La Guida all'acquisto degli strumenti per la pianificazione delle sale conferenze

Una buona parte del nostro tempo al lavoro viene trascorsa in riunioni e sale conferenze, per collaborare e portare a termine le cose. La natura delle sale conferenze consente uno spazio aperto per una ricca collaborazione tra gruppi di qualsiasi dimensione. Ma il tuo team ha mai prenotato accidentalmente due riunioni nella stessa stanza senza una chiara comunicazione di chi sarà dove e quando? O la tua riunione è stata interrotta da un bussare alla porta chiedendoti per quanto tempo durerà la tua squadra - o addirittura inciampando in una sala conferenze "occupata", senza nessuno?

Senza una pianificazione e un'organizzazione chiare, può essere facile imbattersi in imbarazzanti conflitti di pianificazione. Ovviamente tutto questo potrebbe essere fatto su carta, o tramite catene di posta elettronica o una sala Slack dedicata alla pianificazione delle sale conferenze, ma cosa accadrebbe se ci fosse una soluzione che funziona in modo molto simile alle altre app di collaborazione del tuo team? Per fortuna, con l'ascesa delle soluzioni basate su cloud, sembra che ogni opportunità per sfruttare una piattaforma flessibile e sempre connessa si concretizzi, anche per la pianificazione delle sale conferenze.

Quindi, cos'è?

Gli strumenti di pianificazione delle conferenze sono più o meno proprio questo, piattaforme flessibili basate sul cloud che consentono a tutto il tuo team di prenotare, pianificare, annullare, aggiornare o tenere traccia della disponibilità e della pianificazione delle sale conferenze. Queste soluzioni generalmente includono l'app "homebase" in cui vengono immesse le informazioni, ad esempio quali sale conferenze si trovano nell'edificio, quale è occupata per quale riunione e per quanto tempo.

Programmazione semplificata
Poiché sono basate su cloud, è possibile accedere a queste app dal telefono, dal computer o dal tablet in qualsiasi momento, purché il dispositivo sia connesso a Internet. Sarai anche in grado di vedere le stesse informazioni esatte indipendentemente dalla piattaforma su cui apri l'app o dall'ora del giorno. Queste app "homebase" consentiranno anche l'integrazione con molte app di calendario popolari in modo che il tuo team possa davvero rimanere in pista e non perdere mai una riunione importante o un cambiamento di pianificazione. In questo modo puoi semplicemente pianificare le sale direttamente sul tuo calendario quando crei un evento e aggiornerà la tua soluzione di pianificazione delle sale conferenze per visualizzare le informazioni corrette sull'ora e sulla posizione.

Converti in uno Smart Office con sale conferenze intelligenti
Ma oltre all'installazione dell'app sul computer di lavoro o sul cellulare, il secondo aspetto degli strumenti di pianificazione delle sale conferenze è la capacità di integrarsi con i display hardware al di fuori di ogni sala conferenze.

Con un investimento iniziale, il tuo team può dotare ogni sala conferenze dell'ufficio di un iPad o tablet Android per visualizzare tutte le informazioni di pianificazione configurate sulle tue app, come il programma dell'intera giornata di quali riunioni si terranno in quella sala, quali la riunione è in corso o quasi tutte le altre informazioni che il tuo team ritiene rilevanti. Questa è la potenza del cloud che si ripresenta, con tutti i tuoi dispositivi di visualizzazione collegati alla rete e la tua soluzione di pianificazione della sala conferenze, le informazioni si aggiorneranno al volo e da remoto, anche se sei bloccato a casa o in metropolitana in funzione tardi. In questo modo, chiunque si avvicini alla porta della tua sala conferenze può semplicemente dare un'occhiata al display montato e scoprire rapidamente se la sala è in uso e quando sarà libera.

Quali sono i vantaggi?

1. Programmazione della sala conferenze semplificata

Con una piattaforma centralizzata, che si integra direttamente e perfettamente con qualsiasi calendario con cui hai già familiarità, questi strumenti mirano a rendere il processo di pianificazione e il mantenimento della pianificazione relativamente semplice. Non sono più i giorni di caccia a una stanza vuota o fastidiose interruzioni che distraggono il tuo team con i display montati a parete all'esterno di ogni sala conferenze. Con alcune soluzioni, gli utenti possono anche fare il check-in per annunciare la loro presenza, oppure se il tuo team finisce prima, l'app può essere aggiornata immediatamente per mostrare la stanza come libera. E, naturalmente, poiché è interamente basato su cloud, puoi rimanere aggiornato da qualsiasi luogo, anche da remoto.

2. Un aumento della produttività

L'efficienza è la chiave assoluta della produttività. Ridurre i tempi di inattività e rimuovere vincoli o mal di testa cercando di rimescolare le informazioni perse è una perdita di tempo assoluta. Con un'unica soluzione per gestire tutte le informazioni sulla pianificazione della sala conferenze nel cloud, il tuo team può essere sicuro che tutto sia aggiornato e corretto. I display montati rendono semplicissimo scoprire rapidamente il programma della giornata o individuare una stanza vuota, e meno interruzioni significano distrazioni e tempi morti. Alcune soluzioni software consentiranno persino agli utenti di aggiornare, modificare o prenotare una sala conferenze direttamente dal display montato a parete e i membri del team possono effettuare il check-in quando arrivano in modo da sapere chi manca prima di iniziare la riunione.

