Procedure consigliate per l'hosting di riunioni online

Molte aziende stanno adottando le riunioni online come soluzione conveniente per organizzare webinar, condurre corsi di formazione e ospitare conferenze. Le aziende stanno optando per questo tipo di riunioni grazie anche alla facilità di adozione e alla convenienza. Il mercato, inoltre, è ricco di strumenti pensati per soddisfare le esigenze di piccole, medie e grandi imprese.

Le riunioni virtuali forniscono un modo praticabile per migliorare la produttività di un'entità e seguire le regole di distanziamento sociale associate alla pandemia di COVID-19. Per garantire una comunicazione senza problemi, è necessario selezionare le tecnologie e il software ideali. La giusta scelta dello strumento è determinata dal tipo di informazioni condivise e dal pubblico partecipante.

Gli esperti consigliano di progettare la presentazione, inclusi i dati basati sull'ambiente dell'ufficio. La presentazione di dati o informazioni a un pubblico dal vivo è diversa dalla presentazione a un pubblico virtuale. Per questo motivo, dovresti evitare di utilizzare il materiale di una riunione dal vivo su un monitor video per una riunione online.

L'incontro virtuale limita la portata dell'interazione con il pubblico. Gli incontri condotti in un luogo fisico consentono di adottare un approccio più disinvolto riguardo all'agenda e all'utilizzo dei materiali. D'altra parte, le riunioni virtuali richiedono una preparazione adeguata. Da qui la necessità di pianificare l'evento con largo anticipo.

Dovresti consegnare l'ordine del giorno ai partecipanti in anticipo. Inoltre, considera la creazione di potenti materiali visivi per rendere il tuo messaggio più coinvolgente. Assicurati che gli elementi visivi e i materiali raggiungano i partecipanti prima dell'evento. I destinatari devono disporre di credenziali di accesso, URL e numeri di chiamata almeno 24 ore prima della riunione.

In questo modo i partecipanti possono verificare che tutto funzioni come pianificato o scaricare il software richiesto. Per evitare problemi, assicurati anche che i partecipanti accedano tra 10 e 15 minuti prima dell'inizio della riunione. Ciò consente di testare la connettività.

Gli esperti raccomandano di condurre un appello nominale per controllare il sistema e rivedere la sequenza temporale. È inoltre fondamentale fornire i dettagli di contatto offline per consentire al relatore di contattarti in caso di problemi tecnici.

Quando la riunione viene trasmessa da un relatore a un vasto pubblico, dovresti assegnare il ruolo di facilitatore a un collega. Il facilitatore fornisce l'assistenza tanto necessaria al presentatore.

Incontri online durante il COVID-19

Poiché il coronavirus si diffonde in più paesi del mondo, le riunioni online sono diventate una soluzione fondamentale per aziende e governi. Le riunioni virtuali consentono ai partecipanti di condurre affari rispettando le regole di distanziamento sociale innescate dalla pandemia.

Molti professionisti lavorano da casa; da qui la necessità di condurre le riunioni virtualmente. Questa nuova realtà spinge le organizzazioni a esplorare modi per utilizzare gli strumenti di conferenza in modo più efficace. Gli strumenti per riunioni online semplificano l'organizzazione di conferenze senza interruzioni.

Fidanzamento

Per aumentare il coinvolgimento durante una riunione online, dovresti resistere alla tentazione di lanciarti direttamente nell'attività. Ciò compromette la costruzione di relazioni. Invece, è necessario rompere il ghiaccio chiedendo ai partecipanti di presentarsi e condividere brevemente qualsiasi informazione interessante.

Questo approccio aumenta i livelli di coinvolgimento aggiungendo un elemento sociale alla riunione. Quando si partecipa condivide qualcosa di personale, il procedimento virtuale simula l'interazione di persona. D'altra parte, è necessario invitare le domande del pannello prima dell'inizio della riunione.

Queste misure forniscono un modo infallibile per mantenere impegnato il pannello. Inoltre, considera di partecipare a un sondaggio e chiedere risposte tramite chat per ricevere feedback su problemi specifici. Fare domande di frequente rende più facile mantenere una connessione personale con i partecipanti. Tuttavia, evita di porre domande aperte che spesso portano al fenomeno dell'aria morta.

Rimanere concentrati

Le riunioni online offrono un'ampia varietà di vantaggi, inclusa la possibilità di connettersi da qualsiasi luogo. Tuttavia, i partecipanti non dovrebbero frequentare gli spazi pubblici per evitare distrazioni. Luoghi come le lounge dell'aeroporto e i caffè possono rendere difficile per un partecipante rimanere concentrato. Il rumore ambientale può essere problematico anche negli uffici domestici.

