VoIP conforme HIPAA: requisiti e fornitori principali

L'Healthcare Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) offre ai consumatori preziose protezioni per mantenere al sicuro le loro informazioni sanitarie personali.

Gli operatori sanitari devono soddisfare determinati requisiti volti a proteggere questi dati. In caso contrario, si rischiano pesanti multe o addirittura la reclusione. Una componente importante della conformità HIPAA risiede nella tecnologia utilizzata dalle organizzazioni sanitarie, dalle cartelle cliniche elettroniche e dai dispositivi diagnostici per la raccolta dei dati fino al servizio telefonico aziendale che utilizzano.

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• Che cos'è un sistema telefonico VoIP conforme a HIPAA?
• Requisiti di conformità HIPAA
• Conseguenze dell'utilizzo di un VoIP non conforme a HIPAA
• Quali sono i migliori sistemi telefonici conformi HIPAA?

Che cos'è un sistema telefonico VoIP conforme a HIPAA?

I servizi VoIP (Voice Over Internet Protocol) conformi a HIPAA devono seguire le linee guida HIPAA poiché i messaggi vocali e le chiamate registrate vengono archiviati come dati del computer. Questo tipo di dati è noto come ePHI (informazioni elettroniche sulla salute personale) ed è incredibilmente importante mantenerli al sicuro.

L'HIPAA ha un impatto su tutte le aziende e le organizzazioni che entrano in contatto con le informazioni sulla salute personale di un paziente. In quanto tali, queste aziende potrebbero non lavorare direttamente con i pazienti ma semplicemente far parte dell'ecosistema sanitario. Indipendentemente da ciò, qualsiasi organizzazione che gestisce i dati dei pazienti deve soddisfare questi standard.

Alcuni tipi di società che tradizionalmente devono soddisfare le linee guida HIPAA includono:

• Società di fatturazione
• Società di gestione pratica
• Consulenti di terze parti
• Piattaforme di cartelle cliniche elettroniche
• Fornitori di servizi gestiti
• Fornitori IT
• Società di fax
• Aziende di triturazione
• Fornitori di archiviazione fisica
• Fornitori di archiviazione cloud
• Servizi di hosting di posta elettronica
• Avvocato
• Ragionieri

Requisiti VoIP conformi HIPAA

Per essere conforme, un sistema VoIP deve soddisfare le misure di sicurezza sia fisiche che di rete. Sebbene vi siano numerose regole e regolamenti da seguire, qualsiasi tecnologia utilizzata per ospitare o trasmettere i dati dei pazienti deve:

• Mantenere e garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità di PHI ed ePHI
• Identificare e salvaguardare dalle minacce alla sicurezza e all'integrità delle informazioni dei pazienti
• Proteggere da usi o divulgazioni ragionevolmente non consentiti
• Garantire che i lavoratori, sia dipendenti diretti che appaltatori, rispettino le linee guida HIPAA

Per rimanere conformi alle leggi HIPAA, i sistemi VoIP devono soddisfare questi quattro requisiti principali:

Autenticazione

Solo gli utenti autorizzati dovrebbero avere accesso a ePHI. Ogni linea telefonica dovrebbe avere un ID utente univoco per garantire che solo i dipendenti appropriati abbiano accesso ai dati dei pazienti.

Crittografia

I dati del paziente devono essere crittografati durante la trasmissione o la condivisione. La maggior parte dei sistemi VoIP di qualità utilizzerà tecnologie di crittografia di alto livello come le reti private virtuali (VPN) o la sicurezza del livello di trasporto (TLS) per soddisfare questo requisito.

Registro delle chiamate

Per soddisfare i requisiti HIPAA, i sistemi telefonici VoIP devono essere in grado di registrare tutti i dati delle chiamate. Ciò include i metadati e le funzioni amministrative eseguite durante la chiamata.

Accordo di società in affari

Tutti i provider VoIP che lavorano con le aziende che raccolgono informazioni sanitarie devono stipulare un accordo di società in affari HIPAA (BAA). Questo agisce come un contratto che stabilisce obblighi di conformità.

