Punti di dati cruciali da valutare nei rapporti sulle chiamate VoIP aziendali

Quasi tutti i provider VoIP aziendali oggigiorno rendono molto semplice personalizzare e personalizzare le linee telefoniche attraverso portali di gestione online. Quando i manager e gli amministratori sono incredibilmente occupati e impantanati con altre responsabilità, l'accesso a una rapida visione di ciò che sta accadendo in ufficio, e anche fuori dall'ufficio, sarà incredibilmente vantaggioso.

Utilizzando questi portali di gestione online, gli utenti possono aggiungere o eliminare linee, modificare gli interni, giocare con diverse funzionalità e, soprattutto, persino accedere ad analisi dettagliate delle chiamate e registri dei rapporti. Questi registri dei rapporti sulle chiamate sono un ottimo modo per visualizzare l'attività delle chiamate per un'azienda, capire la direzione che sta prendendo l'azienda o, su scala ridotta, capire quali linee telefoniche hanno un volume maggiore di altre.

Il potere di tracciare i tuoi dati

Con questi registri dei rapporti sulle chiamate, gli utenti possono ottenere a colpo d'occhio una vasta gamma di informazioni sul proprio sistema telefonico e su come viene utilizzato dentro e fuori l'ufficio. I gestori possono tenere traccia di parametri come il numero di chiamate in entrata e in uscita, da un intervallo di date specifico o nel complesso, la durata di ogni singola chiamata, quante chiamate hanno ricevuto risposta o perse, eventuali messaggi vocali rimasti sul sistema, quanti fax online vengono inviati o ricevuti e dove, nonché accedere alle registrazioni di ogni singola chiamata direttamente nello stesso portale online.

Con una quantità così enorme di informazioni sul tuo sistema e su come viene utilizzato, disponibile con un semplice clic, capire come sfruttare queste informazioni per migliorare i tuoi profitti in ogni caso può essere un vero punto di svolta. Questi registri dei rapporti sulle chiamate sono un ottimo modo per visualizzare l'attività delle chiamate per un'azienda, capire la direzione che sta prendendo l'azienda o, su scala ridotta, capire quali linee telefoniche hanno un volume maggiore di altre. I registri delle chiamate possono anche essere utilizzati per misurare i progressi e l'efficienza, aiutando i manager a riconoscere quando potrebbero aver bisogno di crescere o addirittura ridimensionare i loro team.

Informazioni cruciali da tenere d'occhio

La maggior parte dei registri dei rapporti sulle chiamate raccoglierà informazioni sulle chiamate simili e dirette e offrirà punti dati simili da tracciare. A seconda del provider o del piano di servizio specifico, i punti dati possono differire leggermente ma dovrebbero includere la maggior parte, se non tutte, le informazioni più importanti comuni. Ad esempio, se il tuo servizio non include l'invio di fax online, i tuoi registri ovviamente lo rappresenteranno.

• Registri delle chiamate: ovviamente, questi registri includeranno un elenco completo di tutte le chiamate effettuate con il sistema telefonico. Questi registri tracciano non solo le chiamate in entrata e in uscita, ma a volte anche le chiamate perse o con risposta. Gli utenti possono guardare un intero elenco di tutte le chiamate effettuate o scegliere un intervallo di date specifico per restringere i risultati.
• Il metodo di contatto: a partire dalle basi, la maggior parte se non tutti i registri dei rapporti sulle chiamate includeranno un elenco generale delle transazioni effettuate sul sistema e di come sono state effettuate. Questi rapporti registreranno tutte le chiamate, i fax, le comunicazioni internazionali e gli SMS commerciali, se applicabile.
• Chi viene contattato: oltre alle chiamate e ai fax effettuati, questi registri di solito includono informazioni più approfondite per mostrare quali numeri di telefono stanno chiamando o vengono chiamati dal sistema. Se il servizio include l'invio di fax in linea, gli utenti possono anche monitorare da dove vengono inviati e ricevuti i fax.
• Tieni traccia di tutte le attività telefoniche : gli utenti possono restringere questi rapporti sulle chiamate a una linea telefonica specifica e dare un'occhiata in modo approfondito a quali numeri stanno chiamando le tue linee telefoniche, quali numeri di telefono stanno chiamando, la durata di ogni chiamata e anche il volume delle chiamate per capire quale linea effettua o riceve il maggior numero di chiamate in un dato periodo di tempo.
• Gestire e ascoltare le telefonate registrate: ancora una volta, a seconda del provider e del livello di servizio, la registrazione delle chiamate può spesso essere attivata o disattivata da questi portali di gestione online e i registri dei rapporti sulle chiamate consentiranno persino agli utenti di accedere alla registrazione di ogni chiamata direttamente da i registri stessi. Se noti che un agente ha avuto una chiamata incredibilmente lunga o breve, puoi ascoltare la registrazione per vedere come è andata.

Inoltre, alcuni fornitori mirano a semplificare le chiamate internazionali e includere piani internazionali illimitati, mentre altri addebiteranno al minuto in base a una tariffa specifica per ogni singolo paese. Queste tariffe e minuti utilizzati potrebbero riflettersi nei registri di segnalazione delle chiamate in base al livello di servizio utilizzato dalla tua azienda. Molti registri di reportistica online consentono inoltre agli utenti di tenere traccia della fatturazione, gestire le funzionalità e altre spese correlate.

In che modo il tuo team può trarre vantaggio da questi nuovi dati?

