Cos'è il Cloud PBX (+ i migliori fornitori di PBX in hosting)

Mentre esplori le soluzioni VoIP aziendali, probabilmente avrai notato una frase che spuntava continuamente:

PBX su cloud o ospitato.

Cloud PBX utilizza la tecnologia VoIP per fornire più estensioni dei numeri di telefono offrendo funzionalità di chiamata avanzate senza la necessità di costosi hardware in sede.

Non sorprende che il cloud PBX sia il settore in più rapida crescita del mercato VoIP (Voice Over Internet Protocol), con un tasso di crescita previsto del 16% tra il 2019 e il 2025.

Ma cos'è il Cloud PBX e perché la tua piccola impresa o startup dovrebbe effettuare il passaggio?

Continua a leggere per scoprirlo e per scoprire cosa hanno da offrire le migliori piattaforme PBX in hosting.

Sommario:

• Cos'è il centralino cloud?
• Principali motivi per cui le piccole imprese dovrebbero passare al Cloud PBX
• I migliori provider di centralini cloud
• Confronti più approfonditi tra i migliori fornitori
• Domande frequenti sulle soluzioni Cloud PBX

Cos'è il centralino cloud?

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Cloud PBX, abbreviazione di Private Branch Exchange basato su cloud, è un sistema telefonico o una rete aziendale privata virtuale che consente agli utenti di comunicare e instradare le chiamate su Internet anziché sull'hardware locale.

I dati del PBX nel cloud vengono archiviati e gestiti nel cloud al contrario dei data center/hardware locali di cui l'azienda è responsabile.

Il PBX in locale richiede hardware costoso, contratti lunghi, manutenzione del sistema e costi aggiuntivi per funzionalità e supporto avanzati. Al contrario, il cloud PBX non richiede hardware in loco, ha un processo di configurazione rapido e consente agli amministratori di gestire i propri sistemi.

Il PBX ospitato nel cloud (a volte indicato semplicemente come "PBX ospitato) è un modo eccellente per aggiungere più linee telefoniche/interni, configurare numeri di telefonia aziendale avanzati senza i costi elevati del PBX tradizionale e offre chiamate gratuite tra gli utenti. Inoltre, poiché non è ospitato dall'utente finale, il provider, non la tua azienda, sarà responsabile della manutenzione del sistema.

Come funziona il centralino cloud?

Nel cloud PBX, i dati dei clienti e le comunicazioni vocali si basano sulla rete esistente per funzionare al contrario dei server in loco.

Quando qualcuno effettua una chiamata, i dati della chiamata vengono trasformati in pacchetti di dati digitali. Il tuo sistema PBX cloud instrada quindi questi pacchetti su Internet al server del tuo provider per stabilire un percorso di chiamata tra le parti in entrata e in uscita. I pacchetti di dati possono anche essere inviati alla PSTN in questo momento. Una volta che i dati raggiungono il destinatario, il sistema PBX riconverterà i pacchetti in suoni vocali, inviando la chiamata.

Sebbene il processo sembri complesso, in realtà richiede meno di un secondo per essere completato ed è relativamente semplice.

PBX on-premise vs. centralino cloud

La tabella seguente illustra le principali differenze tra PBX tradizionale e PBX cloud.

PBX virtuale vs. PBX cloud

Si noti che Virtual PBX e Hosted PBX non sono la stessa cosa, nonostante la frequente confusione dovuta a una serie di somiglianze.

Sebbene sia il PBX virtuale che il PBX ospitato siano simili in quanto nessuno dei due richiede un sistema locale, il PBX virtuale è in realtà un componente del PBX ospitato, che è una soluzione completa di telefoni aziendali cloud.

I sistemi PBX virtuali instradano le chiamate in entrata utilizzando le funzioni di risposta vocale interattiva (IVR) o gli operatori automatici, assicurando che le chiamate in arrivo siano indirizzate al numero di telefono, dispositivo, agente o reparto corretto. Si noti che i servizi PBX virtuali non dispongono di funzionalità di chiamata in uscita.

Le soluzioni PBX virtuali sono ideali per le piccole imprese (spesso con meno di 5 dipendenti) con un'unica sede e senza funzionalità estese di gestione delle chiamate.

