Che cos'è una chiamata in conferenza: guida alla connessione di team remoti

La comunicazione è una delle cose più importanti della nostra epoca e una comunicazione efficace è la forza trainante di ogni attività di successo. Secondo Bluesource, la produttività migliora fino al 25% nelle organizzazioni con dipendenti connessi. Fortunatamente, negli ultimi anni ci sono stati molti progressi in questo campo. Grazie a ciò, ora è più facile che mai comunicare da remoto e connettersi con più membri del team, utilizzando una semplice teleconferenza.

Ma cos'è una chiamata ponte in conferenza e perché è così importante oggi?

Esploreremo questo argomento in modo approfondito e tratteremo tutto ciò che devi sapere qui.

Che cos'è una chiamata ponte per conferenze?

Un bridge per conferenze è semplicemente un modo per connettere le persone in un'unica chiamata. Consente a un gruppo di persone selezionate di partecipare a un'unica telefonata che li collega virtualmente.

Ma perché una teleconferenza si chiama bridge? Il bridge è semplicemente un termine che usiamo quando ci riferiamo all'attrezzatura o al software che collega le persone tra loro.

Come funziona un ponte?

Il bridge per chiamate in conferenza di solito consente ai partecipanti di collegarsi a una sala riunioni virtuale, dove possono comunicare con il team in remoto. A seconda del bridge, i partecipanti potrebbero essere in grado di scegliere il luogo o il dispositivo migliore per partecipare alla riunione. Molti dei sistemi telefonici aziendali odierni sono dotati di potenti software per conferenze, hardware e funzionalità aggiuntive.

La maggior parte dei sistemi di conferenza odierni supporta più sale conferenze e ognuna di queste può ospitare più partecipanti. È un modo moderno ed efficiente per comunicare con il team, soprattutto se si considera la flessibilità di questi sistemi. Sia gli amministratori che i partecipanti hanno accesso a molteplici funzionalità che consentono conferenze efficienti e moderne.

È inoltre possibile allestire un ricco studio per conferenze con tutte le attrezzature necessarie per organizzare riunioni di alta qualità. Se vuoi sapere cos'altro c'è là fuori, sentiti libero di dare un'occhiata al nostro articolo sulla resa dei conti in videoconferenza.

Perché le chiamate in conferenza Bridge sono più popolari che mai?

Un set decente di strumenti di collaborazione può aiutare le piccole imprese a ridurre al minimo il tempo sprecato con comunicazioni inefficienti e massimizzare la produttività. Ecco perché le chiamate in conferenza bridge stanno diventando sempre più popolari.

Le conferenze Web consentono alle persone di incontrarsi virtualmente, indipendentemente dall'ora o dal luogo. Dedichi meno tempo alla pianificazione di riunioni faccia a faccia e spendi meno soldi per organizzare che interi team si incontrino insieme in una sala riunioni. Il software per conferenze Web ti consente di controllare con chi comunichi e quando, dove e come della comunicazione aziendale.

Oggi, quasi tutti i principali fornitori di sistemi telefonici aziendali offrono una sorta di software di collaborazione come bonus. Ciò consente alle aziende di ospitare riunioni virtuali in qualsiasi parte del mondo utilizzando una semplice teleconferenza. Quando una parte del team è in ufficio, qualcun altro è in aeroporto, mentre un altro gruppo è presso la sede del cliente, la riunione può comunque avvenire.

Vari ostacoli di comunicazione come tempo e distanza possono essere superati utilizzando un ponte per conferenze. La tecnologia è progettata per fornire una connessione senza interruzioni con più persone nella stessa sala riunioni virtuale. Le piccole imprese possono anche utilizzare alcuni strumenti aggiuntivi per migliorare l'esperienza pre e post-riunione.

Produttività

Con la giusta configurazione e attrezzatura, le audioconferenze possono far risparmiare molto tempo a tutti. Invece di perdere tempo a organizzare, pianificare e ospitare una riunione, puoi semplicemente far partecipare tutti alla teleconferenza a un'ora specifica, indipendentemente dalla loro posizione. La maggior parte degli strumenti per conferenze moderni supporta anche più dispositivi diversi.

La versatilità delle chiamate in conferenza bridge non può essere sottolineata abbastanza. L'opzione di pianificare riunioni in base alle esigenze delle piccole imprese piuttosto che alla disponibilità dei partecipanti è un enorme risparmio di tempo. Inoltre, non dimentichiamo che i team e i partner remoti possono finalmente partecipare alla conversazione aziendale.

Costo

Se stai cercando di ridurre al minimo le spese VoIP per le tue piccole imprese, la collaborazione in team online è un gioco da ragazzi. Invece di spendere soldi per la gestione, i luoghi o le spese di viaggio, puoi investire in un semplice strumento di bridge e coinvolgere tutti. Funziona ancora meglio con i team remoti e puoi tenere riunioni regolari con costi minimi o nulli.

