Soluzioni di ripristino di emergenza: creazione di un piano di sopravvivenza per una piccola impresa

Probabilmente la cosa peggiore per un piccolo imprenditore è passare anni a sviluppare la propria organizzazione e poi perdere tutto dopo un unico disastro incontrollabile. Sfortunatamente, questa non è solo una trama di un film popolare, ma il caso quotidiano del mondo reale. Secondo le statistiche della FEMA, oltre il 40% delle piccole imprese che subiscono un disastro non riaprono mai. E il 93% di coloro che non riescono a riprendersi in cinque giorni o meno smettono di funzionare entro un anno.

I numeri spaventosi di cui sopra sono strettamente collegati a un altro record: il 75% delle piccole imprese non ha piani di ripristino di emergenza. Potresti dubitare che la tua organizzazione ne abbia bisogno poiché la maggior parte delle aziende funziona correttamente o fallisce per ragioni diverse da disastri improvvisi. In questo post, spieghiamo perché quel punto di vista non è corretto e mostriamo anche i punti chiave da includere in un'efficace strategia di ripristino di emergenza (DR).

Perché ho bisogno di un piano di ripristino di emergenza?

A differenza delle grandi imprese, i proprietari di piccole imprese non hanno fondi extra da spendere per qualcosa che non aumenterà i guadagni. Le piccole organizzazioni rimangono non protette a causa delle loro risorse limitate. Ed è proprio questo il motivo per cui le piccole imprese devono sviluppare strategie di ripristino di emergenza.

Che si tratti di un disastro naturale o causato dall'uomo, una piccola impresa senza un piano di ripristino di emergenza non dispone di una rete di sicurezza per sopravvivere con perdite accettabili. In poche parole, le grandi imprese possono permettersi di spendere soldi in caso di disastri, mentre la tua piccola impresa no.

Inoltre, la mancanza di piani e soluzioni di protezione è, ad esempio, il motivo per cui gli hacker prendono di mira le piccole imprese quando pianificano gli attacchi informatici. Esatto, senza eseguire il software di protezione dal ransomware di NAKIVO o di qualsiasi altro fornitore, una piccola organizzazione rischia di diventare inutilizzabile subito dopo una singola iniezione di ransomware. Al contrario, il 96% delle aziende con pratiche di backup implementate si riprende con successo da incidenti ransomware.

Elementi chiave di un piano di Disaster Recovery per una piccola impresa

In teoria, la guida universale in una frase per qualsiasi piano di ripristino di emergenza suonerebbe come "la preparazione è la chiave" o "aspettarsi tutto". Tuttavia, quelle frasi sono troppo ampie per chiamarle una guida. Restringeremo le cose ed espanderemo i punti principali di un piano di DR. Di seguito troverai consigli che possono aiutare le piccole imprese a sopravvivere a tempi difficili e riprendere la produzione dopo un disastro.

Crea un piano di risposta immediata

Innanzitutto, devi capire cosa fare subito dopo un disastro. Che si tratti di incendi, inondazioni, terremoti, interruzioni di corrente impreviste o qualsiasi altra emergenza, è necessario un piano d'azione. Quanto prima puoi reagire a un disastro, minori saranno le perdite che la tua organizzazione subirebbe quando colpisce.

Per ridurre al minimo l'impatto del primo minuto, istruisci i tuoi dipendenti sulle loro azioni di fronte a un disastro. Condividi le aree di responsabilità, documenta guide dettagliate per diversi scenari di disastro e assicurati di formare i tuoi lavoratori. Quando ogni persona sa chi contattare e cosa fare in caso di emergenza, le conseguenze devastanti della maggior parte dei disastri per i membri del personale, le risorse e l'inventario dell'organizzazione possono essere mitigate.

Sviluppare una strategia di ripristino di emergenza

Garantire l'efficacia dell'approccio DR è possibile solo quando si conoscono i processi e le interdipendenze delle parti dell'organizzazione. Analizzare come è costruita e come funziona la tua organizzazione ti aiuterà a capire l'importanza di ogni elemento per la produzione. Dopo che sei stato informato sul ruolo di ogni parte dell'infrastruttura, puoi classificarle in base alla priorità. Quando l'importanza di ogni anello della catena è chiara, ecco cosa devi fare:

1. Determina il tempo di inattività massimo che la tua azienda può tollerare . Nel settore IT, lo chiamano l'obiettivo del tempo di ripristino o RTO.
2. Scopri la quantità e il tipo di risorse necessarie per raggiungere tale obiettivo. Comprendi chiaramente quante risorse finanziarie, umane e hardware, tra le altre, ha e di cui la tua organizzazione ha bisogno. Rimani realistico e bilancia i requisiti di recupero con le tue capacità.
3. Sviluppare un piano di ripristino di emergenza graduale basato sulle priorità che coinvolga in modo efficiente le risorse disponibili. Non pensare solo a un piano, ma documentarlo. E, naturalmente, non lasciare il piano sulla carta finché un disastro non diventa reale.
4. Metti alla prova la tua strategia e, se necessario, modifica le sequenze di ripristino per ottimizzare l'utilizzo delle risorse e soddisfare i requisiti.

