Errori nel cloud: 3 grandi passi falsi da evitare quando si passa al cloud

È molto facile vedere nel Cloud la risposta a tutti i tuoi problemi IT aziendali. Dopotutto, quando si tratta di servizi telefonici VoIP aziendali e altri servizi in hosting, tutto il lavoro pesante è gestito dal provider. Come utenti finali, la tua azienda ottiene un bel portale web per personalizzare tutto, un sacco di funzionalità e persino risparmi sui costi. Ma, alla fine della giornata, il Cloud potrebbe non essere il punto di riferimento per ogni singola situazione.

Di volta in volta, le aziende si incasellano in molte insidie ​​del cloud, causando più problemi che soluzioni. Sia che la tua azienda abbia messo tutte le uova nello stesso paniere o abbia effettuato una transizione frettolosa senza una pianificazione adeguata, ci sono innumerevoli errori nel cloud in cui chiunque può cadere. Volevamo aiutarti a mettere in evidenza alcuni di questi errori comuni e come la tua azienda può lavorare per evitarli. Come introduzione, concentriamoci su alcuni degli errori cloud più basilari spesso commessi durante l'introduzione di un'azienda alle soluzioni cloud.

1. Supponendo che tutte le piattaforme cloud siano uguali

Ora, uno degli aspetti più scoraggianti di una transizione tra le nuvole si riduce all'enorme volume di scelte che esistono. Concentrandosi semplicemente sul VoIP aziendale: un'azienda può rimanere con una soluzione on-premise, adottare una soluzione esclusivamente ospitata nel cloud o persino creare un ibrido delle due. Per ogni opzione organizzativa, ci sono ancora più opzioni tra cui scegliere quando si tratta del provider. Anche in questo caso, diversi fornitori offriranno diversi livelli di servizio con diverse limitazioni.

Sarebbe facile presumere semplicemente che tutti i provider di servizi cloud siano gli stessi: dopotutto, generalmente offrono le stesse funzionalità e tipi di servizio. Ma, come puoi vedere in alcune delle nostre panoramiche dei fornitori e confronti testa a testa, diversi fornitori offrono piattaforme molto diverse. Ciò si estende anche oltre i semplici elenchi di funzionalità o le limitazioni del servizio che troverai a diversi prezzi. I fornitori differiranno anche su alcuni aspetti molto cruciali:

• Disponibilità del servizio — In particolare per il VoIP, questo è fondamentale. Diversi fornitori possono offrire numeri di telefono da località diverse o estendere il servizio a livello internazionale. Altri semplicemente non hanno sempre la stessa portata nazionale o internazionale. I fornitori locali potrebbero essere ottimi per un'azienda locale, ma non così grandi per le vendite fuori dallo stato.
• Funzionalità e limitazioni : ovviamente, una delle maggiori differenze sono i piani tariffari e i livelli disponibili. Questi livelli e piani generalmente presentano limitazioni diverse. Mentre un provider potrebbe consentire minuti gratuiti illimitati sul piano più economico, altri potrebbero richiedere a un'azienda di aggiornare prima il proprio piano. Supponendo semplicemente che tutti i fornitori offrano lo stesso servizio allo stesso prezzo è un modo semplice per incorrere in delusioni. Ad esempio, se guardi il nostro elenco di alternative Nextiva, noterai che i diversi fornitori generalmente offrono un focus diverso.
• Infrastruttura di rete — Simile a quella della disponibilità del servizio è l'infrastruttura di rete su cui un provider costruisce la propria piattaforma. Generalmente la maggior parte dei provider supporterà almeno più di un data center per la ridondanza, ma sedi diverse possono fornire livelli di servizi diversi. Se la tua attività si trova sulla costa orientale e tutti i server del provider si trovano sulla costa occidentale, la qualità potrebbe risentirne leggermente.
• Servizio clienti : per alcuni, l'aspetto più cruciale è il servizio clienti. Alcuni provider di servizi cloud sono noti in particolare per il loro servizio clienti e si sforzano di offrire il miglior servizio possibile. I rappresentanti di supporto con sede negli Stati Uniti stanno diventando più comuni, ma non sono ancora lo standard. Se la tua soluzione è solo in hosting, il servizio clienti è assolutamente fondamentale. Le cose non dovrebbero andare storte, ma quando lo fanno, la tua azienda ha bisogno di supporto su cui poter fare affidamento.
• La piattaforma stessa — Generalmente le soluzioni basate su cloud sono basate su applicazioni browser web. Da qui gli utenti possono interagire con la piattaforma, utilizzare funzionalità o personalizzare e configurare le impostazioni. La piattaforma stessa è ciò che conta alla fine della giornata: se un'app è confusa o difficile da usare o include funzionalità non necessarie e un'interfaccia gonfia, semplicemente prosciugherà la produttività e porterà a più problemi. Perché pagare per qualcosa che nessuno userà nemmeno?

Indipendentemente dal fatto che si confrontino funzionalità, integrazioni supportate, piani tariffari, posizioni dei data center, disponibilità globale o semplicemente un vecchio servizio clienti, queste piattaforme semplicemente non sono le stesse. Comprendere di cosa ha bisogno la tua azienda ti aiuterà a guidare la tua decisione verso una piattaforma che funzioni meglio per la tua attività, non un pasticcio deludente e costoso di funzionalità inutilizzate.

2. Test inadeguati

Diciamo quindi che la tua azienda comprende già la differenza tra i provider e ha ridotto le proprie scelte a due o tre piattaforme diverse. Riconoscere le differenze in questi fornitori aiuta a evidenziare le differenze evidenti. Ad esempio, se un provider limita la videoconferenza a tre utenti, ma la tua azienda richiede cinque utenti, puoi eliminare quel provider dall'elenco. Ma le differenze più sfumate non sono evidenti nei confronti di superficie.

