Il costo delle riunioni inefficienti e come identificare i problemi

Sei mai uscito da una riunione con la sensazione che nulla fosse stato realizzato? Potresti ricordare di essere stato seduto durante una riunione e di controllare costantemente il telefono, di discutere le stesse cose più e più volte o di chiederti perché eri lì in primo luogo. Beh, non sei solo.

Nell'attuale clima aziendale, è difficile trovare qualcuno a cui piacciano le riunioni casuali e di routine che continuano a verificarsi così spesso. Molte persone che lavorano sodo affermano che a queste riunioni non si ottiene quasi nulla e che viene sprecato più tempo per le riunioni piuttosto che la produttività. Lasci queste riunioni inefficienti sentendoti ancora più perplesso di prima.

Le riunioni dovrebbero migliorare la produttività e aiutare a mettere tutti sulla stessa pagina, eppure la maggior parte dei partecipanti afferma che molto tempo per le riunioni viene sprecato durante queste cattive riunioni. Tuttavia, riunioni efficienti con un'agenda chiara sono il pane quotidiano di ogni attività di successo.

Le riunioni sono necessarie per far avanzare l'azienda con un'adeguata coordinazione del team e organizzazione del flusso di lavoro. Se eseguiti correttamente, portano sempre a un guadagno netto positivo per tutti i soggetti coinvolti, ed è ciò che ogni azienda vuole ottenere. Allora perché esattamente ci sono così tanti problemi di efficienza qui e cosa si può fare esattamente al riguardo?

C'è un'epidemia di riunioni inefficienti nelle aziende di tutto il mondo, che portano a enormi perdite sia per le aziende che per le persone coinvolte. È giunto il momento di affrontare questo problema e ci sono abbastanza risorse là fuori che possono aiutarci a risolverlo una volta per tutte.

• Qual è il costo reale delle riunioni inefficienti?
• Conseguenze dell'inefficienza
• Quali sono le cause dei cattivi incontri?
• Come migliorare l'efficienza delle riunioni
• Quattro vantaggi delle app per conferenze Web
  1. Risparmi
  2. Risparmio di tempo
  3. Coinvolgimento e produttività migliorati
  4. Sicurezza
• Le 3 migliori soluzioni di videoconferenza
  • Skype per affari
  • Google Hangouts incontra
  • Ingrandisci
  • Confronto prezzi
• Le riunioni inefficienti sono costose ma evitabili

Qual è il costo reale delle riunioni inefficienti?

Secondo uno studio pubblicato sull'European Journal of Work & Organization Psychology, le riunioni inefficaci negli Stati Uniti costano alle aziende fino a 37 miliardi di dollari all'anno. Si tratta di 37 miliardi di dollari persi ogni anno a causa di riunioni inefficienti che si traducono in una diminuzione della produttività del lavoro e sappiamo tutti che tempo = denaro. Le aziende qui sono in perdita monetaria che altrimenti potrebbe essere prevenuta.

Il numero può sembrare assurdo, ma tutto sommato diventa molto reale.

Le riunioni inefficienti riducono la produttività durante le giornate lavorative, i partecipanti finiscono per sprecare il loro tempo prezioso che altrimenti potrebbe essere speso in attività più produttive. Il 50% del tempo dedicato alle riunioni non porta alcun risultato positivo, ed è così che produttività e denaro vengono persi.

I professionisti perdono 31 ore di produttività durante le riunioni ogni mese secondo l'HR Digest e puoi immaginare cosa succede con le aziende più grandi che ospitano centinaia di dipendenti. La ricerca condotta da Wolf Management Consultants ha mostrato che il 95% dei partecipanti alla riunione perde parti delle riunioni e il 39% afferma di appisolarsi nella sala riunioni. Questi potenziali costi dovrebbero venire in mente quando pianifichi il tuo prossimo incontro.

Conseguenze dell'inefficienza

A seguito della diminuzione della produttività causata da riunioni inefficaci, alcune delle principali conseguenze sono:

• Interruzione del flusso di lavoro
• Cicli decisionali prolungati
• Abbassare il morale dei dipendenti
• Peggio il lavoro di squadra
• Tempo di lavoro inefficiente
• E, infine, la necessità di più incontri

Tutte queste conseguenze portano a gravi perdite per le aziende, sia di tempo che di denaro. I costi di riunioni inefficienti non possono essere calcolati esattamente, ma è chiaro che ci sono alcuni importanti aspetti negativi di tali eventi. I costi possono essere riassunti in perdite di tempo e denaro, una riduzione del coinvolgimento dei dipendenti, del morale del team e della chimica generale del team.

