Bollette telefoniche aziendali: navigazione tra tariffe nascoste e motivi per considerare il VoIP

Le aziende cercano sempre di risparmiare denaro dove possono. Un ottimo punto di partenza è esaminare i costi della bolletta. Può essere facile trascurare la quantità di denaro che la tua azienda sta spendendo per il servizio di telefoni fissi e cellulari. Con la pandemia di coronavirus che spinge il mondo degli affari a fare affidamento sul VoIP aziendale per rimanere a galla, il servizio telefonico selezionato è più importante che mai.

Le telefonate sono il modo più comune con cui i nuovi clienti interagiscono per la prima volta con un'azienda e i telefoni rimangono un punto di riferimento per l'assistenza clienti. Data questa necessità, i fornitori di telefoni spesso si sentono a proprio agio nell'affrontare vari addebiti che possono aumentare significativamente il costo della bolletta mensile.

Alcuni degli addebiti possono riguardare servizi che usi raramente (o mai), mentre altri sono chiamati in modo ambiguo "spese di manutenzione" e il preferito da tutti: le tasse. Non c'è limite al livello di creatività che alcuni fornitori di telefoni aziendali esibiscono quando trovano modi per sminuire i propri clienti. A meno che tu non abbia già controllato attentamente il conto della tua azienda, ci sono buone probabilità che tu stia pagando più del necessario.

Se non sei in contatto con quanto costano i telefoni tradizionali alla tua attività, abbiamo annotato alcuni suggerimenti per gli elementi che potresti voler tenere d'occhio la prossima volta che arriva la bolletta. In questo articolo tratteremo le seguenti sezioni:

• Come ridurre la bolletta del telefono
• Esamina la tua bolletta telefonica esistente
• Considera le funzionalità di cui hai bisogno
• Considera cos'altro puoi ottenere da una moderna soluzione VoIP
• Rivedi le tue scelte

Come ridurre la bolletta del telefono

Il tuo conto potrebbe essere una spesa aziendale necessaria, ma ciò non significa che debba costare alla tua azienda un braccio e una gamba. Questo costo può essere particolarmente difficile per i proprietari di piccole imprese. Una cosa da considerare è il costo totale delle operazioni per il tuo attuale sistema telefonico. Puoi trovare quel costo aggiungendo quanto è costato l'acquisto del sistema telefonico con quanto costa per te gestirlo.

Una volta determinato il costo, puoi decidere se vale la pena pagare quanto hai pagato per il tuo sistema telefonico aziendale e quanto attualmente paghi per farlo funzionare. Puoi confrontare quel prezzo con qualunque sia la tua bolletta corrente ogni mese. In questo modo, puoi vedere quale aspetto della tua configurazione dovresti modificare.

Esamina la tua bolletta telefonica esistente

Il modo più semplice per vedere quanto dovresti tagliare dai costi associati al tuo servizio telefonico è esaminare la bolletta esistente. Ad esempio, i fornitori offrono comunemente uno sconto per vari pacchetti e possono ridurre i costi amministrativi della tua azienda consolidando le fatture in un unico pagamento.

Questo fa sembrare che tu stia risparmiando denaro. Tuttavia, questo porta anche a una fattura più complicata in cui i fornitori possono stipare costi aggiuntivi che potrebbero altrimenti non essere possibili con una fattura più semplice.

La FCC è arrivata al punto di creare pagine di domande frequenti su argomenti come la fatturazione delle bollette telefoniche per aiutare a informare le persone sull'abitudine delle compagnie telefoniche di effettuare addebiti non autorizzati. L'agenzia osserva che più il conto inizia a sembrare quello di una carta di credito, più dovresti preoccuparti se stai pagando un importo equo.

“L'inganno è il segno distintivo del cramming. I crammer spesso si affidano a fatture confuse per indurre i consumatori a pagare per servizi che non hanno autorizzato o ricevuto, o che costano più di quanto il consumatore fosse indotto a credere... La FCC ha stimato che il cramming ha danneggiato decine di milioni di famiglie americane.

Probabilmente hai subito lo shock di ricevere la prima fattura da un nuovo servizio. Il preventivo iniziale della compagnia telefonica probabilmente non menzionava spese per tasse, supplementi o che ti sarebbero stati fatturati un mese in anticipo sulla prima fattura (i fornitori a volte addebitano dalla data di installazione così come il mese successivo sulla prima fattura).

Le compagnie telefoniche generalmente devono pagare l'imposta sulle vendite sul servizio, quindi non sorprende che la riscuotano dai loro clienti. Tuttavia, dovresti assicurarti che la percentuale raccolta sia effettivamente in linea con le tue tasse locali sulle vendite e non gonfiata.

