I migliori canali di comunicazione nel 2022 [+ Adatto alle tue esigenze]

Quando si gestisce un'azienda, in ufficio o in remoto, la comunicazione è uno dei principi chiave del successo e della produttività. Le aziende hanno successo quando collaborano all'interno, gestiscono in modo efficiente le attività e quando i dipendenti condividono le proprie competenze e conoscenze tra loro.

La messaggistica all'interno di un'azienda è importante, ma altrettanto importante del messaggio è il canale di comunicazione: come scegli di comunicare con il tuo personale e colleghi? La selezione del canale di comunicazione corretto può creare o interrompere una comunicazione efficace, quindi assicurati di sapere quando ciascun metodo è appropriato.

Sommario

• Cosa sono i canali di comunicazione
• Modalità di comunicazione
• Tipi di canali di comunicazione
• I 5 migliori canali di comunicazione per i team
• I 5 migliori canali di comunicazione per il servizio clienti
• Come scegliere i migliori canali di comunicazione per le mie esigenze?
• Come implementare i canali di comunicazione nella tua attività

Quali sono i canali di comunicazione?

In generale, i canali di comunicazione sono i mezzi attraverso i quali interagisci o comunichi con una o più persone. Ciò che significa nel contesto della tua attività è che esistono molteplici metodi di comunicazione attraverso i media e di persona, quindi collegare il canale corretto al messaggio che stai cercando di trasmettere farà la differenza nel modo in cui quel messaggio viene ricevuto.

Sia che tu stia presentando nuove informazioni all'intera organizzazione o discutendo un'attività con un singolo collega, sapere quale tipo di canale di comunicazione è più appropriato avrà un impatto importante sul risultato.

Modalità di comunicazione

Ci sono diversi livelli di formalità utilizzati nella comunicazione che devono essere considerati nella scelta del canale appropriato. I tre principali livelli di formalità sono la comunicazione formale, informale e non ufficiale.

Comunicazione formale

La comunicazione formale in genere include informazioni sensibili come politiche e strategia aziendale.

Esempi comuni includono un piano aziendale, una relazione annuale, una strategia scritta, un contratto, una corrispondenza a livello aziendale, linee guida sulla sicurezza, presentazioni e altro ancora.

Comunicazione informale

I canali di comunicazione informale vengono utilizzati anche per le comunicazioni aziendali, ma spesso sono presentati in modo più informale.

Esempi di comunicazione informale includono conversazioni con i colleghi, richieste ai colleghi di un semplice favore o assistenza per attività e collaborazione continua del team.

Comunicazione non ufficiale

La comunicazione non ufficiale è l'anomalia delle tre, per lo più si verifica completamente al di fuori del posto di lavoro ed è del tutto casuale e non correlata ad argomenti di lavoro.

Esempi di comunicazione non ufficiale includono parlare delle tue squadre sportive preferite durante una pausa o uscire per una pausa caffè per discutere della tua recente vacanza.

Tipi di canali di comunicazione

Ogni tipo di canale di comunicazione ha una propria serie di vantaggi e svantaggi, il che significa che dovrai comprendere ogni tipo e applicare tale conoscenza alla tua corrispondenza tra te e i tuoi colleghi, dipendenti e clienti.

Comunicazione scritta

I canali di comunicazione scritta sono tra i metodi di comunicazione più formali, ma anche meno urgenti. La comunicazione scritta viene in genere utilizzata per contratti, avvisi e altri documenti aziendali che richiedono una presentazione o una firma più formali. I metodi di comunicazione scritta includono:

• Memo
• Contratti
• Rapporti
• Manuali
• Guide
• Pubblicazioni e opuscoli
• Lettere
• Fax
• Posta scritta diretta

Una menzione d'onore qui che rientrerebbe nello stesso livello di formalità ma non è esattamente "scritta" sarebbe la comunicazione faccia a faccia, come le riunioni del consiglio e le revisioni delle prestazioni

Comunicazione digitale

I canali di comunicazione digitale possono essere utilizzati sia per la comunicazione formale che informale e possono variare da estremamente urgenti a per niente a seconda del contesto e del metodo. I canali digitali sono in genere utilizzati per la corrispondenza avanti e indietro, la messaggistica pubblica, la gestione delle attività, le richieste interne e la pubblicità. I metodi di comunicazione digitale includono canali di comunicazione verbale e non verbale, come ad esempio:

• E-mail
• App di messaggistica
• App per la gestione dei progetti
• Software per videoconferenze
• Intranet
• Blog
• Social media
• Chat dal vivo
• Chatbot
• comunicati stampa
• Pubblicità display

Comunicazione mobile

I canali di comunicazione mobile sono un'altra forma di comunicazione digitale, ma sono segmentati specificamente per i dispositivi mobili. Esempi inclusi:

• Telefonate da cellulare
• Messaggi di testo SMS
• App di messaggistica
• Videochiamate su app mobili

I 5 migliori canali di comunicazione per i team

La scelta del miglior metodo di comunicazione, sia esso il mezzo, la formalità o entrambi, per i canali di comunicazione interni del team è un passo importante per garantire che il tuo messaggio sia ricevuto ed elaborato.

