Ho-Ho... Ciao!: 5 modi per ravvivare il saluto della segreteria telefonica delle vacanze della tua azienda

Non molti potrebbero prenderlo in considerazione, ma il saluto della segreteria telefonica aziendale è probabilmente più importante di quanto pensi. Ora, probabilmente odiamo tutti registrare quei messaggi di saluto generici in segreteria a casa o sui nostri telefoni cellulari. Ma quando si tratta della nostra attività, un saluto robotico generico e senza vita probabilmente non lo taglierà. E grazie al software fornito con la tua soluzione VoIP aziendale, è più facile che mai cambiare i tuoi saluti al volo.

Se sei fuori ufficio, un messaggio di saluto in segreteria agirà essenzialmente come la prima linea di comunicazione tra te e i clienti o potenziali clienti. Quindi, ovviamente, questa potrebbe essere una grande opportunità per aggiungere un tocco di personalità, pur rimanendo il più professionale possibile. Ciò non significa che non puoi divertirti un po'!

Diffondere l'allegria per le vacanze

Con le festività natalizie alle porte, il messaggio di saluto della segreteria telefonica del tuo ufficio dovrebbe informare rapidamente i chiamanti di eventuali cambiamenti di orari, giorni o disponibilità. Oh, e quale modo migliore per diffondere i desideri delle vacanze se non con un saluto personalizzato e aggiornato, ovviamente, mantenendo allo stesso tempo i tuoi clienti potenziali e potenziali informati su dove sarai e quando.

Non tutti osserveranno le stesse festività e non tutte le aziende o anche i membri del tuo team saranno presenti alla stessa ora o addirittura giorni. È anche del tutto possibile che la tua attività rimanga aperta, ma modifichi gli orari di apertura. In ogni caso, la registrazione di un saluto personalizzato per le vacanze per la tua azienda può fare molto per migliorare l'esperienza del cliente.

Un breve riassunto: personalizzare il messaggio di saluto della segreteria telefonica

Ora, abbiamo trattato l'argomento un po' a lungo in passato, con modi infallibili per coinvolgere i chiamanti con il saluto della tua segreteria telefonica aziendale. Ancora una solida base per costruire il tuo nuovo messaggio di saluto vocale, tratteremo un breve riepilogo degli aspetti più importanti di un messaggio di saluto vocale per coloro che non hanno familiarità.

• Iniettare un po' di umorismo

Rendilo divertente! Ora non tutti sono i comici più divertenti, e questa volta per praticare una routine in piedi. Nessuno vuole raggiungere la tua segreteria telefonica solo per essere accolto con 15 battute. Ma puoi facilmente aggiungere un po' di umorismo, alleggerire un po' il tono e cercare di lasciare le persone con un sorriso. Naturalmente, mantienilo leggero – niente umorismo oscuro qui.

• Fornisci ai chiamanti un intervallo di tempo in cui controlli i messaggi vocali

Certo, il tuo telefono ha squillato perché qualcuno voleva mettersi in contatto. Hanno ricevuto la tua segreteria telefonica perché eri occupato o semplicemente non c'era. Se escludi un blocco della tua giornata per controllare i messaggi vocali, informa il chiamante in modo che possa aspettarsi un tempo per rispondere alla sua chiamata. Le persone lasceranno maggiori dettagli se sanno che qualcuno lo controllerà in seguito.

• Usa meno parole, piuttosto che molte

Mantienilo semplice, conciso e al punto. I chiamanti non avranno bisogno della tua storia di vita e non vorranno aspettare che un saluto di 2 minuti finisca solo per poter lasciare un messaggio. Non nascondere i dettagli, dì loro dove sarai, quando ci sarai o quando non ci sarai e come metterti in contatto.

• Offri ai chiamanti altre opzioni di comunicazione

Se funziona meglio per te, offri ai tuoi chiamanti la possibilità di inviarti un'e-mail o persino di inviare un SMS a un'app di messaggistica VoIP o anche il tuo numero personale se non ti dispiace. Molte persone preferiranno la possibilità di inviare rapidamente messaggi di testo o e-mail e i chiamanti apprezzeranno il maggiore livello di servizio.

