Creare un foglio di calcolo Excel: una guida passo passo

Pubblicato: 2025-01-20

Imparare a creare un foglio di calcolo Excel è una competenza fondamentale per chiunque abbia a che fare con i dati, che si tratti di finanze personali, inventari aziendali, ricerca accademica o gestione di progetti. Excel è un potente strumento sviluppato da Microsoft, utilizzato in tutto il mondo per organizzare e analizzare le informazioni in modo efficiente. In questa guida esamineremo ogni passaggio essenziale, dall'apertura di una nuova cartella di lavoro all'utilizzo di formule e funzionalità avanzate, in modo che tu possa creare e ottimizzare con sicurezza i tuoi fogli di calcolo Excel.

Al termine di questo tutorial avrai acquisito una solida conoscenza delle funzioni di base, delle best practice e dei suggerimenti che ti aiuteranno a semplificare il processo di gestione dei dati. Che tu sia un principiante assoluto o che tu abbia una certa familiarità con Excel, qui c'è qualcosa per te. Immergiamoci!

Sommario

Perché utilizzare i fogli di calcolo Excel
Requisiti di sistema e preparazioni
Passaggio 1: apertura di Microsoft Excel
Passaggio 2: selezione e creazione di una nuova cartella di lavoro
Passaggio 3: comprendere l'interfaccia di Excel
Passaggio 4: impostazione della struttura del foglio di calcolo
Passaggio 5: immissione e formattazione dei dati
Passaggio 6: utilizzo di formule e funzioni di base
Passaggio 7: creazione di tabelle e applicazione di filtri
Passaggio 8: aggiunta di grafici ed elementi visivi
Passaggio 9: best practice per organizzare il foglio di calcolo
Passaggio 10: salvataggio e condivisione del foglio di calcolo
Suggerimenti e funzionalità avanzati
Risoluzione dei problemi comuni
Conclusione

Perché utilizzare i fogli di calcolo Excel

Excel è rimasto per decenni uno degli strumenti di gestione dei dati più popolari. Vanta una vasta gamma di funzionalità, dai calcoli semplici all'analisi complessa dei dati con tabelle pivot e macro. Ecco alcuni dei motivi principali per cui potresti utilizzare un foglio di calcolo Excel:

Organizzazione dei dati : è perfetto per archiviare grandi quantità di dati in un formato tabellare organizzato.
Facilità d'uso : l'interfaccia è intuitiva una volta apprese le nozioni di base, rendendola una soluzione universale in tutti i settori.
Calcoli complessi : Excel supporta formule e funzioni integrate, consentendo di eseguire rapidamente somme, medie e operazioni più avanzate.
Analisi dei dati : strumenti come tabelle pivot e grafici pivot offrono informazioni preziose riepilogando grandi set di dati.
Visualizzazione : grafici, diagrammi e formattazione condizionale consentono di visualizzare modelli e tendenze in modo efficace.

Indipendentemente dalle dimensioni del tuo progetto, Excel semplifica la creazione, la modifica e l'analisi dei dati.

Requisiti di sistema e preparazioni

Prima di iniziare a creare un foglio di calcolo Excel , verifica che il tuo sistema soddisfi i requisiti necessari per eseguire Microsoft Excel. In genere, i computer moderni, PC o Mac, sono attrezzati per gestire attività standard dei fogli di calcolo.

Sistema operativo : Windows 10 o successivo o macOS (versioni recenti)
RAM : 2 GB o più (4 GB consigliati per prestazioni più fluide)
Spazio di archiviazione : poche centinaia di MB di spazio di archiviazione gratuito per l'installazione di Microsoft Office
Account Microsoft : necessario per utilizzare le funzionalità di Microsoft 365 e per attivare il programma
Connessione Internet : necessaria per l'installazione (se si utilizza Microsoft 365), gli aggiornamenti o la collaborazione online

Se non disponi di un abbonamento a Microsoft Office, puoi acquistare Microsoft 365 o optare per una versione autonoma di Microsoft Excel. In alternativa, puoi utilizzare la versione gratuita basata sul Web di Excel tramite Office.com, sebbene abbia meno funzionalità rispetto all'applicazione desktop.

