui hai bisogno, assicurarti che i dati siano completi e rimuovere regolarmente i dati obsoleti.
Per fare ciò, devi creare degli standard per quelli che consideri dati di alta qualità. È quindi necessario introdurre questi standard nel proprio team e assicurarsi che tutti li seguano durante l'immissione dei dati. Può anche essere utile assumere un team per la qualità dei dati che ispezionerà regolarmente le tue informazioni o implementerà alcuni software per la qualità dei dati. Qualunque cosa tu decida di fare, dedicare maggiore impegno alla qualità dei dati richiederà probabilmente più tempo, ma produrrà risultati migliori a lungo termine.
Rendi i dati facilmente disponibili alle persone giuste
Affinché la tua azienda funzioni in modo efficiente, le persone giuste devono poter accedere ai dati di cui hanno bisogno al momento giusto. Ad esempio, se il tuo commesso viaggiatore non può accedere a un database clienti in movimento, avrà difficoltà a dare il meglio di sé. Implementa un sistema in cui il tuo team può accedere ai dati da remoto in modo sicuro. Ciò comporta in genere che tutti creino nomi utente e impostino le autorizzazioni per ciascun utente. Inoltre, ricorda di limitare l'accesso solo a coloro che ne hanno bisogno, poiché consentire l'accesso a troppe persone è un rischio per la sicurezza.
Avere un sistema di ripristino in atto
Non importa quanto stai attento con i tuoi dati, è comunque possibile che succeda qualcosa di brutto. Forse il disco rigido subisce un guasto o un virus inizia a eliminare le cose sul cloud. Qualunque sia la causa, perdere le tue informazioni anche per un breve periodo è problematico. Secondo Datto, anche un'ora di inattività può costare fino a $ 8.000 per una piccola azienda, o $ 74.000 per una media azienda e un totale di $ 700.000 per una grande impresa. Questo è il motivo per cui è importante disporre di un sistema di ripristino in atto.
Un buon sistema di ripristino esegue regolarmente il backup dei dati in un luogo sicuro. Spiega anche come ripristinare i dati utilizzando questo backup e come far ripartire la tua attività nel minor tempo possibile. Crea ora un sistema di ripristino, inclusi tutti i passaggi che seguirai per ripristinare i tuoi dati e spera che non avrai mai bisogno di usarlo.
Rivedere regolarmente le pratiche e le apparecchiature di gestione dei dati
Infine, l'ultima best practice consiste nel rivedere regolarmente le pratiche correnti e cercare miglioramenti. Con il passare del tempo, cambieranno anche le tue esigenze di dati e l'ambiente che li circonda. Ad esempio, potrebbe arrivare un momento in cui il provider di archiviazione basato su cloud che stai utilizzando non è più affidabile o sicuro. Esaminando regolarmente le tue pratiche attuali, puoi individuare rapidamente le inefficienze e apportare miglioramenti prima che abbiano un impatto negativo sulla tua attività per troppo tempo.
Con i dati che svolgono un ruolo così importante nella maggior parte delle aziende, è essenziale gestirli in modo efficace. Le best practice di cui sopra sono un buon punto di partenza e dovrebbero aiutarti a creare un ambiente in cui i tuoi dati siano efficienti, veloci e sicuri. Da lì puoi implementare più best practice in base alle tue esigenze specifiche e continuare a cercare strategie che ti aiutino a crescere nel futuro.
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