Assumere nuovi dipendenti? Una guida alle best practice per l'onboarding virtuale
Pubblicato: 2021-09-01L'inserimento dei dipendenti è fondamentale per conquistare la fedeltà dei nuovi assunti. I rapporti hanno dimostrato che un corretto onboarding aumenta la fidelizzazione dei dipendenti fino al 69%.
La recente svolta degli eventi ha costretto molte organizzazioni a passare all'onboarding virtuale. Le aziende sono costrette a stare al passo con le interruzioni in rapida evoluzione imparando le migliori pratiche di onboarding virtuale.
L'onboarding virtualmente è il modo perfetto per mostrare la capacità tecnologica della tua azienda. Ecco le migliori pratiche di onboarding virtuale per garantire una transizione senza intoppi.
Che cos'è l'onboarding virtuale?
L'onboarding virtuale è più simile all'onboarding di persona. Ma in questo caso, i processi si svolgono virtualmente utilizzando risorse online come videoconferenze e webinar.
L'onboarding virtuale è diventato la norma, soprattutto con l'aumento dei lavoratori remoti. Ti consente di connetterti e interagire con i nuovi assunti, indipendentemente dalla loro posizione. In cambio, promuove la flessibilità consentendo di soddisfare tutte le modalità di lavoro.
Se desideri adottare l'onboarding virtuale dei dipendenti, sei incoraggiato a incorporare webinar, videoconferenze, testi e altri programmi interattivi a cui i nuovi dipendenti possono accedere tramite i loro dispositivi intelligenti.
Diamo un'occhiata alle migliori pratiche.
Primi preparativi
Il lavoro a distanza significa che i nuovi membri del team potrebbero non avere accesso alla maggior parte delle risorse della tua azienda. Ad esempio, non avranno un ufficio e un computer dedicati, per citare alcune risorse critiche.
Sta a te improvvisare e impostare quegli strumenti per loro il prima possibile. Si aspettano che tu metta le basi per loro prima che si uniscano ufficialmente all'organizzazione per garantire un'integrazione di successo nei loro ruoli.
Sebbene la maggior parte dei nuovi dipendenti abbia le attrezzature e i materiali necessari per lavorare da casa, alcuni potrebbero dipendere da te. Puoi colmare questa lacuna attraverso una comunicazione preventiva per scoprire quali risorse potrebbero aver bisogno.
Questa è anche la migliore opportunità per educarli alle risorse necessarie. Questi includono un computer affidabile, WiFi, webcam e strumenti di videoconferenza, VPN e cuffie di qualità.
Pianificare e comunicare in anticipo aiuta a evitare i disagi dell'ultimo minuto. Sarebbe un tale spreco se si pianifica l'onboarding di gruppo virtuale, solo per rendersi conto che solo due dipendenti su cinque possono accedere a zoom o ad altre piattaforme di videoconferenza.
Sviluppa una roadmap di onboarding virtuale
Un processo di onboarding di successo inizia con una tabella di marcia. Idealmente, una tabella di marcia è la base della tua strategia di onboarding virtuale. Garantisce che sia tu che i tuoi dipendenti seguite il percorso durante il viaggio di onboarding.
Quando si sviluppa una roadmap di onboarding, prestare attenzione alla sequenza temporale. Imposta la durata ideale per il processo di onboarding di ciascun dipendente, che è in media di 90 giorni.
Dovresti anche includere le attività chiave da svolgere durante l'onboarding. Questi includono l'apprendimento e la formazione dei dipendenti per aiutarli a comprendere la cultura della tua azienda.
La tabella di marcia dovrebbe evidenziare le pietre miliari, che mostrano le attività completate e i risultati attesi dopo il processo di onboarding.
Le attività chiave includono l'introduzione dei lavoratori ai tuoi obiettivi e alla tua cultura aziendale. Conosci il tuo nuovo team e configura il suo ambiente di lavoro digitale. Lascia che stabiliscano obiettivi personali prima di presentarli ai loro amici assegnati.
Inizia sviluppando un programma di assunzione e assicurati che soddisfi i periodi di prova. Man mano che i nuovi dipendenti avanzano, puoi assegnare loro compiti più specifici da completare e creare tempo per guidarli attraverso il loro ambito lavorativo.
Dovresti quindi inserire le attività e abbinarle ai traguardi che i nuovi dipendenti dovrebbero raggiungere. Supponiamo che tu voglia che padroneggino il tuo programma di lavoro aziendale entro le prime due settimane. Dovresti includerlo nel tuo programma di allenamento.
Sforzati di assicurarti che la tua roadmap copra tutti gli aspetti necessari per aiutare i dipendenti a dare il via ai loro ruoli.
Incorpora il software di bordo
L'uso del software per l'onboarding dei dipendenti virtuali è il trucco per portare nuovi membri nella tua organizzazione da remoto senza diminuire il coinvolgimento. I sistemi sono sicuri e di facile accesso.
Il software giusto consente ai nuovi dipendenti di conoscere la cultura e la storia della tua azienda dai loro computer.