Passaggio 1: apertura di Microsoft Excel

Individuare Excel : su Windows, fare clic sul menu Start di Windows, quindi scorrere fino a trovare la suite Microsoft Office. Su un Mac, utilizza Ricerca Spotlight (Comando + Spazio) e digita "Excel".
Avvia l'app : fai clic su Microsoft Excel per aprirlo. Verrai accolto dalla schermata iniziale, dove potrai scegliere i documenti recenti o crearne uno nuovo.

Se utilizzi la versione basata sul Web di Excel, visita Office.com e accedi con il tuo account Microsoft. Quindi seleziona "Excel" dall'elenco delle app disponibili.

Passaggio 2: selezione e creazione di una nuova cartella di lavoro

Fare clic su "Nuovo" : dalla schermata iniziale, selezionare "Nuovo".
Scegli un modello : Excel offre diversi modelli (ad esempio, pianificatori di budget, fatture, calendari). Se stai imparando a creare un foglio di calcolo Excel da zero, scegli "Cartella di lavoro vuota".
Rinominare il file (facoltativo) : puoi rinominare immediatamente il file facendo clic sul nome predefinito "Libro1" nella parte superiore della finestra (in Excel per Microsoft 365) o utilizzando "File" → "Salva con nome" per inserire un nome più significativo titolo.

L'utilizzo di una cartella di lavoro vuota è l'approccio migliore per i principianti, poiché ti aiuta ad apprendere i fondamenti fondamentali della creazione del tuo foglio di calcolo.

Passaggio 3: comprendere l'interfaccia di Excel

Prima di immergersi nell'immissione dei dati, è utile familiarizzare con l'area di lavoro di Excel. I componenti chiave includono:

Barra multifunzione : situata nella parte superiore, contiene più schede: Home, Inserisci, Layout di pagina, Formule, Dati, Revisione, Visualizza, ecc. Ogni scheda dispone di gruppi di comandi correlati.
Barra della formula : direttamente sotto la barra multifunzione, questa barra mostra il contenuto della cella attiva. Qui puoi anche inserire o modificare formule e dati.
Celle, righe e colonne : Excel organizza i dati utilizzando colonne etichettate A, B, C, ecc. e righe etichettate 1, 2, 3, ecc. Una cella è l'intersezione di una colonna e una riga (ad esempio, A1, B2 , C3).
Schede del foglio di lavoro : in basso a sinistra vedrai una o più schede denominate "Foglio1", "Foglio2" e così via. Puoi aggiungere, rinominare o eliminare fogli di lavoro.
Controlli zoom : solitamente si trovano nell'angolo in basso a destra e ti consentono di ingrandire o ridurre il foglio di lavoro.
Barra di stato : mostra statistiche rapide come la somma o la media delle celle selezionate e talvolta indica la modalità di digitazione corrente.

Prenderti un momento per comprendere questi elementi renderà il tuo percorso di apprendimento più agevole.

Passaggio 4: impostazione della struttura del foglio di calcolo

Una corretta pianificazione è la chiave per creare un foglio di calcolo efficiente. Determina il layout e le categorie di dati che desideri monitorare o analizzare. Ecco un approccio passo passo:

Identifica il tuo scopo : stai creando un budget, creando una fattura o monitorando l'inventario? Definisci il tuo obiettivo per decidere quali colonne e righe sono necessarie.
Colonne dell'etichetta : scrivi intestazioni chiare e descrittive nella riga superiore (ad esempio, "Data", "Descrizione", "Categoria", "Importo").
Lascia spazio per i calcoli : riserva una riga o una colonna per le statistiche di riepilogo (ad esempio, "Totale", "Media", "Conteggio").
Prendi in considerazione fogli di lavoro aggiuntivi : se il tuo progetto è grande, separa i dati in più fogli per una navigazione più semplice (ad esempio, mesi, categorie di prodotti o dipartimenti diversi).

