Abbandona il fax: la guida completa all'invio di fax online

Sì, nel 2017 le persone continuano a inviare fax. La cosa più scioccante è che svolge ancora un ruolo importante nelle operazioni quotidiane di molte aziende. I documenti legali, medici e tutto ciò che necessita di una firma devono essere inviati via fax. Tuttavia, la tecnologia ha fatto molta strada, fornendo alle aziende un nuovo modo di inviare fax che consente di risparmiare tempo e denaro.

La tua azienda non ha più bisogno di un normale apparecchio fax per inviare e ricevere documenti importanti che richiedono firme e l'invio di fax non richiede più la composizione di numeri, con o senza prefisso, per funzionare. Giusto! Ora puoi inviare fax come se mandi un'e-mail: tramite Internet.

Che cos'è il fax in linea?

Il fax in linea è la versione modernizzata del normale fax. Il fax online invia i fax in formato digitale tramite la tua connessione Internet dal tuo computer o dispositivo mobile, mentre il fax normale richiede una linea telefonica e qualcuno in piedi davanti al proprio apparecchio fax in attesa che il tuo messaggio, forse, venga stampato.

In poche parole: è molto più comodo da usare, il che lo rende un dispositivo necessario per aziende di ogni tipo. Inoltre, ci sono un certo numero di fornitori tra cui scegliere.

Vantaggi del fax in linea

Ci sono molti vantaggi nell'usare i fax online rispetto ai normali fax, quindi analizzeremo quelli che possono sembrare ovvi, ma devono essere menzionati.

Nessun hardware o software autonomo:
Il fax in linea elimina la necessità di avere un apparecchio fax con una propria linea telefonica dedicata. Meno hardware significa meno problemi; meno problemi significa meno tempo e denaro spesi per risolverli.

Costi telefonici ridotti:
I costi del telefono inevitabilmente diminuiranno grazie al non dover più fare affidamento su un fax con una linea telefonica dedicata. L'unico costo a parte il tuo abbonamento mensile sarebbe per il tuo servizio Internet, che dovresti già avere. In effetti, molti provider VoIP aziendali offrono il fax virtuale come componente aggiuntivo o parte del loro servizio. Vedi i primi dieci provider PBX ospitati qui.

Riservatezza aggiunta:
I fax online possono essere inviati direttamente alla tua e-mail anziché al fax dell'ufficio a cui tutti hanno accesso. Molti fax contengono documenti legali con dettagli sensibili che devono rimanere riservati. Avere i fax inviati direttamente alla tua e-mail elimina questo potenziale rischio. Per ulteriori informazioni sulla protezione della rete VoIP, fare clic qui.

Incentrato sull'e-mail:
Il fax online mantiene le cose private, organizzate e riduce i costi della carta. I fax possono essere effettuati tramite un'e-mail. Tutto quello che devi fare è semplicemente inviare un'e-mail con il numero di telefono del destinatario e il nome di dominio fornito nella riga dell'indirizzo. Ecco la nostra guida rapida su come inviare fax direttamente tramite Gmail.

Fax internazionale:
Poiché l'invio di fax in linea non richiede una linea telefonica dedicata, i dati non vengono trasferiti tramite PSTN, quindi non ci sono costi aggiuntivi o grattacapi. Come la posta elettronica, i fax online possono essere inviati ovunque e in qualsiasi momento. Assicurati di controllare i migliori servizi di fax online del 2017 per maggiori informazioni.

Ripartizione delle funzioni

A seconda del provider, l'invio di fax online include tantissime funzioni utili di cui le aziende possono trarre vantaggio. Ecco alcune delle caratteristiche importanti che non vuoi assolutamente perdere:

Consegna di gruppo:
La consegna di gruppo porterà a un aumento significativo della produttività dell'ufficio, consentendo alle aziende di inviare fax a venti indirizzi diversi contemporaneamente. I destinatari riceveranno un messaggio nella loro casella di posta.

Mobilità:
La possibilità di programmare, inviare e ricevere fax fuori dall'ufficio consente un'intensa mobilità. Finché disponi di una connessione a Internet, puoi inviare e ricevere fax. Se i dipendenti sono in viaggio o in viaggio, non sarà più necessario dedicare tempo alla ricerca di un fax solo per inviare o ricevere un singolo documento. Puoi anche inviare un fax dal tuo telefono.

Firme elettroniche:
Con il fax ancora utilizzato come metodo principale per lo scambio di documenti o contratti legali e vincolanti, è fondamentale disporre della funzione per firmare digitalmente qualsiasi modulo che potresti dover inviare o ricevere. Con l'invio di fax online, gli utenti possono firmare digitalmente o importare facilmente la propria firma autografa.