La buona notizia è che questo problema molto probabilmente ha una soluzione. È ora di identificare la causa principale di questo problema in modo da poter fare qualcosa al riguardo. Molti fattori portano a riunioni inefficienti, quindi andiamo avanti ed esploriamo alcuni di essi.

Quali sono le cause dei cattivi incontri?

Molti fattori rendono le riunioni inefficienti per i membri del team.

Organizzare una riunione è già abbastanza difficile da solo, dobbiamo spargere la voce, elaborare un piano d'azione, mettere tutti nella stessa stanza: tutto ciò richiede tempo e fatica. E questo è solo l'inizio, poiché ci sono problemi ancora più complessi quando si tratta di riunioni di lavoro.

Probabilmente hai riscontrato alcuni di questi problemi con le riunioni:

• Persone che arrivano in ritardo
• Schema della riunione non strutturato
• Mancanza di un obiettivo chiaro
• Attività che fanno perdere tempo come mangiare e controllare il telefono
• Ripetizione di argomenti
• Mancanza di comunicazione o comunicazione eccessiva
• Discussioni e combattimenti in squadra

Tutti questi problemi si verificano quotidianamente e portano tutti a riunioni inefficienti.

Alcuni partecipanti si sentono addirittura come se non dovessero essere presenti poiché non hanno nulla o molto poco da contribuire all'argomento. Un'altra lamentela popolare è quanto sia difficile tenere il passo con alcuni argomenti, specialmente quando ci sono molti documenti di cui tenere traccia. Eppure, è necessario fare esattamente questo per ottenere il massimo da ogni riunione.

Siamo arrivati ​​al punto in cui tali problemi sono persino considerati normali, dopotutto, continuano a ripetersi più e più volte. Sembra quasi una questione culturale a questo punto, tuttavia, gli studi mostrano chiaramente che le riunioni più inefficienti si riducono a questioni di gestione.

Se riusciamo a cambiare il modo in cui affrontiamo queste riunioni, possiamo ottenere riunioni migliori come risultato.

Come migliorare l'efficienza delle riunioni

Ci sono anni di ricerca per massimizzare la comunicazione aziendale e ci sono alcuni metodi collaudati che possono aumentare la produttività. Tuttavia, oggi abbiamo qualcosa di completamente diverso nelle nostre mani, ed è questa cosa che chiamiamo tecnologia.

E se potessimo usare la tecnologia per sbarazzarci delle riunioni fastidiose e inefficienti?

Ebbene, se consideriamo come sono organizzate le riunioni standard, sembra che la tecnologia possa aiutare a risolvere molti dei problemi che dobbiamo affrontare oggi. Per uno, può ridurre drasticamente il tempo necessario per organizzare la riunione e coinvolgere tutti. Sembra che la soluzione più logica sia utilizzare tutta la straordinaria tecnologia per ospitare riunioni. Potrebbe essere necessario che tutti utilizzino determinati hardware e software, ma siamo già qui a utilizzare i nostri telefoni tutto il tempo.

Decine di persone coinvolte in una riunione al telefono, come potrebbe funzionare?

Ma funziona e molte aziende lo stanno già utilizzando a proprio vantaggio. Puoi semplicemente organizzare una riunione, avvisare tutti con un semplice messaggio, informare tutti della struttura, dell'obiettivo e condividere documenti importanti a cui tutti possono accedere utilizzando il proprio telefono. Quando arriva il momento, i partecipanti ricevono una notifica in anticipo per partecipare a una chiamata utilizzando il loro dispositivo preferito.

Possiamo chiamare questa tecnologia software di telefonia VoIP, Video o Web Conferencing, non importa.

È un processo che risolve molti problemi e tutto ciò che serve è una connessione Internet stabile.

Esistono tonnellate di app di videoconferenza VoIP sviluppate per migliorare la comunicazione aziendale e per consentire ai membri del team di collaborare utilizzando nient'altro che Internet. Puoi connetterti con il tuo telefono, laptop, tablet e qualsiasi altra cosa che abbia un microfono, una fotocamera e abbia accesso a Internet.

Esaminiamo alcuni dei modi in cui queste app possono aiutarti a organizzare riunioni efficienti.