Una struttura ben pianificata garantisce che l'immissione e l'analisi dei dati rimangano semplici per tutta la vita del foglio di calcolo.

Passaggio 5: immissione e formattazione dei dati

Una volta pianificato il layout, puoi iniziare a inserire i dati. Excel consente diversi tipi di dati, come testo, numeri, date e altro. Ecco come:

Fare clic su una cella : seleziona la cella in cui desideri aggiungere o modificare i dati.
Digita i tuoi dati : premi Invio per confermare. Puoi anche utilizzare i tasti freccia per spostarti in una nuova cella.
Regola la larghezza della colonna o l'altezza della riga : posiziona il cursore tra le intestazioni della colonna o della riga (ad esempio, tra A e B) e trascina per ridimensionare.
Testo a capo : se il testo è troppo lungo, vai alla scheda Home → "Testo a capo" in modo che appaia su più righe all'interno della stessa cella.
Modifica carattere e dimensione carattere : nella scheda Home, puoi modificare lo stile e la dimensione del carattere e applicare grassetto, corsivo o sottolineato.
Allineamento celle : utilizza le opzioni di allineamento (sinistra, centro, destra) per organizzare il testo in ogni cella.
Formattazione numero : dalla scheda Home, scegli "Formato numero" per alternare tra formati Generale, Valuta, Percentuale, Data o formati più specializzati.

Suggerimento : la formattazione coerente semplifica la lettura e l'analisi dei dati. Ad esempio, se hai a che fare con valori monetari, assicurati che tutte le celle pertinenti utilizzino un formato valuta.

Passaggio 6: utilizzo di formule e funzioni di base

Il vero potere di Excel risiede nella sua capacità di eseguire calcoli complessi con il minimo sforzo. Ecco alcune semplici formule e funzioni per iniziare:

Aritmetica di base : in qualsiasi cella, digita =A1 + B1 per sommare due celle o sostituisci + con - , * o / per sottrazione, moltiplicazione o divisione.
Funzione Somma : La funzione integrata =SUM(A1:A10) calcola il totale dell'intervallo da A1 a A10.
Funzione media : utilizzare =AVERAGE(B1:B10) per trovare la media di un set di dati.
Minimo e massimo : =MIN(C1:C10) e =MAX(C1:C10) per trovare i valori più piccoli o più grandi.
Somma automatica : somma rapidamente una colonna o una riga selezionando la prima cella vuota dopo i dati, quindi facendo clic sulla scheda Home → "Somma automatica".

Per utilizzare una funzione, fai clic sulla cella in cui desideri ottenere il risultato, digita il segno uguale ( = ), quindi inserisci il nome della funzione seguito da parentesi. All'interno delle parentesi, specificare l'intervallo o gli argomenti.

Passaggio 7: creazione di tabelle e applicazione di filtri

Per rendere i tuoi dati più gestibili e visivamente accattivanti, Excel ti consente di convertire un intervallo di celle in una "tabella" ufficiale. Questa funzione applica automaticamente filtri, righe raggruppate e l'opzione per aggiungere una riga totale:

Seleziona dati : evidenzia le celle che desideri includere nella tabella, comprese le intestazioni.
Inserisci una tabella : vai alla scheda Inserisci → "Tabella". Verifica l'intervallo e conferma che "La mia tabella ha intestazioni" è selezionato.
Personalizza : utilizza la scheda "Struttura tabella" (Windows) o la scheda "Tabella" (Mac) per selezionare uno stile di tabella, aggiungere o rimuovere righe raggruppate e abilitare la riga totale.
Filtra dati : fai clic sulle frecce a discesa nella riga di intestazione per filtrare o ordinare i dati in base a valori o criteri specifici.

Le tabelle mantengono i dati ben organizzati e forniscono funzionalità interattive di ordinamento e filtro senza la necessità di conoscenze avanzate di Excel.

