Zoom Rooms: un caso convincente per alimentare il futuro delle riunioni

Il mese scorso ho incontrato Jeff Smith, Head of Zoom Rooms, per discutere in modo più approfondito le capacità della soluzione. In precedenza avevo scritto delle funzionalità di Zoom che "aumentano" la produttività e volevo basarmi su questa nozione, poiché mi rendo conto che c'è molto valore in ciò che Zoom sta facendo per consentire il futuro del lavoro ibrido.

Smith ha fatto molta luce su alcuni degli intenti alla base di molte funzionalità di Zoom Rooms, un'offerta che consente la collaborazione video HD in qualsiasi spazio, sia esso un ufficio a casa; o un incontro ibrido. Potrebbe anche essere un'aula. L'obiettivo esplicito della soluzione: facilitare le interazioni di persona in tempo reale e i partecipanti remoti.

È il tipo di soluzione per sale riunioni che semplifica operazioni come avviare una riunione premendo un pulsante, trovare gli orari migliori per prenotare una sala e condividere file, collegamenti, contenuti, ecc.

Smith ha affermato che è la natura nuova e asincrona della comunicazione creata durante l'era COVID-19 che ha spinto il fornitore di UCaaS a dover risolvere alcuni dei nuovi problemi mondiali associati all'essere in più fusi orari e luoghi.

Le basi della lavagna Zoom

Funzionalità come Zoom Whiteboard sono diventate: "molto, molto, più centrale nel modo in cui collaboriamo", ha osservato Smith. E le lavagne bianche di oggi sono molto più avanzate di quanto avremmo mai potuto immaginare. Se dai un'occhiata a cosa può fare la tecnologia della lavagna di Zoom, penso che ti rimarrai piacevolmente sorpreso.

"La lavagna diventa quello spazio in cui tutti i contenuti della nostra comunicazione possono essere collegati e visualizzati, tutto da una sessione di brainstorming all'inizio di quel flusso di lavoro."

Quindi, come si fa a convincere le aziende ad adottare questa tecnologia? Quella domanda – uno dei tanti potenziali ostacoli alla penetrazione, un altro è: come si fa a rendere tale tecnologia consumabile? Con un miliardo di casi d'uso non sfruttati per la tecnologia Zoom Rooms, Smith e io siamo finiti in quel wormhole.

"La prima cosa che osserviamo quando abbiamo sviluppato la nostra tecnologia lavagna è che ci sono casi d'uso specifici e pragmatici in cui posso utilizzare questo strumento nel mio team?"

Ci sono molte implicazioni della tecnologia, della formazione sulle risorse umane, della formazione generale dei dipendenti, dell'orientamento alle nuove assunzioni per i dipendenti virtuali, della collaborazione interna alle riunioni e persino del tipo di incontro con partecipanti esterni per sessioni di brainstorming e mappatura. Esiste anche un caso d'uso se hai bisogno di chattare con il tuo team di vendita e visualizzare/grafici per aumentare la comprensione.

Ogni utente Zoom ottiene l'accesso a queste funzionalità di base gratuitamente per quaranta minuti. Se vuoi di più, dovrai sborsare un po' di soldi e diventare un abbonato a pagamento. Una volta fatto questo, otterrai la piena funzionalità. Gli utenti di Zoom Whiteboard non pagati hanno alcune altre restrizioni, oltre a quel limite di tempo di 40 minuti.

"Comprendiamo che non sarà sfruttato da tutti, ma penso che una quantità significativa di persone che capiscono le implicazioni della tecnologia e la implementeranno nei loro stack".

L'accordo per rendere Zoom Whiteboard futuristico

Previsto per la disponibilità all'inizio del 2022, Facebook e Zoom hanno annunciato che si uniranno a Zoomtopia 2021. Ma per capire la relazione del duo: devi prima conoscere un po' di background.

Facebook ha realizzato quello che molti chiamano il "lancio a sorpresa" di una nuova app chiamata Horizon Workrooms verso la fine di agosto 2021. L'app estende una collaborazione virtuale riunendo utenti VR (realtà virtuale) e partecipanti alla chat video, portando il gigante dei social media più in profondità nel mercato della collaborazione.

L'obiettivo della coppia: consentire agli utenti di accedere alle lavagne Zoom e alle riunioni Zoom dall'interno di ambienti di lavoro virtuali sfruttando Horizon Workrooms disponibili su Oculus Quest di Facebook. Ecco cosa ho imparato. Tanto per cominciare, Zoom non sta cercando di perdere tempo o di entrare nella realtà virtuale senza motivo, con Smith che aggiunge:

“Zoom non sta solo cercando di entrare nella realtà virtuale; ma vogliamo risolvere i problemi del mondo reale. E se non ho uno schermo grande? E se non riuscissi a visualizzare il contenuto sulla lavagna.

È qui che entra in gioco la realtà virtuale per Zoom e diventa uno strumento che può aiutare gli utenti a visualizzare grandi quantità di contenuti senza l'uso di uno schermo di grandi dimensioni. "È un problema semplice che stiamo cercando di risolvere, ed è accaduto in modo tempestivo in concomitanza con Oculus e il suo sviluppo di Horizon Workrooms", ha riassunto Smith.

Hot desk del futuro

Un altro problema che Zoom sta cercando di risolvere, trovando il posto ottimale per sedersi in ufficio. Disponibile entro la fine dell'anno, una nuova funzionalità di hot desking consentirà ai dipendenti di prenotare postazioni e altre aree dei propri uffici con l'aiuto di una mappa interattiva.

L'obiettivo di Zoom è comprendere meglio la cronologia delle tue comunicazioni, con chi incontri e con quale frequenza ti incontri per riuscirci. L'analisi tenta di rispondere: con chi chatti spesso? Quanto sono profondi gli impegni che hai con quelle persone? Può quindi dare suggerimenti su dove sedersi tramite il client Zoom e anche in base ad altri fattori.

Gli utenti hanno anche una mappa visiva delle loro opzioni di posti a sedere e sanno chi altro si trova in quello spazio, stanza o zona condivisa.

“Se devo essere nei nostri uffici di San Jose e non sono mai stato a San Jose prima; Posso avere un'idea di com'è la disposizione dello spazio e persino fare un giro attraverso quell'edificio".

Lo stesso vale per la prenotazione di una sala conferenze. Per quanto riguarda l'esperienza, è una sorta di reception virtuale o chiosco per Zoom Rooms, dove gli utenti possono effettuare prenotazioni. Può anche dirti quando qualcuno è nella lobby e può guidarlo da te senza dover lasciare lo spazio in cui ti sei già allestito.

Gli utenti Zoom si sottopongono semplicemente a una rapida autenticazione per portare la loro esperienza Zoom personale su qualsiasi Zoom Room o dispositivo Zoom Phone tramite un codice QR. L'esperienza richiede Zoom per sfruttare i dati dei clienti, ma gli utenti possono accettare o meno come meglio credono. Mi è stato detto che non vengono utilizzati dati di conversazione privata.

Zoom spera di eliminare quella sensazione generica associata all'hot desking. Se devi spostarti, la tua esperienza dovrebbe essere la stessa su ogni workstation: la filosofia di Zoom.