• Equilibra la sensazione personale con il bisogno di professionalità

È davvero importante trovare un equilibrio tra il sembrare troppo freddo, conservatore e impersonale con il rendere il tuo messaggio troppo diffuso, lungo o eccentrico. Se riesci a creare qualcosa di memorabile, ti aiuterà a coinvolgere un chiamante o un potenziale cliente. Vai troppo lontano dal fondo e li spaventerai via

Solo alcune idee per iniziare

Alla fine, spetterà a te o al tuo team registrare e personalizzare il proprio saluto personale. A seconda della cultura generale e dell'identità della tua attività, potrebbe avere senso coinvolgere i clienti con un saluto più amichevole, caloroso e divertente per le vacanze, mentre altri potrebbero trarre maggiori benefici da un taglio netto, fino alle spiegazioni commerciali dei cambiamenti di programma. , per iniziare, ecco alcuni modelli rapidi da cui partire. Sentiti libero di personalizzare, modificare, personalizzare o ricominciare completamente da zero! Questi potrebbero ovviamente essere usati per il saluto individuale dell'ufficio o per il saluto dell'intera azienda.

A partire dal lato serio:

1. Ciao e grazie per aver chiamato GetVoIP! Oggi siamo chiusi per ferie, torneremo in ufficio domani, giovedì 14. Ci scusiamo per gli eventuali disagi che ciò potrebbe causare, ma aspettiamo una pronta risposta da noi domani! Buone vacanze e buona giornata.

2. Ciao hai contattato Matt Grech, sarò fuori ufficio per i prossimi giorni a causa delle vacanze. Sentiti libero di lasciare un messaggio, oppure puoi mandarmi un'e-mail a Matt@GetVoIP se viene visualizzato qualcosa di urgente. Sarò sicuro di ricontattarti non appena torno in ufficio. Buone vacanze!

3. Grazie per aver chiamato GetVoIP, al momento siamo assenti per ferie e il nostro ufficio sarà chiuso da lunedì 12 a venerdì 16. Ci scusiamo per qualsiasi inconveniente e non vediamo l'ora di servirti una volta tornato. Non esitare a visitare il nostro sito Web, GetVoIP.com, per saperne di più su come possiamo aiutarti.

O se vuoi qualcosa di un po' più divertente:

4. Ciao, grazie per aver chiamato GetVoIP. Ci piacerebbe aiutarti in ogni modo possibile, ma queste festività ci impediscono di fare qualsiasi cosa! Torneremo in ufficio dopo il nuovo anno il 2 gennaio, ma non esitare a visitare il nostro sito Web GetVoIP.com per scoprire cosa puoi fare. Buone vacanze!

5. Buone vacanze da GetVoIP! Spiacente, non siamo riusciti a trovare uno degli stagisti che risponda alla tua chiamata, siamo tutti impegnati nel tentativo di finire questa scorta di zabaione prima della fine dell'anno. Sentiti libero di controllare il nostro sito Web o anche di lasciare un messaggio. Torneremo in ufficio dopo il nuovo anno il 2 gennaio e ti risponderemo il prima possibile.

Divertiti con esso!

Qualunque messaggio vocale per le vacanze per affari che decidi di creare per il tuo ufficio, ricadrà sicuramente sulla tua personalità, gusto e ambiente. Ricordati solo di seguire alcune semplici regole e di rimanere professionale, non vorresti spaventare i chiamanti senza nemmeno la possibilità di parlare direttamente con loro! Le vacanze offrono un'opportunità unica per estendere ulteriormente la capacità personale dei nostri saluti e, non si sa mai, potrebbero semplicemente aiutarti a ottenere il tuo prossimo affare.

Credito immagine a Far Reach Inc. http://www.farreachinc.com/blog/far-reach/2015/01/08/ho-ho-oh-how-to-create-unforgettable-corporate-holiday-greetings