Automazione dei processi aziendali e come sta guidando l'efficienza aziendale
Pubblicato: 2022-01-13Ogni azienda ha centinaia di attività interne che vengono eseguite manualmente. Le aree sono strutturate per assolvere i propri compiti e obiettivi indipendentemente dal tempo impiegato o dalle funzioni svolte. Allora perché non lanciare l'automazione dei processi e la trasformazione digitale?
Di fronte alla continua evoluzione del mercato e alle mutevoli tendenze, le aziende devono mettere da parte compiti che fanno sprecare tempo e risorse per automatizzare i processi.
Al giorno d'oggi, sembra strano che si parli di aziende che eseguono manualmente processi estesi, ma non lo è. Il 69% delle organizzazioni nel mondo non ha fatto il salto di qualità nella trasformazione digitale, forse per ignoranza o paura dell'innovazione.
La verità è che le aziende che non automatizzano i processi dedicano troppo tempo alle attività che potrebbero portare a termine con l'aiuto della tecnologia.
Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?
Quando parliamo di automazione dei processi aziendali, ci riferiamo alla tecnologia per eseguire attività o processi ricorrenti in un'azienda. Questo utilizzo consente di ridurre al minimo i costi, aumentare l'efficienza e snellire operazioni sempre più complesse.
La trasformazione digitale ha molto a che fare con l'automazione; descrive l'ottimizzazione dei processi aziendali con l'ausilio delle nuove tecnologie.
I processi automatizzati promuovono l'efficienza, creano standard ragionevoli e, in definitiva, aiutano le organizzazioni a risparmiare tempo, denaro e risorse. Organizza anche attività ripetitive e ad alto volume, poiché sono più accessibili alle macchine e portano ai profitti più elevati dell'organizzazione.
Sapevi che i team trascorrono quasi il 20% del loro tempo in attività che potremmo automatizzare, come l'analisi dei dati operativi e la revisione dei rapporti sullo stato? Per questo motivo, i CEO hanno capito che l'automazione dei processi è diventata una tendenza e stanno lavorando per incorporarla.
Ad esempio, un agente di vendita che chiama e segue una vasta base di clienti trarrebbe vantaggio dall'utilizzo di un sistema di controllo e automazione che imposta le chiamate, crea promemoria e aggiorna automaticamente un calendario o un database clienti. Lo stesso esempio vale anche per le aree vendita o supporto tecnico, viste le loro peculiarità.
Ma non pensare che l'automazione avvantaggia solo alcune aree. L'automazione dei processi è più efficace per gli aspetti interfunzionali, abbracciando l'intera azienda e integrando le applicazioni. Più avanti in questa guida scoprirete tutti i vantaggi dell'automazione dei processi.
In che modo gli strumenti di automazione dei processi aziendali stanno interrompendo il posto di lavoro
Ogni azienda deve effettuare un'analisi approfondita per comprendere le proprie esigenze e quindi implementare l'automazione nelle aree che riportano i maggiori vantaggi.
In questa guida abbiamo scelto le tipologie di automazione di processo più diffuse sul mercato.
1. Base di conoscenza
Questo tipo di automazione dei processi ha acquisito rilevanza nel mercato. I millennial utilizzano sempre più un motore di ricerca per trovare risposte prima di effettuare una chiamata di servizio al cliente. Inoltre, Econsultancy ha rilevato che il 51% dei clienti preferisce il supporto tecnico attraverso una base di conoscenza in quanto è più interattivo e più facile da usare.
Allo stesso modo, il 67% dei clienti millennial ha aumentato le proprie aspettative nell'ultimo anno per quanto riguarda il servizio clienti (compresa l'implementazione di nuovi strumenti come le basi di conoscenza) e il 78% ha spostato la propria attività altrove dopo una sola esperienza negativa con il servizio clienti.
La realtà è che i clienti hanno cambiato le loro abitudini di consumo e preferiscono strumenti che consentano loro di essere più indipendenti.
2. Cura di sé
La rivista Forbes ha rivelato che il 40% dei clienti preferisce il self-service al contatto umano, poiché si sente più a suo agio nel risolvere i propri problemi in privato e non vuole sembrare "stupido" con le sue domande.
Self è la strategia che utilizza i canali digitali per consentire ai clienti di effettuare ordini, rispondere alle loro domande e cercare assistenza o assistenza senza l'aiuto di un rappresentante.
È un sistema di assistenza clienti che utilizza l'intelligenza artificiale e offre ai consumatori autonomia, agilità ed efficienza.
A questo punto, potresti pensare che ci riferiamo a una base di conoscenza e non ci sono differenze tra di loro. Tuttavia, il self-service va molto oltre perché si concentra sull'esperienza del cliente.
3. Gestione delle relazioni con i clienti
Quando si parla di automazione dei processi in azienda non si può dimenticare uno dei grandi protagonisti di questa categoria: il CRM nelle vendite.
