I 7 migliori strumenti di collaborazione sui documenti in tempo reale nel 2022

I software di gestione dei progetti come Basecamp e Asana consentono ai membri del team di creare elenchi di cose da fare, ricevere incarichi di progetto e commentare i file caricati.

Nonostante l'utilizzo degli strumenti di cui sopra, un recente studio di Nintex ha rilevato che il 39% dei dipendenti ha ancora difficoltà con la collaborazione e la modifica dei file in tempo reale.

I migliori strumenti di collaborazione sui documenti nel 2020 consentono a più membri del team di scrivere e modificare bozze in tempo reale. Questi strumenti aiutano a prevenire problemi di comunicazione consentendo un processo di creazione dei documenti più rapido e snello.

Caratteristiche essenziali da cercare

Oltre alla modifica in linea in tempo reale, cerca le funzionalità dello strumento di collaborazione sui file come:

• Salvataggio automatico
• Cronologia delle versioni
• Controllo della versione
• Tenere traccia delle modifiche
• Notifiche di nuove modifiche
• Più formati di file
• Commentando
• Tagging degli utenti
• Chatta messaggistica istantanea
• Modelli di file predefiniti
• Integrazione dell'app
• Accessibilità dei dispositivi mobili
• Controllo dell'accesso ai file
• Accesso online e offline
• Spazio di archiviazione file scalabile

I migliori strumenti di collaborazione sui documenti

Gli strumenti di gestione dei documenti seguenti includono le funzionalità di cui sopra e hanno le migliori recensioni degli utenti nel 2020.

documenti Google

Con oltre 800 milioni di utenti attivi in ​​tutto il mondo, Google Docs è il più noto di tutti i software di collaborazione sui documenti in questo elenco.

Tuttavia, molti non si rendono conto che, oltre ad aggiungere commenti e apportare modifiche a una bozza finita, è possibile una collaborazione online in tempo reale con Docs.

Fino a 200 persone possono visualizzare contemporaneamente un documento e 10 utenti possono apportare modifiche simultanee in tempo reale.

Tutte le modifiche vengono aggiornate automaticamente nello stesso documento principale e salvate nel cloud, quindi non è necessario creare un nuovo documento per ogni bozza. Questa funzionalità di controllo della versione impedisce ai team di apportare modifiche a bozze obsolete.

I documenti vengono condivisi via e-mail o tramite un URL e i team leader possono selezionare quali dipendenti specifici possono modificare direttamente, suggerire modifiche o avere accesso di sola visualizzazione.

La funzione "Modifiche in tempo reale" mostra gli aggiornamenti in tempo reale con codice colore che più persone hanno apportato a un file. Gli utenti possono tenere traccia delle modifiche per vedere le versioni precedenti dei file senza le nuove modifiche, approvare o negare le modifiche. Possono anche inserire commenti nella barra laterale, taggarsi a vicenda in questi commenti o comunicare tramite messaggi di chat.

Documenti consente inoltre agli utenti di salvare file in più formati, inclusi PDF, testo normale, pagine Web e RTF. È una scelta saggia per i team che si concentrano su software di facile utilizzo o per le aziende più piccole che necessitano di uno strumento di editing gratuito.

Prezzi e piani

Google Docs può essere acquistato come parte del pacchetto del prodotto G Suite o da solo. La tabella seguente confronta i prezzi e i piani del piano gratuito di Google Docs Personal e del piano a pagamento di Google Docs Business.

Microsoft 365

Microsoft 365 (in precedenza Microsoft Office 365) consente agli utenti simultanei di creare e modificare documenti tramite SharePoint Online e OneDrive for Business.

Una volta che un documento è stato creato e salvato nel cloud, gli utenti possono invitare altri membri del team a collaborare con loro inviando loro un collegamento al file o via e-mail.

Come in Google Docs, ogni utente dispone di autorizzazioni file specifiche per l'accesso alla knowledge base, impostate dal creatore del file. L'accesso può anche essere controllato tramite 365 Gruppi, che divide tutti gli utenti in squadre. A ciascun team può essere concesso o negato l'accesso a documenti specifici, velocizzando il processo collaborativo.

Le nuove modifiche ai documenti vengono sincronizzate automaticamente e possono essere visualizzate in linea o nella barra laterale. I revisori possono tenere traccia delle modifiche apportate solo da dipendenti specifici o visualizzare un riepilogo di tutte le nuove modifiche apportate da un team. I markup possono essere visualizzati in anteprima prima che le modifiche suggerite vengano accettate e i revisori possono accettare le modifiche in blocco o individualmente.

Oltre a apportare modifiche dirette in tempo reale, gli autori possono comunicare tra loro tramite commenti, tag utente e messaggi di chat nell'app Microsoft Teams. Soprattutto, poiché viene fornito con Microsoft Teams, è uno dei pochi strumenti qui che consente la videoconferenza durante la modifica dei file.

