8 vantaggi della trascrizione della teleconferenza + le migliori soluzioni

Sebbene gli strumenti di comunicazione aziendale come la messaggistica istantanea e il software di videochiamata siano diventati la nuova normalità sul posto di lavoro, le teleconferenze settimanali sono ancora la pietra angolare della comunicazione aziendale.

Studi recenti mostrano che il dipendente medio partecipa ad almeno cinque teleconferenze ogni settimana.

Con così tante riunioni che riuniscono membri del team geograficamente diversi, diversi dipartimenti interni e talvolta clienti, tenere traccia di ciò che è accaduto in ogni teleconferenza è una sfida.

Il software di trascrizione delle chiamate in conferenza utilizza l'Intelligenza Artificiale e la PNL per trascrivere automaticamente le tue riunioni in tempo reale, il che significa che avrai una registrazione scritta delle tue chiamate in conferenza a cui fare riferimento e condividere con gli altri. Inoltre, non è più necessario esternalizzare trascrittori umani.

Ma perché dovresti usare strumenti di trascrizione delle chiamate di alta qualità e quali sono le migliori piattaforme da considerare?

Continuate a leggere per scoprirlo.

Sommario

• Quali sono i vantaggi della trascrizione della teleconferenza?
• Quali sono i migliori servizi di trascrizione delle chiamate in conferenza?
• Trint
• lontra
• Sonix
• Felice scriba
• Software di registrazione delle chiamate con funzionalità di trascrizione

Quali sono i vantaggi della trascrizione della teleconferenza?

(Fonte immagine)

Ci sono diversi vantaggi evidenti degli strumenti di trascrizione aziendale.

Sapere che ci saranno registrazioni a cui fare riferimento in futuro significa non prendere più appunti furiosamente durante la riunione, maggiore attenzione alle chiamate e responsabilità sia per i dipendenti che per i clienti.

Quando sei in grado di ottenere di più dalle tue riunioni di persona e online, e quando puoi facilmente fare riferimento a ciò che hai trattato in esse, puoi anche ridurre il numero di riunioni che devi tenere.

Dato che il 45% dei membri del team afferma di essere sopraffatto dal volume delle riunioni settimanali al lavoro, meno riunioni - e più efficienti sono quelle che hai - meglio è.

Ma ci sono molti altri motivi per cui avere le trascrizioni delle tue teleconferenze è un enorme vantaggio. Di seguito, discuteremo di quanto le trascrizioni possono aiutare.

Trova rapidamente le informazioni essenziali

Le teleconferenze sono un modo efficace per scambiare idee, aggiornare o formare interi dipartimenti e condurre riunioni essenziali con i clienti e l'alta dirigenza.

Ma dato che una teleconferenza media dura dai 45 ai 60 minuti, dover ascoltare le registrazioni per trovare informazioni specifiche può consumare un sacco di tempo prezioso (per non parlare di una frustrazione infinita).

Avere una trascrizione delle tue chiamate rende facile trovare il punto esatto della conversazione a cui devi fare riferimento. Puoi utilizzare la barra di ricerca per cercare per parole chiave o utilizzare una funzione di rilevamento degli altoparlanti per ordinare in base alla persona che parla.

Questo non solo fa risparmiare tempo, ma significa anche che i dettagli importanti, in particolare gli elementi di azione e le attività che richiedono un follow-up, non vengono trascurati.

SEO del sito web migliorato

SEO, abbreviazione di Search Engine Optimization, è ciò che aiuta a far sì che il sito web della tua azienda si posizioni più in alto nei risultati di ricerca e riceva più visite da parte delle persone che hanno maggiori probabilità di acquistare il tuo prodotto o servizio.

Dato che quasi il 70% di tutte le esperienze online inizia con l'accesso a un motore di ricerca come Google o Bing, la SEO gioca un ruolo enorme nel successo della tua azienda.

Un modo per migliorare la tua strategia SEO è caricare le tue trascrizioni sul sito web della tua azienda. Non solo la lettura di contenuti più lunghi come questo mantiene i visitatori sul tuo sito web più a lungo (aumentando il tuo punteggio SEO), ma offre anche l'opportunità di includere più parole chiave sul tuo sito web.

Inoltre, i potenziali clienti daranno un'occhiata da vicino a come opera la tua azienda.

Un approccio unico alla valutazione dei dipendenti

L'analisi delle chiamate e i KPI forniscono informazioni importanti sul comportamento e sulla produttività dei dipendenti.