Nella guida al CRM nelle vendite, definiamo questo tipo di software come "uno strumento tecnologico che è responsabile dell'organizzazione di tutti i dati dei clienti in un unico posto e consente al tuo team di vendita di automatizzare le attività amministrative, organizzare i processi e ottimizzare e gestire la pipeline".
La definizione è chiara e precisa. Affronta diverse sfumature e indica che un CRM è uno strumento utile per aiutare i rappresentanti di vendita su base giornaliera.
4. Attenzione omnicanale
Omnichannel è la strategia che puoi utilizzare per fornire ai tuoi clienti assistenza e servizi di qualità.
Parlare di automazione omnicanale significa parlare di altri tipi di automazione dei processi. Viene sotto l'ombrello in cui tutti ottimizzano il tempo dei dipendenti e migliorano l'esperienza del cliente.
Le strategie omnicanale facilitano l'automazione dei processi aziendali e, quando tutti i canali sono ben integrati, gli utenti traggono vantaggio dall'utilizzo che si adatta meglio alle loro esigenze in quel momento.
Considerando i tipi di automazione dei processi sopra menzionati, possiamo vedere alcune caratteristiche dell'omnicanale e la sua importanza per fare un salto verso la trasformazione digitale. Ciascuno svolge un ruolo fondamentale all'interno della strategia omnicanale per ottimizzare il tempo e le risorse del business.
5 motivi per cui la tua azienda dovrebbe automatizzare le sue operazioni
L'automazione dei processi porta una serie di vantaggi per le aziende che la implementano. A priori, possiamo pensare che i grandi beneficiari saranno i collaboratori e le squadre di lavoro che eviteranno alcuni compiti che richiedono molto tempo.
Ma la verità è che anche l'organizzazione e i clienti ne trarranno vantaggio. Ecco sette vantaggi dell'automazione dei processi.
1. Aumento della produttività
Il sogno di tutti i manager è aumentare la produttività del team senza dover allungare l'orario di lavoro o investire in più risorse. Alcune attività richiedono uno sforzo non necessario e potrebbero aumentare la produttività essendo automatizzate.
Ad esempio, i professionisti impiegano in media 18 minuti per individuare manualmente un documento, che rappresentano tra il 20% e il 40% del loro tempo, e trascorrono il 50% della loro giornata alla ricerca di informazioni.
Immagina cosa potrebbero ottenere automatizzando questi processi!
In effetti, i team di lavoro occuperebbero meglio il loro tempo per dedicarsi ad altre attività, come migliorare il servizio e l'attenzione al cliente e avere uno spazio durante la giornata per svolgere formazione o aumentare le proprie conoscenze.
Il 60% delle aree aziendali potrebbe risparmiare il 30% del proprio tempo con l'automazione dei processi aziendali. Questo miglioramento si rifletterà in una maggiore produttività, poiché avranno più tempo per concentrarsi sul rispetto degli obiettivi proposti.
2. Salto verso la trasformazione digitale
La trasformazione digitale può sembrare un obiettivo complesso e schiacciante per le organizzazioni che non seguono quella strada. Tuttavia, l'automazione dei processi può essere un passaggio fondamentale per adottare quella cultura di trasformazione continua che consente alla tua azienda di ridurre i tempi con compiti amministrativi per concentrarsi sul miglioramento in altri aspetti.
In linea di principio sarà possibile automatizzare i processi manuali che richiedono una maggiore disponibilità di risorse e un cambio di rotta dovuto alla loro richiesta. Una volta che si verificano alcune differenze, sarà più facile automatizzare i processi per utilizzare al meglio il tempo del tuo team.
3. Processi più chiari
L'automazione richiede una certa chiarezza e comprensione di ogni processo in azienda. Se non conosci le persone responsabili dell'esecuzione dei processi e delle attività coinvolte, non puoi progettare e automatizzare in modo efficace il tuo flusso di lavoro.
La mappatura dei processi può fungere da risorsa di formazione e chiarire tutti i dipendenti. Le informazioni ottenute dall'analisi di un processo automatizzato possono mostrare il divario tra il modo in cui sta avvenendo e la sua versione definitiva.
4. Processi più agili
Sembra una ridondanza, ma uno dei grandi risultati dell'automazione dei processi è la semplificazione. Responsabilità chiara, analisi dei risultati, notifiche personalizzabili, informazioni preziose e tempi di consegna più rapidi semplificano l'eliminazione delle attività di fascia bassa e si concentrano sul miglioramento delle attività a valore aggiunto.
5. Registri dell'adempimento dei compiti
Con l'automazione dei processi, c'è anche la registrazione di tutti i dettagli di una particolare attività. Possiamo presentare queste informazioni per dimostrare la conformità durante gli audit interni o le valutazioni
Le 5 migliori soluzioni di automazione dei processi aziendali per più settori
I principali vantaggi dell'automazione delle operazioni sono la riduzione dei costi, l'aumento della produttività, la disponibilità, l'affidabilità e le prestazioni.