D'altra parte, i supplementi e altri elementi simili sono del tutto soggettivi e possono fornire più spazio di manovra per negoziare il conto.

Ecco alcuni elementi della fattura a cui dovresti prestare molta attenzione:

• Linee di rollover : si trovano nelle linee telefoniche PSTN tradizionali e consentono alla tua azienda di gestire più chiamate contemporaneamente, in modo che i tuoi clienti non si imbattano in segnali di occupato. Questi non sono economici, in quanto possono costare alla tua attività fino a $ 30 per riga. È importante notare che è possibile ottenere questa stessa funzionalità da un sistema IP senza costi aggiuntivi.
• Manutenzione del filo : ancora una volta, questo è un articolo specifico per i telefoni fissi. Questa è una tassa associata al costo del cablaggio del tuo ufficio.
• Interurbane e tariffe telefoniche — Non puoi farne a meno se la tua azienda deve effettuare un gran numero di chiamate interurbane e gratuite. Ma puoi ridurre questo costo spostando quelle comunicazioni su e-mail o un sistema telefonico IP.
• Utenti ed interni: i sistemi telefonici tradizionali non solo addebitano le linee di rollover, ma addebitano ogni linea di cui hai bisogno. Tieni presente che anche i fornitori tendono ad addebitare costi per utente, quindi vale la pena confrontare i prezzi per i diversi fornitori qui.

Alcune accuse saranno scolpite nella pietra, ma potresti avere un po' di spazio di manovra su alcune. Se c'è una tariffa particolare che ti sembra troppo alta, vale la pena contattare il tuo fornitore e provare a negoziare.

Considera le funzionalità di cui hai bisogno

Il prossimo passo per ridurre i costi associati alla bolletta è considerare tutte le funzionalità di cui hai bisogno nel tuo sistema telefonico. Indipendentemente dal fatto che tu sia o meno su un sistema telefonico PSTN o IP, puoi spesso rimanere bloccato in contratti costosi se hai raggruppato insieme funzionalità che non stai utilizzando.

È importante considerare le funzionalità di cui hai bisogno nel tuo sistema telefonico in modo da poter trovare un piano che richieda solo il pagamento di ciò di cui hai bisogno. Ecco alcune caratteristiche di base e vitali da considerare nel tuo prossimo fornitore di sistema telefonico.

Inoltro di chiamata : questa è una funzionalità di base che garantisce che i tuoi clienti possano contattarti in ogni caso. Quindi, se dividi il tuo tempo tra il lavoro in ufficio e quello a casa, puoi inoltrare le chiamate dal tuo numero aziendale al tuo dispositivo mobile. Molti provider VoIP come RingCentral offrono l'inoltro di chiamata remoto come funzionalità di base in modo da poter inoltrare le chiamate al volo per assicurarti di essere sempre disponibile.

Interni : in un sistema telefonico PSTN tradizionale, un interno è un altro numero di telefono fisicamente collegato a un numero principale. Più cablaggio fai, più costerà. I sistemi IP lo fanno virtualmente e molti offrono una certa quantità di estensioni integrate nei piani di base. Ad esempio, Grasshopper offre un piano da solista per $ 26 che include fino a tre estensioni.

Supporto remoto — Arriverà senza dubbio il momento in cui sarà necessario riparare il sistema telefonico. Ma poiché la pandemia di coronavirus continua a mantenere remota la stragrande maggioranza della forza lavoro, potrebbe non essere più possibile avere un dipendente esterno che entri nel tuo ufficio per esaminare la tua configurazione.

Al giorno d'oggi, esaminare un provider telefonico che offre supporto remoto è un'opzione più fattibile. Nextiva offre un sistema di supporto remoto per fornire questa offerta ai propri utenti.

Chiamate illimitate : grazie alla pandemia, le telefonate sono più vitali che mai. Poiché le riunioni di persona si sono sostanzialmente fermate, è probabile che la tua attività trascorrerà ancora più tempo al telefono. Quindi un sistema telefonico che ti offre minuti di chiamata illimitati dovrebbe essere una priorità assoluta. Molti provider di telefoni IP offrono chiamate illimitate, incluso Vonage Business.

Registri delle chiamate: la registrazione delle chiamate è un ottimo modo per studiare le prestazioni dei tuoi dipendenti, in particolare il tuo team di vendita, e valutare l'esperienza che offri ai tuoi clienti. I registri delle chiamate possono fornire dettagli chiave come la data e l'ora della chiamata, la durata, l'ID chiamante e se la chiamata è stata accettata o inviata alla segreteria telefonica.