Cloud PBX gestisce sia le chiamate in entrata che quelle in uscita, sostituendo completamente il tuo attuale sistema telefonico aziendale e fungendo da sistema completamente nuovo. Le chiamate verranno inviate tramite un router e le aziende utilizzeranno un numero di telefono principale per le telefonate, indipendentemente dalla posizione. Hosted PBX ha anche funzionalità di chiamata più avanzate.

Le aziende geograficamente diversificate, remote o con più sedi trarranno vantaggio dal cloud PBX.

Per ulteriori informazioni sulle differenze tra PBX cloud e trunking SIP, leggi il nostro articolo PBX e SIP.

Principali motivi per cui le piccole imprese dovrebbero passare al Cloud PBX

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Sebbene la ragione più ovvia per passare al PBX in hosting sia il risparmio sui costi di comunicazione che offre (un risparmio medio sui costi del 50-70%), la scelta di un servizio telefonico aziendale basato su cloud offre numerosi vantaggi aggiuntivi.

In primo luogo, i tuoi dipendenti trarranno vantaggio dal cambiamento tanto, se non di più, dei tuoi clienti.

Il 67% dei dipendenti afferma che il maggiore vantaggio del passaggio a un sistema basato su cloud è una migliore gestione delle chiamate, mentre oltre il 50% dei dipendenti afferma che il cambiamento ha migliorato il processo di lavoro a distanza. Ciò porta a una maggiore produttività, più tempo da dedicare alle chiamate di vendita in uscita e un livello inferiore di frustrazione dei dipendenti, il che significa un minore turnover dei dipendenti.

In effetti, gli studi dimostrano che questi sistemi telefonici cloud possono aumentare la produttività fino al 20% e che il dipendente medio risparmierà circa 32 minuti di chiamata ogni giorno. Questo, insieme al tempo di attività del 99,9% o superiore fornito da questi sistemi, significa che avrai tempo per migliorare la formazione dei dipendenti, studiare il feedback dei clienti, migliorare i tuoi prodotti/servizi o dedicarti al marketing. Inc

Inoltre, questi sistemi sono altamente scalabili, fornendo piani diversi per le aziende in ogni fase dell'attività. Invece di pagare per le funzionalità che non ti servono, puoi selezionare un piano di base e aggiungere gradualmente funzionalità o passare a un livello superiore man mano che le tue esigenze aziendali aumentano e la tua attività cresce.

Inoltre, i servizi di telefonia cloud offrono un alto livello di insight sia sui dipendenti che sui clienti grazie all'analisi avanzata.

Secondo un recente studio McKinsey, l'utilizzo di queste analisi ha aiutato le aziende a ridurre i tempi di attesa delle chiamate del 40%, migliorare i tassi di conversione fino al 50% e ridurre le chiamate ripetute del 15%.

Ulteriori vantaggi includono:

• Disponibilità di più dispositivi
• Maggiore flessibilità dei dipendenti
• Tassi di risoluzione della prima chiamata più elevati
• Migliore comunicazione interna
• Comunicazione omnicanale
• Un livello superiore di servizio al cliente
• Integrazione di terze parti

I migliori provider di centralini cloud

Se i motivi di cui sopra ti hanno spinto a passare al PBX in hosting, dovrai saperne di più sulle funzionalità, sui prezzi e sull'esperienza utente delle migliori piattaforme.

Loro includono:

• Vai a Connect
• RingCentral
• Nextiva
• Vonage

La tabella seguente fornisce una rapida ripartizione e un confronto tra i principali provider di Cloud PBX.

Vai a Connect

Il sistema telefonico GoToConnect Cloud PBX è progettato per le aziende che desiderano passare dai sistemi telefonici legacy al cloud.

Il suo portale online semplifica la configurazione sia per gli amministratori che per i singoli utenti e le impostazioni delle chiamate possono essere aggiornate in tempo reale.

Inoltre, gli utenti possono effettuare e ricevere chiamate vocali, chiamate in audioconferenza e videochiamate da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, indipendentemente dal fatto che il dispositivo sia il proprio computer desktop, laptop o cellulare personale. L'app mobile Apple iOS e Android di GoToConnect semplifica il lavoro da qualsiasi luogo senza sacrificare la funzionalità.

