10 funzionalità essenziali per la collaborazione in team e quali strumenti li hanno tutti

Il software di collaborazione in team aiuta i dipendenti a comprendere le proprie responsabilità e consente ai project manager di monitorare i rapporti sullo stato di avanzamento del progetto.

Tuttavia, la maggior parte dei team non sfrutta le funzionalità di collaborazione aggiuntive fornite da questo software, come le bacheche Kanban, le liste di controllo, il monitoraggio del tempo e le dipendenze delle attività.

Queste funzionalità di collaborazione e quelle descritte di seguito consentono ai leader di progetto di portare la gestione delle attività a un livello superiore e fornire ai dipendenti un flusso di lavoro più snello ed equilibrato.

Quali funzionalità di collaborazione in team dovrebbero cercare i project manager?

Le funzionalità di collaborazione del team più importanti per i project manager sono quelle che forniscono informazioni in tempo reale sull'avanzamento del progetto e sui flussi di lavoro complessivi del team.

Le funzionalità seguenti migliorano il ruolo di supervisore di un team leader e facilitano la comunicazione con i dipendenti su base individuale, a livello di team e a livello aziendale.

Gli strumenti di collaborazione online del team giusti offrono funzionalità che consentono ai project manager di affrontare rapidamente i blocchi stradali e bilanciare i carichi di lavoro dei dipendenti. Inoltre, tengono i membri del team consapevoli delle loro responsabilità a lungo ea breve termine.

Assegnazione del compito

La funzionalità di collaborazione del team più essenziale da cercare è la creazione e l'assegnazione delle attività.

I team leader possono suddividere progetti più grandi in più attività più piccole e più gestibili su base sia individuale che a livello di team, che è uno dei principali suggerimenti per la produttività.

Le attività possono essere create in un formato di lista di controllo "da fare" e i dipendenti possono spuntarle una volta completate. La creazione di attività secondarie all'interno di queste attività impedisce ai dettagli importanti di scivolare attraverso le crepe.

Ad esempio, supponiamo che il progetto nel suo insieme sia "Company Holiday Party" e sia assegnato al dipartimento Risorse umane (team.)

Alcune attività potrebbero essere la protezione di un luogo, la selezione dell'intrattenimento, la scelta di una data e l'assunzione di una società di catering. A un dipendente specifico può essere assegnato il compito di trovare la sede, con relativi compiti secondari di controllare il limite di folla della sede e versare un acconto per lo spazio.

Alcune piattaforme di collaborazione consentono di assegnare un solo membro del team a un'attività specifica, il che è un punto di frustrazione per i project manager. I team leader che assegnano frequentemente attività, non solo progetti nel loro insieme, che richiedono la collaborazione tra più dipendenti e team, dovrebbero scegliere un software che non ponga limiti al numero di persone assegnate a un'attività.

Oltre alle funzionalità standard di collaborazione del team di assegnazione delle attività, prendi in considerazione anche gli strumenti software che consentono le dipendenze delle attività. Ciò impedisce ai dipendenti di lavorare su un'attività o di andare avanti con i piani di progetto prima che un'attività correlata venga completata. Per continuare con il nostro esempio di pianificazione di eventi di cui sopra, l'impostazione delle dipendenze delle attività significa che i membri del team non possono decidere sull'intrattenimento fino a quando una sede non è protetta.

Report sullo stato del progetto

Una volta che a un dipendente è stato assegnato un compito o un sottocompito, i team leader devono supervisionare l'avanzamento generale per garantire il rispetto delle scadenze.

Cerca le funzionalità di collaborazione che consentono ai membri del team di aggiornare l'avanzamento delle attività con tag come "in corso", "non avviato", "bloccato" o "in attesa di approvazione".

Questi aggiornamenti consentono ai project manager e ad altri membri del team di affrontare rapidamente un problema, completare un'attività dipendente o avere un'idea migliore di quando le cose saranno terminate. Ciò aumenta la produttività e impedisce ai team leader di dover controllare costantemente lo stato di avanzamento del progetto, liberandoli per incarichi più importanti.

Questi semplici aggiornamenti di stato sostituiscono le ore trascorse in una sala riunioni o le telefonate a discutere di problemi o scadenze.

Integrazione con altri software di collaborazione in team

Non importa quanto sia completo uno strumento di collaborazione in team da remoto, sia i dipendenti che i project manager continueranno a utilizzare software aggiuntivi e strumenti di comunicazione del team.

Sebbene la giusta piattaforma di collaborazione in team possa sostituire molti di questi strumenti, i dipendenti si sentono più a loro agio nell'utilizzo di software con cui hanno già familiarità o semplicemente preferiscono.

