ERP basato su cloud: la guida definitiva da seguire

Man mano che le aziende integrano i loro sistemi e crescono, l'integrazione di importanti software nel cloud sta diventando popolare. È qui che l'ERP basato su cloud brilla e può essere prezioso per un'azienda.

I sistemi basati su cloud includono applicazioni, servizi e risorse a cui è possibile accedere tramite Internet anziché su server di dati locali. ERP sta per pianificazione delle risorse aziendali che sono sistemi di gestione che includono vari servizi che aiutano un'azienda come produzione, catena di approvvigionamento, contabilità, interpretazione dei dati, marketing e altri.

L'hosting di questi sistemi nel cloud può aiutare con l'efficienza operativa, automatizzando analisi e reportistica e migliorando la funzionalità aziendale.

• Definizione di ERP basato su cloud
• Come funziona?
• Tipi
• Vantaggi dell'ERP basato su cloud
• Svantaggi dell'ERP basato su cloud
• Come scegliere il miglior software ERP basato su cloud
• Strategie di implementazione ERP cloud
• ERP basato su cloud per le piccole imprese
• Differenza tra ERP on-premise e ERP basato su cloud

Che cos'è l'ERP basato su cloud?

L'ERP basato sul cloud aiuta ad automatizzare e favorire l'efficienza della connessione e della collaborazione con i team in tutta l'azienda. Aiuta a colmare le lacune tra questi team, poiché i sistemi sono ottimizzati per un facile accesso. Ciò crea un'analisi combinata con tutti i team di un'azienda, consentendo loro di accedere a una prospettiva ai dati che possono aiutare con le loro attività.

Consentendo a questo sistema di vivere nel cloud, questo può liberare i server di dati locali dell'azienda per altre informazioni più vitali e sensibili per l'azienda. Quando si utilizza il cloud, ciò può consentire ai dipendenti di accedere a questi sistemi da remoto e in qualsiasi momento, offrendo loro un vantaggio quando prendono decisioni informate rapidamente.

Come funziona il software ERP basato su cloud?

L'ERP basato su cloud funziona come un servizio che aiuta le aziende a fornire ai propri dipendenti l'accesso ad applicazioni software che operano su risorse condivise online. È un sistema che aiuta i team a comunicare meglio sui processi e a semplificare le operazioni per l'azienda nel suo insieme. Tutte le aziende in genere hanno il proprio software specializzato che è unico per loro, tuttavia, avere un ERP universale e accessibile a tutti i dipendenti può essere importante.

Chi dovrebbe passare a un ERP basato su cloud?

Migliorare il proprio business è sempre importante e dovrebbe essere prioritario, tuttavia non tutti i processi sono corretti per tutti i team. Per l'ERP basato su cloud in generale, ci sono molti vantaggi per quasi tutte le aziende.

Un sistema ERP online è efficace per le aziende che concentrano gran parte delle loro entrate sulla tecnologia. Dal momento che il sistema ERP è online, ciò offre una crescita potenziale e soluzioni convenienti per le aziende. Finché l'integrazione di un ERP basato su cloud aiuta con costi, efficienza ed è pianificato di conseguenza, può essere vantaggioso per la maggior parte delle aziende.

Tipi di ERP basato su cloud

Per gli ERP basati su cloud, un'azienda può implementare un servizio completamente online. Passando attraverso una terza parte, un'altra società fornirà le applicazioni per l'utilizzo da parte di un'azienda. Ciò fornirà all'azienda applicazioni uniche che sono le migliori per le operazioni.

Un altro tipo di ERP basato su cloud è un ibrido, che implementa un ERP on-premise e basato su cloud insieme per ottenere il meglio da entrambi i mondi. Questo può essere utile per le aziende che hanno già implementato un piano on-premise e stanno cercando di spostare alcune risorse nel cloud a seconda delle operazioni e dei team. Ciò è utile anche per i team che dispongono di risorse sufficienti per implementarli entrambi ed essere comunque convenienti per la propria azienda.

Cos'è il sistema ERP basato su cloud

Quando si implementa un sistema ERP basato su cloud, è importante pianificarlo attentamente, poiché aggiungerlo a un ecosistema aziendale non è un modo semplice per uscire da determinati aspetti aziendali. Il ritorno sull'investimento di un sistema ERP basato su cloud può essere incredibilmente vantaggioso, tuttavia richiede un piano di gioco ben congegnato con obiettivi in ​​mente.

Avere sistemi accessibili via Internet e in remoto è un aspetto a cui abituarsi, tuttavia l'apprendimento di tutte queste applicazioni è un'altra area che deve essere affrontata. Anche portare i compagni di squadra all'idea dell'integrazione basata sul cloud può essere qualcosa che dovrebbe essere discusso all'interno dell'azienda. Ancora più importante, disporre di un piano di gestione del cambiamento organizzativo è importante per preparare i dipendenti a questo cambiamento operativo.