Inoltre, l'onboarding software promuove l'accuratezza e la responsabilità. Questo è diverso dall'onboarding cartaceo, che può essere un po' difficile da monitorare. Il software di inserimento semplifica il monitoraggio dei progressi dei lavoratori senza riunioni faccia a faccia.
Ancora meglio, puoi dimenticarti di stampare centinaia di pagine per distribuire le informazioni di onboarding. Il software di onboarding facilita le riunioni virtuali e la distribuzione delle informazioni con pochi clic.
Il software di onboarding massimizza il facetime. Ti consente di trasferire tutte le informazioni critiche ai nuovi dipendenti.
In cambio, puoi dedicare la maggior parte del tuo tempo a discussioni di grande impatto. E risparmia il tempo che avresti speso per rispondere alle domande dei dipendenti.
Oltre a risparmiare tempo, l'integrazione di software riduce al minimo i rischi. Allo stesso tempo, riduce il tempo necessario tra la formazione dei lavoratori e il diventare produttivo.
Inoltre, investire nel software di onboarding aumenta la credibilità della tua azienda. I nuovi dipendenti sentiranno che prendi sul serio la tua attività. Saranno entusiasti di unirsi alla tua squadra.
Prenditi il tuo tempo per cercare un software affidabile per l'onboarding dei dipendenti e modernizza i tuoi processi. Il software semplifica il processo di reclutamento. Lo fa consentendo ai nuovi assunti di compilare moduli dal proprio computer comodamente da casa.
Con questo, i responsabili delle assunzioni possono concentrarsi su attività produttive. Possono lasciare che il software gestisca tutti i noiosi processi. Questi includono il controllo dell'accuratezza dei dati e il ricordo delle scadenze ai dipendenti.
Sviluppa un nuovo pacchetto di benvenuto per i dipendenti
Un pacchetto di benvenuto fa sentire i tuoi nuovi assunti apprezzati e apprezzati. Inoltre, è un modo perfetto per offrire loro tutte le informazioni necessarie per iniziare. Inoltre, li aiuta a stabilirsi e a prepararsi mentre aspettano le riunioni ufficiali di inserimento.
I pacchetti di benvenuto forniranno ai nuovi dipendenti approfondimenti sulla tua cultura aziendale. Questo li farà sentire entusiasti di entrare a far parte della tua azienda.
Prendi in considerazione la progettazione di pacchetti di benvenuto che puoi distribuire rapidamente elettronicamente ai dipendenti da casa. Dovresti inviare i pacchetti di benvenuto prima del primo processo di inserimento dei dipendenti.
Tieni presente che i pacchetti di benvenuto non devono essere utilizzati per condividere informazioni riservate come le password. Dovresti includere le nozioni di base, come gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono dei colleghi.
I pacchetti di benvenuto mirano a fornire ai nuovi lavoratori informazioni generali sulla tua azienda. Le informazioni li guidano durante le prime settimane o mesi nella tua azienda. Può essere un video dettagliato che li accoglie e dà loro un senso di appartenenza.
Includere fogli informativi come e-mail e accessi al computer. Aiuterà anche ad aggiungere elenchi di cose da fare e ordini del giorno per il primo giorno di onboarding virtuale per prepararli.
Rendi il video divertente e interessante. Evita di essere troppo formale perché vuoi far sentire i nuovi lavoratori a proprio agio nel loro nuovo posto di lavoro.
Se possibile, crea webinar di formazione per una parte significativa della formazione. Questo è un altro modo per far sentire i nuovi assunti benvenuti e apprezzati rispondendo a tutte le domande in tempo reale.
Assegna amici
Coinvolgere i nuovi assunti è entusiasmante. Ma può anche essere super stressante e richiedere molto tempo.
I responsabili delle assunzioni svolgono un ruolo cruciale nell'accoglienza e nella formazione di nuovi lavoratori nelle prime settimane e nei primi mesi. Ma ti aiuterà se hai un team più ampio per facilitare il processo.
Non puoi sbagliare con l'onboarding dei compagni per garantire il successo dell'onboarding. Per cominciare, i compagni di imbarco offrono un contesto. Questo aiuta i nuovi dipendenti ad adattarsi rapidamente ai loro ruoli.
Con il contesto, i lavoratori capiscono esattamente come contribuire al successo dei loro team.
I compagni di iscrizione offrono il tipo di contesto che non puoi trovare nei manuali. Aiuteranno i nuovi lavoratori a identificare le parti interessate rilevanti. Possono anche navigare attraverso diversi aspetti della tua organizzazione.
Grazie ai progressi tecnologici, ora puoi integrare gli strumenti di videoconferenza durante l'onboarding virtuale. Gli strumenti consentono di avere interazioni faccia a faccia con gli amici che sembrano proprio interazioni di persona.
Puoi connettere i dipendenti e gli amici assegnati via e-mail. Lascia che utilizzino mezzi di comunicazione adeguati a seconda delle preferenze degli amici. Inoltre, i compagni di onboarding migliorano la produttività.