A un altro livello, gli esperti sconsigliano di stipare troppi argomenti o ordini del giorno in un unico incontro virtuale. Cerca di concentrarti su uno o due argomenti e fai una pausa al pannello prima di introdurre un nuovo argomento. Ogni segmento dovrebbe essere breve (massimo 30 minuti) per garantire che i partecipanti possano rimanere attenti durante le discussioni.

Riserva sempre tempo ai rompighiaccio per abbattere le barriere sociali e creare un'atmosfera di gruppo ottimale. Rompere il ghiaccio consente anche alle persone di familiarizzare l'una con l'altra, il che favorisce la fiducia.

La maggior parte dei rompighiaccio di persona è possibile virtualmente. È possibile rendere divertente l'impegno condividendo foto o utilizzando accattivanti sfondi virtuali per Zoom.

Brainstorming virtuale

Attività come il brainstorming e il voto contribuiscono a un maggiore coinvolgimento. Puoi intraprendere queste attività utilizzando un'ampia varietà di strumenti specializzati. Mantieni sempre interessante il procedimento per evitare che i partecipanti si stanchino o si annoino. Puoi sempre chiedere loro di fare una pausa e rinfrescarsi la mente prima di procedere con la conferenza.

Stabilire un modo efficace per chiamare il panel è una parte essenziale della gestione delle riunioni online. Il metodo appropriato dipende dalla piattaforma per conferenze in uso. Se la tua riunione utilizza una piattaforma solo audio, considera di passare alla tecnica dell'orologio. Questo metodo prevede l'assegnazione dei numeri ai partecipanti sull'orologio, che utilizzerai per condurre le presentazioni.

Quando si lavora con una piattaforma di videoconferenza, è possibile chiamare i partecipanti in base all'ordine sullo schermo. In alternativa, puoi optare per l'introduzione del pannello utilizzando l'ordine alfabetico.

È importante monitorare il movimento degli occhi dei relatori durante una riunione in videoconferenza. Il rapido movimento degli occhi può essere un segno che un partecipante sta leggendo e il movimento del braccio potrebbe essere dovuto alla digitazione. Inoltre, fai attenzione alle espressioni annoiate e ai segni di stanchezza mentale.

Quando noti che un individuo è distratto, devi richiamare l'attenzione dell'intero pannello. Al termine dell'incontro, dedica del tempo per valutare la produttività della conferenza. Evidenzia eventuali aree di interesse e trova il modo di correggere le carenze.

Riunioni ibride

Se hai intenzione di ospitare riunioni ibride che coinvolgono partecipanti sia virtuali che live, prendi in considerazione l'assunzione di un moderatore bridge. Questo ruolo può essere gestito da un collega che partecipa a una riunione fisica. Il moderatore controlla la connessione tra il live e il pannello virtuale.

È importante garantire che i relatori online possano vedere, ascoltare e contribuire al procedimento. D'altra parte, il moderatore dovrebbe tenere i relatori fisici a conoscenza del gruppo virtuale. Il modo più semplice per raggiungere questo obiettivo è mostrare i volti dei partecipanti remoti su un grande schermo.

Molti relatori non leggono i verbali delle riunioni. Puoi assicurarti che tutti leggano i documenti minuti rendendoli brevi e concisi. Molti relatori non leggono i verbali delle riunioni. Puoi assicurarti che tutti leggano i documenti minuti rendendoli brevi e concisi con questo esempio. Ciò consente ai tuoi colleghi di conoscere argomenti che potrebbero essersi persi durante la riunione online.

In alcuni casi, i professionisti non fanno affidamento sulle informazioni ottenute verbalmente in quanto potrebbero causare problemi di comunicazione. Per questo motivo, prendi in considerazione l'invio di una breve e concisa e-mail di follow-up che elenca i dettagli chiave della conferenza.

Ulteriori considerazioni

Se i partecipanti non si conoscono, dovresti rompere il ghiaccio consentendo a tutti di presentarsi. In questo modo sarà più facile per i partecipanti sentirsi a proprio agio l'uno con l'altro. A sua volta, l'atmosfera congeniale migliora i livelli di produttività della riunione.

Incoraggia i team leader a rompere il ghiaccio condividendo alcuni momenti più leggeri con il gruppo. Inoltre, promuovi la risoluzione dei problemi di collaborazione durante la riunione online. Questi tipi di sessioni possono fornire un modo più semplice per sostituire le relazioni standard che compromettono il regolare svolgimento del procedimento.

La risoluzione dei problemi in modo collaborativo implica che il leader scelga un argomento da discutere per i relatori. Il gruppo lavora insieme per scoprire punti di vista e informazioni vitali. Di conseguenza, diventa più facile formulare soluzioni innovative che affrontano specifiche sfide aziendali.

Tutti i partecipanti dovrebbero avere il tempo di concentrarsi sull'ordine del giorno. In tal modo, aiuti ad aumentare la produttività durante le sessioni di risoluzione dei problemi.

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