Naturalmente, anche il software per conferenze ha un costo, ma non è niente in confronto al costo delle riunioni reali. Vale la pena ricordare che anche le conferenze online fanno risparmiare tempo e puoi ridurre al minimo il fastidio della pianificazione degli eventi passando a una teleconferenza. Nel complesso, è un approccio efficiente in termini di costi alle riunioni e alla collaborazione del team.

Sicurezza

La maggior parte delle aziende apprezza la sicurezza e c'è sicuramente molto da guadagnare con le chiamate in conferenza crittografate. Le riunioni dal vivo richiedono molta pianificazione e organizzazione e talvolta informazioni importanti possono fuoriuscire. Con le chiamate in conferenza in parallelo, c'è poco o nessun rischio di fuga di informazioni e la sicurezza è sempre una priorità assoluta con tali prodotti.

Le chiamate in conferenza sono generalmente protette con password, PIN e comandi di visibilità che gli amministratori possono controllare. Un servizio di conferenza decente fornisce anche la crittografia dei dati e, se un hacker ottiene l'accesso, le informazioni sulla chiamata verranno nascoste. Alcuni sistemi forniscono anche "codici di accesso lunghi" per assicurarsi che la chiamata sia sempre sicura.

Come possiamo vedere, ci sono molte ragioni per cui le chiamate in conferenza stanno diventando sempre più popolari e possiamo aspettarci che le aziende mettano ancora più risorse in questi sistemi.

Tendenze nelle chiamate in conferenza

Le conferenze Web sono ancora piuttosto fresche per le aziende, ma le funzionalità continuano a migliorare. Ogni azienda ha qualcosa di unico da offrire, sia hardware che software. Quindi, quali sono alcune delle ultime tendenze nelle chiamate in conferenza?

Videoconferenze

La videoconferenza non è l'ultima invenzione, ma è comunque un importante passo avanti quando si tratta di collaborazione in team. Le riunioni telefoniche standard si basavano sempre sulla voce, principalmente perché la tecnologia video non era all'altezza. Tuttavia, ora è sicuro affermare che le videoconferenze ad alta definizione sono finalmente diventate lo standard del settore.

Ci sono molti vantaggi nel vedere le persone con cui stai parlando in tempo reale durante una videoconferenza. È una caratteristica importante da avere quando si tengono riunioni di grandi dimensioni che evocano emozioni e richiedono un processo decisionale. Le conferenze con audio e video HD di alta qualità sono la strada da percorrere per tutte le aziende che cercano di massimizzare la produttività del team.

Archiviazione su cloud

L'archiviazione dei dati basata su cloud è forse una delle migliori tendenze in corso nel settore. La possibilità di mantenere tutte le tue informazioni in un unico posto, accessibile in ogni momento, è un vero punto di svolta. C'è anche un vantaggio nascosto nelle soluzioni aziendali basate su cloud ed è il fatto che abilitano una serie di altre utili funzionalità.

Trasferimento di file

Un'organizzazione impegnata è sempre piena di file e documenti che richiedono costantemente attenzione ed è sempre una buona idea tenerli tutti in un unico posto. Molte più informazioni vengono trasmesse durante le riunioni e il trasferimento di file è un'ottima funzionalità da avere a portata di mano. Grazie alle funzionalità di trasferimento file, i membri del team possono facilmente scambiarsi documenti importanti senza perdersi.

Il trasferimento di file è una delle tendenze importanti nelle conferenze Web e sta migliorando solo grazie alla tecnologia cloud e all'archiviazione.

Condivisione dello schermo

La condivisione dello schermo era qualcosa di difficile da realizzare durante le tradizionali riunioni del team. Un membro del team di solito dovrebbe collegare il suo laptop a un proiettore per mostrare il suo lavoro.

Ora, l'intero team può semplicemente connettersi utilizzando una teleconferenza e condividere il proprio schermo per mostrare a cosa sta lavorando. La condivisione dello schermo è un'aggiunta gradita alla collaborazione che è qui per restare.

Registra le riunioni

Le aziende erano sempre in grado di registrare le loro riunioni anche se richiedevano attrezzature e manodopera aggiuntive. Ora puoi semplicemente fare clic sul pulsante di registrazione e l'intera riunione del team viene registrata e archiviata nel cloud.

Quasi tutti i provider stanno iniziando a offrire questa funzionalità e c'è una buona ragione per questo. È sempre una buona idea conservare quel file nel caso qualcuno si fosse perso la riunione, tu rivisiti l'argomento in seguito.

Accesso a più dispositivi

Sebbene la maggior parte delle aziende offra un accesso Web standard alle chiamate in conferenza, l'ultima tendenza sembra essere l'accesso mobile. I provider stanno lavorando duramente per consentire l'accesso sia tramite tablet che mobile alle videoconferenze ed è un cambiamento molto gradito.

