Che cos'è un EDI (Electronic Data Interchange)? - Una guida

Pubblicato: 2021-07-15

Per quasi 20 anni, l'Electronic Data Interchange (EDI) è considerata una tecnologia fondamentale per la gestione della catena di approvvigionamento nelle aziende che offre vantaggi a più livelli. Electronic Data Interchange consente alle organizzazioni di scambiare informazioni mission-critical su ordini di acquisto, fatture, richieste di prenotazione e così via. Lo scambio elettronico di dati non è altro che una serie di regole che consentono alle aziende di comunicare tra loro. Sotto l'ombrello EDI, stiamo esaminando lo scambio di e-mail, note e documenti, che è supportato in modo efficiente da un software per leggere e interpretare queste informazioni.

Lo scambio elettronico di dati consiste nelle stesse informazioni che sarebbero state scambiate sulla carta. Tuttavia, in questo caso, c'è una perfetta integrazione tra due sistemi aziendali in modo che le stesse informazioni cartacee possano essere scambiate elettronicamente.

In questo articolo
  • Come funziona l'EDI?
  • Vantaggi dell'EDI
  • I suoi svantaggi
  • Implementazione EDI
  • Futuro da sapere
  • Casi studio
  • Risorse EDI
  • Esempi di scambio elettronico di dati

Come funziona l'EDI?

Un modo fondamentale in cui opera EDI è sostituire i processi più vecchi, che sono di natura manuale, come posta, fax o persino e-mail standard, implementando sistemi aziendali in grado di scambiare facilmente tali informazioni in formato elettronico.

In questo metodo, esiste un traduttore che inizialmente converte i dati dell'applicazione tra due partner commerciali o entità che effettuano transazioni. Queste sono organizzazioni, separate, che sono coinvolte in una transazione commerciale. Un classico esempio di tale transazione è tra una società OEM e un produttore e un acquirente. L'implementazione dell'EDI riduce notevolmente il tempo di ciclo per elaborare tali ordini o transazioni.

Vantaggi dell'EDI

Lo scambio elettronico di dati non è una nuova tecnologia. Ci sono stati casi in cui l'EDI è stato implementato anche in sistemi legacy, già negli anni '60. Ecco alcuni dei vantaggi, che confermano il fatto che lo scambio elettronico di dati è un mezzo di collaborazione e comunicazione molto efficace.

  • Ridurre i costi operativi

    Si stima che i costi operativi delle imprese si riducano di circa il 35% dopo l'implementazione dell'EDI. Ciò è dovuto principalmente alla riduzione o all'eliminazione di carta, stampa, archiviazione, archiviazione e altre aree simili, che avevano spese generali. Inoltre, riduce anche una notevole riduzione delle spese di manutenzione e dell'utilizzo delle risorse amministrative.

  • Migliora il tempo del ciclo aziendale

    Un elemento fondamentale per l'elaborazione dell'ordine è il tempo. Avere un processo manuale per lo scambio di informazioni può richiedere molto tempo per eseguire la transazione. Con Electronic Data Interchange, si stima che il tempo di ciclo migliori del 61%, principalmente a causa dei protocolli di automazione che vengono impostati al momento dell'implementazione.

  • Migliora la precisione dei dati

    L'implementazione di Electronic Data Interchange riduce qualsiasi tipo di errore perché l'intervento manuale in tali transazioni è minimo. Ciò migliora la qualità complessiva dei dati acquisiti, riducendo gli errori dal 30% al 40%.

  • Eco-compatibile

    Poiché Electronic Data Interchange opera in un ambiente senza carta, è completamente rispettoso dell'ambiente, determinando una drastica riduzione delle emissioni di CO2.

  • Migliora l'efficienza aziendale

    Un impatto diretto della riduzione dell'intervento umano si traduce in un miglioramento delle prestazioni complessive dell'azienda, creando un aumento significativo dell'efficienza dell'organizzazione a tutti i livelli. EDI migliora anche le relazioni con i partner commerciali come fornitori, clienti, distributori, grazie alla consegna più rapida di beni e servizi.

