Oltre la teleconferenza: 4 tecnologie per riunioni di cui ogni team ha bisogno

Guest Post di Elise Keith , cofondatore, Lucid Meetings.

Ogni squadra si incontra. La maggior parte gestisce le riunioni allo stesso modo dei nonni e dei nonni dei nonni. I resoconti delle riunioni precedenti ai romani descrivono un leader che pontifica, una breve discussione avanti e indietro, per poi concludersi con un mormorio accordo inconcludente. Le riunioni non sono cambiate molto in migliaia di anni.

Poi, l'invenzione del telefono ha liberato le riunioni dai confini della sala conferenze. PowerPoint e proiettori ci hanno liberato da pile di rapporti stampati.

Cosa fanno i leader moderni con questo progresso? Esattamente quello che facevano i loro antenati, solo che ora i loro discorsi vengono confusi attraverso i telefoni delle sale conferenze.

È tempo di portare il modo in cui ci incontriamo nell'era moderna.

Accanto all'ascesa della tecnologia, il secolo scorso ha visto incredibili progressi nella nostra comprensione di come possiamo lavorare insieme al meglio in gruppi. Ora i gruppi di know-how possono collaborare, innovare, motivare e prendere decisioni insieme in modo efficace. (Suggerimento: ascoltare qualcuno che legge i punti elenco non è vero.)

Questi quattro tipi di tecnologia di riunione aumentata si basano su tali rivelazioni e consentono al tuo team di organizzare riunioni di maggior successo.

1. Videoconferenza

La videoconferenza batte ogni volta l'audioconferenza. La maggior parte dei team aziendali ha accesso alla tecnologia di videoconferenza e registrazione, ma pochi la utilizzano.

Siamo diventati fin troppo a nostro agio a nasconderci in silenzio, dove siamo fuori dalla vista, fuori dalla portata dell'orecchio e liberi di rivolgere la nostra attenzione altrove. In effetti, la ricerca mostra che le persone spesso preferiscono le riunioni con accesso esterno proprio perché significa che non devono più fingere di prestare attenzione. Abbiamo preso la performance scadente delle riunioni dei nostri antenati e l'abbiamo peggiorata.

Per riunioni remote migliori, procurati una buona configurazione di videoconferenza e usala.

Elsie Keith

Suggerimento bonus: attiva la registrazione della videoconferenza anche per importanti riunioni di persona.

Hai finalmente trovato un momento in cui tutti i massimi dirigenti potrebbero incontrarsi per il tuo grande progetto? Configura il tuo software di videoconferenza per registrare quella riunione. Quindi fai trascrivere l'audio in testo. Non riunirai di nuovo tutte quelle persone facilmente e in questo modo otterrai quanti più dettagli possibili dal tempo che hai. Sarai in grado di concentrarti meglio sulla discussione e non dovrai lavorare così duramente per prendere appunti dettagliati.

Ad esempio, abbiniamo il software di videoconferenza di Zoom con una videocamera Meeting Owl per assicurarci di ottenere un buon video a 360° dell'oratore attuale.

Questo non vuol dire che le note non siano preziose. In effetti, prendere appunti bene è fondamentale, motivo per cui i team hanno bisogno di:

2. Software per la gestione delle riunioni

Il software di gestione delle riunioni consente ai team di collaborare facilmente agli ordini del giorno delle riunioni e di acquisire le note delle riunioni. I team che collaborano per documentare le loro decisioni e i prossimi passi insieme durante la riunione sono più coinvolti, più efficienti e più impegnati a raggiungere tali risultati.

Ancora più importante, i sistemi di gestione delle riunioni mostrano a tutti il ​​modo migliore per i team della tua organizzazione di gestire le riunioni.

Storicamente, tutti hanno imparato a gestire le riunioni partecipando alle riunioni e poi copiando ciò che avevano visto fare ad altri. Quindi, mentre la ricerca ha scoperto centinaia di tecniche brillanti per riunire i gruppi, la maggior parte delle persone non vede mai queste tecniche nella pratica. Non hanno idea di cosa sia possibile.

Un sistema di gestione delle riunioni mette a disposizione di tutti le istruzioni per le riunioni. Nessuno deve indovinare cosa dovrebbe essere all'ordine del giorno, quanto dovrebbe durare la riunione, come condurre ogni parte della discussione o cosa deve essere scritto. Il sistema spiega tutto ciò, consentendo all'organizzazione di avviare un ottimo processo di riunione e di diffonderlo rapidamente a ogni membro del team.

Teeming , BoardVantage e Lucid Meetings sono tutti esempi di tecnologie in questa categoria.

3. Collaborazione visiva e supporto decisionale

Dov'è l'azione

Molte delle tecniche di riunione più efficaci, coinvolgenti e produttive sfruttano la nostra naturale capacità di elaborare le informazioni visivamente. I team possono vedere i modelli più facilmente quando possono spostare i dati, disegnare connessioni e includere immagini.

I team che hanno sviluppato queste tecniche hanno utilizzato molte note adesive. Dopo la riunione, hanno passato del tempo a scrivere tutti quegli scarabocchi e a pulire la stanza, il che significava che la maggior parte dei team ha salvato queste potenti tecniche di collaborazione per occasioni speciali.

Il software di collaborazione visiva e supporto decisionale rende le note adesive digitali. I team collaborano in tempo reale da qualsiasi luogo e nessuno deve digitare nulla in un secondo momento. Gli strumenti migliori offrono anche vantaggi che non puoi ottenere facilmente utilizzando la carta. Ad esempio, quando raccogli feedback in uno strumento di supporto alle decisioni, puoi rendere anonimo ogni contributo per aumentare le possibilità di ottenere feedback utili e onesti.

Esempi di tecnologie includono MURAL , Stormz , GroupMap e iObeya .

4. Feedback sulla riunione e monitoraggio delle prestazioni

Stimiamo che ci siano oltre 55 milioni di riunioni ogni giorno solo negli Stati Uniti. In media, i dirigenti trascorrono il 72% del loro tempo ogni settimana alle riunioni.

Pochissime organizzazioni tengono traccia delle prestazioni di questo periodo. Riuscite a pensare a qualsiasi altro processo aziendale che consuma così tante risorse ma non viene monitorato o misurato in qualche modo?

L'incontro con il feedback e la tecnologia di monitoraggio delle prestazioni offre alle organizzazioni informazioni dettagliate su questo enorme investimento. Alcune tecnologie calcolano automaticamente i costi delle riunioni in base ai dati del calendario, creando i numeri duri di cui i leader hanno bisogno quando prendono decisioni su come incontrarsi. Altre tecnologie utilizzano l'intelligenza artificiale per analizzare il feedback delle riunioni e quindi, in base alle emozioni dei partecipanti e ai modelli storici, prevedere se un progetto avrà successo o se è probabile che una vendita venga chiusa.

Le tecnologie in questa categoria includono MeetingQuality , Gong.io e Inspirometer .

Sono possibili incontri migliori. I grandi incontri richiedono di cambiare il modo in cui organizziamo e gestiamo quegli incontri, il che in passato significava che avevi bisogno di molta formazione di facilitazione e spazio vuoto sul muro.

Non più. Con queste quattro tecnologie, sono possibili grandi riunioni per tutti coloro che lavorano da qualsiasi luogo.

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Elise Keith

Elise Keith è la co-fondatrice di Lucid Meetings e l'autrice di Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization . Per ulteriori informazioni, visitare www.jelisekeith.com o www.lucidmeetings.com e connettersi con Elise su Twitter @EliseID8.