L'utilizzo di un unico mezzo di comunicazione per tutto, come l'e-mail, può portare dipendenti e colleghi ad affaticarsi per il numero di messaggi a mezzo singolo e trattarli tutti con la stessa priorità e importanza di conseguenza. Diversificare i canali di comunicazione in base alle proprie esigenze si tradurrà in una migliore ricezione del messaggio.

E-mail

L'e-mail non è solo una delle forme di comunicazione più comuni nell'ambiente di lavoro moderno, ma è anche una delle più facili da usare. Inoltre, le piattaforme di posta elettronica tendono a integrarsi bene con altre applicazioni e software come software di videoconferenza e piattaforme di gestione delle attività che ti permetteranno di pianificare eventi e attività nella tua posta elettronica in modo nativo.

• Pro: economico, affidabile, supporta allegati e integrazioni, canale comune per messaggi aziendali e altri messaggi importanti
• Contro: tempi di risposta previsti più lenti, comunicazione aperta che consente a soggetti esterni di contattare via e-mail
• Ideale per: comunicazioni digitali più formali, messaggi con una minore urgenza di risposta, messaggi con allegati

Faccia a faccia

La comunicazione faccia a faccia è il metodo più antico del libro e rimane il mezzo di comunicazione più affidabile. Ci sono vari livelli di formalità nella comunicazione facciale, da una conversazione di passaggio a una presentazione, a una riunione o conferenza formale. È importante notare, tuttavia, che se si prevede di tenere una riunione di persona, i propri obiettivi e lo scopo della riunione sono chiari e si rispetta il compito, poiché circa il 71% dei manager ritiene che le riunioni siano controproducenti quando questi criteri sono non soddisfatti.

• Pro: meno spazio per interpretazioni errate, consente la comunicazione oltre il semplice verbale con il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, aumenta l'energia e l'efficienza collaborativa
• Contro: può essere sviato, non tutti sono buoni oratori pubblici senza pratica
• Ideale per: annunci, presentazioni, riunioni collaborative

Videoconferenze

Se sei un team completamente remoto o hai dipendenti remoti come parte di un team ibrido, la videoconferenza è un modo eccellente per imitare la comunicazione faccia a faccia per aumentare il coinvolgimento nella riunione e promuovere la collaborazione. Al di là delle semplici riunioni a distanza, a volte potresti voler videoconferenza con un cliente piuttosto che chiamarlo semplicemente per dare un volto alla voce.

• Pro: forma digitale di faccia a faccia, la comunicazione verbale può essere più chiara rispetto a una telefonata, promuove il coinvolgimento senza richiedere troppo tempo, consente comunicazioni secondarie come le espressioni facciali o il tono della voce
• Contro: può essere difficile collaborare ed evitare di parlarsi, diverse qualità della fotocamera possono creare un diverso livello di efficacia nella comunicazione
• Ideale per: team ibridi remoti e remoti, riunioni con i clienti, riunioni di team

App di messaggistica istantanea

Le app di messaggistica istantanea sono un ottimo modo per rimanere in contatto costante con il tuo team e/o i clienti in una comunicazione chiusa che può essere utilizzata direttamente. App come Slack e Discord possono essere utilizzate per promuovere uno sforzo collaborativo avanti e indietro o semplicemente trasmettere un messaggio o un promemoria veloce per questioni urgenti.

• Pro: veloce e informale, semplifica la collaborazione senza richiedere una videochiamata o una riunione di persona, dialoghi in tempo reale, notifiche
• Contro: le dimensioni degli allegati possono essere limitate, il contesto e il tono possono essere interpretati erroneamente
• Ideale per: comunicazione rapida, collaborazione continua

Software per la gestione dei progetti

App come Asana e Monday.com hanno reso più facile che mai collaborare in un ambiente digitale fornendo una piattaforma per il monitoraggio delle attività e tutti i dettagli che ne derivano. L'utilizzo di una piattaforma di gestione dei progetti può mantenere il tuo team in attività con scadenze, note e attività secondarie assegnate, migliorando la gestione delle attività e aumentando la produttività.