Per evitare un'ampia curva di apprendimento e frustrazioni per i dipendenti, assicurati che qualsiasi software di collaborazione in team selezionato si integri con applicazioni e strumenti essenziali.

Le integrazioni popolari includono:

• Alternative Slack e Slack
• Zoom e altri software per conferenze web
• GSuite e Microsoft 365
• documenti Google
• forza vendita
• Skype
• Gmail e Outlook
• Mailchimp
• Zapier
• Piattaforme di social media
• Altri strumenti di collaborazione in team

Funzionalità di gestione del flusso di lavoro

Oltre il 25% dei dipendenti americani afferma di sentirsi oberato di lavoro molto spesso, ma gli studi dimostrano anche che l'impiegato medio è veramente produttivo solo per circa 3 ore al giorno.

Le funzionalità di collaborazione per la gestione del flusso di lavoro e dei contenuti correggono questo squilibrio mostrando i carichi di lavoro attuali dei dipendenti, le scadenze imminenti e altro ancora. Ciò impedisce ai dipendenti di esaurirsi e sovraccaricarsi di incarichi, in modo che i project manager possano distribuire meglio il carico di lavoro tra i membri del team.

Ciò previene il burnout dei dipendenti e aiuta anche i project manager a valutare la produttività di dipendenti specifici.

Gli strumenti di monitoraggio del tempo consentono inoltre ai membri del team di tenere traccia esattamente del tempo impiegato per completare un'attività o un progetto. Ciò rende l'impostazione delle tempistiche per i progetti futuri molto più realistica.

Modelli di progetto

I modelli di progetto fungono da roadmap del flusso di lavoro, collegando diversi team, project manager, singoli dipendenti e persino clienti o liberi professionisti al di fuori dell'organizzazione.

Una volta che i team leader hanno deciso un formato di modello specifico, non dovrebbero dover ricreare lo stesso modello ogni volta che hanno un nuovo schema di progetto. Una delle principali funzionalità di collaborazione da cercare è la possibilità di salvare i modelli di progetto per un uso futuro.

Inoltre, le piattaforme di collaborazione in team agili dovrebbero fornire una serie di modelli di progetto predefiniti per cose come campagne di marketing, il percorso per creare un webinar di formazione, aggiornamenti del sito Web e presentazioni di vendita.

Quali funzionalità di collaborazione in team aumenteranno la produttività dei dipendenti?

Mentre i project manager dovrebbero concentrarsi sulle funzionalità di collaborazione del team che semplificano il monitoraggio dell'avanzamento del progetto, dovrebbero anche considerare in che modo lo strumento andrà a beneficio dei dipendenti.

Le funzionalità seguenti sono essenziali per aumentare la produttività dei dipendenti e la collaborazione generale.

Funzionalità di messaggistica pubblica e privata

La comunicazione e la collaborazione di successo del team iniziano con uno strumento di messaggistica istantanea che consente a dipendenti e manager di connettersi tra loro in tempo reale.

Le funzionalità di messaggistica dovrebbero includere:

• Canali team/progetto
• Menzioni dirette e tag
• Chat private
• Chat di gruppo
• Messaggi pubblici
• Messaggi appuntati
• Thread di messaggi
• Cronologia chat ricercabile
• Funzionalità di condivisione di file
• Forum di discussione a livello aziendale

Ricorda che le funzioni di messaggistica in chat possono essere native dello strumento di collaborazione in team o possono essere integrate con esso.

Sebbene le videochiamate non siano in genere una funzionalità nativa delle app di collaborazione in team, la maggior parte si integrerà con strumenti come Zoom e altre popolari alternative di Zoom.

Condivisione e modifica di file in-app

La possibilità di condividere file e modificarli sono alcune delle parti più importanti della collaborazione in team. Tuttavia, la condivisione di file spesso causa anche molti problemi di comunicazione, perdita di tempo e frustrazione per i dipendenti.

Ad esempio, supponiamo che il tuo team delle risorse umane stia creando documenti di onboarding per insegnare le competenze degli agenti di call center dell'azienda ai nuovi dipendenti.

La condivisione di file in-app dovrebbe fornire una posizione centrale del wiki per ogni file relativo a questo progetto, come gli script di presentazione delle vendite e gli standard del servizio clienti. Senza una posizione centrale, i dipendenti perderanno tempo a cercare i file di cui hanno bisogno nelle loro e-mail o nella cronologia dei messaggi di chat.

Rischiano anche di apportare modifiche a una versione obsoleta di quei file.

Il controllo della versione e la gestione dei documenti all'interno della condivisione e modifica dei file impediscono che ciò accada. Ciò garantisce che ogni membro del team veda la versione più recente di un file e tutte le modifiche in tempo reale.