Che cos'è il software ERP basato su cloud?

Essendo un software basato su cloud accessibile su Internet, il servizio stesso non è più fornito dai server locali di un'azienda. Pertanto, per ottenere l'accesso verrà utilizzato SaaS (Software as a Service).

Ci sono molte diverse soluzioni ERP basate su cloud disponibili per le aziende. La differenza più importante tra tutti loro e che soddisfano tutti aspetti diversi dei loro sistemi o applicazioni. Avere il miglior software non garantisce il successo di un'azienda.

Sebbene ogni sistema abbia diversi punti di forza e di debolezza, è importante identificare quali sono e in che modo influiscono sull'efficienza di un'azienda. In definitiva, la configurazione di questo software per servire la tua azienda ha lo scopo di aumentare l'organizzazione e la produttività. A seconda dell'azienda e della sua struttura operativa, sono necessari software diversi per il successo dell'azienda. La ricerca del miglior software porterà a una prospettiva preziosa sull'integrazione e l'importanza di un ERP basato su cloud.

Vantaggi dell'ERP basato su cloud

L'ERP basato su cloud ha una moltitudine di vantaggi se implementato correttamente in un'azienda.

• Costo efficiente

  L'utilizzo di un sistema nel cloud è in genere più economico rispetto alla creazione di un server di dati locale perché non è previsto un costo iniziale per questo servizio. I pagamenti vengono effettuati con un metodo di abbonamento (tipicamente mensile) quindi è più facile da gestire.

• Riduzione dei costi di supporto IT/infrastruttura

  Oltre a ridurre i costi iniziali per l'integrazione del sistema, anche una riduzione del personale IT consentirà di risparmiare sui costi. Il servizio è gestito da un fornitore di terze parti, riducendo la necessità di personale IT in quel reparto.

• Solo risorse necessarie

  Quando si esamina un determinato ERP basato su cloud, è importante esaminare quali applicazioni sono necessarie per l'azienda. Quando questi vengono trovati, aiuterà a utilizzare le risorse necessarie all'azienda e a non pagare per tutto ciò che non è necessario.

• Una piattaforma/Accessibilità

  Integrando tutti i servizi e le applicazioni su un'unica piattaforma basata su cloud, i dipendenti possono accedere facilmente a tutti i servizi in un'area, riducendo la necessità di più programmi o software. Questo può anche aiutare a creare un database centrale in cui i team possono ottenere informazioni dettagliate su altri team e lavorare insieme in modo efficiente.

• Miglioramento della qualità del prodotto

  In definitiva, l'integrazione di un sistema per aiutare con efficienza porterà ad un aumento della qualità dei servizi e dei prodotti. Questa è una strategia che può aiutare un team a lavorare insieme e sviluppare il monitoraggio in tempo reale del proprio lavoro. Ciò consentirà di gestire più facilmente tutti i sistemi e creare crescita nei loro prodotti e servizi.

• Analisi automatizzata

  Ricevere e comprendere i dati è fondamentale per il successo di un'azienda in quanto fornisce loro informazioni e prospettive sul proprio lavoro. Con un ERP basato su cloud, l'accesso a un'applicazione per l'analisi può aiutare tutti i team a comprendere le proprie responsabilità e lavorare per migliorare il proprio lavoro. Ciò porterà all'efficienza e al miglioramento delle operazioni all'interno dei team e, in definitiva, dell'azienda.

• Creazione di un ambiente di lavoro mobile

  Essendo incredibilmente importante nel 2020 e oltre, offrire ai dipendenti l'accesso agli strumenti da remoto è prezioso. Avere un sistema di lavoro mobile accessibile ovunque può aiutare a connettere i team ovunque e in qualsiasi momento.

• Accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7

  Oltre a lavorare in remoto, avere accesso a questo software sul cloud significa che non è necessario essere connesso a server di dati locali. Il lavoro può essere svolto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e con team in tutto il mondo, offrendo maggiori opportunità di successo.

• Migliorare le esperienze degli utenti

  Quando si implementa questo servizio in un'azienda, saranno necessarie sessioni di formazione per coinvolgere tutti in questo nuovo sistema. Una volta completata la formazione, sarà più facile formare i nuovi dipendenti e comprendere anche il flusso di lavoro di ciascun team. Ciò porterà alla creazione di più leader e darà a tutti un'idea del lavoro di ciascun team.

• Sicurezza

  Questo vantaggio può essere visto da entrambe le parti, tuttavia, il più grande vantaggio di avere questi sistemi accessibili tramite il cloud è perché non sarà possibile accedervi su server di dati locali. Avere entrambi può aiutare a memorizzare determinate informazioni in luoghi diversi, creando un diverso senso di sicurezza con la possibilità di un attacco informatico. Mantenere le informazioni nel cloud può essere sicuro invece che su server locali.