• Pro: aumentare la responsabilità per i membri del team, organizzare il completamento del progetto in modo più efficace, favorire il processo decisionale collaborativo, notifiche di attività, facile condivisione delle informazioni
• Contro: i tempi di risposta possono essere più lenti della comunicazione diretta o della chat
• Ideale per: gestione di compiti e progetti specifici, strategia organizzativa dei dipendenti

5 canali di comunicazione comuni per il servizio clienti

Al di là della comunicazione interna, la scelta del mezzo giusto per comunicare con la clientela e i clienti è importante per fornire un'esperienza cliente eccezionale. Ci sono diversi toni e motivazioni dietro diversi canali di comunicazione rivolti ai tuoi clienti e la scelta del canale più ottimale può fare una grande differenza nella portata del tuo pubblico e nella loro esperienza con la tua attività.

Il tuo sito web

Il tuo sito web è in definitiva il luogo in cui vuoi guidare i tuoi clienti, ma una volta che ci arrivano è importante mantenere una buona comunicazione. Che si tratti di banner pubblicitari o promozioni, o supporto tramite chat dal vivo e chatbot, comunicare con i tuoi clienti sul tuo sito migliorerà la loro esperienza e aumenterà le probabilità di tenerli in giro.

• Pro: in genere è già una caratteristica nativa della tua attività, è facile controllare ciò che il tuo cliente vede da te in un dato momento, aumenta la fiducia e la consapevolezza del marchio
• Contro: unidirezionale, richiede altri metodi di comunicazione per permettere ai tuoi clienti di raggiungerti
• Ideale per: promozioni, pubblicità, messaggistica ampia verso i tuoi clienti e clientela

Social media

I social media sono un pezzo enorme del puzzle del business digitale e possono fare miracoli per il coinvolgimento dei clienti e la consapevolezza del marchio. Simile al tuo sito web, puoi promuovere e pubblicizzare i tuoi prodotti o servizi, ma i social media fanno un ulteriore passo avanti consentendo ai tuoi clienti di rispondere ai tuoi post e raggiungerti direttamente con app di messaggistica e messaggi diretti.

• Pro: consente il coinvolgimento dei clienti con i tuoi post, un canale promozionale facile da usare, fornisce un mezzo per i contenuti che potresti non pubblicare sul tuo sito web
• Contro: può essere difficile gestire più messaggi poiché solo un utente alla volta può utilizzare l'account
• Ideale per: comunicazione pubblica semi-formale, promozioni, pubbliche relazioni

Chat dal vivo

Il servizio clienti può essere rapido o può essere un processo lungo che richiede molti avanti e indietro. A volte un cliente ha un problema semplice che uno o due messaggi possono risolvere, come il monitoraggio di un ordine, e altre volte richiede un po' più di comunicazione senza la necessità di una telefonata che potrebbe intasare il call center. Il software di chat dal vivo, che utilizza agenti del servizio clienti, è un modo eccellente per coinvolgere i tuoi clienti a soddisfare le loro esigenze in modo più informale ed efficiente, o anche semplicemente contattarli offrendo loro assistenza o prodotti/servizi correlati.

• Pro: altamente personalizzabile, migliora la soddisfazione del cliente senza telefonate dispendiose in termini di tempo, coinvolge il cliente, consente a un agente di soddisfare più richieste contemporaneamente
• Contro: la comunicazione testuale può essere interpretata erroneamente, gli allegati sono raramente supportati
• Ideale per: richieste e problemi del servizio clienti semplici, coinvolgimento e promozione proattivi dei clienti, piccoli team del servizio clienti

Chatbot

Simile alla chat dal vivo, i chatbot possono soddisfare un'esigenza di coinvolgimento e soddisfazione dei clienti utilizzando l'IA conversazionale per facilitare le richieste di base e i problemi comuni. I chatbot sono efficienti poiché non richiedono un agente per monitorarli e sono personalizzabili per guidare i clienti lungo un percorso di acquisto specifico o una riga di richiesta del servizio clienti.