Passaggio 8: aggiunta di grafici ed elementi visivi

La visualizzazione dei dati aiuta a trasmettere rapidamente le informazioni. Excel supporta vari diagrammi e grafici, dai semplici istogrammi ai grafici a dispersione o combinati più complessi. Ecco come crearne uno:

Seleziona i tuoi dati : evidenzia le righe e le colonne che desideri visualizzare.
Inserisci un grafico : vai su Inserisci → "Grafici consigliati" per visualizzare i suggerimenti di Excel o scegli tra opzioni come Colonna, Linea, Torta, Barra, ecc.
Perfeziona il layout : utilizza il pulsante Elementi grafico (icona più su Windows) o la scheda Progettazione grafico per modificare titoli, assi, etichette dati e legende del grafico.
Cambia tipo di grafico : se non sei soddisfatto dello stile del grafico, fai clic con il pulsante destro del mouse sul grafico e seleziona "Cambia tipo di grafico".

L'aggiunta di grafici può aiutare i collaboratori o le parti interessate a comprendere a colpo d'occhio le tendenze principali dei dati.

Passaggio 9: best practice per organizzare il foglio di calcolo

Un foglio di calcolo organizzato è efficiente. Queste best practice ti aiuteranno a mantenere la chiarezza, a prevenire errori e a facilitare l'analisi dei dati:

Utilizza intestazioni descrittive : i titoli chiari delle colonne consentono a te e agli altri di identificare rapidamente ciò che rappresenta ciascuna colonna.
Mantieni un tipo di dati per colonna : ad esempio, se stai monitorando le spese, mantieni tutti i costi in una colonna formattata come valuta. Non mischiare testo e numeri nella stessa colonna.
Evita di unire le celle : sebbene l'unione delle celle possa aiutare con la progettazione visiva, spesso complica l'ordinamento e le formule. Prendi in considerazione l'utilizzo di "Centra attraverso la selezione" o crea invece una riga del titolo separata.
Crea un dizionario dei dati : per fogli di calcolo di grandi dimensioni, una scheda separata che spiega ciascuna colonna e i relativi dati può far risparmiare tempo ai collaboratori.
Convalida dati : utilizzare Convalida dati (scheda Dati → "Convalida dati") per garantire che solo le voci accettabili (ad esempio, elenco di opzioni, intervalli numerici specifici) entrino in determinate celle.
Etichettare chiaramente i fogli di lavoro : se disponi di più fogli di lavoro, rinomina ciascuna scheda in base al suo contenuto (ad esempio, "Vendite di gennaio", "Budget del primo trimestre", "Attività progettuali").

Seguire queste linee guida aiuta a mantenere un file Excel pulito, navigabile e accurato.

Passaggio 10: salvataggio e condivisione del foglio di calcolo

Dopo aver creato un foglio di calcolo Excel e averlo popolato con i dati, è fondamentale salvarlo e condividerlo correttamente.

Salva localmente : vai su File → “Salva con nome”. Scegli una cartella, dai un nome al file e conferma. Il formato predefinito di Excel è .xlsx .
Salva su OneDrive o SharePoint : se si utilizza Microsoft 365, il salvataggio online consente la collaborazione in tempo reale. Seleziona "Salva con nome" → "OneDrive" o "Siti".
Collabora online : una volta salvato nel cloud, puoi invitare altri facendo clic su "Condividi" (angolo in alto a destra). Inserisci i loro indirizzi email e assegna le autorizzazioni di visualizzazione o modifica.
Esporta in altri formati : per compatibilità, puoi esportare in .pdf o .csv per la condivisione o l'archiviazione dei dati.

Archiviare il foglio di calcolo in un luogo sicuro e creare backup sono passaggi essenziali per salvaguardare il tuo lavoro.