Per ulteriori spiegazioni o per trovare risposte a domande specifiche, consultare il portale web di conformità HIPAA del Dipartimento della salute e dei servizi umani degli Stati Uniti.

Conseguenze dell'utilizzo di un VoIP non conforme a HIPAA

HIPAA impone sanzioni dirette alle organizzazioni che non rispettano gli standard delineati. Queste sanzioni vanno da piccole multe alla potenziale reclusione, anche se i leader aziendali non dovrebbero preoccuparsi che andranno in prigione per una violazione se hanno fatto uno sforzo in buona fede. Le sanzioni più dure sono riservate alle organizzazioni che volontariamente e consapevolmente hanno infranto le regole.

Livelli di violazione HIPAA

La legge suddivide le sanzioni in quattro livelli in base alla gravità della violazione.

• Primo livello: la società non era a conoscenza o non avrebbe potuto ragionevolmente sapere di una violazione dei dati. Le multe vanno da $ 1.000 a $ 50.000 per incidente con una multa massima di $ 1,5 milioni all'anno.
• Secondo livello: la società sarebbe stata a conoscenza della violazione esercitando la ragionevole diligenza. Non si crede, tuttavia, che abbiano agito con negligenza. Le multe vanno da $ 1.000 a $ 50.000 per incidente con una multa massima di $ 1,5 milioni all'anno.
• Terzo livello: la società ha agito con negligenza intenzionale, ma è stata in grado di correggere i problemi entro 30 giorni dalla violazione. Le multe vanno da $ 10.000 a $ 50.000 per incidente con una multa massima di $ 1,5 milioni all'anno.
• Quarto livello: la società ha agito con dolo e non è riuscita a porre rimedio al problema in modo tempestivo. Le multe partono da $ 50.000 per incidente con una multa massima di $ 1,5 milioni all'anno.

Potenziali accuse penali possono arrivare se HHS determina che c'era un intento doloso deliberato. HHS lavorerà con il Dipartimento di Giustizia per assegnare sanzioni penali ai trasgressori eclatanti.

Reputazione offuscata

Le sanzioni del governo federale possono danneggiare finanziariamente un'organizzazione, ma le violazioni dell'HIPAA hanno altre conseguenze. Le aziende che si trovano a non seguire gli standard HIPAA danneggiano la loro reputazione aziendale complessiva, portando alla potenziale perdita di clienti attuali o all'impossibilità di attrarre nuovi clienti.

Quali sono i migliori sistemi telefonici conformi HIPAA?

Sebbene molti dei principali provider VoIP dispongano di sistemi conformi a HIPAA, le aziende che desiderano acquistare un sistema telefonico dovrebbero confermare che la loro soluzione soddisfa le normative federali prima dell'acquisto. Diamo un'occhiata ad alcuni dei più diffusi sistemi telefonici VoIP conformi a HIPAA.

Nextiva

Nextiva è uno dei provider VoIP più quotati sul nostro sito e molte delle piattaforme Nextiva soddisfano le linee guida di conformità HIPAA.

Caratteristiche principali

• Chiamate illimitate
• Voce HD
• Presenza in tempo reale
• Fax in linea
• Linee conferenza
• Collaborazione di squadra

Pro e contro

Prezzo

Essenziale: a partire da $ 18,85 al mese per utente

• Chiamata vocale illimitata
• Fax Internet illimitato
• Numeri locali e verdi gratuiti
• Assistenza clienti 24×7

Professional: a partire da $ 22,95 al mese per utente

• Tutte le funzionalità essenziali
• Riunioni audio e video illimitate
• SMS aziendali
• Strumenti di collaborazione in team
• Segreteria telefonica per e-mail e SMS

Enterprise: a partire da $ 32,95 al mese per utente

• Tutte le caratteristiche professionali
• Registrazione delle chiamate e analisi vocale
• Registrazione audio e video conferenza
• Integrazioni Microsoft e Salesforce
• Gestione single sign-on

RingCentral

Uno dei provider VoIP più popolari, RingCentral ha un'impostazione HIPAA progettata per eliminare le informazioni in linea con gli sforzi di conformità HIPAA.