Le riunioni in ufficio sono importanti, ma oggi abbiamo la possibilità di tenere una teleconferenza con qualcuno che utilizza il proprio telefono in aeroporto o in spiaggia. Le app mobili consentono agli utenti di connettersi ovunque e in qualsiasi momento e la loro popolarità è in aumento.

Automazione AI

Alcuni fornitori hanno iniziato a sperimentare la tecnologia AI per migliorare l'esperienza dell'utente.

Attualmente, l'IA viene utilizzata per cose come le trascrizioni vocali e l'automazione, ma sarà interessante vedere cos'altro può essere migliorato con un po' di intelligenza artificiale.

Segnalazione post-chiamata e altro

Le soluzioni di conferenza basate sull'archiviazione su cloud sono anche in grado di produrre ottimi report e analisi post-chiamata. Ciò include alcuni dati raccolti dalla chiamata, inclusa la qualità audio/video e altre metriche utili. E non dimentichiamo tutte le altre funzionalità post-chiamata, come i promemoria, che migliorano la produttività.

Ci sono alcune tendenze in più nelle teleconferenze, ma per ora è difficile prevedere se queste tendenze si manterranno o meno. L'integrazione dei social media sembra diventare più popolare, così come i sondaggi e i sondaggi. Sarà interessante vedere cosa inventeranno i fornitori man mano che andiamo avanti.

I migliori servizi di teleconferenza per il 2019

Nel 2019 e oltre, le aziende potranno sfruttare i servizi di conferenza per aumentare drasticamente la propria produttività e ridurre i costi. I provider continuano a proporre nuove funzionalità e ci sono già molte fantastiche opzioni di conferenza tra cui scegliere.

UberConferenza

Se stai cercando un prodotto decente per cominciare, UberConference di Dialpad sembra essere un'ottima scelta. UberConference si impegna a rendere le chiamate vocali semplici e facili, senza bisogno di PIN. Anche il servizio di base per ospitare le chiamate è gratuito, quindi puoi testarlo prima di iscriverti a un piano.

L'intero prodotto ha un costo di $ 15 al mese con una suite completa di strumenti per conferenze Web, inclusi video in diretta, condivisione dello schermo e persino trascrizione e automazione dell'IA.

Andare alla riunione

Se le chiamate in conferenza sono una cosa normale nella tua attività, GoToMeeting dovrebbe offrire abbastanza per soddisfare le tue esigenze. GoToMeeting è uno strumento di riunione popolare per le aziende di tutte le dimensioni e ci sono funzionalità come la messaggistica aziendale e l'assistente per le riunioni che i proprietari di aziende adoreranno. Questo servizio è noto per il supporto di diversi dispositivi, messaggistica e un'esperienza complessiva di facile utilizzo.

I piani partono da $ 18 al mese e salgono a $ 47 al mese per funzionalità più avanzate come trascrizioni AI, registrazione illimitata e alcuni altri strumenti extra per utenti dedicati.

Ingrandisci

Zoom.us è un nuovo attore nello spazio delle conferenze telefoniche, ma l'azienda è qui per competere. Zoom ti consente di impostare una teleconferenza gratuita e gli utenti lo adorano per la sua semplicità e facilità d'uso.

I piani gratuiti offrono molte funzionalità di base e, investendo $ 15 al mese , puoi eliminare tutte le limitazioni e goderti un'esperienza di conferenza senza interruzioni.

Riunioni RingCentral

Come accennato in precedenza, molti fornitori di sistemi telefonici stanno lavorando per sviluppare strumenti di collaborazione tra i team, ed è esattamente il caso di RingCentral. RingCentral Meetings è un software per conferenze con strumenti di collaborazione in team e un'ottima opzione per coloro che stanno già lavorando con la piattaforma Office di RingCentral.

Anche questo servizio di teleconferenza è gratuito, ma è previsto un costo di $ 15 al mese per accedere a funzionalità premium e rimuovere le limitazioni.

Questi sono alcuni dei principali fornitori di bridge di chiamate in conferenza, ma ci sono molte altre opzioni uniche come Skype, Google Hangouts, Join.me, ClickMeeting e ReadyTalk. Spetta a ciascuna azienda decidere quale delle opzioni funziona meglio per le proprie esigenze particolari.

La tecnologia Conference Bridge è qui per restare

Abbiamo visto esattamente che tipo di vantaggi si possono ottenere con le chiamate in conferenza e le riunioni online, e ora è il momento perfetto per passare. La maggior parte delle aziende più grandi sta già sfruttando appieno il software di collaborazione in team e dovresti farlo anche tu. Ci sono molti servizi di teleconferenza bridge tra cui scegliere, quindi si tratta solo di trovare la soluzione giusta.

Se stai cercando di migliorare l'efficienza aziendale ed esplorare i sistemi telefonici per ufficio con il software di collaborazione in team, non esitare a dare un'occhiata alla nostra recensione completa dei 7 migliori sistemi telefonici per ufficio nel 2019.