Nella maggior parte dei casi, i nuovi dipendenti possono richiedere tempo per adattarsi all'ambiente di lavoro. Hanno bisogno di tempo per imparare le descrizioni e i requisiti del loro lavoro. E i compagni di onboarding entrano per accelerare il processo di apprendimento.
L'apprendimento rapido significa che possono diventare rapidamente produttivi nei loro ruoli. Pertanto, contribuiranno al successo della tua azienda.
Inoltre, l'assegnazione di compagni di assunzione migliora la soddisfazione dei nuovi assunti. Il motivo è che trovano più facile superare le sfide quando si uniscono a organizzazioni complesse.
Pianifica riunioni fuori sede occasionali
Tra le sfide più significative che devono affrontare sia i nuovi dipendenti che i datori di lavoro durante l'onboarding virtuale c'è la mancanza di interazioni. Nella maggior parte dei casi, le telefonate e le videoconferenze non sono sufficienti.
In alcuni casi, i dipendenti possono sentirsi isolati. E non c'è modo migliore per affrontare tali problemi che organizzare incontri fuori sede per i nuovi lavoratori. Si consiglia inoltre di tenere le riunioni lontane dagli uffici della propria azienda.
Le riunioni fuori sede rafforzano le relazioni tra i dipendenti virtualmente imbarcati e gli altri membri del team. Se eseguito correttamente, può aumentare il tasso di rotazione dei dipendenti.
Siamo in un'era in cui quasi tutto ruota attorno alla tecnologia. Ma le interazioni faccia a faccia sono fondamentali per migliorare le connessioni.
La comunicazione è significativamente fatta di linguaggio del corpo. E telefonate, skype ed e-mail possono arrivare solo fino a un certo punto.
Organizzare una riunione a tutti gli effetti è il modo migliore per far passare i tuoi punti. Inoltre, incoraggia i dipendenti ad esprimersi.
Anche riunioni fuori sede ben pianificate e personalizzate sono un ottimo modo per mostrare apprezzamento ai nuovi membri del team. Dimostra che sei entusiasta di averli a bordo. Di conseguenza, sei certo della loro lealtà e del loro duro lavoro.
Tuttavia, gli incontri di persona sono possibili solo se i dipendenti provengono dalla tua zona. Se provengono da luoghi geograficamente distanti, potresti avere difficoltà a mobilitarli. Ma puoi comunque organizzare incontri sociali sul web.
L'obiettivo è connettersi profondamente e far sentire i nuovi membri del team come parte della tua organizzazione.
Check-in regolari
I check-in regolari ti aiutano a determinare i progressi dei dipendenti. Inoltre, ti aiuta a stabilire l'efficacia della tua strategia di onboarding.
Effettua check-in settimanali. L'obiettivo è vedere la pietra miliare coperta e determinare se si rientra nel periodo di tempo impostato. Controllare le prestazioni dei lavoratori. Se necessario, risolvi eventuali problemi prima che accelerino.
Questa è anche un'opportunità per te di ottenere feedback dai dipendenti in merito al processo di inserimento. È quindi possibile utilizzare il feedback per migliorare la strategia. L'idea avvantaggia la tua azienda e il futuro dei lavoratori.
La parte migliore dell'onboarding virtuale è che i check-in sono facili come inviare e-mail o pianificare riunioni di zoom. Chiedi se i nuovi assunti hanno problemi ad adattarsi alla tua cultura. Puoi anche confermare se sei troppo veloce e devi rallentare il processo.
Creare una cultura amichevole per i lavoratori a distanza
Si è detto molto sulla creazione di una cultura aziendale in generale. La maggior parte dei responsabili delle assunzioni e degli imprenditori non si rende conto che i lavoratori remoti non condividono esperienze simili a quelle che lavorano nell'organizzazione.
Ti consigliamo di creare una cultura che soddisfi i tuoi lavoratori remoti. Questo li fa sentire apprezzati e inclusi indipendentemente da dove lavorano.
In caso contrario, i lavoratori a distanza potrebbero sentirsi come se fossero solo un collocamento temporaneo. Con questo, non metteranno tutto il loro potenziale per portare la tua attività a livelli più alti.
Inizia comprendendo il valore del lavoro a distanza. Comunica la cultura della tua azienda e incoraggia i lavoratori da remoto a esprimersi liberamente quando devono affrontare problemi.
Best practice e suggerimenti per l'onboarding virtuale
Il lavoro a distanza è diventato una norma. Negli anni a venire, quasi ogni organizzazione avrà almeno un lavoratore remoto.
L'onboarding virtuale mira ad aiutare i lavoratori a integrarsi perfettamente nella tua organizzazione. Inoltre, li fa sentire come se fossero parte della tua squadra. All'inizio può sembrare difficile. Ma le migliori pratiche di onboarding virtuale di cui sopra ti aiuteranno a farlo bene con le tue nuove assunzioni.
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