• Recupero

  Oltre alla sicurezza, anche essere in grado di recuperare i dati nel cloud in caso di attacco locale può essere vantaggioso. Visualizzare l'ERP basato su cloud come sistema di backup può essere prezioso per un'azienda con molte informazioni sensibili.

• Aggiornamenti

  Semplificando SaaS tramite un fornitore di terze parti, un'azienda non avrà bisogno di gestire eventuali aggiornamenti alle applicazioni o al software da parte loro. Questo può aiutare a controllare una cosa in un lungo elenco di attività e concentrarsi sulla formazione per questi nuovi aggiornamenti al fine di rimanere aggiornati con il loro servizio.

Sfide nell'ERP basato su cloud

Anche l'ERP basato sul cloud ha la sua serie di sfide.

• Costo costante

  Sebbene più economico nel breve periodo, un metodo basato su abbonamento potrebbe rivelarsi un metodo costoso nel lungo periodo. Poiché i servizi vengono costantemente aggiornati, è possibile che i costi aumentino e mantengano un determinato costo per un periodo di tempo più lungo.

• Meno controllo

  Poiché il software è gestito da un fornitore di terze parti, se ci sono problemi da parte loro, ciò influenzerà anche le aziende che lo utilizzano. Con un minor controllo sui tempi di inattività, aggiornamenti scadenti e sistemi di supporto, ciò può portare a una riduzione dell'efficienza che alla fine può danneggiare un'azienda senza che sia colpa loro.

• Sessione di allenamento

  La formazione dei dipendenti su nuove competenze è sempre un aspetto positivo e importante di un'azienda, tuttavia insegnare ai lavoratori un sistema che non è stato creato localmente da un team che conosce le loro esigenze può talvolta rivelarsi difficile. È importante sapere quale sistema stai utilizzando e coinvolgere esperti su quel sistema al fine di creare un ambiente più semplice per l'apprendimento dei dipendenti.

• Opzioni di personalizzazione

  La maggior parte degli ERP cloud può essere personalizzata; tuttavia, le opzioni tendono ad essere inferiori rispetto a quando vengono create su un server di dati locale. Poiché questi servizi sono forniti da una terza parte, avranno un maggiore controllo su quali opzioni sono personalizzabili o meno.

• Problemi di conformità

  Alcune aziende, a causa della conformità, non possono archiviare o ospitare informazioni sensibili nel cloud, quindi avere questa opzione non è praticabile per tutte le aziende.

• Accordo dei dipendenti

  Avere un grande staff IT può rivelarsi vantaggioso non solo per il successo interno ma anche per più posizioni all'interno di un'azienda. Assicurarsi che l'intera azienda/tutti i team accettino un ERP basato su cloud è importante per il morale del team e la fidelizzazione dei dipendenti.

Come scegliere il miglior software ERP basato su cloud

Ci sono molti diversi software ERP basati su cloud disponibili per le aziende. La parte migliore della varietà è che le aziende hanno la possibilità di scegliere aziende che forniranno loro il miglior servizio unico per le loro esigenze aziendali. Alcuni forniscono una maggiore sicurezza e altri forniscono più applicazioni che possono aiutare a semplificare i processi operativi.

Quando si effettuano ricerche su diverse soluzioni ERP, è meglio creare un elenco di priorità per restringere al meglio la soluzione migliore per un'azienda.

( Leggi anche: 3 software ERP per far crescere il tuo business)

Pianificazione strategica per l'implementazione di Cloud ERP

È importante pianificare l'implementazione di Cloud ERP prima dell'esecuzione per non sprecare tempo e risorse. È importante valutare i vantaggi e gli svantaggi dell'implementazione di questo sistema.

È importante dare un'occhiata ai diversi costi per l'hosting di un sistema software in sede e per avere un sistema ERP online. Alcune aziende possono trarre vantaggio da un ibrido di entrambi o possono trarre vantaggio dal solo averne uno a seconda delle dimensioni e delle operazioni aziendali.

Per implementare correttamente un sistema ERP online in un'azienda o in un team, è importante aggiornare tutti i team e i partner su questo aggiornamento. Che si tratti di una novità per l'azienda o diffusa in tutta l'azienda, è importante essere trasparenti sul processo.

L'identificazione dei leader chiave all'interno dei team può aiutare a implementare correttamente un sistema ERP basato su cloud. I leader chiave possono aiutare a formare altri membri dei team nel caso in cui non sia già in atto un sistema di formazione.

Soluzioni ERP basate su cloud per le piccole imprese

Per molte piccole imprese, utilizzare un ERP basato su cloud può rivelarsi estremamente vantaggioso. Semplificando il software ERP a un team più piccolo, questo può aiutare a fornire a tutti una prospettiva e una visione non solo degli altri team, ma dell'azienda nel suo insieme.