Infine, valuta la quantità di spazio di archiviazione offerta dagli strumenti di collaborazione del team, nonché eventuali eliminazioni automatiche di file che si verificano dopo un certo periodo di tempo.

Viste multiple del dashboard

Sebbene gli strumenti di collaborazione in team offrano tutti una visualizzazione predefinita specifica, consentire ai dipendenti di personalizzare e modificare tali visualizzazioni in base alle proprie preferenze visive è una caratteristica importante da cercare.

Le visualizzazioni dashboard più popolari includono:

• Tavole Kanban
• Visualizzazione elenco di controllo/elenco di cose da fare
• Diagrammi di Gantt/timeline
• Vista calendario
• Visualizzazione basata sulla posizione

Organizzazione dei compiti

Oltre a selezionare la visualizzazione dashboard preferita, i membri del team trarranno vantaggio anche dalla possibilità di personalizzare il modo in cui organizzano le attività.

Le attività di codifica a colori e di codifica delle parole chiave consentono ai dipendenti di filtrare rapidamente le attività pertinenti ai loro progetti specifici, mentre la possibilità di assegnare priorità alle attività consente agli altri membri del team di sapere quali sono le cose da affrontare per prime.

Le attività possono anche essere organizzate in base a scadenze, costo complessivo, posizione, tempo richiesto stimato e stato di avanzamento corrente.

Notifiche in tempo reale

Sebbene ci siano molti vantaggi per il lavoro a distanza, uno degli aspetti negativi è che questo livello di flessibilità può intasare le caselle di posta in arrivo, rendendo facile seppellire le notifiche importanti. Inoltre, i membri del team che lavorano in fusi orari diversi e orari opposti rendono la comunicazione in tempo reale una sfida.

Le notifiche push e desktop per dispositivi mobili semplificano il lavoro da qualsiasi luogo e consentono agli altri membri del team e ai project manager di approvare o commentare rapidamente le attività per mantenere attivo il flusso di lavoro.

Quali sono i migliori strumenti di collaborazione del team?

Gli strumenti seguenti hanno tutte le funzionalità di collaborazione essenziali descritte sopra, oltre a un'interfaccia unica e opzioni personalizzabili che saranno il fattore decisivo nel processo di selezione.

Asana

Asana è uno strumento di collaborazione in team basato su browser con un'interfaccia composta principalmente da elenchi di controllo, attività e attività secondarie. Consente agli utenti di taggarsi l'un l'altro nei commenti delle attività, impostare gli aggiornamenti dello stato delle attività e passare alle visualizzazioni Kanban o Gantt.

I prezzi e i piani di Asana sono ideali per le aziende più piccole o con un budget limitato, poiché offre il piano gratuito migliore e più completo tra tutti gli strumenti che abbiamo profilato.

Sebbene più utenti possano essere assegnati a un progetto, Asana consente a un solo membro del team di essere assegnato a un'attività alla volta. Pertanto, non è l'ideale per attività che richiedono un elevato livello di collaborazione tra più dipendenti. È più adatto come strumento utilizzato per aiutare i singoli dipendenti a tenere traccia dei loro ruoli e responsabilità unici all'interno di progetti più grandi.

lunedì.com

Monday.com è uno strumento di gestione dei progetti SaaS basato sul Web che offre il massimo livello di personalizzazione del progetto e dell'interfaccia tra tutte le opzioni in questo elenco.

Gli utenti possono visualizzare le attività nei formati Kanban, elenco di controllo, sequenza temporale e calendario sfruttando funzionalità come il monitoraggio del tempo, la definizione delle priorità delle attività e l'automazione del flusso di lavoro.

I prezzi di Monday.com, tuttavia, sono un punto controverso in quanto è una delle poche applicazioni di collaborazione in team che non offre un piano gratuito. È la scelta ideale per le aziende con un elevato volume di personale che si destreggiano tra numerosi progetti dettagliati contemporaneamente.

È probabile che i team più piccoli siano sopraffatti dalle funzionalità di personalizzazione un po' eccessive.

Scrivere

Wrike è un software di gestione dei progetti online basato su board, ideale per progetti che richiedono una comunicazione frequente tra project manager e dipendenti.

Wrike è la soluzione migliore per i team e i project manager che devono fornire rapporti sui progressi ai livelli superiori, poiché dispone di eccellenti funzionalità di analisi dei dati e rappresentazione grafica della produttività.

Tuttavia, alcune delle funzionalità di collaborazione essenziali sono accessibili solo con il componente aggiuntivo Wrike Proof, il che significa che gli utenti dovranno pagare di più per commentare le attività e lavorare tramite la collaborazione in tempo reale sui documenti.