1. Riduzione dei costi
L'automazione ha molti vantaggi e questo è uno dei principali. Ogni azienda deve affrontare pressioni internazionali per aumentare la propria redditività. Un approccio per raggiungere questo obiettivo è la riduzione dei costi. Ma la riduzione delle capacità del data center ha un impatto negativo sull'intera azienda.
Il software di automazione è un approccio più innovativo e migliore per contenere e ridurre i costi. L'opportunità più significativa che presenta è aumentare il servizio al cliente (utente finale) riducendo sistematicamente i costi.
Il management spesso trascura questo potenziale di risparmio. La maggior parte dei server moderni ha bassi costi operativi, il che significa che il costo totale di proprietà è inferiore. Il prezzo del personale operativo può raggiungere il 71% del costo totale.
2. Aumento della produttività
Il secondo grande vantaggio dell'automazione dei processi e delle attività è un aumento significativo della produttività. Man mano che le esigenze tecnologiche di un'organizzazione crescono, la produttività diventa una preoccupazione importante. In genere, poiché alcune aree aziendali disponevano di strumenti per aumentare la propria efficacia e produttività, le operazioni IT sono passate in secondo piano.
La proliferazione di software per la produttività desktop ha generato risultati sostanziali negli ambienti dell'ufficio e delle risorse umane. Ma invece di alleggerire il carico di lavoro dei professionisti IT, la diffusione del PC ha significato che devono fare di più.
Poiché le persone usano di più i computer, richiedono anche di più il sistema. Più utenti generano più lavori e l'output di stampa è aumentato nonostante la riduzione dei rapporti stampati.
Nonostante la tendenza alle transazioni online e ai sistemi client/server, i carichi di lavoro batch continuano a crescere. I lavori in batch consumano ancora la maggior parte del tempo della CPU e nelle grandi aziende i lavori si aprono costantemente.
3. Disponibilità
La disponibilità è il terzo grande vantaggio dell'automazione dei processi. Le aziende dipendono sempre più dai computer. Le persone conducono le attività quotidiane attraverso sistemi online: caricamento dell'ordine di acquisto, prenotazioni, istruzioni di montaggio, ordine di spedizione e l'elenco potrebbe continuare. Se il computer non è disponibile, l'azienda ne risente.
Anni fa, era accettabile che il computer non fosse disponibile per alcune ore. In questa epoca, con l'elevato volume del cloud computing, l'interruzione dei sistemi critici può costare milioni di dollari in vendite perse e danneggiare la reputazione dell'azienda.
4. Affidabilità
La produttività è un ovvio vantaggio dell'automazione. Tuttavia, l'affidabilità è il vero gioiello della corona. È la pietra angolare di qualsiasi buon reparto operativo IT e senza di esso crei confusione, caos e utenti scontenti.
Le operazioni IT richiedono due insiemi di competenze opposte: da un lato, un addetto alle operazioni ha bisogno di competenze altamente tecniche, come comprendere le complessità di un sistema operativo e analizzare e risolvere i problemi man mano che si presentano. Questa stessa persona, invece, deve accontentarsi di premere pulsanti e caricare la carta.
I processi automatizzati assicurano che i lavori non vengano dimenticati o esauriti in sequenza, che i dati inseriti siano corretti e che avvenga qualsiasi elaborazione speciale necessaria.
5. Prestazioni
Il quinto vantaggio dell'automazione dei processi riguarda un netto miglioramento delle prestazioni. Ogni azienda vuole che il suo ambiente si comporti come un purosangue.
Anche se i progressi nell'informatica li rendono più veloci e meno costosi ogni anno, le richieste li fanno sempre lavorare alla capacità totale e alla fine superano il livello di capacità dell'infrastruttura informatica. Ciò lascia molte aziende che desiderano migliorare le prestazioni del proprio sistema.
Due opzioni per migliorare le prestazioni sono: aggiornare l'hardware o acquistare un sistema più recente. Ed entrambe le opzioni sono costose. È anche possibile mettere a punto e configurare un sistema per funzionare meglio, ma ciò richiede il lavoro di una persona altamente qualificata che di solito non è disponibile 24 ore al giorno.
E, una volta configurato un sistema per un determinato carico di lavoro, la configurazione non è più ottimale se il carico di lavoro cambia. Il software di automazione può risolvere queste sfide e contribuire ad aumentare le prestazioni del sistema.
Conclusione
L'automazione dei processi è diventata una tendenza e le aziende devono adattarsi per evitare la retrocessione nel mercato. Naturalmente, ogni organizzazione ha le sue priorità, ma è innegabile che la tecnologia è il mezzo per ottimizzare molte attività e aumentare la produttività dei team.
Pensa a come la trasformazione digitale ha rivoluzionato le attività manuali e ridotto al minimo l'errore umano. Identificare i processi da automatizzare è fondamentale per ridefinire il percorso dell'azienda verso la trasformazione digitale. I dipendenti avranno più tempo a disposizione per compiti più complessi e cruciali, mentre le organizzazioni ne trarranno vantaggio.
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