I gestori possono vedere il numero di chiamate effettuate da un agente al giorno, quante ne perdono, quanto tempo trascorrono al telefono e altre informazioni essenziali.

Ma i dati da soli raramente raccontano l'intera storia.

La revisione delle trascrizioni delle riunioni fornisce uno sguardo più soggettivo ai dipendenti e raccoglie dettagli che i numeri da soli semplicemente non possono.

Ad esempio, un rappresentante del servizio clienti potrebbe avere un tasso di risoluzione della prima chiamata inferiore a quello che vorresti, ma potrebbe condividere costantemente idee eccellenti e offrire feedback importanti durante le riunioni. Le trascrizioni delle chiamate sono un modo efficace e unico per identificare i leader della tua azienda che altrimenti sarebbero passati inosservati.

Allo stesso modo, puoi utilizzare le trascrizioni per vedere chi non sta parlando, in modo da incoraggiarli a condividere le loro idee in futuro o valutare se sono coinvolti o meno quanto dovrebbero.

Maggiore trasparenza

Circa il 66% dei consumatori di oggi afferma che la trasparenza del marchio è una delle cose principali che cercano quando decidono con chi fare affari.

Quando hai a portata di mano trascrizioni delle chiamate condivisibili, puoi facilmente inviarle tramite e-mail a parti interessate, membri del consiglio, clienti e altri dipendenti. Questo non solo migliora la reputazione della tua azienda, ma fa anche sentire i tuoi consumatori più apprezzati e inclusi nelle tue operazioni quotidiane.

Questo livello di trasparenza consente di prevenire o risolvere rapidamente i problemi di comunicazione.

Naturalmente, trasparenza e conformità vanno di pari passo.

Conformità alle normative di settore e tutela legale

A seconda del settore specifico in cui lavori, la tua azienda potrebbe essere legalmente obbligata a registrare e fornire trascrizioni di tutte le tue chiamate in conferenza. Ciò è particolarmente comune nei settori finanziario e legale, nonché in alcune piattaforme di reportage e giornalismo.

Ma anche se non sei obbligato a trascrivere le tue chiamate, ciò offre un eccellente livello di protezione legale.

Ad esempio, un cliente afferma di aver fornito un contratto verbale, promettendo loro che un progetto sarebbe costato una determinata somma di denaro o sarebbe stato completato entro un certo periodo di tempo. Ora, il cliente afferma che non hai mantenuto la tua parte dell'accordo, anche se sai di non aver mai fatto le promesse che dicono di aver fatto.

Per evitare potenziali cause legali, multe o continui avanti e indietro con i clienti, tutto ciò che devi fare è mostrare al cliente la trascrizione (e, se richiesto, fornire anche la registrazione stessa).

Assicurati solo di conoscere le leggi sulla registrazione delle chiamate nel tuo stato prima di decidere di registrare e trascrivere le chiamate con terze parti.

Accessibilità

Nel mondo di oggi, è importante che i materiali promozionali, il sito Web, le riunioni video e altro siano il più accessibili possibile.

Trascrivendo le chiamate e le conferenze di lavoro, ti assicuri che coloro che sono sordi o che non possono partecipare alle riunioni a causa di una disabilità possano comunque partecipare.

Ma non si tratta solo di accessibilità per le persone con disabilità.

Uno scarso accesso a Internet dovuto alla posizione o al provider può significare che le conferenze video o audio sono instabili, portando i partecipanti a perdere informazioni chiave. La trascrizione aiuta a colmare le lacune e garantire che tutti siano sulla stessa pagina.

Ricorda che alcune persone semplicemente imparano e ricordano meglio leggendo che ascoltando. Coloro che potrebbero "escludere" una teleconferenza potrebbero avere la messa a fuoco laser durante la revisione delle trascrizioni. Sebbene possa sembrare un piccolo dettaglio, soddisfare una varietà di stili di apprendimento può avere un grande impatto sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla produttività complessiva.

Le trascrizioni forniscono anche l'accessibilità fornendo ai dipendenti e ai clienti che non sono stati in grado di rendere la riunione iniziale un modo per rivedere ciò che è stato discusso.

Inoltre, poiché possono cercare per parola chiave, coloro che non hanno il tempo di leggere l'intera trascrizione possono trovare facilmente le sezioni più pertinenti ai loro interessi.

Informazioni più dettagliate sui clienti

Oltre a fornire alla direzione informazioni sui dipendenti, le trascrizioni sono anche un ottimo modo per saperne di più sui tuoi clienti.