Suggerimenti e funzionalità avanzati

Una volta acquisite dimestichezza con le nozioni di base, esplora le funzionalità più avanzate di Excel per una maggiore efficienza e un'analisi dei dati più approfondita:

Tabelle pivot : riepiloga set di dati di grandi dimensioni trascinando e rilasciando i campi in colonne, righe e valori. Una tabella pivot può calcolare istantaneamente somme, medie, conteggi e altro ancora.
Grafici pivot : combina l'interattività delle tabelle pivot con grafici visivi per esplorare dinamicamente i tuoi dati.
Formattazione condizionale : evidenzia le celle in base a regole (ad esempio, valori superiori a 100 o il 10% superiore di un intervallo di dati). Utile per individuare tendenze o valori anomali.
Macro : automatizza le attività ripetitive registrando una macro (scheda Visualizza → "Macro"). Excel catturerà i tuoi passaggi e ti consentirà di riprodurli con un singolo comando.
Funzioni di ricerca : utilizzare VLOOKUP , HLOOKUP o XLOOKUP (per Microsoft 365) per cercare dati specifici in una tabella o in un intervallo. Questa funzionalità è preziosa per i dati di riferimento incrociati.
Componenti aggiuntivi per l'analisi dei dati : strumenti come Analysis ToolPak estendono le funzionalità di Excel con funzioni statistiche e ingegneristiche aggiuntive.

Padroneggiare queste funzionalità avanzate può migliorare in modo significativo le tue competenze sui fogli di calcolo, consentendo la manipolazione e il reporting di dati complessi.

Risoluzione dei problemi comuni

Anche gli utenti esperti incontrano qualche inconveniente occasionale. Di seguito sono riportate alcune soluzioni rapide per problemi comuni:

Formule che non calcolano :
- Assicurati di aver iniziato la formula con = .
- Controlla le impostazioni di calcolo nella scheda Formule → "Opzioni di calcolo". Dovrebbe essere impostato su "Automatico" e non su "Manuale".
####### Errori nelle celle :
- Le celle potrebbero essere troppo strette per visualizzare i dati. Espandi la larghezza della colonna o riduci i punti decimali se visualizzi numeri.
#VALORE!, #RIF!, #DIV/0! Errori :
- #VALORE!: tipi di dati incompatibili (ad esempio, tentativo di aggiungere testo a un numero).
- #REF!: una formula fa riferimento a una cella eliminata o non valida.
- #DIV/0!: stai dividendo per zero o per una cella vuota.
La cartella di lavoro si blocca o si arresta in modo anomalo :
- Salva frequentemente il tuo lavoro.
- Chiudi altre applicazioni pesanti per liberare memoria.
- Aggiorna Excel alla versione più recente, poiché le patch possono risolvere problemi di prestazioni.
Impossibile ordinare o filtrare correttamente :
- Assicurati che ogni colonna abbia un'intestazione e tipi di dati coerenti.
- Se le celle vengono unite, separale prima di ordinarle.

Comprendere queste insidie comuni ti aiuterà a risolvere rapidamente i problemi e a mantenere un flusso di lavoro regolare.

Conclusione

Imparare a creare fogli di calcolo Excel è un'abilità preziosa praticamente in ogni contesto professionale e personale. Dalle nozioni di base per l'apertura di una nuova cartella di lavoro all'utilizzo di sofisticate tecniche di analisi dei dati, Excel offre una vasta gamma di strumenti progettati per rendere la gestione dei dati più semplice e approfondita.

Punti chiave :

Pianifica la struttura del tuo foglio di calcolo prima di inserire i dati.
Utilizza intestazioni descrittive, formattazione coerente e convalida dei dati per mantenere le voci organizzate.
Padroneggia formule e funzioni di base per calcoli rapidi.
Sfrutta grafici, tabelle e funzionalità avanzate come tabelle pivot e macro per un'analisi dei dati più potente.
Salva e condividi il tuo lavoro in modo sicuro per facilitare la collaborazione e prevenire la perdita di dati.

Seguendo le istruzioni dettagliate contenute in questa guida, sarai in grado di sviluppare fogli di calcolo chiari e funzionali su misura per le tue esigenze specifiche. Non esitare a sperimentare le vaste funzionalità di Excel: la pratica è il modo migliore per diventare esperto. Che tu stia gestendo le finanze personali o lavorando su dashboard aziendali, Excel ti copre.

Prenditi il tempo per esplorare le funzionalità del software e presto creerai fogli di calcolo Excel intuitivi e ad alte prestazioni che migliorano il modo in cui gestisci i dati. Buona fortuna e buona creazione di fogli di calcolo!