5 problemi comuni di comunicazione aziendale (+soluzioni)

Il panorama aziendale è stato uno dei tanti elementi della vita quotidiana che è stato completamente sconvolto nel 2020 dalla pandemia di COVID-19. Il coronavirus ha costretto quasi tutti i membri della forza lavoro ad andare a distanza per il prossimo futuro. Ciò ha inconsapevolmente creato una serie di problemi di comunicazione aziendale.

Molti luoghi di lavoro che in precedenza avevano politiche rigorose in merito ai dipendenti che lavoravano da casa hanno dovuto rinunciare a tali regole precedenti. Questo li ha posti in un territorio completamente sconosciuto, il che significava che le aziende dovevano imparare a comunicare in un modo che prima non conoscevano. In questo articolo, esamineremo alcuni problemi aziendali comuni causati dalla pandemia di coronavirus e come risolverli:

• Mancanza di standardizzazione
• Errata interpretazione e ambiguità
• Mancanza di segnali non verbali nella comunicazione scritta
• Essere eccessivamente connesso
• Mancanza di feedback

Mancanza di standardizzazione

Per il prossimo futuro, le riunioni di persona appartengono al passato. La tecnologia ci ha fornito una miriade di opzioni su dove possono andare quelle comunicazioni, ma ora il problema è quale tipo di comunicazione dovrebbe andare dove. Devi decidere quando e dove comunicare su argomenti diversi. La mancanza di standardizzazione può portare a silos di comunicazione e confusione tra i dipendenti. Nel complesso, danneggerà le operazioni quotidiane della tua azienda.

Il modo migliore per risolvere questo problema è standardizzare i processi di comunicazione sul posto di lavoro per ogni canale. Creare linee guida chiare per quale tipo di comunicazione dovrebbe andare in quali canali. Ad esempio, le attività importanti dovrebbero essere documentate in un'e-mail ai membri del team appropriati.

Il tuo sistema di messaggistica istantanea tra gli uffici, come Slack, dovrebbe essere riservato per conversazioni specifiche del progetto e conversazioni sul watercooler. I commenti sulle interazioni con i clienti dovrebbero essere riservati alla soluzione di gestione delle relazioni con i clienti del tuo team.

Standardizzare fermamente le comunicazioni interne porterà una miriade di vantaggi alla tua organizzazione. Per uno, avrai una traccia cartacea formale su tutte le interazioni. Hai bisogno di controllare i commenti dei tuoi subalterni sul loro ultimo progetto? Controlla Slack. Stai cercando di rivedere le informazioni necessarie prima di una riunione con un cliente? Dai un'occhiata al tuo CRM.

L'implementazione della standardizzazione della comunicazione interna del tuo ufficio generalmente manterrà anche le cose organizzate. Se il tuo team invia spam o e-mail con qualsiasi cosa, dalle informazioni sui clienti pertinenti all'ultimo meme di tendenza su Twitter, è probabile che le persone inizino a ignorare i messaggi che arrivano. Delineando che tipo di messaggi dovrebbero andare dove, i tuoi dipendenti sapranno esattamente cosa aspettarsi da ogni notifica che arriva.

Errata interpretazione e ambiguità

Forse il più grande vantaggio degli incontri di persona è che il contesto e le motivazioni dietro le parole scambiate nelle conversazioni sono generalmente abbastanza chiari. Questo perché le persone possono porre domande di chiarimento di follow-up al momento se ne hanno bisogno. Con la conversazione scritta, quell'opportunità viene persa e si verificano problemi di comunicazione e interruzioni della comunicazione.

Ma poiché le comunicazioni di persona sono state gravemente limitate a causa della pandemia di coronavirus, sempre più persone stanno optando per canali di comunicazione intranet come Slack ed e-mail per comunicare con i colleghi. È semplicemente più veloce ed efficiente della necessità di coordinare video o telefonate. Ma coloro che ricevono slack o e-mail potrebbero non riceverlo in tempo reale. Ciò può portare ad alcuni problemi nella comunicazione di conversazioni chiare e potenzialmente difficili.

La comodità di questi canali è ottima per un dipendente impegnato, ma presenta una serie di svantaggi. È facile interpretare male i pensieri di qualcuno attraverso la comunicazione scritta. Le persone potrebbero essere troppo intimidite o non avere il tempo di inviare un messaggio di follow-up e attendere una risposta. Quindi questo significa che a volte i dipendenti operano con un'idea ambigua o fraintesa di quale dovrebbe essere il loro compito.

La soluzione è semplice: siediti con un messaggio importante per alcuni istanti prima di inviarlo a un collega. È reciprocamente vantaggioso per tutte le parti coinvolte assicurarsi che tutte le comunicazioni organizzative siano chiare. Ciò è particolarmente importante durante la pandemia di coronavirus, poiché le persone lavorano con orari diversi in fusi orari diversi.

L'invio di messaggi vaghi e poco chiari ai colleghi può farti tornare indietro su progetti importanti, poiché potrebbero richiedere un ulteriore follow-up. Per evitare ciò, assicurati di rileggere i messaggi e, se necessario, far correggere anche le bozze di terze parti.

Mancanza di segnali non verbali nella comunicazione scritta

Proprio come con l'invio involontario di messaggi ambigui, fare affidamento esclusivamente su canali di comunicazione scritti è destinato a causare alcuni problemi di comunicazione. Senza essere in grado di sfruttare i segnali del corpo, l'espressione facciale o il tono, è incredibilmente facile per i comunicatori interpretare erroneamente le intenzioni di qualcuno. La mancanza di segnali verbali può creare confusione soprattutto nelle conversazioni in cui le differenze culturali sono un fattore determinante. La persona più amichevole può risultare diversa in una conversazione scritta, il che può essere incredibilmente irritante per alcune persone.