La revisione delle trascrizioni delle riunioni con i clienti o anche delle riunioni interne con il tuo team di ricerche di mercato ti aiuta a comprendere i punti deboli ricorrenti dei clienti, i prodotti o servizi desiderati e cosa si aspettano dal tuo marchio.

Queste trascrizioni possono anche offrire informazioni preziose quando si tratta di previsione delle tendenze, dati demografici dei clienti e miglioramento delle presentazioni di vendita e formazione dei dipendenti.

Per scopi di archiviazione

Infine, le trascrizioni delle teleconferenze ti aiutano a sviluppare una solida documentazione e archivi aziendali.

Queste trascrizioni possono essere riviste da funzionari di conformità, consulenti, alti dirigenti e durante una revisione di fine anno o riunioni del consiglio. I tuoi dipendenti possono rivedere le proprie prestazioni leggendo le trascrizioni, identificando i propri punti di forza e di debolezza.

È anche facile condividere istantaneamente note e momenti salienti della riunione quando richiesto, estraendoli direttamente dalla trascrizione.

Inoltre, le dimensioni dei file di trascrizione sono generalmente molto più piccole dei file video, quindi caricarli sul cloud o sul tuo sito Web occuperà molto meno spazio.

I migliori servizi di trascrizione delle chiamate in conferenza?

Di seguito, descriviamo alcuni dei più potenti software di trascrizione delle chiamate, tra cui:

• Trint
• lontra
• Sonix
• Felice scriba

Trint

Trint è un software di trascrizione audio basato sull'intelligenza artificiale utilizzato da The Washington Post, Airbnb, Nike e Associated Press.

Utilizza il riconoscimento vocale automatizzato (ASR) e l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per garantire che le trascrizioni abbiano tempi di consegna rapidi e per fornire trascrizioni accurate al 99%. La funzione di trascrizione in tempo reale offre trascrizioni vocali in tempo reale in soli 3 secondi in 15 lingue diverse. Queste trascrizioni in tempo reale funzionano con diversi formati di streaming, inclusi RTSP, RTMP e HLS. È facile verificare che la tua trascrizione sia corretta ascoltando una lettura audio mentre le parole vengono visualizzate sullo schermo.

Trint include anche uno strumento per la creazione di vocaboli, che consente agli utenti di creare elenchi di frasi e parole personalizzate che la trascrizione AI potrebbe non rilevare. Questi di solito includono cose come nomi dei dipendenti, nomi di marchi, gergo e gergo aziendale, diversa ortografia delle parole e altro ancora. Ciò significa meno errori nelle trascrizioni.

Gli strumenti Editor semplificano la modifica delle trascrizioni, la correzione di errori ed errori di ortografia, i nomi dei relatori e altro ancora. Gli utenti possono trovare e sostituire le parole, barrarle, metterle in pausa ed evidenziare con lo strumento di modifica. Inoltre, i clienti ne menzionano spesso la facilità d'uso nelle recensioni e nelle testimonianze.

Altre caratteristiche includono:

• Trascrizione in 31 lingue
• Nomi degli altoparlanti
• Aggiungi commenti, evidenziazioni e markup alle trascrizioni
• Trascrizioni ricercabili
• Aree di lavoro in modo che solo gli utenti con autorizzazioni possano accedere/modificare una trascrizione
• Timecode regolabili per abbinare il file sorgente
• API e integrazioni con Zoom, Zapier e Adobe Premiere Pro
• Certificazione di conformità ISO 27001 e conformità PCI DSS
• Carica le trascrizioni come file .mp3, .aac, .mp4, .avi, .mov, .wma e .wav
• Esporta trascrizioni come .docx, .txt, .stl, .html, .cvs e altri formati di file
• Applicazione mobile per iPhone

Trint ha una prova gratuita e tre piani a pagamento: Individuale, Team ed Enterprise. I prezzi non sono disponibili pubblicamente sul sito web di Trint.

Ideale per: Trint è lo strumento ideale per testate giornalistiche e singoli giornalisti che hanno ore di interviste e incontri da trascrivere quasi ogni giorno. Ciò significa che è ideale anche per i team remoti con un volume di riunioni settimanali elevato che pubblicano o condividono spesso le trascrizioni delle riunioni (una o più volte alla settimana).

lontra

Otter.ai è uno strumento di trascrizione e assistente basato sull'intelligenza artificiale e basato su Ambient Voice Intelligence utilizzato da The Verge, Columbia University, IBM, Dropbox e ProPublica.