Campo base

Basecamp è una piattaforma di gestione del lavoro basata su Kanban board, nota soprattutto per la sua funzione di messaggistica chat in tempo reale integrata e lo strumento di check-in automatico. I team che richiedono una comunicazione frequente, anche se non eccessivamente dettagliata, trarranno il massimo beneficio da questo strumento.

Tuttavia, a Basecamp mancano importanti funzionalità di collaborazione come diagrammi di Gantt, aggiornamenti sullo stato delle attività, commenti sulle attività e creazione di sottoattività.

Pertanto, è meglio per i team di piccole e medie dimensioni che necessitano di una visione chiara e ordinata delle attività e degli incarichi imminenti. È anche una buona scelta per i progetti che richiedono una collaborazione interdipartimentale, in quanto fornisce la creazione di schede a livello di team e a livello aziendale.

Trello

Come Basecamp, anche Trello è una soluzione di collaborazione in team basata su schede Kanban. Ogni progetto è composto da una bacheca a livello di team, che viene poi riempita di schede e liste di controllo per creare e monitorare le attività.

I "power-up" o integrazioni di Trello consentono agli utenti di personalizzare ulteriormente i propri flussi di lavoro con funzionalità di collaborazione aggiuntive come il monitoraggio del tempo, i diagrammi di Gantt e la condivisione di file.

È particolarmente vantaggioso per i team che desiderano automatizzare il più possibile il flusso di lavoro, poiché la sua funzione "maggiordomo" offre il più alto livello di automazione delle attività rispetto a qualsiasi altra opzione in questo elenco.

Tuttavia, l'interfaccia bare-bone potrebbe non fornire funzionalità native sufficienti per soddisfare le esigenze delle aziende più grandi con progetti altamente dettagliati.

RingCentral Glip

RingCentral Glip è un software di gestione delle attività che offre utenti, integrazioni e archiviazione di file illimitati, rendendolo una scelta saggia per i team di grandi dimensioni.

Tuttavia, Glip di RingCentral non ha la più grande quantità di funzionalità di collaborazione di base tra tutti gli altri strumenti elencati qui. Non offre visualizzazioni Kanban o Gantt, ma fornisce solo formati di visualizzazione elenco di controllo e calendario.

Tuttavia, è una delle rare piattaforme che dispone di un proprio strumento di messaggistica di chat nativo, quindi è adatto alle aziende che richiedono frequenti comunicazioni in tempo reale.

Clicca su

ClickUp offre l'elenco più completo di funzionalità di collaborazione nativa tra tutte le piattaforme che abbiamo menzionato in questo post.

Fornisce visualizzazioni Kanban, Gantt e calendario e elenco di controllo, offrendo un elevato livello di personalizzazione dell'interfaccia. Include anche strumenti di monitoraggio del tempo, dipendenze delle attività e funzionalità di definizione delle priorità delle attività.

L'unico vero svantaggio dell'utilizzo di ClickUp è che richiede l'integrazione con Google Drive per condividere e modificare file. A parte questo, è difficile trovare una cosa negativa da dire al riguardo.

I team di qualsiasi dimensione che necessitano di uno strumento di collaborazione per sempre gratuito che non comprometta le funzionalità che offre dovrebbero optare per ClickUp.

Quali funzionalità di collaborazione offrono gli strumenti di gestione del flusso di lavoro?

La tabella interattiva seguente fornisce una chiara panoramica delle funzionalità e delle limitazioni offerte dagli strumenti di collaborazione del team sopra indicati.

Quali strumenti di collaborazione in team vale la pena utilizzare?

La nostra ricerca mostra che Asana e ClickUp sono i migliori strumenti di collaborazione in team in termini di funzionalità e prezzi.

Hanno un elevato grado di soddisfazione dei clienti, sono facili da usare, sono ideali per una varietà di casi d'uso e dispongono di tutte le funzionalità di collaborazione essenziali per semplificare la gestione del flusso di lavoro.

Entrambi offrono anche piani gratuiti completi oltre ai piani a pagamento che consentono un'ulteriore personalizzazione.

Oltre a utilizzare gli strumenti di collaborazione del team per connettere dipendenti remoti e locali, considera come il software per conferenze Web consente la comunicazione faccia a faccia tra project manager, membri del team e clienti.

La nostra analisi dei più diffusi strumenti di videoconferenza può aiutarti a sapere cosa cercare in una piattaforma per le videochiamate e in che modo funzionalità come la condivisione dello schermo, l'audio VoIP e gli strumenti della lavagna avvantaggeranno il tuo team.

Ti forniremo un'idea semplice di quali piattaforme vale la pena utilizzare e quali dovrebbero essere lasciate indietro.