Questa è una funzionalità di base che molti provider possono offrire. 8×8 fornisce la registrazione della cronologia delle chiamate, la possibilità di gestire i registri delle chiamate e le metriche del registro delle chiamate all'interno dei suoi piani.

Considera cos'altro puoi ottenere da una moderna soluzione VoIP

Dato che la tua azienda probabilmente sta già pagando per una connessione Internet a banda larga e potrebbe aver persino costruito una intranet in piena regola, ci dovrebbero essere attriti minimi e notevoli risparmi quando si passa a un servizio IP. Non è necessario alcun hardware aggiuntivo, tranne forse un telefono IP.

La maggior parte delle aziende addebita circa $ 20 al mese per una linea VoIP aziendale che include tutto ciò che ti aspetteresti dalla tua linea telefonica standard (messaggi vocali aziendali, avviso di chiamata, ecc.) Insieme a un lungo elenco di funzionalità che generalmente non sono incluse in offerte telefoniche tradizionali o non sono affatto disponibili.

Puoi aspettarti funzionalità avanzate da qualsiasi provider VoIP selezionato. Eccone alcuni a cui prestare attenzione:

IVR — Hosted IVR (risposta vocale interattiva) è un menu di telefonia e un sistema di routing che offre un menu interattivo per i chiamanti per indirizzarli al reparto di cui hanno bisogno. Trattandosi di un sistema intelligente, l'IVR può svolgere attività che coinvolgono un sì/no o risposte relative ai numeri da parte dei chiamanti. Questa funzione riacquista tempo e produttività per i tuoi dipendenti, oltre a garantire che i tuoi clienti abbiano un tempo di attesa più breve.

Assistente automatico : questa funzione può aiutare a sostituire il ruolo di receptionist nella tua organizzazione. Quindi, invece di richiedere ai chiamanti di parlare prima con un addetto alla reception per essere trasferiti all'interlocutore corretto, dovranno semplicemente premere un numero associato all'interno del reparto corretto. Proprio come con IVR, questa funzione può anche far risparmiare tempo e denaro alla tua organizzazione.

Videoconferenza : la maggior parte dei provider VoIP include altri metodi di comunicazione nei propri piani telefonici. La videoconferenza è una delle opzioni più popolari. Questa è semplicemente una funzione che un sistema telefonico PSTN non può fornire.

Le funzionalità di videoconferenza per alcuni piani di telefoni IP consentono anche a centinaia di partecipanti di partecipare contemporaneamente, avvicinandoti il ​​più possibile a una riunione aziendale di persona durante la pandemia.

App mobile : la maggior parte dei fornitori di telefoni VoIP ha le proprie app per softphone, che ti consentono di rispondere alle tue chiamate di lavoro in movimento. Le app spesso consentono la chat video e la messaggistica aziendale SMS, oltre a una tradizionale chiamata vocale. In genere puoi passare da un mezzo di comunicazione all'altro, con le informazioni delle conversazioni precedenti salvate su ciascuno dei tuoi dispositivi.

Con una tendenza crescente verso le comunicazioni unificate, VoIP consente anche una maggiore centralizzazione delle operazioni aziendali nel loro insieme. La maggior parte delle piattaforme VoIP supporta l'integrazione con piattaforme esterne come Salesforce, consentendo di consolidare comunicazioni e altre applicazioni in un'unica posizione. Questo viene fornito con un lungo elenco di vantaggi che abbiamo recentemente delineato nella nostra guida per principianti alle comunicazioni unificate.

Rivedi le tue scelte

Se il tuo servizio telefonico non fornisce molto di più di un segnale di linea e stai pagando più di $ 20 o $ 30 al mese per questo, la tua azienda è probabilmente molto meglio con un pacchetto VoIP di qualsiasi numero di provider. Ecco una ripartizione dei cinque provider VoIP aziendali più votati in base alle valutazioni di centinaia di utenti GetVoIP:

Conclusione: il VoIP è il modo migliore per ridurre la bolletta del telefono aziendale

Per tutti i modi creativi in ​​cui le compagnie telefoniche gonfiano le bollette e per tutti i modi in cui potresti essere in grado di negoziare una tariffa più bassa, il VoIP potrebbe essere il modo più semplice per risparmiare denaro sulle esigenze del servizio telefonico della tua piccola impresa.

Oltre a essere semplicemente più economiche dei servizi telefonici tradizionali, le piattaforme di comunicazione basate su cloud consentono un'ampia gamma di funzionalità che possono avere un impatto considerevole sull'efficienza operativa e sull'efficacia complessiva della capacità di un'azienda di comunicare internamente e con i clienti.