Una delle sue caratteristiche principali è il Riepilogo highlight, che aiuta gli utenti a tenere traccia delle azioni e dei punti chiave della riunione. Ogni utente può evidenziare le parti più importanti della riunione direttamente nella trascrizione live, eliminando la necessità di note. I momenti salienti scelti da ogni utente vengono condivisi con tutti i partecipanti alla riunione in tempo reale e sincronizzati automaticamente. Alla fine di ogni conferenza, i partecipanti ricevono un riepilogo composto da note evidenziate da leggere o condividere.

Gli utenti possono condividere le registrazioni delle chiamate in conferenza dal vivo e/o post-riunione in privato via e-mail o con un collegamento condivisibile.

Si integra inoltre con Google G Suite e Microsoft Office 365 per sincronizzarsi con il calendario aziendale e fornire un elenco di partecipanti, ordini del giorno e titoli delle riunioni.

Otter ha tre piani disponibili: Basic, Pro e Business. Il piano Basic è gratuito, il piano Pro costa $ 8,33 per utente al mese e il piano Business costa $ 20,00 per utente al mese. Ha anche una prova gratuita di piani a pagamento.

Tutti i piani di Otter, inclusa la versione gratuita, hanno le seguenti caratteristiche:

• Trascrizione in tempo reale
• App per smartphone iOS e Android
• Registrazione e riproduzione a velocità .05x, 1x e 2x
• Trascrizione in tempo reale
• Identificazione del relatore
• Ricerca per parole chiave
• Generazione di parole chiave di riepilogo e word cloud
• Modifica, evidenzia, commenta e aggiungi immagini alle trascrizioni
• Esporta file audio e di testo (formato TXT)
• Sincronizza le registrazioni su cloud di Zoom
• Organizza le trascrizioni per cartella

La tabella seguente delinea le differenze tra i tre piani e le funzionalità aggiuntive.

Ideale per: La lontra è particolarmente popolare nel settore dell'istruzione, in particolare perché l'apprendimento a distanza è diventato sempre più comune. Gli studenti lo usano per rivedere lezioni e appunti, mentre i professionisti del settore dell'istruzione possono rivedere le prestazioni dei professori. È ideale anche per le aziende di diversi settori che necessitano di un account gratuito con esigenze di registrazione per riunioni più brevi. Inoltre, è una buona scelta per coloro che utilizzano la videoconferenza Zoom ma necessitano di funzionalità di trascrizione aggiuntive.

Sonix

Sonix è un software di trascrizione automatizzata che, secondo il loro sito Web, è stato valutato in modo indipendente come il servizio di trascrizione in tempo reale più accurato.

Lo strumento è particolarmente apprezzato per le sue integrazioni avanzate con le popolari piattaforme di conferenza web. Si integra con:

• Ingrandisci
• Andare alla riunione
• Google Meet
• Cisco WebEx
• RingCentral
• Microsoft Team
• Blue jeans
• UberConferenza

Sonix ha anche una trascrizione avanzata, condivisione di audio e video, il che significa che puoi condividere più della semplice trascrizione.

Gli utenti possono facilmente evidenziare sezioni video o audio per creare clip più piccole, caricare URL di trascrizioni complete sul proprio sito Web o utilizzare il lettore multimediale incorporabile personalizzabile in base al proprio sito Web. L'analisi dei media ti consente di tenere traccia delle tue visualizzazioni, del numero di download e altro ancora. Inoltre, puoi condividere facilmente le trascrizioni su Twitter, Instagram, LinkedIn e Facebook.

Per una migliore organizzazione, gli utenti possono creare cartelle personalizzate con autorizzazioni specifiche, cercare singole trascrizioni per parola, creare etichette personalizzate e persino cercare tutte le trascrizioni archiviate per parola o frase.

È anche uno strumento unico in quanto offre sottotitoli automatici per le registrazioni video, rendendolo un'opzione accessibile.

