Le aziende sprecano 89 giorni all'anno in "materia oscura", rivela il rapporto

Un nuovo rapporto prodotto dal fornitore di software per la gestione dei progetti Wrike ha concluso che la "materia oscura" del lavoro - attività e informazioni su cui i team leader non hanno visibilità e sono difficili da tracciare - rappresenta 89 giorni del tempo medio di un'azienda ogni anno.

Il boom del lavoro ibrido ha sempre più confuso le acque, con app di videoconferenza e altre tecnologie che ci consentono di comunicare da luoghi diversi, aumentando la complessità e la tecnologia dei ruoli basati sulla conoscenza.

La cosa preoccupante per le aziende è che questo non solo fa perdere tempo, ma milioni di dollari ogni anno, ma potrebbe esserci una soluzione nella centralizzazione.

Qual è la "materia oscura del lavoro"?

Il rapporto , che ha intervistato 2.807 lavoratori con sede negli Stati Uniti e nel Regno Unito in aziende con oltre 1000 dipendenti, definisce la "materia oscura del lavoro" come "attività e informazioni che non possiamo vedere immediatamente, ma che hanno una potente influenza su tutto ciò che ci circonda esso."

Ispirato dalla definizione del CERN della materia oscura presente nell'universo, The Dark Matter of Work esiste "in testi, app, videochiamate, fogli di calcolo e conversazioni" e può "portare facilmente affari e progetti nella direzione sbagliata".

Fondamentalmente, è il tipo di lavoro non quantificabile, spesso di natura logistica, organizzativa o amministrativa, che è difficile da rintracciare e richiede tempo di lavoro prezioso.

I leader aziendali ne sono al corrente: secondo il rapporto, credono di avere visibilità solo sul 54% del lavoro che si svolge, il che significa che il 46% è "materia oscura". I dipendenti, d'altra parte, pensano che fino al 55% del loro lavoro non sia visibile.

Il lavoro ibrido ha reso i lavori più complessi

Sebbene la materia oscura sul posto di lavoro esistesse molto prima della pandemia, il passaggio di massa a modalità di lavoro ibride e remote - di cui l'84% dei leader delle funzioni aziendali ritiene "irreversibili" - ha aumentato la complessità della nostra vita lavorativa e ridotto ulteriormente la visibilità del lavoro.

Un'area chiave in cui questo può essere visto è l'adozione di nuove applicazioni.

Da marzo 2020, il team di marketing medio ha visto circa 10 nuovi strumenti non di comunicazione aggiunti all'arsenale di applicazioni esistenti che utilizzano per lavoro, oltre a tre nuovi strumenti di comunicazione e collaborazione.

Secondo il rapporto, le agenzie creative hanno dovuto fare i conti con 12 nuove app non di comunicazione nello stesso periodo di tempo e, per di più, tre nuovi strumenti di comunicazione come Microsoft Teams e Slack.

Gestire un numero maggiore di strumenti richiede tempo, soprattutto quando sono strumenti sconosciuti, ma i periodi di adattamento non erano possibili per molte aziende spinte in scenari ibridi e remoti dalla pandemia.

I team che hanno effettuato il turno hanno impiegato un tempo medio di transizione di soli 10,5 giorni, rispetto a un processo che la maggior parte delle aziende prevede richiederà circa 15 mesi prima della pandemia. Questo ha lasciato poco tempo per esaminare l'impatto delle nuove applicazioni necessarie per facilitare il lavoro da casa.

Non sorprende, quindi, che il 70% dei knowledge worker abbia affermato di essere "stressato nel dover destreggiarsi tra più attività, sistemi e applicazioni", con il 60% che pensa che ce ne fossero già troppi prima che la pandemia colpisse.

I leader aziendali non sono ingenui di fronte allo stress causato dall'esplosione di applicazioni: il 79% sa che ce ne sono troppe, ma non prevede nessun altro modo in cui il lavoro potrebbe essere completato.

Sono ancora qualche disconnessione, tuttavia. Ad esempio, i leader aziendali ritengono che, in media, i loro dipendenti utilizzino 10 applicazioni al giorno: i dipendenti riferiscono di utilizzarne circa 14.

La diffusione dell'attività della materia oscura

Il passaggio di massa al lavoro a distanza ha facilitato l'attività della materia oscura, sostenuta dalla crescente complessità del lavoro svolto negli spazi digitali.

Una buona testimonianza di ciò è il fatto che un knowledge worker ora invia una media di 295 messaggi al giorno, che richiedono tutti del tempo per essere scritti e saranno essenziali per la collaborazione su progetti e altri lavori, ma questi messaggi sono completamente "invisibili". ', non quantificabile e difficile da monitorare rispetto agli obiettivi di squadra o di business.

Questo può essere classificato come lavoro non strutturato, di cui "lo scopo e i benefici non sono chiari, documentati, comunicati o tangibili".

Un altro problema sono le riunioni. Secondo il rapporto, i knowledge worker trascorrono in media 2,79 ore a settimana nelle riunioni, mentre il 78% delle aziende intervistate concorda sul fatto che "troppe riunioni (a cui partecipano) potrebbero essere facilmente sostituite con un'e-mail".

Tragicamente, il 69% dei leader delle funzioni aziendali desidera ridurre il tempo che i propri dipendenti trascorrono alle riunioni, ma non sa come.

Le conseguenze della materia oscura: tempo perso, denaro perso

Secondo Wrike, questa esplosione di materia oscura sul posto di lavoro significa che le aziende con knowledge worker stanno sprecando circa 13,7 ore a settimana, o 89 giorni all'anno. Per knowledge worker, quel tempo perso costa circa $ 16,5k, ma i margini sono ancora più drammatici a livello aziendale.

"Il tempo perso in attività, come ripetere il lavoro già svolto, partecipare a riunioni improduttive o seguire azioni e stati", spiega il rapporto, "costa milioni all'impresa media".

Per le aziende con circa 3.200 dipendenti, il costo totale medio di tempo perso, progetti in ritardo/cancellati combinati e abbandono dei dipendenti (spesso stimolato da problemi che vanno di pari passo con l'aumento della materia oscura sul posto di lavoro) è di circa $ 60,76 milioni all'anno .

La soluzione: una "fonte unica di verità"

Wrike suggerisce che, al fine di "sfruttare" la materia oscura del lavoro, i leader aziendali devono creare singole fonti di verità per le loro organizzazioni.

Il rapporto conclude che una tale soluzione deve essere "abbastanza robusta da gestire e orchestrare flussi di lavoro complessi, ma anche abbastanza semplice da essere utilizzata dai normali dipendenti".

La piattaforma di Wrike sarebbe, ovviamente, il loro suggerimento, ma indipendentemente dal provider è chiaramente necessario che le aziende adottino una sorta di " sistema operativo di lavoro " per ridurre lo spreco di tempo e denaro.

Qualunque sia la cura a lungo termine, è chiaro che la materia oscura non tracciata sul posto di lavoro è andata fuori controllo e, sia per il bene delle aziende che dei dipendenti, deve essere affrontata.