Screening dei fax indesiderati:
Indipendentemente da ciò che la tua azienda utilizza principalmente, che si tratti di telefono, e-mail o fax, lo spam renderà sempre nota la sua presenza. L'invio di fax in linea aiuta a eliminare il problema consentendo alla tua azienda di filtrare gli indirizzi buoni da quelli cattivi utilizzando la funzionalità di whitelist o blacklist.

Condivisione di file di grandi dimensioni:
Quando la tua azienda utilizza rigorosamente la posta elettronica per inviare file, potresti scoprire che è impossibile inviare file oltre un determinato limite di dimensioni. Con l'invio di fax online è ora possibile inviare file di oltre 100 pagine, oltre a video, immagini ad alta risoluzione, file audio e fogli di calcolo. Combinati con la consegna di gruppo, possono essere inviati a più persone con poca difficoltà.

Per un'analisi più approfondita delle funzionalità di fax in linea, consulta questo articolo che elenca dieci potenti funzionalità di fax in linea.

Elenco dei fornitori

Per vedere quali sono le opzioni della tua attività, analizzeremo ciò che ciascun fornitore offre in modo da poter determinare ciò che si adatta meglio alle esigenze della tua azienda.

Fornitore
Costo mensile del piano più economico	$ 4,95	$ 7,99	$ 6,63	$ 9,17	$ 14,13
Costi di installazione	Nessuno	Nessuno	Nessuno	Nessuno	Nessuno
Limite di invio e ricezione di fax	500 pagine condivise	500 pagine condivise	500 pagine condivise	200 ricevuti – 100 inviati	150 ricevuti – 150 inviati
Tariffa superiore al limite per fax	0,03/centesimi/pagina	0,06/centesimi/pagina	0,03/centesimi/pagina	0,10/centesimi/pagina	0,10/centesimi/pagina
Lunghezza di stoccaggio	Illimitato	Illimitato	Illimitato	Illimitato	Illimitato
Prova gratuita	30 giorni	30 giorni	30 giorni	30 giorni	30 giorni
Opzione mese per mese	sì	No	sì	sì	sì
Sconto annuale di pagamento anticipato	No	sì	Sì, risparmia $ 15	Sì, 1 mese gratuito	Sì, 2 mesi gratis
App mobile	sì	sì	sì	sì	sì
App desktop	sì	sì	sì	sì	sì
Accesso al browser web	sì	sì	sì	sì	sì
Numero verde di fax	sì	sì	sì	sì	sì
Programma di consegna	sì	sì	No	sì	sì
firma elettronica	No	sì	sì	No	sì
Integrazione e-mail	sì	sì	No	sì	sì
Ulteriori informazioni	Nextiva VFax	RingCentral Fax	MetroFax	Miofax	eFax

Come puoi vedere, la maggior parte di questi provider offre molte delle stesse funzionalità; tuttavia, nessuno di questi fornitori offre tutto ciò che potresti cercare. C'è sempre un compromesso. Ancora una volta, spetta a te, l'imprenditore, decidere cosa è meglio per la tua azienda.

La nostra presa

A questo punto, non c'è motivo di continuare a utilizzare un normale apparecchio fax. Il costo per impostare il fax online è inesistente con i fornitori menzionati in precedenza e i loro piani più economici non superano i $ 15 al mese: alcuni fornitori consentono persino ai clienti di aggiungere il fax online ai loro servizi UC esistenti.

Se la tua azienda dispone di una connessione Internet sicura, potresti anche passare all'invio di fax online. La nuova tecnologia apre le porte a nuovi tipi di minacce, ma i provider VoIP restano al passo. Se questo è un problema relativo ai tuoi documenti importanti, leggi questo articolo per ulteriori informazioni sul rapporto di metà anno di Cisco 2017 sulla sicurezza informatica.

Tutti i vantaggi, nessun aspetto negativo

Stai risparmiando tempo, la tua privacy rimane intatta, stai pagando meno e puoi condividere file di grandi dimensioni con più persone contemporaneamente che le email potrebbero non essere in grado di gestire.

I fax occupano spazio, costano denaro per la riparazione, non filtrano lo spam, qualcuno deve stare in piedi sopra per assicurarsi che il destinatario riceva il fax e puoi inviare un solo documento alla volta, tutto ciò è eliminato se la tua azienda è disposta ad andare online.

Sembra che l'unico motivo per cui le persone usano ancora il fax normale è che non sanno che il fax online è una cosa. Non vedo vantaggi reali nell'avere un apparecchio fax dedicato in ufficio. Trova il provider che meglio si adatta alle esigenze della tua azienda e approfitta di ciò che il fax online ha da offrire e non dovrai più voltarti indietro.

Quando hai finito di leggere questo articolo, leggi la nostra guida in cinque passaggi per inviare un fax da Gmail. Vedrai quanto è facile inviare fax online e ti prenderai a calci per non aver cambiato prima.

Letture aggiuntive:

Nextiva Fax