• Pro: servizio automatizzato e promozione, coinvolge il cliente senza richiedere tempo al team del servizio clienti
• Contro: può sembrare falso o fastidioso per i clienti che sanno cosa stanno cercando, non così completo come un agente dal vivo o altri canali di servizio clienti
• Ideale per: piccole imprese, semplici esigenze di servizio clienti

E-mail

Quando si tratta del servizio clienti, a volte le sfumature del caso specifico non possono essere affrontate tramite chat dal vivo, servizi di chatbot o persino una telefonata. La corrispondenza e-mail può consentire ai tuoi clienti di inviare foto e schermate per aggiungere meglio i dettagli alla loro richiesta e aiuterà a risolvere molti casi contemporaneamente poiché il team del servizio clienti li affronta caso per caso.

• Pro: consente allegati e foto, comunicazioni approfondite, corrispondenza a lungo termine per fornire aggiornamenti e feedback
• Contro: più lento della chat o delle chiamate dal vivo, può essere più difficile da monitorare e organizzare per il tuo team
• Ideale per: assistenza clienti approfondita e completa, utilizzo di allegati e foto, piccole imprese con capacità di assistenza clienti scarsa

Scegliere il miglior canale di comunicazione per la tua organizzazione

Come abbiamo affermato, la scelta dei canali di comunicazione giusti per la tua azienda può migliorare notevolmente la comunicazione interna ed esterna. Quindi, come scegli il canale migliore per le tue esigenze? Per fare la scelta giusta, considera quanto segue durante la stesura della tua strategia di comunicazione:

Adatta i tuoi canali al tuo pubblico

Valuta se hai bisogno di migliorare i canali di comunicazione interni, esterni o entrambi per decidere dove sono le tue lacune. Il tuo team non collabora efficacemente come vorresti? I tuoi clienti faticano a ricevere il servizio che si aspettano?

Considera anche se stai utilizzando nuovi canali di comunicazione per la collaborazione, il marketing o il servizio clienti per determinare come dovresti consegnare il tuo messaggio. Il marketing solo via e-mail produrrà comunque risultati, ma l'utilizzo di canali più pubblici e statici come il tuo sito Web o i social media potrebbe avere un successo a lungo termine.

Infine, considera la natura della tua attività. Se sei interamente di persona, la videoconferenza potrebbe raramente essere utilizzata. Se sei un team remoto o ibrido, probabilmente vorrai utilizzare una combinazione di canali di testo e video per collaborare e comunicare con il tuo team.

Considera gli svantaggi

La maggior parte dei canali di comunicazione presenta aspetti negativi e sono importanti da considerare quando si sceglie come comunicare con il proprio pubblico. L'utilizzo di app di chat e messaggistica potrebbe essere il modo più veloce per inviare un messaggio o un'attività, ma non verrà tracciato e potrebbe essere nascosto nella conversazione. Sapere quando utilizzare ciascun canale in base agli aspetti negativi eviterà problemi in corso o futuri.

Imposta obiettivi e KPI

Dopo aver scelto nuovi canali di comunicazione per la tua azienda, imposta obiettivi e indicatori chiave di prestazione per monitorare le loro prestazioni e la differenza fatta. Se ti accorgi di ricevere spesso recensioni negative, tieni traccia di come cambiano le recensioni mentre modifichi o migliori la corrispondenza con il servizio clienti. Tieni traccia dei lead, del completamento delle attività all'interno del tuo team e di altre metriche delle prestazioni direttamente correlate al modo in cui comunichi con il tuo team.

Come implementare i canali di comunicazione nella tua azienda

Il primo passo per implementare nuovi canali di comunicazione è preparare di conseguenza il tuo team e il tuo business. Che si tratti di addestrarli sul nuovo software di gestione delle attività o di indirizzarli alle nuove pagine dei social media da seguire e tenere d'occhio, preparare il tuo team per la transizione è il primo passo verso il successo.

Successivamente, valuta i requisiti tecnologici e software per eventuali nuove integrazioni o funzionalità, come la personalizzazione dei chatbot o la modifica dell'interfaccia utente su una casella di chat dal vivo per adattarla all'estetica del tuo sito Web.

Infine, fornisci feedback al tuo team e accetta feedback da loro in cambio del rendimento dei canali. Se scegli di comunicare più spesso con le app di videoconferenza o di messaggistica, assicurati che il tuo team e i tuoi clienti siano ricettivi a questo prima di continuare un percorso che potrebbe ostacolare il coinvolgimento e il successo.

Nel complesso, i canali di comunicazione adeguati possono migliorare notevolmente il modo in cui la tua comunicazione viene percepita e interagita. Usa i passaggi e le informazioni nella nostra guida per determinare cosa funzionerà meglio per te e continua ad armeggiare per padroneggiare la comunicazione internamente ed esternamente allo stesso modo.