Caratteristiche principali

• Segreteria telefonica e saluto
• Videoconferenze
• SMS aziendali illimitati
• Numeri verdi e locali
• Riunioni in linea

Pro e contro

Prezzo

Essenziali: $ 19,99 al mese per utente

• Fino a 20 utenti
• Numeri di telefono o numeri verdi aziendali
• Chiamate illimitate negli Stati Uniti e in Canada
• SMS aziendali illimitati

Standard: $ 27,99 al mese per utente

• Tutte le funzionalità di Essentials
• Nessun limite per gli utenti
• Numeri di telefono aziendali in oltre 100 paesi
• Audioconferenza illimitata

Premium: $ 34,99 al mese per utente

• Tutto in standard
• Registrazione automatica delle chiamate
• Accesso unico
• Amministrazione e gestione multisito

Ultimate: $ 49,99 al mese per utente

• Tutto in Premium
• Rapporti sullo stato del dispositivo
• Avvisi sullo stato del dispositivo
• Memoria illimitata

Ingrandisci

Un'altra piattaforma leader, Zoom offre la conformità HIPAA insieme alla possibilità di modificare le impostazioni a livello di rete in base alle esigenze del cliente.

Caratteristiche principali

• Video e audio HD
• Feed della telecamera dei partecipanti
• Conferenze solo audio
• Messaggistica multipiattaforma

Pro e contro

Prezzo

Pay As You Go: $ 10 al mese per utente

• Numeri con sede negli Stati Uniti e in Canada
• SMS e MMS domestici
• Estensione all'interno e chiamate in uscita

Chiamate regionali illimitate: $ 15 al mese per utente

• Chiamate illimitate con Stati Uniti e Canada
• Effettua e ricevi chiamate da più dispositivi
• Aggiunta facoltativa per effettuare chiamate in altri 18 paesi

Pro Select Global: $ 20 al mese per utente

• Numero diretto
• Chiamate illimitate in più di 40 paesi
• Funzioni avanzate del telefono

Vonage

Vonage fornisce soluzioni conformi HIPAA alle aziende sanitarie attraverso i loro canali di comunicazione preferiti.

Caratteristiche principali

• Chiamata in attesa
• ID chiamante
• Voce HD
• Screening delle chiamate
• Continuità di chiamata
• Più dispositivi su un interno

Pro e contro

Prezzo

Mobile: $ 14,99 al mese per utente

• Chiamate e messaggi di testo illimitati
• Applicazioni mobili e desktop

Premium: $ 24,99 al mese per utente

• Videoconferenze
• Integrazioni CRM
• Operatore automatico multilivello

Avanzato: $ 34,99 al mese per utente

• Registrazione delle chiamate
• Trascrizione della segreteria telefonica
• Configurazione guanti bianchi

Tastiera

Costruito sulla piattaforma Google, Dialpad si è affermato come uno dei provider VoIP più affidabili disponibili.

Caratteristiche principali

• Chiamata illimitata
• Supporto per app per dispositivi mobili e softphone
• Registrazione delle chiamate
• Routing personalizzato
• Supporto al numero verde
• Rilevamento automatico dello spam

Pro e contro

Prezzo

Standard: $ 20 al mese per utente

• Integrazioni software di terze parti
• Trascrizione della segreteria telefonica

Pro: $ 30 al mese per utente

• Integrazione estesa con le app
• Più gruppi di suoneria
• Servizio clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Impresa: chiamare DialPad per il preventivo del cliente

• Estensioni telefoniche
• Analisi avanzate
• Integrazioni utente avanzate

Conclusione

La conformità HIPAA è importante per qualsiasi azienda che interagisce con i dati sanitari. Il governo federale ha ritenuto prioritario mantenere i dati dei pazienti protetti a tutti i costi, imponendo severe sanzioni per coloro che non rispettano la legge. Mentre il settore VoIP si è ampiamente adattato alle esigenze HIPAA, le aziende che utilizzano provider VoIP nuovi o più piccoli potrebbero trovarsi con meno protezioni del necessario. Le aziende dovrebbero includere la conformità HIPAA e la storia di fornitori di VoIP nel fornire soluzioni sicure HIPAA come una componente della loro decisione di acquisto complessiva.

Domande frequenti sul VoIP conforme HIPAA