Ciò riunirà tutti i team e aumenterà l'organizzazione, poiché le operazioni saranno facilmente disponibili per tutti. Con i team che conoscono reciprocamente i flussi di lavoro e i sistemi, questo può aiutare i team a collaborare meglio e migliorare l'efficienza reciproca.

Sebbene sia un'opzione più economica rispetto a un server di dati locale in sede, il costo di abbonamento mensile di un sistema ERP può essere comunque troppo elevato per un'azienda più piccola. Esistono alcuni sistemi software ERP gratuiti, quindi le aziende più piccole dovrebbero trarne vantaggio e far crescere il proprio business prima di espandersi ulteriormente.

Oltre a trovare servizi più economici o gratuiti, è importante che le aziende eseguano la due diligence ricercando questi servizi software. Non esiste un sistema ERP adatto a tutte le aziende, quindi è importante ricercare ciò che è necessario e tenere conto dei possibili costi di abbonamento. La maggior parte degli ERP ha una prova gratuita, quindi è importante prenderne nota e trarne vantaggio se sono disponibili.

Che cos'è il software ERP on-premise?

Il software ERP on-premise è essenzialmente un cloud privato basato su server di dati locali. Con i server di dati locali, le possibilità di un attacco informatico sono ridotte poiché la fonte di informazioni e risorse è più sicura. Inoltre, il software in sede è in genere più personalizzabile poiché il sistema è implementato internamente.

ERP on-premise vs. ERP basato su cloud

Quando si considera l'implementazione di un ERP basato su cloud, è importante notare le differenze tra il cloud e l'ERP on-premise.

Quando si utilizza un ERP on-premise, è possibile creare più moduli per aiutare diversi team ad adempiere facilmente alle proprie responsabilità. Avere i propri servizi disponibili per l'accesso a livello locale aiuta i team specifici a lavorare con precisione nelle loro posizioni.

I sistemi ERP a cui è possibile accedere localmente possono anche essere personalizzati, poiché gli ERP tendono a richiedere aggiornamenti costantemente man mano che le aziende crescono. Poiché gli ERP locali tendono a servire i team in modo specifico, ciò può aiutare i sistemi ad aggiornarsi facilmente e soddisfare le esigenze specifiche dei loro team.

Gli ERP on-premise tendono a richiedere un pagamento anticipato di grandi dimensioni, mentre i servizi basati su cloud sono generalmente un pagamento basato su abbonamento. Alcuni fornitori offrono in genere una combinazione dei due metodi; tuttavia, in genere si vede che i servizi basati su cloud richiedono meno denaro in anticipo.

Oltre a maggiori pagamenti anticipati, gli ERP on-premise richiedono personale IT e infrastruttura, il che si aggiunge al costo totale del sistema. SaaS è accessibile nel cloud e da un fornitore di terze parti, quindi le aziende stesse non dovranno finanziare quella parte del loro sistema.

La sicurezza è il principale punto di differenza per entrambi i tipi di servizio. I server di dati locali sono più sicuri in quanto sono gestiti dall'azienda stessa e nessun altro avrà accesso. Gli ERP cloud, dal momento che sono accessibili sul Web, sono visti come più vulnerabili agli attacchi informatici poiché c'è meno controllo da parte dell'azienda. Tuttavia, anche i sistemi interni sono suscettibili di attacchi che si basano anche sul personale IT e sull'infrastruttura dell'azienda.

Pensieri finali

Ci sono molti vantaggi e sfide quando si esamina un ERP basato su cloud. La parte più importante è trovare il software giusto che meglio si adatta alle esigenze dell'azienda. Che si tratti di server di dati locali in sede o che utilizzino servizi software di terze parti, trovare il metodo migliore per un'azienda aiuterà i team a migliorare le prestazioni e aumentare le entrate per l'azienda.

Le aziende SaaS sono anche aziende, quindi è importante scegliere il partner giusto per creare una relazione che andrà a beneficio di entrambe le parti. Entrambe le aziende stanno cercando di migliorare i propri servizi e software e questo può essere fatto insieme. Una volta trovata la giusta partnership, l'efficienza e la produttività aumenteranno in modo esponenziale.

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Miguel Pobre è un creatore di contenuti freelance con sede a Portland, OR. Si è laureato all'Università dell'Oregon con una laurea in giornalismo e una laurea in economia aziendale. Oltre alla scrittura, Miguel ha una passione per la fotografia e il design. Connettiti con lui su LinkedIn.

Altre risorse utili:

I migliori strumenti di integrazione di applicazioni aziendali per ERP

I migliori sistemi ERP SaaS per le piccole imprese