Microsoft 365 consente fino a 99 editor simultanei per documento.

È adatto per i team che desiderano passare all'aggiornamento di Microsoft Teams da Skype e altri strumenti di comunicazione aziendale e per coloro che devono dividere team più grandi in gruppi di modifica più piccoli.

Prezzi e piani

Microsoft 365 ha tre piani aziendali a pagamento, che possono essere fatturati su base annuale o mensile. Come mostrato di seguito, le uniche vere differenze tra i tre piani sono relative alla sicurezza e all'archiviazione, quindi la maggior parte delle aziende può cavarsela con la versione Business Basic.

Zoho WorkDrive

Writer di Zoho WorkDrive è una piattaforma di creazione e modifica di documenti online in tempo reale ideale per le aziende che hanno numerosi file che richiedono una collaborazione frequente tra i dispositivi.

La sua interfaccia "pagina vuota" è progettata per eliminare le distrazioni durante la scrittura o la modifica. Per i revisori che devono eseguire modifiche particolarmente dettagliate, la "Modalità di messa a fuoco" dello strumento evidenzia solo una riga di testo alla volta.

Zoho include anche un assistente di scrittura virtuale, Zia, che scansiona i documenti per errori grammaticali e leggibilità.

Si integra con Microsoft Word e WordPress e viene fornito con una libreria di modelli per la stesura di documenti come le politiche delle risorse umane e gli inviti a eventi. Zoho WorkDrive include una funzione "Maschera contenuto" che consente agli amministratori di nascondere informazioni riservate o parti specifiche di un documento a revisori selezionati. Il suo "Blocco contenuto" consente al creatore del documento di selezionare quali parti del testo non vogliono modificare.

Le funzionalità aggiuntive di Zoho WorkDrive includono:

• Strumento di messaggistica chat rapida
• Cursori in tempo reale
• Modifica offline
• Accedere alle ricevute sui collaboratori
• Commenti e tag utente
• Tenere traccia delle modifiche
• Unione di documenti
• Firme digitali

Prezzi e piani

Zoho WorkDrive offre tre piani a pagamento che possono essere pagati mensilmente o annualmente. È possibile acquistare ulteriore spazio di archiviazione.

Scatola

Box è uno strumento sicuro per la condivisione di documenti e l'authoring collaborativo utilizzato dalle migliori aziende come Coca-Cola, General Electric e Olympus.

In passato, Box era esclusivamente un sistema di condivisione e archiviazione di file, ma ora consente agli utenti simultanei di creare e modificare documenti in Microsoft 365 e Google Docs.

Fornisce la modifica dei documenti sia interni che esterni, non ha un numero massimo di utenti e offre una memorizzazione illimitata dei documenti nel Box Drive. Le modifiche vengono salvate automaticamente e ogni editor ha notazioni e commenti con codice colore.

Rispetto agli altri strumenti in questo elenco, Box ha il maggior numero di integrazioni di app di terze parti.

Funziona con Salesforce, Zoom, le popolari alternative Zoom, Slack, Microsoft 365 e oltre 1.400 altre piattaforme di collaborazione in team. Ciò lo rende un'opzione eccellente per i team che devono comunicare tramite video o condividere i propri schermi quando apportano modifiche in tempo reale insieme.

È anche uno dei pochi strumenti in questo elenco in grado di effettuare videochiamate se integrato con Zoom.

Ulteriori caratteristiche includono:

• File e Drive barre di ricerca
• Blocco e sblocco dei file
• Controllo della versione del documento
• Modifica e accesso offline ai documenti
• Autenticazione a due fattori
• Conforme a HITECH e HIPAA

Prezzi e piani

Box ha quattro Business Plan a pagamento, ciascuno dei quali viene pagato su base annuale o mensile. La maggior parte delle aziende sarà servita al meglio dal piano Business Plus.

Carta Dropbox

Dropbox Paper è simile al sistema di collaborazione di Box in quanto, in passato, Dropbox era esclusivamente uno strumento per archiviare e condividere file.

Dropbox Paper è uno strumento di modifica dei documenti completamente gratuito che consente agli utenti simultanei di apportare modifiche e suggerimenti in tempo reale. Come con Zoho WorkDrive, l'interfaccia di Dropbox Paper è ordinata e priva di distrazioni come menu e barre degli strumenti, che sono disponibili solo quando è evidenziato un testo specifico.

Oltre a apportare modifiche alla linea in tempo reale, gli utenti possono utilizzare le funzioni di commento e tagging per dare suggerimenti nella barra laterale. Possono anche contrassegnare i commenti come non letti e modificare ed eliminare i commenti passati. È disponibile anche la cronologia dei commenti.

