Software di gestione dei documenti e loro vantaggi

I dati sono la parte più cruciale della tua attività in qualsiasi attività. Sono finiti i tempi in cui le aziende salvavano i propri dati sui libri; ecco perché esistono database sicuri per archiviare i tuoi documenti.

Ogni giorno in un’azienda vengono trattati moltissimi dati; ecco perché hai bisogno di un software efficiente adatto alle esigenze della tua azienda. Ecco un elenco di software gestionali che potrebbero essere utili per la tua azienda.

Il software di gestione dei dati adatto alla tua azienda

Software per la gestione dei documenti legali

Gli studi legali non sono esclusi dal software di gestione dei documenti. Gli avvocati possono mantenere i propri documenti organizzati e facilmente ricercabili utilizzando LexWorkplace. Questo prodotto basato su cloud aiuta gli studi legali con diversi documenti.

Ogni studio legale dovrebbe averlo perché

• Offre soluzioni migliori rispetto alle cartelle di finestre
• È un sistema migliore per uno studio legale per gestire i documenti rispetto a S: Drive
• Fornisce soluzioni di archiviazione cloud aggiornate
• È ideale per studi legali di tutte le dimensioni.

M-File

M-Files è uno strumento DMS che combina sicurezza, automazione ed efficienza. Combina tutti i file aziendali di diversi dipartimenti in un unico solido archivio elettronico. Il tuo team può accedere facilmente e istantaneamente alle informazioni da qualsiasi dipartimento.

Il software memorizza i documenti più aggiornati garantendo che il documento più rilevante sia accessibile. Aiuta inoltre a implementare l'accesso avanzato e la crittografia per controllare i file più sensibili.

Sebbene sia sofisticato, è eccellente per l'automazione del flusso di lavoro. Gli utenti possono condividere, modificare e rivedere i documenti per l'approvazione in base alle linee guida sul posto di lavoro.

Templafy

Templafy non solo è decente, ma è un DMS molto efficiente. Memorizza i file aziendali in una libreria coerente a cui gli utenti possono accedervi facilmente. Inoltre, consente al team di tenere traccia dei cambiamenti in tempo reale.

Con Templafy puoi creare facilmente vari documenti aziendali utilizzando modelli personalizzati. Lo strumento automatizza la creazione di file essenziali come contratti HR, NDA ed e-mail di servizio.

Questo software è anche intelligente poiché può ottimizzare l'intero processo di creazione utilizzando i suoi strumenti e funzionalità di regolazione. Può rilevare errori e incoerenze in un file e correggerli automaticamente con l'intervento dell'utente.

Salvacarta

Papersave è un altro strumento innovativo e facile da usare che consente alle aziende, indipendentemente dalle dimensioni, di gestire i propri file in modo più efficiente. Il software può anche acquisire le caratteristiche del documento in qualsiasi momento.

È il migliore nelle soluzioni ERP e CRM poiché consente agli utenti di acquisire il file dall'interfaccia utente. Grazie alla sua funzionalità di ricerca intuitiva, puoi recuperare il documento di cui hai bisogno.

Grazie alla sua solida sicurezza dei dati, puoi tenere traccia del file e monitorare tutte le modifiche apportate al file, consentendoti allo stesso tempo di delegare autorizzazioni specifiche al tuo team.

Fattori da considerare prima di scegliere il software di gestione dei documenti

Ci sono diverse cose che devi considerare prima di scegliere un DMD;

• Usabilità : innanzitutto devi considerare come utilizzerai il software. Assicurati che abbia un'interfaccia intuitiva che sia facile da navigare e comprendere
• Funzionalità : la maggior parte di questi strumenti offre agli utenti funzionalità eccellenti come la condivisione di file. Questa è un'ottima funzionalità poiché consente al team di guardare il file contemporaneamente, modificarlo e lavorare insieme
• Tieni traccia delle modifiche : un buon software ti consentirà di tenere traccia del file in tempo reale. Il software dovrebbe anche archiviare le versioni precedenti del documento in modo da poter ripristinare le versioni precedenti.
• Assicurati che lo strumento utilizzi il riconoscimento ottico dei caratteri : puoi digitalizzare rapidamente il file per un facile accesso quando usi l'OCR. Il software dovrebbe inoltre consentire una facile scansione dei file.

Vantaggi dell'utilizzo del software di gestione dei documenti nella tua azienda

Vale la pena investire in DMS poiché fornisce una base aziendale che aiuta a semplificare il flusso di lavoro. Migliora anche la produttività aziendale. Ecco i principali vantaggi del DMS per la tua azienda

Riduci lo spazio di archiviazione

I costi dei locali commerciali sono elevati, quindi avere un archivio per i tuoi documenti potrebbe costare di più. Gli strumenti DMS sono fondamentali poiché riducono lo spazio che avresti utilizzato per sistemare gli schedari. Quindi questi DMS sono un'ottima alternativa per l'archiviazione e ti aiuteranno a risparmiare spazio nel tuo ufficio. Se la tua azienda ha bisogno di copie cartacee, puoi conservarle in un altro luogo meno costoso, ad esempio un caveau.

Migliora la sicurezza

La sicurezza dei documenti è fondamentale per qualsiasi azienda perché i dati sensibili necessitano di protezione. Rispetto alle copie cartacee, DMS offre una maggiore sicurezza per i file sensibili poiché è possibile controllare l'accesso a tali documenti.

Inoltre, il DMS lascia traccia di chi ha visualizzato il file, quando lo ha controllato e se è stato modificato. Puoi anche contrassegnare avvisi automatici per documenti sensibili.

Facile recuperare il documento

Cercare e recuperare un file può essere complicato, soprattutto se stai cercando in una pila di file. La maggior parte dei lavoratori trascorre il proprio tempo cercando e organizzando il giusto documento stampato. Ciò influisce sulla produttività e limita la crescita, poiché il dipendente potrebbe persino perdere il documento smarrito.

Tuttavia, con DMS, potresti non doverti preoccupare della perdita o dello smarrimento dei documenti. Il software ti fa risparmiare tempo poiché richiede un comando per recuperare un file. Puoi anche accedere ai documenti da remoto se disponi di una connessione di rete.

Migliore backup in caso di disastro

La maggior parte dei DMS dispone di piani di backup e ripristino dei dati in caso di disastro. Con un backup digitale, i tuoi documenti sono al sicuro da incendi, inondazioni o altri disastri. Puoi facilmente tracciare i tuoi documenti quando utilizzi uno strumento di gestione dei documenti. Con la funzione di tracciamento dei documenti, non c'è alcuna possibilità di perdere o smarrire i documenti essenziali dopo averli visualizzati.

Aumentare la produttività

Risparmierai molto tempo con DMS, il che si traduce in una maggiore produttività. Poiché rintracciare questi documenti è facile, aumenterai il morale dei tuoi dipendenti e aumenterai la soddisfazione dei clienti. Un DMS offrirà alla tua azienda questi vantaggi.

• Competitività
• Pace della mente
• Migliori relazioni con i clienti
• Flessibilità

Conclusione

Dovresti ottenere un DMS su misura per la tua azienda per aiutarti a semplificare la gestione dei file nella tua azienda. Se desideri aumentare la produttività, sollevare il morale dei tuoi dipendenti e rimanere competitivo, ottieni soluzioni di gestione dei documenti convenienti e adatte alle tue esigenze aziendali. Ti aiuterà a semplificare le tue esigenze aziendali, assicurandoti di rimanere produttivo e redditizio.