Puoi utilizzare più metodi di comunicazione per assicurarti che il tuo messaggio venga inviato con lo stesso tono che intendevi trasmettere. Se vuoi inviare un messaggio più spensierato, inserisci un'emoji o un punto esclamativo. Sempre più aziende stanno iniziando a sfruttare gli emoji come strumento di comunicazione aziendale innovativo . Questo trasformerà un messaggio da severo in uno che è positivo e incoraggiante. Ti eviterà di costringere involontariamente un collega a chiedersi se sei scontento di loro.

Naturalmente, puoi sempre includere semplicemente ciò che stai cercando di trasmettere nel messaggio in parole semplici. È uno dei modi più semplici per garantire che la persona a cui stai inviando un messaggio sappia esattamente cosa stai cercando di dire.

Ma il modo più efficace per evitare problemi correlati a questo è passare a una videochiamata. Con la pandemia di coronavirus che continua a devastare il mondo, gli incontri di persona non sono un'opzione al momento. Le videoconferenze sono la cosa migliore. Sono il modo migliore per collaborare efficacemente con i colleghi. Le espressioni facciali e il tono sono chiaramente espressi durante una videochiamata.

Come riportato in precedenza , "l'87% dei dipendenti remoti afferma di sentirsi più connesso e coinvolto con team e progetti quando utilizza la videoconferenza". Le videochiamate aumentano indubbiamente l'efficienza delle comunicazioni aziendali.

Essere eccessivamente connesso

Fonte: Gineris

Con quasi tutti i membri della forza lavoro che lavorano da casa per il prossimo futuro, i confini tra l'orario di ufficio e la vita personale dei dipendenti sono diventati sfocati. È stato regolarmente segnalato durante la pandemia che la stragrande maggioranza delle persone trascorre più tempo in ufficio, poiché ora si trova all'interno della loro casa. Ciò significa che i dipendenti rischiano di essere sovraconnessi.

La capacità di essere così facilmente iperconnessi porta le persone a lavorare troppo. Con la flessibilità offerta da un orario di lavoro da casa, molte persone sentono la pressione di essere sempre "attive". Ciò significa che potrebbero inviare messaggi in orari non previsti.

Ciò può portare le persone che in precedenza avevano dei limiti impostati a sentire la pressione di fare lo stesso. Lavorare ben oltre il normale orario lavorativo può portare al burnout, causando prestazioni inferiori ai dipendenti. Questo alla fine può avere un impatto negativo sulla tua attività e anche il coinvolgimento dei tuoi dipendenti ne risentirà.

Il modo migliore per evitare che ciò accada ai tuoi dipendenti è stabilire regole di base. Metti in chiaro che nessuno dovrebbe lavorare oltre il normale orario. Incoraggia i dipendenti a disconnettersi dai dispositivi di lavoro una volta che hanno finito per la notte: la maggior parte dei messaggi può attendere fino al giorno successivo.

Un ottimo modo per far rispettare questo messaggio è che l'alta dirigenza segua queste regole. I dipendenti avranno meno probabilità di lavorare fuori orario se non vedono i loro supervisori fare le stesse cose. Mantenere la tua organizzazione aggiornata garantirà che operi al meglio delle sue capacità. Nel complesso promuoverà un sano lavoro di squadra.

Mancanza di feedback

Fonte: ottimo posto di lavoro

Un'azienda sana e fiorente ha bisogno di esaminare se stessa da tutti i lati. Se la direzione non richiede feedback dai propri dipendenti, la comunicazione tra i dipendenti tra gli uffici diventerà inefficace. Deve fluire in entrambe le direzioni per lavorare a favore della tua azienda. La raccolta di feedback dai dipendenti attraverso metodi come l'invio di sondaggi mostra come stanno andando i tuoi dipendenti in questo momento.

Il feedback dei tuoi dipendenti è importante ora più che mai. Mentre la pandemia di coronavirus ha dilaniato in tutto il mondo per la maggior parte dell'anno, persone diverse hanno reazioni diverse ad essa. Alcune persone potrebbero solo sentire lo stress e l'ansia della situazione ora. Le reazioni dei tuoi dipendenti alla pandemia saranno in continua evoluzione.

Un feedback regolare è l'unico modo per avere un'idea di come stanno i tuoi dipendenti date le circostanze e cosa puoi fare per sostenerli. Queste informazioni possono aiutarti a superare i dipendenti che perdono la motivazione a lavorare sodo.

Il feedback ti dà anche un'idea di come sta andando la gestione. Potresti non essere consapevole del fatto che qualcosa che stai facendo non funziona a meno che i tuoi dipendenti non ti informino. Agire in base a quel feedback e regolare i processi in futuro è l'unico modo per migliorare le tue operazioni.

Conclusione: una buona comunicazione renderà i dipendenti più felici

La pandemia di coronavirus ha cambiato il volto dell'ufficio per il prossimo futuro. Lavorare in un ambiente d'ufficio potrebbe non essere mai più lo stesso. La situazione fluida a portata di mano significa che la tua azienda dovrà costantemente ruotare per evitare grandi sfide di comunicazione. Ci saranno ostacoli lungo il percorso, ma ci vorrà del tempo per risolvere i problemi di comunicazione comuni che potrebbero sorgere.

Solo perché il volto del tuo ufficio ha un aspetto diverso in questi giorni non significa che i tuoi dipendenti da remoto non possano essere felici . Come riportato in precedenza, il 90% dei dipendenti remoti desidera continuare a lavorare con orari flessibili per il resto della propria carriera. Soddisfacendo le esigenze dei tuoi dipendenti, ti assicurerai che siano felici, il che porterà enormi benefici alla tua attività a lungo termine.