Una delle sue caratteristiche principali è lo strumento Dial Plan Editor, che consente agli utenti di creare e modificare flussi di chiamate visivi avanzati tramite un'interfaccia drag-and-drop.

Gli utenti possono sviluppare percorsi di chiamata univoci basati su dipartimenti, volume di chiamate corrente, identità del chiamante, chiamate in entrata fuori orario e molto altro. Possono impostare tempi di attesa o numero di squilli specifici tra ogni passaggio, inoltrare le chiamate a più numeri di telefono di agenti e scegliere tra diverse opzioni di instradamento delle chiamate per aumentare i tassi di risoluzione della prima chiamata. Anche i gruppi suoneria, gli assistenti automatici, i clip audio preregistrati e la pianificazione dei singoli agenti sono personalizzabili all'interno dell'editor del piano di composizione.

La piattaforma PBX in hosting di GoToConnect include oltre 100 funzionalità aggiuntive, che includono:

• Numeri verdi, locali e di cortesia
• Trovami/Seguimi
• Filtri di instradamento delle chiamate in entrata che consentono di rifiutare automaticamente le chiamate spam, inviare automaticamente alcune chiamate alla segreteria telefonica o deviare automaticamente chiamanti specifici ad altri agenti
• Instradamento delle chiamate VIP
• Accodamento chiamate
• Registrazione delle chiamate
• Rubrica di chiamata per nome
• Estensioni illimitate
• Composizione video con un clic o pianificazione di riunioni video
• Posta vocale virtuale (da segreteria a e-mail, caselle di posta vocale condivise, notifiche di posta vocale mobile)
• Fax virtuale
• Portata dei numeri
• Analisi cronologiche e in tempo reale delle chiamate, inclusi agenti, problemi e reparti, e report specifici per tempo
• Musica/messaggistica di attesa personalizzata
• Integrazioni con Salesforce, Slack, Zoho, Microsoft Teams e altro ancora
• Interruzione delle chiamate e monitoraggio delle chiamate
• Messaggistica della chat di squadra
• Fino a 250 partecipanti alla chat video con condivisione dello schermo

GoToConnect ha tre piani disponibili: il piano base per $ 22/utente al mese, il piano standard (e più popolare) per $ 26,00/utente al mese e il piano premium da $ 39,00/utente al mese. Sono disponibili per l'acquisto anche telefoni IP compatibili.

Per maggiori dettagli sull'esperienza utente di GoToConnect, sui pacchetti disponibili e sulle funzionalità, leggi la nostra recensione completa su GoToConnect.

Ideale per: GoToConnect è l'ideale per team di medie dimensioni, per lo più remoti, che potrebbero non avere un volume di chiamate in entrata particolarmente elevato, ma che devono essere in grado di creare un percorso di chiamata altamente personalizzabile sia per i singoli utenti che per interi reparti. È anche una buona soluzione per i team che non necessitano ancora di una soluzione di contact center completa, ma desiderano ulteriori canali di comunicazione aziendale come chat di gruppo e riunioni video.

RingCentral

RingCentral Cloud PBX è una piattaforma di comunicazione aziendale che offre chiamate illimitate negli Stati Uniti e in Canada, SMS illimitati e strumenti video e di collaborazione estesi che lo rendono più simile a una soluzione di comunicazione unificata che a un semplice sistema telefonico aziendale autonomo.

Con questo in mente, RingCentral offre più funzionalità di collaborazione del team rispetto alla maggior parte. Oltre ai messaggi di chat del team, gli utenti possono creare team specifici per progetti, assegnare e gestire attività, caricare e collaborare su note e file in tempo reale e sincronizzare i calendari.

Lo strumento Team Messaging consente agli utenti di avviare una chiamata audio o video con un solo clic dall'interno dell'interfaccia della chat, bloccare file, cercare archivi di chat e persino inviare riepiloghi delle riunioni. Possono anche aggiungere membri del team esterni e impostare avvisi di chat su app desktop e mobili.

RingCentral è anche noto per la sua funzione Auto Receptionist, che instrada le chiamate in base all'ora del giorno, all'ID chiamante, tramite round robin o in base all'utente più inattivo. Gli amministratori possono anche creare collegamenti alle chiamate, aggiornare il saluto aziendale e implementare una directory di composizione per nome all'interno dello strumento receptionist automatico.