3. Sfruttare il cloud

Proprio come con tutte le app basate su cloud, queste soluzioni di pianificazione delle sale conferenze sfruttano appieno la rete cloud che utilizzano, consentendo informazioni persistenti indipendentemente da dove o come ti connetti. Finché il tuo dispositivo è connesso a Internet, sarai in grado di accedere e dare un'occhiata alla pianificazione più recente o apportare le modifiche necessarie. Se il tuo team decide di sfruttare appieno e integrarsi in display hardware al di fuori delle sale conferenze, l'utilizzo della rete cloud è fondamentale per far funzionare questo tipo di sistema. Anche i tuoi dipendenti remoti saranno al corrente e gli amministratori potranno apportare modifiche ai display hardware da remoto. Grazie al cloud, se una riunione si esaurisce e la sala si apre, è sufficiente aggiornare le informazioni sul display o sul telefono e tutti gli altri membri della rete lo sapranno subito.

Identificare le tue esigenze

Ovviamente, con ogni soluzione arriva un caso d'uso o uno scenario specifico che stava cercando di risolvere. Tuttavia, nel caso di questi strumenti di pianificazione delle sale conferenze, quasi tutti i team che fanno affidamento sulle riunioni e dispongono di un volume di sale che potrebbero trarre vantaggio da una corretta gestione e pianificazione possono trarne pieno vantaggio. Ovviamente, se il tuo team è più piccolo e il tuo ufficio è limitato a una o due sale conferenze, allora questo software potrebbe sembrare un po' superfluo. Tuttavia, direi che anche se sei un piccolo team con una sola sala conferenze, una soluzione di questo tipo può avvantaggiare il tuo ufficio: in questo modo più team non devono competere, o preoccuparsi, di chi c'è nella stanza.

Il miglior caso d'uso per una soluzione di pianificazione di una sala conferenze sarebbe molto probabilmente organizzazioni di grandi dimensioni con team di grandi dimensioni. Indipendentemente dal fatto che il tuo ufficio abbia solo 5 o 100 sale conferenze, qualsiasi strumento che la tua azienda può utilizzare per mantenere l'intero ufficio organizzato e sincronizzato contribuirà a ridurre notevolmente i tempi di inattività. Se hai una grande quantità di persone e non molte sale, queste soluzioni possono fare miracoli riducendo le interruzioni o impigliando l'apertura dell'ultimo minuto nella sala conferenze B. Se il tuo team è numeroso e hai un gran numero di sale conferenze, queste soluzioni aiuteranno il tuo team a rimanere aggiornato e a sapere dove trovarsi e quando.

Cosa cercare quando si fa la spesa?

1. Compatibilità del dispositivo

Ovviamente con una soluzione cloud sarebbe meglio adottare una soluzione disponibile sul maggior numero di dispositivi. Indipendentemente dal fatto che ciò includa tablet (sia Apple che Android), computer desktop sia PC che Mac, nonché telefoni Android e Apple, non vorrai escludere una buona parte della tua forza lavoro dall'utilizzo di una nuova soluzione. Gli uffici con una natura BYoD faranno del loro meglio per assicurarsi che la soluzione che scelgono sia disponibile sul maggior numero di piattaforme.

2. Supporto per display hardware

Sebbene queste soluzioni offrano una solida applicazione per la semplice pianificazione e organizzazione delle informazioni nel cloud e in movimento, il vero potere deriva dall'equipaggiamento delle sale conferenze con questi display hardware. Proprio come il supporto dei dispositivi, dovrebbe essere in cima alla lista la ricerca di una soluzione che supporti questi display hardware e una che supporti il ​​maggior numero di display, sia che si tratti di iPad di generazione diversa o di tablet Android di diversi stili.

3. Hardware incluso

Questo potrebbe essere un po' più complicato, ma alcune soluzioni possono offrire bundle hardware con il loro software per rendere l'adozione un processo unico. Il prezzo dell'acquisto di 20 iPad nuovi di zecca può essere costoso da solo, per non parlare dell'hardware di montaggio o delle custodie necessarie per posizionare correttamente i display all'esterno di ciascuna rispettiva sala conferenze. Alcuni provider potrebbero essere disposti a inserire un pacchetto hardware con un abbonamento al loro servizio.

4. Report analitici avanzati

La raccolta di dati è una potente risorsa che può essere utilizzata per migliorare o eliminare eventuali problemi o punti deboli. Alcune piattaforme sfrutteranno appieno le informazioni scaricate nella soluzione, come orari di pianificazione, sale più comunemente utilizzate, durata delle riunioni comuni e forniranno l'accesso a queste informazioni per formulare un'idea più forte di come aumentare veramente la produttività e ridurre i tempi di inattività.

5. Display e impostazioni personalizzabili

Se tutti questi display hardware non fanno altro che mostrare il nome della sala conferenze, l'ora e se la sala è occupata o meno, lo stesso lavoro potrebbe essere completato con una soluzione molto meno intensa. Tuttavia, se il tuo display è completamente personalizzabile e configurabile, si apre un nuovo mondo di possibilità: mostra il programma dell'intera giornata, i partecipanti alla riunione, una breve descrizione della discussione, tutto ciò che il tuo team potrebbe ritenere rilevante. Alcune soluzioni consentono persino agli amministratori di bloccare le funzioni sui display di questi tablet, quindi nulla viene modificato per errore.

6. Integrazione del calendario di terze parti

Grazie alla possibilità di integrarsi direttamente in una delle tante app di calendario popolari, le soluzioni di pianificazione delle sale conferenze si faranno strada nella tua vita lavorativa quotidiana attraverso una transizione graduale, fornendo al tuo team le informazioni necessarie nel posto giusto, quindi Todd non lo fa saltare quell'incontro perché si è dimenticato di controllare il suo secondo calendario specifico.