Svantaggi dell'EDI

Mentre stiamo esaminando alcuni dei vantaggi dell'implementazione dell'EDI, non si possono lasciar andare i limiti o gli svantaggi dell'EDI. Diamo un'occhiata ad alcuni degli importanti svantaggi che le organizzazioni devono prendere in considerazione.

  • Configurazione iniziale

    Anche se avere EDI sembra tutto banale, ma la configurazione iniziale di EDI (escluso l'ultimo WebEDI) è un processo che richiede tempo.

  • Norme da seguire

    EDI viene fornito con tutta una serie di standard di settore a cui le organizzazioni devono aderire. Questo può rappresentare una sfida perché le risorse devono essere impiegate per garantire che l'azienda raggiunga tali standard. Alcuni di questi standard includono UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS e HL7.

  • Sistemi di backup potenti

    Non si tratta solo di implementare l'EDI, ma anche di mantenerlo. Avere una tecnologia così vasta richiede robusti sistemi di backup e le organizzazioni hanno bisogno di risorse in grado di svolgere questa attività.

Implementazione EDI

L'implementazione dell'EDI non è altro che il processo mediante il quale il software EDI verrà distribuito nell'organizzazione, che è in linea con l'obiettivo o l'obiettivo definito. Durante l'implementazione dell'EDI ci sono alcune linee guida che devi seguire. Ecco 3 linee guida importanti per il tuo riferimento.

  • Decisione su chi esegue l'implementazione EDI

    Sebbene tu sia nuovo in questo framework EDI, non ci sarà alcun esperto all'interno dell'organizzazione in grado di implementare EDI, in particolare per le piccole e medie imprese. Pertanto, è importante avere un consenso nel decidere chi sarà il partner di attuazione per te. Le scelte sono molte, ma è necessario fare un'adeguata due diligence prima di selezionare il partner giusto.

  • Distribuire un consulente di terze parti

    Per ottenere un'implementazione EDI di successo, è meglio assumere un consulente di terze parti. Questa persona ti aiuterà a definire la roadmap del tuo percorso di implementazione EDI e ti aiuterà a selezionare il fornitore di software giusto.

  • Collabora con il tuo fornitore di software

    Dopo aver selezionato il fornitore del software per l'implementazione EDI, è importante collaborare con il fornitore e non lasciare tutto a lui. In questo modo, puoi creare un campione EDI interno che può quindi guidare il progetto.

Seguire queste linee guida può garantire un'implementazione regolare del tuo progetto EDI.

Futuro dell'EDI

Una cosa costante del futuro dell'EDI è l'incertezza che prevale, nonostante si tratti di una tecnologia secolare. L'EDI esiste da decenni ed è ancora la tecnologia preferita dalle aziende, tuttavia, molte agenzie hanno effettivamente previsto una potenziale fine della tecnologia. Questo potrebbe essere vero perché nel 2021 abbiamo visto spuntare opzioni tecnologiche alternative e le organizzazioni stanno esplorando opzioni, in particolare nel segmento della catena di approvvigionamento. Ci sono pochi aspetti da considerare quando si tratta del futuro dell'EDI, sulla base delle opinioni degli esperti

  • Le grandi imprese stanno pianificando di creare una competenza interna per l'elaborazione di EDI
  • A causa delle nuove tecnologie, le piccole e medie imprese affrontano costantemente una sfida per affrontare questo scenario dinamico
  • Si stima che il 95% delle implementazioni EDI siano fatte su misura, il che significa che richiedono ingenti investimenti nella manutenzione sotto forma di costi e risorse
  • Ci sono circa il 41% delle aziende che non hanno ancora implementato l'EDI

Casi di studio EDI

Questi casi di studio sono esempi di aziende che hanno implementato lo scambio elettronico di dati e ti forniranno un'idea dei vari percorsi intrapresi da queste aziende per implementare con successo l'EDI.