Pur essendo principalmente uno strumento di modifica dei file, Dropbox Paper offre anche le tempistiche dei progetti. Ciò consente agli amministratori di gestire le scadenze, utilizzare le funzionalità di gestione delle attività e impostare le tappe fondamentali del progetto per garantire che le responsabilità siano chiare.

È una buona scelta per le aziende che richiedono contorni di documenti specifici, hanno un numero elevato di persone che collaborano ai file e quelle che fanno molto affidamento su immagini e URL durante la creazione di contenuti.

Ulteriori funzionalità di Dropbox includono:

• Notifiche di commento in tempo reale
• Barra di ricerca
• Libreria di modelli predefiniti
• Scorciatoie da tastiera per la formattazione del documento
• Emoji commenti reazioni
• Inserimento di immagini trascina e rilascia
• Creazione automatica della galleria di immagini
• Incorporamento di link
• Possibilità di collegare più documenti

La carta è gratuita al 100%.

Bit.ai

Bit.ai è una piattaforma di collaborazione di file end-to-end con utenti in oltre 100 paesi, comprese aziende famose come Canon, MIT e Accenture.

Oltre alla modifica in tempo reale, gli Smart Documents integrati di Bit.ai consentono agli utenti di aggiungere contenuti da Google Drive, file cloud, collegamenti Web, SharePoint, Box e altro ancora. I documenti bit sono compatibili con numerosi tipi di file, inclusi PowerPoint, Excel, Word e altro.

Gli utenti possono anche collegare i documenti per una migliore organizzazione dei file e accedere al monitoraggio intelligente dei documenti durante il processo di revisione. Fornisce informazioni sui livelli di coinvolgimento dei collaboratori esterni. Per una maggiore sicurezza, gli utenti possono impostare date di scadenza per i file interni ed esterni.

I file sono organizzati per area di lavoro e organizzati in cartelle e sottocartelle. Le pagine wiki semplificano la ricerca di contenuti passati e la risposta a domande comuni. Sono inoltre disponibili la cronologia illimitata delle versioni dei documenti e le modifiche rilevate.

Nota, tuttavia, che non offre uno strumento di messaggistica in chat come alternative a Slack come Chanty e Twist.

Bit.ai funziona bene per i team che riutilizzano e riutilizzano frequentemente i contenuti passati, nonché per le aziende che collaborano frequentemente con editori al di fuori della loro organizzazione.

Ulteriori caratteristiche includono:

• Co-autore
• Modifica della linea dal vivo
• Integrazione con Github, Miro e piattaforme di social media
• Libreria di modelli predefiniti
• Carica il contenuto passato su nuovi documenti
• Notifiche di modifica con codice colore
• Menzioni
• Funzionalità di commento

Prezzi e piani

Nozione

Notion è un'app di collaborazione in tempo reale progettata per sostituire una varietà di popolari strumenti di gestione del flusso di lavoro come Trello, Confluence e Asana.

Ha l'interfaccia più personalizzabile di qualsiasi strumento in questo elenco, consentendo agli utenti di creare il proprio sistema di organizzazione dei file della barra laterale, aggiungere elementi di azione e creare tag ed etichette per i file.

Oltre alle funzionalità standard come la creazione condivisa e la modifica in tempo reale, Notion offre cronologia delle versioni, accesso illimitato ai documenti per i membri del team e più opzioni di visualizzazione.

È l'ideale per le aziende che hanno bisogno di consolidare il numero di programmi software di collaborazione che stanno attualmente utilizzando, ma hanno comunque bisogno di funzionalità di collaborazione di progetto.

Le funzionalità aggiuntive di Nozione includono:

• Interfaccia senza distrazioni
• Versioni mobile e desktop
• Tasti rapidi
• Tagging degli utenti
• Funzione di commento
• Scadenze
• Notifiche
• Organizzazione dei contenuti drag-and-drop
• Formati Kanban board e to do list
• Libreria di modelli

Prezzi e piani

Notion offre un piano gratuito e tre piani a pagamento, fatturati mensilmente o annualmente. Gli strumenti di collaborazione sui file più importanti vengono forniti con i piani Team o Enterprise.

Utilizzo di software video per apportare modifiche in tempo reale

Oltre agli strumenti di collaborazione sui documenti di cui sopra, il software per conferenze Web può essere utilizzato anche per modificare i file in tempo reale.

Funzionalità come la condivisione dello schermo, uno strumento lavagna e il controllo del desktop remoto consentono a dozzine di dipendenti di accedere e modificare contemporaneamente i file con l'ulteriore vantaggio della comunicazione faccia a faccia.

I nostri confronti fianco a fianco di strumenti popolari come Zoom e WebEx semplificano la valutazione dello strumento di videochiamata adatto al tuo team.