Quattro vantaggi delle app per conferenze Web

Quindi, in che modo le app per conferenze Web possono aiutarci a sbarazzarci finalmente delle riunioni inefficienti?

Molti vantaggi derivano da queste app e alcune di esse non sono nemmeno direttamente correlate all'efficienza. Tuttavia, con il mondo sempre più abituato a operare online, queste app sono configurate per diventare il metodo standard di comunicazione aziendale.

Ci sono quattro semplici vantaggi nell'utilizzo delle app per conferenze Web:

1. Risparmio sui costi

L'efficienza in termini di costi è forse la cosa numero 1 che le app di conferenza Web hanno da offrire. Invece di spendere soldi per luoghi, gestione e altre spese per riunioni, tutto ciò che devi fare è investire in una semplice app, formare i tuoi dipendenti su come usarla... e questo è tutto!

Sebbene funzioni per tutti i tipi di attività, è ancora meglio per quelle che operano principalmente in remoto poiché eviti gli enormi costi di ospitare una riunione al di fuori del tuo spazio ufficio.

Il risparmio sui costi è ottimo, ma il risparmio di tempo è dove queste app brillano davvero.

2. Risparmio di tempo

Se non te ne sei ancora reso conto, le conferenze web ti faranno risparmiare tempo prezioso. Oltre a trovare un posto con una connessione Internet decente, non ci sono altri requisiti per partecipare a una riunione con i membri del tuo team.

La connessione alle riunioni è semplice e ricevi anche notifiche tempestive per non dimenticare. Inoltre, la maggior parte delle app consente la condivisione di messaggi e file in modo da poter rimanere aggiornato con informazioni e documenti importanti relativi alla riunione.

Se stai cercando di risparmiare tempo, non c'è modo migliore per farlo.

3. Maggiore coinvolgimento e produttività

Gli studi hanno dimostrato che le funzionalità di conferenza Web, come la condivisione dello schermo, si traducono in un migliore coinvolgimento e una maggiore produttività. Ci sono anche altre funzionalità come la condivisione dello schermo che abbiamo menzionato sopra che aiutano anche a facilitare la produttività.

Questa non è una sorpresa: le app per conferenze Web sono state create pensando alla produttività e non c'è dubbio che miglioreranno solo col passare del tempo.

Con l'aumento della tecnologia come il cloud computing, ci aspettiamo un enorme aumento della gestione e della produttività online e tutte le aziende dovrebbero tenerlo d'occhio.

4. Sicurezza

La sicurezza è una priorità enorme per molte aziende e il VoIP è una forma di tecnologia molto più sicura rispetto ai moduli tradizionali come e-mail o telefonate.

La maggior parte delle comunicazioni condivise tramite queste piattaforme è sicura e ci sono opzioni aggiuntive che possono garantire una sicurezza ancora migliore quando si tratta di informazioni top-secret.

Questi sono solo quattro vantaggi di base delle conferenze Web che possono aiutarti a migliorare l'efficienza delle riunioni e far progredire la tua attività, e ci sono ancora molti altri vantaggi minori che possono tornare molto utili.

Per finire, ci sono molte opzioni tra cui puoi scegliere quando decidi il tuo provider VoIP.

Ecco un rapido elenco di alcuni dei software più popolari utilizzati oggi per le conferenze Web:

Le 3 migliori soluzioni di videoconferenza

Ci sono molte opzioni quando si tratta di conferenze Web efficienti e le aziende sono libere di scegliere la soluzione migliore. La maggior parte del software per conferenze Web viene offerto individualmente, tuttavia alcune opzioni vengono fornite come bonus con piattaforme di comunicazione aziendale a servizio completo.

Skype per affari

Skype for business, noto anche come Office 365, è il prodotto di punta di Microsoft per la comunicazione aziendale online.

È un potente strumento di collaborazione online con soluzioni moderne che consentono una comunicazione aziendale efficiente. Con Office 365, gli utenti hanno accesso alle app di Office, alla messaggistica, alle chiamate, all'archiviazione online e alla possibilità di organizzare riunioni di team di grandi dimensioni con funzionalità come la condivisione dello schermo e dei file.

Skype for business è una soluzione popolare per le aziende che stanno cercando di entrare nelle conferenze Web, soprattutto perché la maggior parte degli utenti ha già una certa familiarità con la piattaforma.