Durante i nostri confronti testa a testa, cerchiamo di fare di più che elencare le diverse caratteristiche. Alla fine, non tutte le soluzioni confrontano le mele con le mele e tendiamo a consigliare fornitori diversi per motivi diversi. Il nostro confronto diretto tra RingCentral e Vonage ne è un solido esempio: due fornitori altrimenti comparabili offrono servizi che hanno obiettivi drasticamente diversi. Quando si tratta di diverse app di chat, come il sempre popolare Slack, scaviamo molto in profondità nelle soluzioni e testiamo ogni piccola funzionalità. Questo è un passaggio molto importante nel processo di migrazione al cloud che spesso può essere trascurato. Un'azienda potrebbe vedere un fornitore come una soluzione perfetta sulla carta, ma in pratica la soluzione non funziona del tutto e c'è solo un vero modo per scoprire se la scarpa si adatta. Dopotutto, non acquistiamo un'auto senza fare un giro di prova.

Quando si tratta di piattaforme cloud, la maggior parte se non tutti i provider offrirà una qualche forma di periodo di prova. Potrebbe trattarsi di una sfacciata prova di 14 giorni o di una garanzia di rimborso di 30 giorni. Incoraggiamo la tua azienda a sfruttare appieno queste opportunità. Quando si esegue un periodo di prova per una piattaforma cloud, sarebbe una buona idea concentrarsi su alcuni punti:

• Prendi nota di ogni funzionalità utilizzata dal tuo team e in che misura si basava su di essa.
• Quali o quante funzionalità ha finito per ignorare il tuo team?
• L'esperienza dell'utente è stata adeguata, semplice e senza interruzioni per migliorare l'efficienza? O era confuso e richiedeva tempo?
• La piattaforma risolve i problemi che il tuo team stava già riscontrando prima di adottare una soluzione cloud?

Queste sono domande a cui puoi rispondere solo dopo aver effettivamente utilizzato la piattaforma. Un grande elenco di funzionalità può sembrare fantastico sulla carta, ma se il tuo team utilizza la piattaforma solo per integrare un caso d'uso specifico, l'investimento potrebbe non valerne la pena. Oppure, in alcuni casi, costringere i dipendenti a utilizzare una soluzione specifica può persino rallentare il lavoro, richiedendo passaggi non necessari in quello che potrebbe essere un processo altrimenti senza interruzioni. Perché qualcuno dovrebbe preoccuparsi di usare la videoconferenza quando sono tutti nello stesso ufficio, per esempio?

3. Personalizzazione eccessiva o insufficiente

Tutto nella vita riguarda l'equilibrio e questo si estende anche alla tua piattaforma cloud. Parte della bellezza delle soluzioni cloud è che consentono un'intensa personalizzazione. Con app Web e portali online, queste piattaforme mettono tutti i controlli e la personalizzazione a portata di mano dell'azienda. Invece di chiamare un provider per installare una nuova linea telefonica, stabilire un nuovo trunk SIP o attivare la registrazione delle chiamate, gli utenti possono gestire tutto questo direttamente all'interno della stessa piattaforma cloud.

Per le soluzioni di contact center cloud, i manager possono generalmente configurare l'intero IVR e i sistemi di routing approfonditi direttamente nell'app cloud. Questo livello di personalizzazione è assolutamente fantastico da avere, ma allo stesso tempo può anche essere una rovina per un motivo principale: la mancanza di equilibrio. Se la tua azienda fa di tutto, accende tutto e stabilisce una struttura organizzativa confusa, beh, questo può semplicemente impantanare gli utenti.

Funzionalità non necessarie, come accennato in precedenza, possono danneggiare il ROI di una soluzione e, peggio ancora, confondere coloro che utilizzano la piattaforma. Perché acquistare una Ferrari se tutto ciò che fai è guidare la tua auto ogni giorno alla stazione dei treni? Troppa personalizzazione può portare a un sovraccarico delle funzionalità, che avrebbe un impatto negativo.

D'altra parte, una personalizzazione troppo ridotta può frenare drasticamente un'attività allo stesso tempo. Senza alcuna forma di personalizzazione o configurazione, la tua azienda potrebbe perdere l'intero pacchetto nel suo insieme. Ad esempio, un abbonamento a RingCentral business VoIP fornisce a tutti gli utenti l'accesso al proprio software di collaborazione in team, Glip. Ma se la tua squadra non si accende o non usa affatto Glip, si perde un aspetto enorme della piattaforma RingCentral, uno che lo eleva al di sopra della concorrenza. Alla fine, entrambe le situazioni possono persino portare all'ascesa di Shadow IT, con i team che adottano le proprie soluzioni per colmare le lacune.

Pianifica in anticipo per evitare i primi errori

Potresti aver notato che uno dei temi comuni nella discussione è pianificare in anticipo. Educa te stesso e i responsabili delle decisioni della tua azienda ad arrivare alla migliore soluzione possibile. Fornire alla tua azienda la comprensione di ciò che rende diversi fornitori e piattaforme, la conoscenza di ciò di cui il tuo team fa e non ha bisogno e come sfruttare queste funzionalità sono passaggi cruciali per trovare la soluzione giusta.

Semplicemente tuffarsi a capofitto, cercare il provider più economico, iscriversi e correre con esso generalmente porterà alla delusione della soluzione. Proprio come ogni acquisto, uno dovrebbe essere educato su ciò che sta acquistando. Seguire una guida di transizione di base e acquisire conoscenze è il primo passo per evitare enormi errori o mal di testa che ne derivano. Passare al cloud dovrebbe essere facile e lo sarà con una pianificazione adeguata.