I registri dei rapporti sulle chiamate avranno un grande vantaggio per qualsiasi azienda che fa affidamento sul proprio sistema telefonico per una grande percentuale delle proprie comunicazioni. Molte aziende operano esclusivamente in base alla loro comunicazione con clienti, clienti e potenziali potenziali clienti. A seconda dell'azienda e del caso d'uso specifico, i fattori più importanti a cui prestare attenzione possono differire. Che tu gestisca un contatto o un call center, il vero potere di questi rapporti sulle chiamate è quello di avere un occhio vigile per l'utilizzo del telefono.

Saldi:

Se la tua azienda si concentra sulle vendite, un ottimo uso dei registri di segnalazione delle chiamate sarebbe tenere traccia della frequenza delle chiamate, quante chiamate vengono effettuate in un giorno, eventuali tempi di inattività tra le chiamate e, naturalmente, la durata di ciascuna chiamata. Se noti che un agente effettua un'enorme quantità di chiamate al giorno, ma durano solo 30 secondi alla volta, questo potrebbe darti una migliore comprensione di come si sta comportando quell'agente.

Sfruttare le informazioni per capire come si stanno allenando i tuoi dipendenti può aiutare un'azienda a personalizzare al meglio le proprie pratiche per migliorare in ogni modo possibile. Se le chiamate in uscita e il volume elevato sono la tua priorità, tenere traccia dei registri delle chiamate del tuo sistema è un modo molto utile per tenere traccia della produttività e gestire le quote per fissare obiettivi più realistici.

Assistenza clienti:

In modo simile alle vendite, l'utilizzo di uno sguardo approfondito all'attività di chiamata dei tuoi agenti aiuterà la tua azienda a personalizzare le proprie pratiche per svolgere al massimo livello di efficienza. Anche in questo caso dipenderà dal tuo caso d'uso specifico, poiché la quantità non è sempre sinonimo di qualità, ma con la possibilità di tracciare l'attività di ogni singola linea telefonica puoi sfruttare tali informazioni per migliorare i profitti.

Se un agente è sulla linea telefonica per un periodo di tempo inaspettatamente breve per ogni chiamata e quei numeri finiscono per chiamare di nuovo per parlare con un altro agente, un amministratore può quindi utilizzare tali informazioni per migliorare la formazione o lavorare con un individuo agente per migliorarne l'efficienza.

Uso generale :

Se la tua azienda non fa affidamento su comunicazioni esterne, in entrata o in uscita, come le vendite e il servizio clienti, il tuo team può comunque trarre grandi vantaggi dalla comprensione e dall'utilizzo dei dati raccolti da questi registri di segnalazione delle chiamate. Ovviamente a nessuno piace microgestire e tenere d'occhio le proprie spalle, ma con i rapporti sulle chiamate i manager possono dare uno sguardo più approfondito all'attività del proprio lavoratore e saperne di più sull'utilizzo del telefono. Se i dipendenti sono al telefono per ore e ore con chiamate personali, la produttività subirà un netto colpo e la potenza di questi registri di reporting consente ai manager di dare un'occhiata più da vicino a questa specifica attività.

Oltre alle statistiche sulle telefonate, gli utenti possono anche dare un'occhiata alla fatturazione, ai minuti utilizzati, alle funzioni più utilizzate e ad altre spese, persino quanti fax vengono inviati e dove. Se la tua azienda effettua un gran numero di chiamate internazionali, questi registri dei rapporti ti aiuteranno a comprendere meglio quali paesi vengono contattati di più e a tenere traccia delle singole tariffe se il tuo provider non include le chiamate internazionali in un semplice pacchetto.

Con i registri delle chiamate, i gestori possono:

Pianifica strategicamente e personalizza la tua squadra

Tieni traccia di tutte le tue transazioni, chiamate, fax e qualsiasi spesa, fatturazione e metriche aziendali generali. Tenendo d'occhio i rapporti sulle chiamate, è facile tenere traccia del flusso della tua attività, mantenere le aspettative e garantire il massimo livello di efficienza.

Rimani aggiornato sui tuoi dati, sempre e ovunque

Con la possibilità di accedere a portali basati sul Web da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, anche se sei fuori ufficio o dall'altra parte del paese, i manager possono rimanere aggiornati sulla propria attività e sull'attività del proprio team con un occhio vigile.

Molti registri delle chiamate consentono persino agli utenti di scaricare i propri dati nei formati Fire di Microsoft Excel e, a volte, pianificano la consegna di e-mail di questi registri delle chiamate per l'accesso offline e un'analisi ancora più approfondita.

Ordina i registri per le tue esigenze

Gli utenti possono ordinare i registri in base a ora, intervallo di date o linee telefoniche specifiche. Con la possibilità di ottenere un'ampia prospettiva generale o di ingrandire una gamma incredibilmente specifica di metriche, i manager possono utilizzare queste informazioni su un'ampia scala aziendale o aiutare a gestire un team o un agente specifico. Migliora i tuoi profitti con la possibilità di affinare i dossi stradali che dovranno essere appianati.

La tua unica risorsa per tutte le tue esigenze di chiamata

Con i loro portali di gestione online e l'accesso ai registri di segnalazione delle chiamate online, gli utenti possono utilizzare questa piattaforma non solo per raccogliere e dare un'occhiata più da vicino alle loro statistiche, ma anche per agire su di esse. Con la possibilità di richiamare o effettuare chiamate direttamente dal web grazie ai softphone, eventuali chiamate brevi o disconnesse possono essere recuperate velocemente direttamente dal browser web. Anche le registrazioni delle chiamate sono incredibilmente facili da accedere, direttamente nel contesto dei registri delle chiamate con tutte le informazioni necessarie immediatamente disponibili.