Il piano standard parte da $ 8,25 al mese per utente e ci sono ancora più opzioni con il piano premium che arriva a una fascia di prezzo di $ 12,50 al mese. Nel complesso, l'utilizzo di Skype per le riunioni online sembra una scelta sicura ed è un'ottima soluzione per le aziende che stanno cercando di sbarazzarsi di riunioni inefficienti per sempre.

Google Hangouts incontra

Google Hangouts Meet è la soluzione di conferenza Web ufficiale di Google, offerta come parte del popolare sistema di strumenti basato su cloud chiamato G Suite.

Come sempre, Google preferisce mantenerlo semplice ed è esattamente quello che è Meet.

Ogni utente ha la possibilità di pianificare una riunione che viene sincronizzata automaticamente con Google Calendar e chiunque può partecipare utilizzando un semplice URL di collegamento alla riunione. L'intero sistema è sincronizzato con altri strumenti Google, quindi tutti ricevono notifiche tempestive sulle riunioni.

Per le aziende che preferiscono operare su un'unica piattaforma, Google Hangouts Meet è un'ottima opzione se l'azienda sta già utilizzando la popolare piattaforma G Suite. È interessante notare che Meet consente anche agli utenti che utilizzano app simili (come Skype for Business) di partecipare alla riunione senza sacrificare la loro interfaccia utente preferita (in questo caso Skype).

Le tariffe iniziali dipendono dal tuo piano G Suite, a partire da $ 6 al mese per utente.

Ingrandisci

Zoom è una potente soluzione di videoconferenza offerta individualmente rispetto a Skype o Meet di Google che si uniscono alle rispettive piattaforme.

Ciò offre a Zoom alcuni vantaggi quando si tratta di fornire il servizio di videoconferenza definitivo. Zoom fornisce video HD, strumenti di collaborazione come condivisione dello schermo, chat di gruppo, registrazione e trascrizioni, sicurezza avanzata e integrazione basata su cloud.

Zoom è una moderna app per conferenze a cui è possibile accedere da qualsiasi dispositivo che offre alle aziende tutta la flessibilità aggiuntiva per riunioni efficienti. Gli utenti possono partecipare alle riunioni dai loro telefoni, auto o personal computer. Nel complesso, Zoom offre molti strumenti aggiuntivi e sembra essere un'ottima opzione per i team che fanno molto affidamento sulla videoconferenza per funzionare.

Il piano di base è gratuito ($ 0) ma ci sono alcuni limiti per organizzare riunioni efficienti. Il piano Pro viene fornito con la maggior parte delle funzionalità e costa $ 14,99 al mese per utente. Le aziende possono anche eseguire l'aggiornamento a Business Plan per funzionalità complete a soli $ 19,99 al mese per utente.

Altre opzioni popolari includono soluzioni come GoToMeeting, Zoho o piattaforme di comunicazione aziendale a servizio completo come RingCentral.

Confronto prezzi

Google Hangouts Meet è la scelta più economica da seguire se escludiamo la versione gratuita di Zoom che può essere utilizzata per alcuni scopi. Quando si tratta di strumenti e funzionalità aggiuntivi, Zoom è il prodotto superiore ma ha una fascia di prezzo più alta.

Nel complesso, le aziende alla ricerca di soluzioni semplici possono tranquillamente fare affidamento su Skype o Google e le aziende che dipendono maggiormente dalla tecnologia di videoconferenza possono investire in soluzioni più avanzate come Zoom, RingCentral, Zoho o altre.

Le riunioni inefficienti sono costose ma evitabili

Quando le cose vanno male, i membri del team in riunioni e attività improduttive trovano una perdita di tempo nel cercare di stare al passo con cose che non sono utili per il loro lavoro. Ogni azienda dovrebbe sforzarsi di eliminare questi problemi e la comunicazione VoIP sembra essere un'ottima soluzione in questo caso.

Le soluzioni di Web Conferencing possono aiutare le aziende a tenere riunioni online più efficienti, con funzionalità come pianificazione semplice, notifiche, strumenti di collaborazione, accesso multi-dispositivo, chat, condivisione di file basata su cloud e protocolli di sicurezza di prim'ordine. Questi strumenti semplificano persino la pianificazione di un follow-up.

Mentre prendi in considerazione la gestione del tempo e il numero di riunioni, considera anche gli strumenti che usi per gestire le riunioni. La nostra tabella di confronto interattiva degli strumenti per conferenze Web può assicurarti di ottenere il massimo dalla tua prossima riunione.