Garantire la protezione dei dati

Per proteggere con successo una delle risorse più preziose di un'organizzazione, che sono i dati, è necessaria una strategia di backup e ripristino specifica in atto. Un approccio efficace alla protezione dei dati comprende due punti ugualmente importanti:

• Backup regolarmente aggiornati – per garantire la pertinenza dei dati di backup
• Ripristino rapido e flessibile – per garantire la disponibilità dei dati su richiesta

Sia gli aggiornamenti regolari del backup dei dati che i flussi di lavoro di ripristino rapido non possono essere implementati manualmente. La quantità di dati e la complessità delle infrastrutture IT anche nelle piccole organizzazioni rendono l'automazione obbligatoria per le attività di protezione dei dati. Un'efficace automazione della protezione dei dati è possibile con due scelte: l'installazione di un'appliance di backup o l'utilizzo di una soluzione software specializzata.

L'acquisto di dispositivi di backup proprietari già pronti può essere troppo costoso per le piccole imprese. D'altra parte, le soluzioni software moderne forniscono un insieme uguale di funzioni di protezione dei dati offrendo al contempo modelli di licenza flessibili e prezzi convenienti. Dal punto di vista dell'equilibrio costi-efficienza, le soluzioni software per la protezione dei dati sono le più adatte per le piccole organizzazioni con budget limitati.

Procurati forniture e sistemi di emergenza

Quale sarà la prima cosa di cui tu, i tuoi membri del personale e la tua stessa azienda avrete bisogno subito dopo che si verifica un disastro? Le forniture di emergenza possono includere articoli di pronto soccorso, cibo e acqua potabile. I sistemi di emergenza sono generatori di corrente di riserva, il raddoppio di infrastrutture informatiche e dischi con backup dei dati.

Puoi trovarti, ad esempio, fisicamente isolato in ufficio, tagliato fuori dal tuo quartiere, leggermente o gravemente ferito a causa di un disastro. I kit di pronto soccorso, le scorte di acqua e cibo sono lì per supportare te e i tuoi dipendenti in quell'emergenza. Consegnare farmaci di base, alcuni alimenti secchi e in scatola, carta igienica e un paio di dozzine di bottiglie d'acqua in ufficio non è né costoso né richiede tempo. Porta abbastanza forniture per sostenere il tuo normale personale d'ufficio per almeno una settimana.

A loro volta, i server di backup remoti, l'hardware di riserva e le repliche dell'ambiente virtuale possono aiutarti a ripristinare il funzionamento con tempi di inattività minimi. Quando il sito principale subisce un disastro, puoi reindirizzare istantaneamente i flussi di lavoro critici per la produzione a un sito secondario utilizzando una delle soluzioni complete di backup e ripristino.

Pertanto, crea un elenco di materiali di consumo e hardware necessari per mantenere operativa la tua attività in caso di emergenza e ottenerli. Forse non avrai mai bisogno di quelle risorse di emergenza. Ma sicuramente vorresti averli a posto quando un disastro colpisce la tua attività.

Rivedere l'assicurazione

L'assicurazione è ciò che anche gli imprenditori rimandano spesso finché non è troppo tardi. Se non hai una copertura assicurativa, fai tutto il necessario per ottenerla il più rapidamente possibile. Non tutte le organizzazioni subiscono un disastro, è vero. Tuttavia, non si sa mai quando la fortuna si esaurisce e l'assicurazione può aiutarti ad alleggerire il tuo onere finanziario per mantenere l'organizzazione operativa dopo un disastro.

E se hai assicurato la tua attività, controlla se il tuo piano attuale copre i rischi necessari, compresi quelli tipici della tua posizione. Ad esempio, il fatto che la tua sede si trovi in ​​una regione con un'intensa attività sismica non garantisce che la tua assicurazione copra le tue perdite in caso di terremoto. Quando vedi i rischi che sono nel piano di ripristino di emergenza ma non nel piano assicurativo, considera di espandere il tuo pacchetto assicurativo.

Avere un piano di contatto post-disastro

Dopo aver completato i passaggi urgenti del piano di risanamento, indipendentemente dal fatto che le conseguenze disastrose siano mitigate o meno, ci sono persone e istituzioni da notificare. La tua lista di controllo può includere contatti come:

• Grandi clienti
• Fornitori critici
• Funzionari governativi
• Agenti assicurativi
• Avvocati
• Agenti immobiliari
• Fornitori IT

Crea questo elenco di contatti in anticipo per evitare di perdere qualcuno di importante in una situazione tesa e stressante post-disastro. Ricorda che notifiche tempestive inviate alle persone giuste possono aiutare a rendere trascurabili gli esiti del disastro.

Diversificare la logistica

Nessuna azienda è isolata. Le tue operazioni e i tuoi guadagni dipendono da connessioni esterne così come dipendono da processi interni. Un disastro può trasformarti in un anello mancante per i tuoi fornitori e viceversa.

Pertanto, le catene logistiche dovrebbero essere supportate proprio come i dati critici e l'infrastruttura IT. Fornitori, percorsi e soluzioni alternativi dovrebbero essere trovati molto prima di un disastro perché sarai troppo occupato per cercarli dopo che la tua attività sarà colpita.

Non rimandare la creazione di un piano di ripristino di emergenza

Circa il 21% dei proprietari di piccole imprese che non hanno un piano DR afferma che non è stato un compito prioritario per loro. Questo è un approccio che potrebbe essere dannoso. Anche se altre attività possono essere fondamentali per il funzionamento e la redditività dell'azienda, una strategia di ripristino di emergenza non deve essere priva di priorità e posticipata.

La mancanza di tempo non è una scusa quando è in gioco l'intera organizzazione. La ridistribuzione dell'orario di lavoro e la perdita di una parte dei potenziali guadagni per dare priorità allo sviluppo di un piano di ripristino di emergenza è un passo astuto. Sarai in grado di guadagnare molti più profitti in un periodo in cui la tua piccola impresa può sopravvivere a un disastro devastante con perdite minime.