  • Nichirin UK Limited

    Consociata del conglomerato giapponese Nichirin Group, l'azienda produce e distribuisce vari tubi flessibili per autoveicoli ai produttori di veicoli nel Regno Unito

    Sfida

    • C'era un mandato guidato dall'aspettativa del cliente di implementare l'EDI per salvaguardare le relazioni commerciali e anche proteggere i ricavi.
    • C'era un requisito per impostare un'etichetta di imballaggio che doveva corrispondere all'avviso di spedizione
    • L'EDI e l'etichettatura erano un prerequisito per ottenere un premio per lo standard di qualità

    Nichirin ha implementato il prodotto OpenText Freeway Professional per affrontare le sfide sopra menzionate.

    Valore/vantaggi

    • Il fornitore conosceva scenari specifici (in questo caso i formati dei messaggi dei partner commerciali), che consentivano un'implementazione più rapida
    • Conformità raggiunta all'etichettatura conforme a ODETTE
    • Il venditore ha anche aiutato Nichirin a raggiungere lo standard di qualità JLRQ
    • Gli attributi chiave del sistema implementato da OpenText erano flessibilità e facilità d'uso

  • Carphone Dixons

    È una multinazionale che vende prodotti elettronici e di telecomunicazione, con sede a Londra.

    Sfida

    • L'acquisizione di nuovi fornitori richiedeva molto tempo
    • Man mano che l'organizzazione cresceva, c'era un requisito pertinente di commercio elettronico e automatizzava il processo

    Il prodotto implementato da Dixons Carphone era OpenText Trading Grid Messaging Service.

    Valore/vantaggi

    • Riduzione della tempistica del processo di on-boarding da settimane a giorni
    • Una soluzione completamente scalabile e sicura
    • Offre una migliore visibilità dei livelli delle scorte e anche i tempi di risposta migliorati

Risorse EDI

In questo segmento, presenteremo alcune risorse chiave e materiale di supporto, che aiuteranno le organizzazioni a decidere la giusta soluzione EDI. Queste risorse comprendono FAQ, un elenco esaustivo di glossari di termini importanti e molti altri.

  • Download di riferimento

    Si tratta di white paper che aiutano le organizzazioni a ottenere ulteriori informazioni sull'EDI. Per maggiori dettagli, puoi cliccare qui

  • Tutorial

    Qui puoi scaricare tutorial su XML, EDIFACT e ANSI. Per ulteriori approfondimenti su questi tutorial, fare clic qui.

  • Esempio di richiesta di offerta

    Questi esempi ti aiuteranno a farti un'idea di come definire i requisiti. Queste RFP serviranno da linea guida in quanto consistono in requisiti e criteri di valutazione. Puoi cliccare qui per accedere al campione.

Queste sono alcune delle risorse materiali per aiutare qualsiasi organizzazione che desidera conoscere i dettagli sull'avvio di un progetto EDI.

Esempi di EDI

Il motivo principale per l'implementazione dell'EDI è accelerare le transazioni commerciali. Alcuni degli esempi di EDI sono EDI 850, che è ordini di acquisto, EDI 214, che è lo stato della spedizione, e EDI 820, che riguarda più fatture, informazioni sui clienti e conferme di pagamento.

Pensieri finali

Nonostante l'EDI sia una vecchia tecnologia, le organizzazioni preferiscono ancora implementarla ed è ancora considerata una soluzione preferita nello spazio B2B. Sebbene la metodologia EDI non sia cambiata molto, i sistemi e gli strumenti utilizzati per eseguire questa azione hanno subito un cambio di paradigma, con molti sistemi ora disponibili su Cloud, che lo rendono flessibile, più economico, più facile da implementare e più facile da usare; inutile dire che viene fornito con una miriade di funzionalità.

Per le organizzazioni, è importante considerare sia i vantaggi che i limiti prima di procedere con l'implementazione dell'EDI. Tuttavia, devono anche garantire che il fornitore di servizi che sta implementando EDI disponga di credenziali solide e possa aiutarti a far crescere la tua attività.