I flussi di chiamate avanzati basati su IVR multi-livello includono funzionalità come gruppi rng, code di squillo, richiamate automatizzate e persino IVR visivo per facilitare la comunicazione omnicanale. Gli utenti possono accedere ai menu IVR pre-sviluppati o crearne di nuovi basati sui modelli inclusi.

Ulteriori caratteristiche includono:

• Instradamento intelligente delle chiamate
• Fax in linea
• Registrazione automatica delle chiamate
• Trascrizione automatica della segreteria telefonica
• Capovolgimento delle chiamate
• Portata dei numeri
• Accesso singolo
• Fino a 200 partecipanti alla riunione video
• Hot desking
• Linee telefoniche condivise
• Segreteria telefonica a testo e segreteria telefonica a e-mail
• Aggiunte in blocco utente/reparto
• La piattaforma aperta consente agli utenti di creare integrazioni o integrare strumenti di terze parti

Sebbene i prezzi per il sistema PBX ospitato su cloud di RingCentral siano principalmente basati su quotazioni, RingCentral Office, una piattaforma combinata di voce, video e messaggistica, ha quattro piani che vanno da $ 19,99/utente al mese a $ 49,99/utente al mese, consentendo un costo contenuto soluzione.

Ideale per: RingCentral è la soluzione migliore per le aziende con un volume di chiamate giornaliero elevato che hanno capito di dover ridimensionare il loro attuale sistema telefonico in una soluzione di comunicazione unificata più completa. Comunicano con i clienti tramite più canali e quindi necessitano di notifiche in tempo reale attraverso le modalità di comunicazione preferite.

Nextiva

Il Cloud PBX di Nextiva è specificamente progettato per soddisfare le esigenze dei team remoti attraverso caratteristiche e funzionalità VoIP all'avanguardia.

Fornisce chiamate illimitate negli Stati Uniti e in Canada e unifica i messaggi di chat, le chiamate vocali e le comunicazioni video. Inoltre, ogni piano include un numero di telefono aziendale gratuito locale e gratuito.

Una delle sue caratteristiche principali è lo strumento Call Pop, incluso in ogni piano.

I dati del chiamante di Nextiva come il sentimento del cliente sull'ultima chiamata, il valore dell'account, l'ultima risposta al sondaggio e il punteggio medio dell'esperienza del cliente del chiamante vengono immediatamente visualizzati sullo schermo quando si riceve una chiamata in entrata. Se un utente accetta la chiamata, il suo schermo passa automaticamente a dati dei clienti nativi più completi, nonché a una posizione in cui l'agente può inserire note aggiuntive. Lo strumento Call Pop invia automaticamente anche un sondaggio sui clienti una volta completata la chiamata.

Nextiva è anche nota per la sua app mobile, compatibile con telefoni cellulari iPhone e Android.

L'app consente agli utenti di effettuare/ricevere chiamate audio e video, condividere schermi, passare da chiamate mobili a desktop e messaggi di chat con i membri del team. È ideale per la forza lavoro mobile che deve essere in grado di replicare completamente l'esperienza del softphone e del portale Nextiva desktop sui propri dispositivi mobili.

Ulteriori caratteristiche includono:

• Audio e videoconferenza senza limiti di tempo
• Progettazione del flusso di chiamate
• Instradamento delle chiamate
• Squillo simultaneo
• Stanza virtuale gratuita per utente per consentire la condivisione dello schermo, la condivisione di file e la gestione delle attività
• Inoltro da posta vocale a e-mail e posta vocale
• Accodamento chiamate
• Ponte delle conferenze
• Assistente automatico
• Presenza di chiamata
• Notifiche di chiamata, presenza di chiamata e trasferimento di chiamata
• IVR avanzato con IA conversazionale
• Richiamate automatiche
• Fax online illimitato
• Portata dei numeri
• Avvisi prioritari

Il Cloud PBX di Nextiva ha due piani, il Piano Professional da $ 21,95/utente al mese e il Piano Enterprise da $ 31,95/utente al mese. Una volta contattato un rappresentante, verranno forniti prezzi più specifici basati su preventivi. Tieni presente che le integrazioni di Customer Relationship Management (CRM)/software aziendale e la registrazione delle chiamate sono disponibili solo nel piano Enterprise.