Sonix offre una prova gratuita che include 30 minuti di trascrizione gratuita. Ha tre piani a pagamento, inclusa un'opzione con pagamento in base al consumo. Tutti i piani Sonix includono funzionalità come:

• Oltre 40 lingue di trascrizione, inclusi dialetti e accenti
• Editor interno al browser
• Etichettatura degli altoparlanti per un massimo di 6 altoparlanti
• Trascrizioni ricercabili
• Cartelle e file personalizzati
• Timestamp parola per parola
• Note e commenti in trascrizione
• Unisci i file audio alla trascrizione esistente
• Dizionario personalizzato
• Esporta trascrizioni in formati di file come MS Word, DOCX, TXT e PDF
• Esportazione sottotitoli (formati SRT, VTT)
• Clip immediatamente condivisibili e collegamenti di trascrizione condivisibili
• Lettore multimediale incorporabile
• Condivisione della trascrizione solo pronta
• SSL e autenticazione a due fattori

La tabella seguente illustra le differenze tra i piani Standard, Premium ed Enterprise.

Ideale per: Sonix è una scelta eccellente per le PMI che hanno solo la necessità occasionale di trascrivere le riunioni e trarrebbero quindi il massimo vantaggio da un piano con pagamento in base al consumo. È anche l'ideale per chi cerca una soluzione di trascrizione ricca di funzionalità che ti permetta di incorporare sia le registrazioni audio che le trascrizioni direttamente nel tuo sito web. Ciò lo rende una buona opzione per rivenditori online, host di podcast, studenti e avvocati, nonché per aziende con una forte presenza sui social media.

Felice scriba

Happy Scribe è un software di trascrizione automatica e uno strumento di sottotitoli apprezzato da oltre 300.000 clienti tra cui BBC, USA Today, Nazioni Unite e Forbes.

Una delle funzionalità più utili è la funzione di aiuto per la correzione di bozze. Invece di dover leggere intere trascrizioni alla ricerca di potenziali errori, questa funzione rileva automaticamente dove il software ha faticato a identificare correttamente le parole. Dispone inoltre di uno strumento di punteggiatura avanzato per determinare automaticamente dove devono essere inclusi virgole, punti, punti interrogativi e punti. Happy Scribe inserisce automaticamente anche interruzioni di paragrafo quando viene rilevato un nuovo oratore.

Occorrono meno di 20 minuti per ottenere la prima bozza di registrazioni della durata di un'ora, oltre alle trascrizioni live automatiche.

L'API di Happy Scribe si integra con numerose applicazioni di terze parti, tra cui:

• lento
• Dropbox
• Fogli Google e Documenti Google
• Zapier
• Trello
• YouTube e Vimeo
• Airtable
• Scatola
• Gmail

Happy Scribe offre una prova gratuita ed è un piano interamente con pagamento in base al consumo (il che significa che non ci sono piani a più livelli, solo ore incrementali di registrazione/trascrizione). Puoi acquistare singole ore o impostare incrementi di 1 ora e 25 ore , 50 ore o 75 ore. Non c'è una data di scadenza con le tue ore e puoi impostare ricariche automatiche quando il tuo saldo si sta esaurendo.

Altre caratteristiche incluse in un piano Happy Scribe sono:

• Evidenziazione del testo
• Commenta le trascrizioni
• Codificazione del colore
• Velocità di registrazione della riproduzione regolabile
• Trova e sostituisci le parole
• Gestione del codice temporale
• Vocabolario personalizzato
• Lettore di trascrizione incorporabile
• Condivisione di link
• Trascrizioni disponibili in oltre 119 lingue
• Accesso al team e collaborazione sulle trascrizioni
• Esporta trascrizioni nei formati PDF, Testo normale, HTML interattivo e Microsoft Word

La tabella seguente delinea i prezzi orari.

Ideale per: Happy Scribe è l'ideale per le PMI che cercano uno strumento di trascrizione con una struttura dei prezzi flessibile che svolga una buona collaborazione in team sulle trascrizioni. Anche le aziende che necessitano di registrazioni audio incorporabili con sottotitoli e trascrizioni in una varietà di lingue beneficeranno di Happy Scribe.

Software di registrazione delle chiamate con funzionalità di trascrizione

La trascrizione della teleconferenza è un modo semplice per rendere le riunioni più produttive, per tenere traccia delle azioni e delle nuove idee e per proteggere la tua azienda in caso di problemi legali.

Il software di registrazione delle chiamate registra sia le telefonate individuali che le riunioni di gruppo più grandi e spesso include servizi di trascrizione della registrazione. Come con le app di trascrizione, gli utenti possono visualizzare, condividere e modificare istantaneamente queste trascrizioni di registrazioni.

Vuoi saperne di più?

La nostra semplice guida per comprendere le piattaforme di registrazione delle chiamate ti aiuta a conoscere i migliori strumenti sul mercato, cosa cercare in un provider e quali caratteristiche si distinguono.