Scegliere il miglior partner di outsourcing per l'immissione di dati

Con i dati che stanno diventando la risorsa più preziosa per così tante aziende, anche l'immissione dei dati è cresciuta fino a diventare un'operazione cruciale per varie aziende in vari settori. Pertanto, anche la necessità di esternalizzazione dell'immissione di dati è cresciuta in tutto il mondo come mai prima d'ora con gli elevati volumi di dati creati in quasi tutti i settori.

La gestione interna delle attività di immissione dei dati può essere un compito molto impegnativo per molte aziende. Assumere dipendenti interni o persino creare il tuo team interno di elaborazione dati può essere costoso e, poiché l'immissione dei dati è un processo ripetitivo e dispendioso in termini di tempo, i tuoi preziosi dipendenti non possono usare il loro tempo per concentrarsi su attività più cruciali che possono aiutare la tua organizzazione cresce.

È qui che entra in gioco l'outsourcing dell'immissione di dati.

Che cos'è l'outsourcing dell'immissione di dati?

L'inserimento dei dati, in poche parole, è il processo di immissione delle informazioni in un sistema digitale. Questo può essere la trascrizione di documenti scritti in un modulo digitale modificabile, la scansione di documenti in PDF digitali e altro ancora.

Pertanto, un operatore di immissione dati immette i dati richiesti attraverso metodi diversi, sia che si tratti di creazione manuale dei dati (ad es. creazione di note di riunione), copia-incolla di dati da documenti esistenti o scansione. L'obiettivo dell'immissione dei dati è trasferire, convertire o aggiungere una forma di informazioni memorizzabile e modificabile al database.

Detto questo, l'outsourcing di immissione dati è la delega di attività di immissione dati a un fornitore di servizi di immissione dati di terze parti. Molti di questi fornitori di servizi impiegano lavoratori provenienti da paesi del terzo mondo che forniscono servizi di alta qualità ma a un tasso molto inferiore rispetto agli Stati Uniti, consentendo un'esecuzione più conveniente delle attività di immissione dei dati.

Esternalizzando le tue attività di data entry, puoi risparmiare tempo e denaro: ottieni risultati accurati e privi di errori dall'inserimento dei dati grazie ai lavoratori esperti forniti dai servizi di data entry outsourcing, mentre allo stesso tempo puoi consentire al tuo team per concentrarti sulle tue operazioni di core business.

Vantaggi e preoccupazioni dell'esternalizzazione dell'immissione dei dati

L'esternalizzazione della tua operazione di data entry è la scelta giusta per la tua attività? Qui abbiamo elencato alcuni dei principali vantaggi che puoi ottenere quando esternalizzi l'immissione dei dati, nonché alcune considerazioni chiave che dovresti avere. Questo ti aiuterà a determinare se l'esternalizzazione dell'immissione di dati è la scelta giusta per te.

Vantaggi dell'esternalizzazione dell'immissione dei dati

• Precisione: se stai esternalizzando l'immissione dei dati a un fornitore di servizi BPO esperto, riceverai aiuto da lavoratori che sono stati rigorosamente formati prima del loro inserimento. In genere offrono anche specialisti del controllo qualità per rivedere continuamente l'output del processo di immissione dei dati.
• Consegna rapida: con specialisti di immissione dati esperti ed esperti nel loro team, otterrai tempi di consegna più rapidi e potrai persino impostare scadenze flessibili per ciascun agente in base alle tue esigenze.
• Conveniente: non devi costruire la tua infrastruttura e non devi pagare un extra per lo spazio ufficio, gli strumenti e altre spese. Come accennato, anche le tariffe del lavoro nelle destinazioni offshore sono inferiori, consentendo un'esecuzione di immissione dei dati più conveniente.
• Efficienza e produttività: esternalizzando il tuo servizio di data entry, i tuoi dipendenti possono ora concentrare la loro attenzione sulle operazioni core business per far crescere la tua azienda e raggiungere i tuoi obiettivi organizzativi.

Preoccupazioni comuni dell'esternalizzazione dell'immissione di dati

Esistono, tuttavia, alcune preoccupazioni comuni che potrebbero impedire alle aziende di esternalizzare i propri servizi di immissione dati, in particolare:

• Problemi di sicurezza e privacy dei dati: ancora una volta, dato che i dati sono una risorsa molto preziosa per molte aziende, è comprensibile che molte aziende siano riluttanti a condividere i propri dati con un fornitore di servizi di terze parti. Ovviamente la perdita di informazioni è una potenziale preoccupazione, ad esempio se fornitori di servizi dannosi trasmettono deliberatamente i tuoi dati sensibili ai tuoi concorrenti. Assicurati che il provider di servizi scelto possieda standard internazionali di sicurezza delle informazioni come PCI DSS, ISO 27001 e così via.
• Meno controllo: ovviamente hai più controllo sui tuoi dati e sulle operazioni di immissione dei dati quando esegui il processo internamente. È molto importante disporre di un chiaro sistema di comunicazione con il proprio fornitore di servizi di immissione dati se si decide di esternalizzare il processo di immissione dati.
• Qualità del servizio deludente: se scegli il fornitore di servizi sbagliato per il tuo servizio di immissione dati, è possibile ottenere risultati di bassa qualità e, invece di risparmiare sui costi, potresti dover spendere di più.

Tuttavia, se scaviamo più a fondo, i vantaggi che otterremo dall'esternalizzazione dei servizi di immissione dati superano di gran lunga queste preoccupazioni. Come puoi vedere, se scegli i giusti servizi di outsourcing di immissione dati, queste preoccupazioni non dovrebbero essere un grosso problema e di seguito discuteremo come.

Come scegliere i giusti servizi di immissione dati?

Ecco un elenco di controllo essenziale da considerare prima di scegliere tra il fornitore di servizi di immissione dati in outsourcing:

1. Esperienza

Verificare se l'azienda ha esperienza sufficiente nel servizio di inserimento dati. Controlla i loro precedenti clienti, progetti di successo e così via. Oworkers, ad esempio, gestisce servizi di immissione dati dal 2013 e può gestire operazioni di outsourcing dei dati in più di 20 lingue con clienti precedenti tra cui Xerox, Walmart e PWC, tra gli altri.

2. Conoscenza del tuo campo

È molto importante che il servizio di immissione dati comprenda la tua attività e la tua nicchia per garantire l'accuratezza ed evitare errori. Non è sufficiente che i loro agenti lavorino velocemente: se non conoscono il contesto dei tuoi dati, può portare a varie imprecisioni.

3. Infrastruttura

Verifica se il tuo fornitore di servizi di immissione dati preferito dispone dell'infrastruttura tecnologica per soddisfare le tue esigenze. Ad esempio, se devono elaborare molti documenti stampati, potrebbe essere necessario un software OCR.

4. Misure di sicurezza

Verifica se l'azienda preferita ha implementato le migliori pratiche di sicurezza informatica per proteggere i tuoi dati da hacker e virus. Inoltre, controlla le loro politiche sulla riservatezza e assicurati che superino il tuo contratto di servizio in modo da non doverti preoccupare dell'integrità e della sicurezza dei tuoi dati.

Conclusione

L'esternalizzazione del processo di immissione dei dati può fornire vantaggi significativi alla tua organizzazione, soprattutto in termini di risparmio di tempo e denaro. Esternalizzare il processo di immissione dei dati al giusto fornitore di servizi può liberare tempo prezioso del tuo team, in modo che tu possa concentrarsi sulle attività principali che possono aiutare la tua azienda a crescere.

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