Per saperne di più su come Nextiva resiste alla concorrenza, leggi la nostra recensione completa di Nextiva.

Ideale per: Nextiva è la soluzione migliore per le aziende di medie dimensioni composte principalmente da dipendenti remoti che hanno una maggiore necessità di collaborazione in team. L'app mobile avanzata significa anche che Nextiva è l'ideale per i team in movimento che cercano funzionalità di comunicazione flessibili, comprese le frequenti videoconferenze.

Vonage

Vonage Business Communications è un sistema telefonico aziendale basato su cloud che combina voce, video e messaggistica in un'unica piattaforma.

I piani includono chiamate illimitate, fax online e SMS negli Stati Uniti e in Canada.

Virtual Voicemail di Vonage, il loro strumento straordinario, consente agli utenti di personalizzare i saluti e di accedere in modo sicuro ai messaggi sull'app mobile, sul computer desktop, sul telefono dell'ufficio o nel portale online. Gli utenti possono anche programmare lo strumento per inviare automaticamente trascrizioni o registrazioni di messaggi vocali all'e-mail.

In base all'identità del chiamante, all'ora del giorno oa fattori aggiuntivi come le ferie o le linee telefoniche occupate, gli utenti possono configurare e distribuire diversi messaggi di saluto vocali che verranno riprodotti automaticamente in base a specifiche predeterminate.

Un'altra caratteristica eccellente è l'ID chiamante dinamico di Vonage. Ciò consente agli utenti di passare facilmente da un numero di telefono in uscita a un altro, portando a un tasso di conversione più elevato grazie alla presenza del numero di telefono locale.

Vonage Smart Numbers utilizza API di comunicazione personalizzabili per programmare qualsiasi numero di telefono aziendale per automatizzare le attività, creare flussi di lavoro e riprodurre messaggi personalizzati in base alle risposte del chiamante. Ciò è particolarmente utile per la pianificazione degli appuntamenti, i promemoria e l'instradamento intelligente delle chiamate.

Ulteriori funzionalità di Vonage includono:

• Trovami/Seguimi
• Chiama flip e chiama parcheggio
• Opzioni avanzate di instradamento e inoltro di chiamata
• Annuncio di chiamata
• Gruppi di suoneria
• Monitoraggio delle chiamate, sussurro, chiatta
• Fino a 30 partecipanti all'audioconferenza
• Messaggistica della chat di squadra
• Video incontri
• Campo lampada occupato
• Chiama lo scudo antispam
• Registro delle chiamate
• Accodamento chiamate
• Registrazione delle chiamate a livello aziendale e su richiesta
• IVR e receptionist virtuale
• Tieni la musica
• Numero vanity locale/verde

Vonage offre tre piani: il piano Mobile di base da $ 14,99/utente al mese, il piano Premium (il più popolare) da $ 24,99/utente al mese e il piano avanzato, $ 34,99/utente al mese.

Per ulteriori informazioni, leggi la nostra recensione completa su Vonage Business Communications.

Ideale per : Vonage è l'ideale per le piccole imprese che hanno bisogno di automatizzare attività di routine come la pianificazione degli appuntamenti e la notifica di promemoria e la riscossione/promemoria dei pagamenti. Le aziende che dovrebbero utilizzare Vonage hanno un volume di chiamate elevato, ma molte delle loro chiamate sono correlate a problemi simili che potrebbero essere risolti tramite IVR e automazione.

Confronti più approfonditi dei principali fornitori di PBX

Oltre a definire il cloud PBX e sottolinearne i principali vantaggi, questo post ti ha anche presentato i migliori provider di PBX in hosting.

Tuttavia, per creare un elenco ristretto tra cui scegliere, probabilmente dovrai continuare la tua ricerca e guardare i confronti testa a testa tra i provider elencati qui e altri strumenti di call center cloud o provider VoIP.

La nostra tabella interattiva delle principali piattaforme PBX confronta caratteristiche, prezzi e piani, recensioni degli utenti e altro ancora. Inoltre, controlla i nostri confronti approfonditi di RingCentral vs Vonage e Nextiva vs RingCentral.

Domande frequenti sulle soluzioni Cloud PBX

Di seguito, abbiamo delineato alcune delle principali domande frequenti su Cloud PBX.